En los últimos años hemos visto una automatización de los RRHH gracias al rápido avance de la digitalización. Sobre todo después de la pandemia del COVID, muchos procesos de recursos humanos pueden ser automatizados. Hoy en día, el mejor compañero a la hora de gestionar talento es la tecnología. Sobre todo, porque permite alejarnos de las tareas más repetitivas y manuales, y centrarnos en el bienestar de nuestros empleados.
Al automatizar procesos de Recursos Humanos podemos unificar tareas de gestión, así como facilitar el acceso a documentos e información sobre nuestro equipo y empresa. El valor más importante que consigue esta dinámica es que podemos reducir costes y tiempo, así como la reorganización de nuestros assets. De esta manera, podremos introducir nuevas dinámicas de team building o de gamificación.
Tabla de contenidos
¿Por qué debería automatizar procesos de Recursos Humanos?
La automatización consiste en comprimir procesos y gestiones que, si bien son clave, se pueden llevar a cabo sin destinar tantos recursos. Estos pueden ser procesos de reclutamiento y onboarding, gestión de documentos, formaciones, control de fichajes, turnos y horarios, así como de vacaciones y ausencias.
La gestión del talento está trasladando sus prioridades a vigilar y fomentar el bienestar laboral. ¿Cómo podemos hacerlo si tenemos que destinar horas y recursos a tareas de gestión y organización? Automatizando alguno de los procesos que mencionamos a continuación.
¿Qué procesos de Recursos Humanos puedo automatizar?
En la actualidad, existen numerosas herramientas y software que podemos utilizar para implementar la transformación digital de nuestra organización. Pero si no sabes todavía por dónde empezar, a continuación te damos algunas ideas para que comiences a digitalizar tus procesos de RRHH hoy.
Control horario
Con la implementación del teletrabajo, debido a la pandemia del COVID, la gestión del capital humano se ha complicado. Si la manera de trabajar el control horario y las ausencias se hace de manera manual, la comunicación y la gestión de documentos puede ser más tediosa.
Si se traslada el reloj de fichaje a una plataforma digital, se facilita el control de horarios. La información de entradas y salidas se resume en un mismo lugar, sin necesidad de exportar datos de una aplicación a otra. Por otra parte, se pasa de trabajar con cientos de papeles de requerir decenas de firmas, a una dinámica más accesible y fácil de interpretar.
Ausencias y vacaciones
Si automatizamos ciertos procesos no solo conseguimos ahorrar en tiempo y recursos. También potenciamos el sentido de responsabilidad de nuestros compañeros y empleados. Por ejemplo, al confiar en una plataforma que se encargue de estas tareas, se traslada la responsabilidad a los empleados.
De esta manera, serán ellos quienes gestionen sus ausencias y vacaciones de manera directa, sin tener que recurrir a formularios, solicitudes y reuniones. Así, el líder del equipo podrá revisarlas de manera rápida y concentrada, aceptándolas o no, integrándolas automáticamente en los calendarios.
Gestión de nóminas
La gestión de nóminas es una de los procesos principales de los Recursos Humanos y de las más delicados. Sin embargo, la creación de estos documentos es solo uno de los pasos que conlleva su gestión. No solo basta con eso, también se deben validar y compartir a cada uno de nuestros profesionales y adaptarlos al caso de cada uno en particular.
Un software de automatización permitiría, por ejemplo, recoger la información de cada empleado. Si utilizamos la misma plataforma, tendremos la información de fichajes y salidas y las nóminas en el mismo lugar. De esta manera, cualquier cambio realizado en nóminas se verá reflejado fácilmente y de manera rápida.
El proceso de envío y recibo también se limitaría al mismo canal, sin tener que depender de medios externos a los que consultar en caso de error.
Firmas y organización de documentos
Si bien el teletrabajo ha hecho que predominen las distancias, la tecnología puede hacer que esta no se note. Al automatizar los procesos de gestión de documentos, permitiremos que los empleados puedan acceder fácilmente a sus documentos. Incluso, podrán disponer de ellos y firmarlos en la misma plataforma.
De esta manera, los líderes de equipo podrán contar con toda la información necesaria y actualizada de manera automática. Al necesitar estos documentos, no tendremos que comunicarnos con un sinfín de correos electrónicos o visitas presenciales. Con la automatización, podremos subirlos a una nube y recibir una notificación cuando estén firmados por parte de nuestros trabajadores gracias a las numerosas plataformas que existen para la gestión documental.
Procesos de reclutamiento
Los procesos de reclutamiento también son una de las dinámicas que exigen horas de trabajo y recursos. A la hora de filtrar para llevar a cabo entrevistas, automatizando este proceso se crea un canal directo por donde pasen los candidatos que cumplan unos requisitos mínimos.
Si bien existen portales destinados a este tipo de acción. No es lo mismo trabajar con información repartida en varias páginas que con una plataforma que lo recoja todo. Así, por ejemplo, si necesitamos un perfil con una titulación específica. Podremos hacer que su CV nos llegue directamente si cumple los requisitos. Gracias al uso de un ATS para la criba curricular.
Al automatizar este proceso, veremos también que todo el proceso de contratación se traslada a un único espacio digital. Allí podremos consultar cualquier tipo de información que necesitemos de cualquiera de las etapas de esta dinámica.
Onboarding y offboarding de empleados
Por otra parte, si bien la integración de nuevos trabajadores a una empresa es un momento vital del employee experience, también cuenta con dinámicas repetitivas y manuales. Esto sucede sobre todo al prepararlos con información que se reparte de manera global.
Podemos optimizar los procesos de bienvenido a nuestros empleados, por ejemplo, con un software de Recursos Humanos. De esta manera, conseguimos que nuestros empleados tengan la información que necesitan al momento de entrar. Así, el funcionamiento de la oficina o de la empresa en general.
Por lo tanto, ganamos en horas y recursos para destinar a trabajar aspectos más personales. O que requieren un toque más humano. Lo mismo ocurrirá si tenemos que dejar marchar a trabajadores. Ya que a veces será necesario que devuelvan equipo o eliminen credenciales. Para que esto se realice de la manera más segura y transparente posible. Es mejor contar con un sistema automatizado.
Evaluaciones de rendimiento y desempeño
Trabajar con personas significa tener que realizar un seguimiento de su evolución. Sobre todo, para ver si encajan o no en el puesto de trabajo. Por ello, los responsables de RRHH deben medir su rendimiento laboral, para detectar posibles puntos de mejora.
Sin embargo, dependiendo del tamaño de la empresa, esto puede acarrear un uso de recursos descomunal. Por ello, al automatizar encuestas y pruebas de evaluación, se puede recibir la información directamente sin tener que realizar gestiones diarias.
Al trabajar con un software de Recursos Humanos podemos recopilar la información obtenida. Junto a otro tipo de datos igual de valiosos. De esta manera, complementamos información de desempeño con su actividad laboral.
Informes e indicadores de RRHH
De la misma manera que utilizamos procesos de Recursos Humanos para recopilar datos sobre nuestros trabajadores. Esta se tiene que transformar en información. Por lo tanto, a la hora de preparar un análisis de todos los datos recogidos. Debemos plantearnos la cantidad de horas y recursos que podemos destinar.
El trabajo de un responsable de Recursos Humanos es global. Y no se limita solo a un aspecto de la vida laboral de una empresa. Por ello, se necesita tener a disposición toda la información posible. Que sea de fácil acceso también será fundamental a la hora de trabajar.
Comunicación interna y eventos
Al igual que los responsables de un equipo deben tener acceso rápido y fácil a cierto tipo de información. También lo deben poder hacer los trabajadores. Potenciar una comunicación transparente es fundamental si queremos fomentar la participación.
Por ejemplo, si nuestro equipo ve que es muy tedioso comunicarse con sus superiores. Para resolver dudas, problemas o solicitar ausencias. Disminuirán sus ganas de participar dentro de la empresa.
Por eso, facilitar el contacto entre compañeros debe ser primordial. Sobre todo si queremos conseguir que nuestro equipo vea fácil comunicarnos cualquier tema. Esto se puede conseguir a través de programas informáticos que integren esta funcionalidad. O con alguno de los software que hay para facilitar la comunicación entre empleados.
Otros procesos de Recursos Humanos para automatizar
Otro de los aspectos de RRHH que podemos automatizar son las formaciones y capacitaciones. Por ejemplo, facilitar el acceso a estas dinámicas pueden beneficiar nuestra imagen corporativa de cara a nuestros trabajadores. Uno de los aspectos que más se está demandando es la posibilidad de crecimiento en un puesto de trabajo.
Por lo tanto, garantizar una formación constante y que no requiera traslados o trámites complicados puede ser decisivo para retener el talento o aumentar el compromiso de tu equipo. Por otra parte, el control de gastos también se puede trasladar a una plataforma de automatización. De esta manera, evitaremos caer en tareas que puedan verse afectadas por errores humanos.
Si comparamos los procesos de los RR.HH. que realizamos de manera tradicional con aquellos que integran dinámicas digitalizadas, veremos diferencias destacables. Al automatizarlos veremos que no solo ahorraremos en recursos, sino que potenciaremos aspectos de nuestra empresa.
Así, ganamos en cultura empresarial, comunicación, confianza y rendimiento de cara a nuestro equipo. Si hacemos desaparecer procesos tediosos y manuales. Aparte de poder centrarnos en otros aspectos más importantes. Podremos acceder a un tipo de información de manera global. Por lo tanto, detectar posibles fallos o puntos a mejorar será mucho más fácil y sencillo de implementar.
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