Los programas de nóminas son clave a lo largo de todo el ciclo de vida de los empleados. Ocurre que el primer paso para construir relaciones laborales sólidas entre la empresa y los colaboradores es garantizar que estos reciban el pago de su salario de manera correcta por el trabajo que completaron y las horas que registraron.
Ahora bien, el mercado de software de nóminas ha crecido enormemente en los últimos años y debido a ello hay cada vez más alternativas. Entonces, ¿cómo elegir el adecuado?
En este artículo te damos las claves para encontrar el programa de nómina ideal para tu empresa y te explicamos cómo funciona este tipo de plataforma y por qué es importante contar con una.
TABLA DE CONTENIDOS
- ¿Qué es un programa de nómina?
- ¿Qué tipos de programas se usan para nóminas?
- ¿Cómo funcionan los programas de nóminas?
- ¿Cómo elegir el mejor programa de nómina?
- ¿Por qué elegir un programa de nóminas para tu empresa?
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¿Qué es un programa de nómina?
Un programa de nómina es un software que ayuda a las empresas a gestionar el proceso de pago a sus empleados. Este tipo de herramienta facilita el cálculo de los conceptos que integran el salario, así como también posibilita emitir los recibos de nómina y almacenar en un solo lugar toda la información vinculada a este proceso.
Los programas de nóminas más modernos integran diversas funcionalidades que colaboran con la automatización de la nómina. Esto significa que muchas de las tareas de este proceso se pueden realizar de forma automática, sin necesidad de intervención humana, lo que contribuye a reducir errores y aumentar la agilidad y eficiencia de la gestión.
De manera que un programa de nómina puede ser un excelente aliado para garantizar un procesamiento de pagos fluido, libre de errores y acorde a las leyes laborales y fiscales vigentes. Así, los departamentos de Recursos Humanos pueden ahorrar tiempo, garantizar pagos justos y correctos al talento y centrarse en otras tareas más estratégicas.
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¿Qué tipos de programas se usan para nóminas?
Como dijimos antes, en los últimos años han proliferado más y más alternativas en programas de nómina y esa diversificación también puede verse en la variedad de tipos de software que se usan para procesar estos pagos. Las principales opciones son:
Programas de instalación local
Esta clase de programas de nómina son sistemas informáticos que se instalan en los equipos o servidores de la empresa. Por supuesto, es una solución muy robusta, porque le brinda absoluto control del proceso de nómina y la información de esta gestión a la compañía.
Como contrapartida debemos señalar que estos sistemas suelen implicar una inversión mucho mayor, porque es necesario adecuar la infraestructura tecnológica de la organización para usar este tipo de herramienta. Asimismo, en estos casos se suele pagar licencias y el mantenimiento corre por cuenta de la empresa.
Programas en la nube
Un programa de nómina en la nube es un sistema que no requiere instalación alguna. La información y funcionalidades de este software se encuentran en un servidor externo, esto facilita el acceso remoto desde cualquier dispositivo conectado a internet.
En este caso, además de no requerir ningún tipo de instalación, hay otras ventajas, como por ejemplo:
- Acceso a actualizaciones de las que se encarga el proveedor.
- Soporte.
- Opciones avanzadas de seguridad.
- Información centralizada y accesible en un solo lugar.
- Inversión mínima, por lo general, mediante el sistema de suscripción.
Programas gratuitos o programas de pago
En tercer y último lugar debemos hacer una distinción entre programas de nóminas gratuitos y de pago. En el primer caso, puedes encontrar herramientas gratuitas, pero con funciones muy limitadas. Estas pueden ser una alternativa viable para profesionales independientes o microempresas que tienen poco presupuesto para contratar este tipo de solución.
Por su parte, en el segmento de sistemas de nómina de pago encontrarás muchas opciones y funcionalidades diversas. Sin duda, ofrecen características más completas y una seguridad mucho más robusta.
Pero lo más interesante es que gran parte de estas alternativas son muy flexibles con respecto a sus precios y puedes encontrar distintos valores en función de las características que contrates. Esto permite que no sea necesario contar con un gran presupuesto para comenzar a utilizar los programas de nóminas de pago.
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¿Cómo funcionan los programas de nóminas?
Es importante aclarar que no todos los programas de nóminas funcionan de la misma manera. Esto dependerá de las características de cada plataforma y la solución que brinde.
Mientras existen herramientas que permiten realizar la gestión de nómina de principio a fin, hay otras que se centran en ciertas actividades del proceso. Por lo tanto, su funcionamiento no será el mismo.
Más allá de esto, en líneas generales, estos software toman la información de los empleados, por ejemplo, datos personales, condiciones de contratación, beneficios, prestaciones y deducciones asociadas a su salario. Con base en ello y la información de la política salarial de la empresa se calcula el salario de cada colaborador.
Según el programa que utilice la empresa, es posible que estos datos ya estén cargados. Eso ocurre cuando el software de Recursos Humanos y de nómina están integrados. De lo contrario, puede que sea necesario ingresar cada uno de los datos que componen este proceso.
A partir de toda esta información, ciertos programas de nómina calculan cuánto recibirá cada colaborador en su salario mensual o quincenal. Esto a partir del cálculo de percepciones y deducciones, donde se incluyen también las incidencias de nómina tales como horas extra, vacaciones, incapacidades, bonos, entre otros conceptos.
Luego, estos software crean un recibo de nómina para reflejar toda esta información y dejar asentado que se le entregó el pago a cada colaborador. Además, algunos de estos programas se integran con la firma electrónica para facilitar a los trabajadores la firma de estos documentos.
Sumado a esto, hay programas de nómina que también permiten programar los pagos a los empleados y crear informes relevantes vinculados a esta gestión.
¿Cómo elegir el mejor programa de nómina?
No todos los sistemas de nómina son iguales. Cada programa tiene características únicas y para saber cómo elegir uno solo necesitas saber qué buscar. Entonces, exploremos qué criterios puedes seguir para encontrar la solución adecuada a tu compañía:
1. Evalúa las necesidades de tu negocio
Elegir un programa de nómina adecuado a tu empresa es el resultado de un gran análisis y planificación. Todo comienza con la evaluación de las necesidades de nómina de tu organización.
Algunas preguntas que pueden orientarte:
- ¿Cuántos empleados tienes? Los sistemas de nómina cuentan con diferentes capacidades y muchas veces esto está ligado al tamaño de los equipos. Es importante analizar este criterio para no pagar por más funciones de las que hoy requiere tu compañía.
- ¿La empresa tiene diferentes tipos de colaboradores? Hoy es bastante común que las organizaciones cuenten con trabajadores con contrato por tiempo indefinido, contratos por honorarios o incluso con contratos flexibles por horas u obra. Es importante que el programa de nómina se adapte a estos distintos perfiles y flujos de pago.
- ¿Cuál es tu presupuesto? Otro criterio a evaluar mientras buscas un programa de nóminas es el presupuesto de la empresa. Sobre todo considerando que hay múltiples opciones en cuanto a prestaciones y precios.
2. Analiza qué funcionalidades debe tener el programa de nóminas
Ahora que conoces las necesidades de tu empresa, es hora de analizar qué funcionalidades debe tener sí o sí la herramienta que elijas. Piénsalo como si se tratara de una lista de verificación con las características imprescindibles.
Puede ser que busques una herramienta con funciones de seguimiento del tiempo o que se integre con otros sistemas que ya utiliza la compañía, ya sea el contable o el de RR.HH. Tal vez, la búsqueda se oriente a facilitar el acceso a un equipo remoto y, por lo tanto, priorices herramientas de colaboración.
Como sea, en este paso es clave analizar qué funciones debe tener la plataforma ideal para tu empresa.
3. Las integraciones son importantes
RR.HH. ya no es una isla, esos días quedaron atrás. Esta es una área integrada, que cada vez tiene un rol más estratégico. Por lo tanto, las herramientas que usa este departamento deben dejar de funcionar en silos, para que la información se comparta más fácilmente y cada proceso del área cuente con los datos necesarios.
En este punto, las integraciones del programa de nóminas que elijas son importantes. Ya sea que se integre con un software de contabilidad o con el sistema de RR.HH. lo relevante de esto es que se trate de una solución con capacidad de conectarse con el resto de herramientas que utiliza a diario la empresa.
Esto ayuda a optimizar los flujos de trabajo y, sobre todo, a facilitar la vida del equipo de Recursos Humanos.
4. Revisar las condiciones de seguridad y actualización
Teniendo en cuenta que el sistema de nómina que se utiliza para la gestión de pago a los colaboradores procesa información muy sensible, como los datos financieros y personales confidenciales del talento, es importante que la herramienta que elijas garantice el nivel de seguridad y privacidad óptimo que esta información requiere.
Asimismo, otra forma de garantizar la seguridad en el proceso de nómina es utilizando una plataforma que se actualice de forma automática a medida que las leyes laborales y fiscales cambian. Esto permite que la gestión sea acorde a lo que las normas dictan, evitando litigios legales, multas y problemas de transparencia.
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5. Crea una lista de posibles proveedores
Ahora con tu lista de necesidades, objetivos, presupuesto, funcionalidades e integraciones requeridas es momento de comenzar a investigar los distintos programas de nómina que hay en el mercado.
En México encontrarás una gran variedad de proveedores de software de nómina, pero es importante evaluar cuáles de estas soluciones se adaptan a las necesidades particulares de tu empresa.
Aquí tienes algunas preguntas que te ayudarán en esta búsqueda:
- ¿El software cumple con los requisitos que busca la empresa?
- ¿Está orientado a pymes o empresas más grandes?
- ¿Cuál es el número máximo de empleados que se puede gestionar con la herramienta?
- ¿Se integra con el resto de sistemas que utiliza el equipo de RR.HH.?
- ¿El precio de la herramienta está dentro del presupuesto?
- ¿Ofrece opciones de sumar nuevas funcionalidades a medida que la empresa crece?
- ¿Qué condiciones de seguridad brinda?
- ¿Las reseñas de sus clientes son positivas?
- ¿Ofrece una prueba o demostración gratuita?
Puedes agregar todas las preguntas y criterios que desees a esta lista. Lo importante es que al momento de elegir un programa de nóminas tengas en cuenta los factores relevantes para escoger la más indicada.
¿Por qué elegir un programa de nóminas para tu empresa?
Elegir un programa de nóminas para tu empresa es importante porque te permite acceder a los siguientes beneficios:
- Centralizar la información. Los programas de nóminas permiten almacenar de forma centralizada toda la información relacionada con los pagos de los empleados. Esto implica que los profesionales de RR.HH. solo necesiten acceder a un único espacio para consultar todos los datos de los salarios, impuestos y otros conceptos de nómina.
- Simplificar el proceso. Al automatizar gran parte del proceso de nómina, estos sistemas reducen la carga de trabajo del equipo de Recursos Humanos y minimizan la cantidad de tareas asociadas a esta gestión. Ya que muchas de ellas se realizan de forma automática.
- Aumentar la productividad y eficiencia laboral. Dejando atrás las tareas manuales y repetitivas los programas de nómina le ahorran varias horas de trabajo y muchos errores a los profesionales de RR.HH. Esto permite aumentar la productividad del área y su eficiencia.
- Escalar la gestión. Una ventaja clave de los programas de nóminas es que están diseñados para adaptarse a los cambios estructurales en las empresas. Así, a medida que estas crecen, estos software acompañan esa evolución, permitiendo escalar la gestión de nómina.
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