Plan de mejora continua en la empresa: qué es y cuáles son sus técnicas

No cabe duda que actualmente trabajar en la mejora continua de las empresas juega un papel fundamental para que tu negocio crezca. Pero, ¿qué es realmente la mejora continua? Suele pasar que como empresarios y dueños de negocio se busque siempre la forma de optimizar procesos, mejorar la operación y satisfacer al cliente. Para esto, es necesario crear una buena estrategia de mejora continua que vaya acorde con tus objetivos de negocio.

El objetivo de elaborar una buena estrategia de mejora continua es generar procesos de cambio que sean sostenibles en el tiempo. Es por eso que en este artículo hablaremos de los siguientes conceptos:

¿Qué es la mejora continua en la empresa?

Es cierto que como líderes de negocio es importante pensar y buscar constantemente en distintas técnicas que ayuden a la mejora continua de sus productos, servicios y procesos internos. Con el objetivo de mejorar la relación y experiencia tanto del cliente como de su capital humano, dentro de la empresa.

La técnica de mejora continua consiste básicamente en eso. En la búsqueda el objetivo es optimizar tiempos y reducir costos, a través de la mejora de procesos y evaluación de ellos. Es verdad que en el mercado es importante encontrar nuestra ventaja competitiva que nos ayudará a posicionarnos en mejor.

En fin, el proceso de mejora continua equivale a todas las acciones que realizamos para mejorar el funcionamiento del negocio. Por medio de estrategias adecuadas que nos den visibilidad a las áreas de mejora. Alcanzando así, calidad y excelencia empresarial.

¿Por qué debo tener un plan de mejora continua?

La búsqueda de técnicas de mejora continua dentro de las empresas coloca en un primer plano la capacidad que tienes como negocio para evolucionar. Logrando encontrar mejores procesos que se adapten a tu negocio y te ayuden a progresar.

También, realizar un plan de mejora continua en la empresa te ayudará a conocer el rendimiento de tu negocio y tus colaboradores. Te permitirá entender dónde están tus puntos débiles y encontrar opciones para mejorarlos. Por otro lado, también sabrás cuáles son tus fortalezas y así encontrarás formas de sacarle mayor provecho.

Para mejorar como negocio es importante entender cuáles han sido nuestros errores y poder tomar acciones para no repetirlos. Un plan de mejora continua debe empezar por una autoevaluación que te permitirá conocerte mejor. Acá te compartimos 5 razones por las cuales necesitas implementarlo en tu negocio:

5 razones para implementar un plan de mejora continua empresa

Los planes de mejora continua se pueden ver diferentes para cada organización. Todo dependerá de la naturalidad de tu negocio. Es por esto que, te compartiremos algunas de las razones por las cuales estos planes son funcionales para tu empresa y deberías empezar a implementarlo ya. Veamos:

Mejora tu oferta

Hacer un autoanálisis te ayudará a mejorar la calidad de tus productos y las experiencias de tu servicio. También, te ayudará a entender mejor las necesidades de tus consumidores y encontrar opciones que te permitan crear estrategias de fidelización. Esto te permitirá mejorar la reputación de tu marca y atraer más clientes.

Optimizar tus procesos

Mejora los procesos dentro de tu organización identificando aquellas partes en donde los procedimientos se vean afectados. Si no realizas estas autoevaluaciones de forma periódica, no podrás encontrar tus puntos de mejora. Optimiza tus procesos y reduce costos de operación mientras lo haces. Entiende cómo funcionan tus equipos y evalúa de qué maneras puedes hacer que su trabajo sea más eficiente. Estos análisis también te permitirán encontrar procesos duplicados que retrasan tu operación y aumentan tus costes.

Mejora la comunicación interna

Como mencionamos en el artículo de Plan de Comunicación Interna. Es una herramienta fundamental para el funcionamiento de tu empresa. Es la forma en la que damos a conocer a nuestros colaboradores los cambios internos y cuáles son nuestros objetivos. El talento humano de nuestro negocio es una parte fundamental del crecimiento. Y ellos más que nadie debe estar claros en los objetivos que se desean alcanzar para trabajar alineados con ellos. Es evidente que necesitamos que el trabajo de nuestros equipos nos de los resultados deseados. Para esto, es importante que la comunicación sea eficiente. Un plan de mejora continua, te permite entender cómo se maneja tu equipo. Asimismo, podrás encontrar maneras para contribuir en el crecimiento individual de cada profesional. Y al mismo tiempo en el crecimiento del equipo.

Mejora el clima laboral

Cuando tus equipos trabajan en consonancia, el desempeño es mucho mejor y eficaz. Si tus colaboradores se sienten apoyados por su equipo, entendiendo cuáles son las fortalezas de cada integrante y cómo sacarles el mayor provecho, el trabajo fluye mejor. Esto ayuda a mantener a tus empleados motivados. Ya que forman parte de un equipo bien integrado y que trabaja unido en función al cumplimiento de objetivos en común. Los planes de mejora continua, promueven esta motivación en los colaboradores. Y buscan siempre la manera de mejorar el ambiente en el que trabajan.

Mejora el desempeño laboral y la productividad

Como hemos podido ver, todos estos elementos se complementan entre sí. El objetivo de estos planes de mejora es optimizar el día a día dentro de tu empresa. Por ende mejorar las tareas y tiempos de entrega de tus colaboradores. Que el talento humano de tu empresa esté consciente que sus líderes están en la búsqueda constante de mejorar su calidad de vida laboral les ayuda a realizar con motivación sus tareas diarias. Creando procesos de trabajo más claros y eficientes, para evitar el retrabajo y el agotamiento.

Técnicas más conocidas

Para implementar planes de mejora continua en la empresa, existen múltiples técnicas que te podrán ayudar. Ahora te compartiremos algunas de las más conocidas. De esta forma podrás evaluar cual de ellas se adapta mejor a tu negocio.

Filosofía Kaizen

Es un método de mejora japonés basado en el concepto de la mejora continua. Su significado se deriva del término japonés con el siguiente significado: KAI <<cambio>> y ZEN <<bueno>>. Esta filosofía promueve una cultura de mejoramiento continuo. Centrándose en eliminar aquello que no funciona de los procesos operativos de tu negocio.

La idea de este método es poder identificar y aportar soluciones en todas las áreas de tu negocio. Por medio de pequeñas acciones que nos ayudarán a alcanzar nuestros objetivos. El éxito de este método está basado en la búsqueda continua de mejorar en el ámbito empresarial. Mejorar procesos, disminuir costes, mejorar los estándares de calidad, mejorar la experiencia del cliente y de los colaboradores.

Pasos para implementar esta metodología en tu empresa:

1. Seleccionar la temática: en este punto debemos elegir una temática que esté alineada con el cumplimiento de nuestros objetivos. Por ejemplo: disminución de costes de producción, mejorar la calidad, optimizar procesos de producción, mejorar la experiencia del usuario.
2. Selección de tu equipo de trabajo: debes elegir los responsables de distintas áreas de trabajo que te ayudarán a llevar a cabo la mejora de esta temática seleccionada. Lo bueno de incorporar en tu equipo personas de distintos departamentos, será que cada uno podrá generar un aporte desde su punto de vista.
3. Análisis de la información: una vez que entiendas los procesos y lo que sucede dentro de tu área de mejorar, deberás analizar los datos. Cuando los hayas analizado podrás tomar decisiones al respecto.

Método de las 5s

Es una técnica para la gestión laboral basada en 5 principios. También es proveniente de la cultura empresarial japonesa.  El objetivo es ordenar y dar sentido a las funciones. Busca mejorar la productividad de tus equipos, sin intervenir en costos.

La empresa Toyota, da a conocer este método en los años 60. El objetivo era tener un sitio de trabajo más organizado a través de los siguientes principios:

1. Calificación (Seiri): se basa en los principios de separación y eliminación. Se analiza el puesto de trabajo y elimina todo aquello que no cumpla con una función necesaria para el desempeño. Su función es limpiar y calificar herramientas. Incluye también documentos. Debes liberar espacio en todos los sentidos.
2. Organización (Seiton): crear espacios armónicos para la concentración y el trabajo. Tener una mejor organización para encontrar documentos. Un espacio ordenado hará que el desempeño sea más eficaz. Lo que más usas siempre debe estar al alcance de tu mano. Esto permitirá que a la hora de necesitar estas herramientas sean más fáciles de encontrar y así ahorrar tiempo.
3. Limpieza (Seison): si tu sitio de trabajo está limpio y ordenado podrás utilizar correctamente el espacio, evitar accidentes y distracciones. Lo que se puede eliminar, se debe eliminar. Es necesario evitar acumular objetos innecesarios en el puesto de trabajo.
4. Estandarización (Seiketsu): nos permite observar anomalías en el lugar de trabajo y en los procesos. Si las tres funciones anteriores se cumplen en su totalidad, identificar estas fallas será más fácil. El objetivo es estandarizar los procesos de la manera más optima posible.
5. Disciplina (Shitsuke): cada factor involucrado complementa el anterior. Con las 4s, podremos experimentar un ambiente disciplinado. Y así mantener la motivación del equipo. La disciplina permitirá tener claros objetivos y llegar a nuestras metas más rápido.

Lean Manufacturing

Esta técnica, también conocida como producción ajustada o manufactura de clase mundial. Es una filosofía de trabajo que agrupa otros métodos que hemos mencionado antes. Su objetivo es identificar y eliminar los excesos dentro de una compañía y sus procesos. A lo que se entiende como excesos, toda actividad que no agregue valor a un proceso, pero si costos y tiempo. Está orientada en la eficiencia, calidad y mejora continua en la empresa. Así lo describe Luis Succonini al hablar sobre Lean Manufacturing.

Esta técnica, así como las técnicas anteriores, también surge en Japón, en Toyota. Aproximadamente en los años 40, el objetivo de este método se contrapone a las ideologías americanas relacionadas a la producción en masa. Buscaba encontrar una solución eficiente a la cantidad de desperdicios que se generaban en cada producción.

El éxito de esta poderosa técnica se centra en poder identificar, de  forma continua, todas las oportunidades de mejora que se encuentran ocultas en los procesos de trabajo. Con el fin de encontrar todos los detalles que puedan perjudicar y hacer menos eficiente el trabajo de los equipos.

Poka Yoke

Es una técnica que principalmente busca eliminar los errores en el área de calidad. Con la finalidad de seguir implantando sistemas de mejora continua en la empresa, existe la necesidad de controlar, para mejorar, el sistema de producción. De esta manera se podrán eliminar costes y procesos innecesarios.

Esta herramienta forma parte del proceso de Lean Manufacturing que hablamos antes. La clave es detectar errores y tomar acciones inmediatas. Por lo general, en los procesos de fábricas, se busca establecer indicadores que sean fáciles de recordar, como colores o formas. De esta manera, poder recordar los procesos de forma más clara y fácil y evitar cometer una equivocación.

Ciclo PDCA o Rueda Deming

Esta técnica está enfocada principalmente en el área de calidad. Fue creada aproximadamente en los años 20, por el estadounidense Walter A. Shewhart, quien es conocido principalmente por el padre del control estadístico de la calidad. Sin embargo, no fue hasta los años 50 cuando se popularizó este método, por otro gurú de calidad de apellido Deming. Quien bautiza la variante de nombre de este método.

Es una herramienta que, a pesar de tener muchos años de existir, sigue funcionando de manera eficaz en la actualidad. Es una metodología de carácter cíclico que busca mejorar la calidad de los procesos. Para ver sus resultados, debe ser implementado en las empresas de forma constate.

Ahora, descubramos a qué se refiere PDCA:

• P de “Plan”: en esta etapa el objetivo principal es identificar cuáles son los recursos disponibles, según los objetivos planteados para la ejecución de cada proyecto. Planteando de esta manera cuáles son los problemas que debemos resolver.
• D de “Do”: o en español, hacer. Una vez que hayas encontrado cuáles son los problemas que debes resolver. Será necesario analizar qué haremos para optimizar los procesos y mejorar su producción. Debemos encontrar, qué buenas prácticas llevaremos a la acción.
• C de “Check”: o verificar. Una vez llevado a cabo todos nuestros planes de acción, deberemos realizar un análisis de los resultados. ¿Alcanzamos los objetivos planteados? ¿El resultado era lo que esperábamos? ¿Funcionó nuestro plan de acción? Esta fase se trata básicamente de poder validar la efectividad de nuestro plan de acción.
• A de “Act”: o actuar. Una vez que implementamos nuestro plan de acción y analizamos sus resultados, debemos actuar para corregir aquellos errores que se hayan podido dar en el proceso. Esta etapa no se trata únicamente de reconocer los errores, sino de detectar nuevas oportunidades de mejora.

Kanban

Nuevamente nos encontramos con una técnica desarrollada por los directivos de Toyota. En esta ocasión, Kanban surge aproximadamente a finales de los años 40. Sin embargo, a diferencia de las metodologías anteriores, esta técnica se basa en la demanda de los clientes. Se define como un sistema de producción altamente efectivo. Su origen se encuentra en los procesos de esta empresa de Just-In-Time.

Para entender esta técnica, primero conozcamos lo que su nombre indica. Esta vez, Kan nos dice <<visual>> y Ban, equivale a <<tarjeta>>, lo que habla de tarjetas visuales. Es un método visual que permite, a todos los integrantes del equipo, entender de forma rápida y dinámica los objetivos del proyecto y sus funciones.

Este método busca agilizar las funciones de trabajo dividiéndolas en fases. Cada tarjeta visual debe indicar toda la información necesaria para que el equipo comprenda cuáles son las acciones que se deben llevar a cabo. Es decir, se describe tarea, función y observaciones. Kanban se reconoce por las siguientes características:

• Visualización efectiva de tareas
• Procesos de gestión basado en objetivos claros
• Priorización según la urgencia e importancia

Six Sigma

En esta ocasión, este método fue creado por los ingenieros de Motorola. En la década de los 80, Bill Smith crea esta técnica con bases estadísticas. Se busca reducir la variabilidad a través de la reducción de fallos en la entrega de productos o el servicio al cliente.

El objetivo de esta técnica es medir la eficiencia de tu operación. Identificar errores y encontrar soluciones que te ayuden a crear un plan de mejora continua en la empresa. Tu objetivo como empresa al utilizar esta metodología es mejorar procesos a tal punto que llegues a un nivel de Sigma 6.

Si hablamos en términos estadísticos, es una ecuación que te permite medir tus procesos, productos o servicios. Es un proceso que define, mide, analiza, implementa y controla los procesos para mejorar los resultados. La meta es alcanzar un grado de eficiencia del 99.99%, lo que indica que solo 3,4 productos de cada millón de unidades fabricadas, llegará a stackeholders defectuosas o fuera de los parámetros acordados.

Optimiza tus procesos con un Software de RRHH

Ahora que conoces distintos métodos que puedes implementar para una estrategia de plan de mejora continua empresa. Nuestro objetivo es ayudarte a optimizar tus procesos y centrar toda la información que necesitas en un solo lugar.

Con nuestro software de Recursos Humanos, puedes realizar una gestión de documentos mucho más eficiente y ordenada. Olvídate de las horas buscando documentos de tus colaboradores. También podrás realizar informes y darles seguimiento, asegurándote que se estén alcanzando los objetivos de tu negocio.

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