El proceso de incorporar nuevos empleados en una empresa, llamado comúnmente programa de inducción, es clave para garantizar una integración exitosa del talento en la organización. De hecho, según un informe de Glassdoor, las compañías que cuentan con un proceso de incorporación adecuado pueden mejorar en un 82% la fidelización de las nuevas contrataciones y en un 70% la productividad.
¿Qué es lo que caracteriza a un buen proceso de inducción de personal? En principio, suele estar muy bien estructurado, es decir, el flujo de tareas es claro y está planificado con la anticipación necesaria. Esto puede marcar la diferencia en la experiencia de los nuevos trabajadores, pero también en el propio personal de Recursos Humanos.
En esta guía vamos a compartir un paso a paso detallado para que puedas diseñar y ejecutar tu propio programa dentro de tu empresa. Así como también hablaremos de los distintos tipos de inducción laboral que se pueden implementar y de la creación de un manual de inducción para llevar a cabo este proceso ¡Prepárate para recibir a tus nuevos talentos!
Tabla de contenidos
¿Qué es el programa de inducción?
Seguro has oído aquella frase popular que dice que la primera impresión es la que cuenta. Precisamente, de eso se trata un programa de inducción, de crear un protocolo para recibir e integrar de manera efectiva a los trabajadores recién llegados y configurar positivamente la imagen que estos tienen sobre la compañía.
Bajo estos términos, la inducción de personal es el proceso mediante el cual se incorpora efectivamente a las nuevas contrataciones en la empresa. Es decir que involucra todas las tareas y gestiones que debe realizar RR.HH. para recibir a los nuevos trabajadores en la organización.
En este sentido, el objetivo de la inducción de personal es claro: facilitar la integración del nuevo talento, de manera que pueda adaptarse lo más rápido posible a su puesto, responsabilidades, tareas y entorno laboral.
Por supuesto que este programa va mucho más allá de una simple bienvenida, preparar un contrato o dar regalos. En tanto, no se trata solo de recibir al personal y hacer las presentaciones de rigor en el equipo. No es un evento de un solo día, sino que se enfoca en crear un adecuado flujo de tareas para asegurarse de que el nuevo empleado sienta que su incorporación en la empresa es la mejor decisión que ha podido tomar.
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Tipos de inducción laboral
Hay muchas formas de clasificar este proceso, lo que desencadena que existan diferentes tipos de inducción laboral. La principal clasificación es la inducción formal e informal.
- Inducción formal. Se trata de un proceso estructurado, con objetivos bien claros y la planificación adecuada de las iniciativas vinculadas a la gestión. Por ello, este tipo de onboarding suele estar documentado, mediante un manual de inducción, donde se incluyen contenidos vinculados a los aspectos más importantes de la organización, para que las nuevas contrataciones se familiaricen más rápido con su funcionamiento.
- Inducción informal. Este tipo de onboarding se da sin necesidad de organización o planificación. Podríamos decir que ocurre de forma espontánea, cuando el empleado comienza a interactuar con el resto del equipo y va resolviendo las dudas que tiene sobre su rol y tareas o sobre la dinámica de la empresa, a medida que socializa con los distintos miembros de la compañía.
¿Cuál es la mejor opción? En realidad, ambas. La primera es fundamental para poder sistematizar el proceso, mejorar la efectividad y con ello facilitar la experiencia de los empleados y la labor de RR.HH. Mientras que la inducción informal es igual de importante para que el trabajador comienza a construir relaciones sólidas con sus compañeros y a trazar con autonomía su camino en la empresa.
¿Qué debe contener un programa de inducción?
Ya hemos visto que el manual de inducción es parte central del proceso formal, dado que le ayuda a los trabajadores a hacerse una idea más clara de las características de la empresa, su funcionamiento, sus productos y servicios, su historia, cultura, misión y objetivos.
Además de esto, dentro del manual se suelen añadir:
- Cómo trabaja la compañía.
- Para qué lo hace, es decir, cuál es su propósito.
- Políticas de la empresa.
- Normas laborales que deben cumplirse.
- Reglamentos existentes en la organización.
Sumado al manual, el programa de inducción debe tener una adecuada estructura y es en este punto donde debemos mencionar la importancia de crear un diagrama de flujo de inducción de personal. ¿De qué se trata esto? Debido a que por lo general este es un proceso que involucra a distintas áreas y personas dentro de la empresa, es fundamental tener claridad sobre qué labor cumple cada uno de ellos a lo largo de la inducción.
Así, un diagrama de flujo de inducción de personal permite plasmar todos los pasos que deben llevar a cabo en el programa de inducción para incorporar al nuevo talento en la organización. Es, por lo tanto, la guía que necesita el equipo para recibir adecuadamente a las nuevas contrataciones que se sumen a la compañía. Como tal, una vez creado y revisado, este diagrama debe seguirse para lograr la eficiencia.
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Proceso de inducción de personal paso a paso
Ahora que sabes todo lo necesario sobre las bases de un buen programa de inducción, es momento de pasar a crearlo. Te compartimos los 7 pasos esenciales del proceso de onboarding:
1- Firma de documentación y contrato
En principio, para incorporar a un nuevo empleado en la empresa es necesario hacer el papeleo, es decir, el alta. Esto implica pedirle al nuevo colaborador que firme el contrato laboral y la documentación necesaria para ingresarlo en los sistemas de la empresa y tramitar su afiliación a la Seguridad Social.
Se recomienda aprovechar esta instancia para explicarle al trabajador los aspectos legales y el alcance de su contrato laboral. De manera que no tenga dudas sobre si la empresa está respetando todos sus derechos laborales y cumpliendo con sus obligaciones patronales.
Ahora la pregunta clave: ¿esto debe hacerse en papel, a la vieja usanza o digital? La respuesta es bastante obvia, cada vez son menos las empresas que eligen la primera opción. De hecho, esta parte del proceso de inducción se suele realizar 100% online, sin necesidad de que el trabajador se desplace hasta la empresa para firmar la documentación.
Para ello, los sistemas de RR.HH. en la nube cuentan con herramientas de administración de documentos que no solo sirven para mantener la información actualizada en un mismo lugar, sino para darle fácil acceso a los empleados con un simple usuario y contraseña. Así, con su firma electrónica pueden cumplir con esta obligación y agilizar su alta en la empresa.
2- Bienvenida
Este paso se concreta el primer día que el nuevo empleado se incorpora a la empresa. Aunque también una buena práctica sería enviarle un mensaje de bienvenida previo, para darle indicaciones precisas sobre cómo será esa primera jornada.
Por lo general, el primer día en un nuevo empleo suele ser difícil para todo trabajador, porque hay mucho por conocer y eso puede generar ansiedad y estrés. Así, es importante cuidar esta primera impresión y, sobre todo, brindarle a las nuevas incorporaciones el cálido recibimiento que necesitan en una jornada tan desafiante.
En este sentido, no hay una única forma de hacerlo, pero algunas de las prácticas más comunes son:
- Celebrar una reunión grupal de bienvenida para que todo el personal reciba a la nueva incorporación.
- Entregar un kit de bienvenida con obsequios.
- Anunciar la incorporación del trabajador en las redes sociales de la compañía.
- Dar a conocer la nueva contratación en la plataforma de comunicación interna de la empresa para que todo el equipo pueda saludarlo.
3- Información general
Desde el horario de la empresa, hasta la ubicación de los baños, las normas de seguridad y salud en el trabajo o el área de descanso, son algunas de las dudas frecuentes que puede tener un trabajador en su primer día en la empresa. En caso de que sea teletrabajo, también surgirán preguntas relacionadas al funcionamiento de la compañía y resolverlas es precisamente lo que debes hacer en esta instancia.
En este punto, el manual de inducción se transforma en un recurso esencial, porque como vimos antes, suele recoger toda esa información general que todo empleado necesita saber para incorporarse con éxito a su nuevo entorno laboral.
¿Acaso el nuevo colaborador debe revisar cientos de papeles para poder conocer toda esta información? ¡Claro que no! Lo mejor es digitalizar el manual y mantenerlo accesible en una plataforma a la que el nuevo trabajador pueda ingresar fácilmente cuando lo necesite.
Esto es algo que puedes hacer de manera sencilla con un software de Recursos Humanos, que te permite centralizar todos los documentos y procesos del área de talento en un solo lugar.
4- Presentación de su área
Esta es una etapa más específica, donde RR.HH., le da a conocer la estructura organizacional de la empresa y su organigrama, para que el nuevo trabajador entienda con claridad en qué área va a trabajar y con cuáles colaborará de forma directa.
Asimismo, en coordinación con el o los responsables del departamento al que debe sumarse la nueva contratación, se le dará a conocer el espacio de trabajo y el funcionamiento de su área.
5- Incorporación en equipos
En este quinto paso la labor queda a cargo del jefe del departamento. Esta persona presentará al nuevo personal con el resto del equipo perteneciente al área.
Se trata de una instancia más bien social, donde se debe promover la interacción. Principalmente, el equipo debe darse a conocer para que el nuevo colaborador pueda entender quién es quién dentro del grupo y qué responsabilidades tiene cada uno.
6- Capacitación en el puesto
Sin dudas, a medida que avances en la configuración del programa de inducción notarás que va tornándose más y más específico. Precisamente, este es el paso donde más se evidencia esto, porque aquí se le debe brindar información concreta sobre su rol al nuevo colaborador. Esto incluye:
- Definición de los objetivos de su puesto.
- Descripción de sus funciones y responsabilidades.
- Herramientas y sistemas de trabajo que debe utilizar.
- Procesos internos del área que debe seguir.
En ocasiones, la capacitación en el puesto la realiza el jefe del área, pero también muchas veces recibe apoyo de otros miembros del equipo. Por ello, es importante definir previamente el flujo de tareas de la inducción para que cada quien sepa cuál es su labor en este proceso.
Lo ideal en este punto es contar con una herramienta que facilite el intercambio de responsabilidades entre las personas que participen del programa de inducción. Si bien esto podrías hacerlo en una hoja de cálculo, lo cierto es que no es la alternativa más dinámica y puede que la información se traspapele.
En lugar de ello, puedes mantener actualizado a tu equipo con un sistema de onboarding online. Este te permite centralizar todas las tareas de la inducción en un solo lugar. Así, cada equipo se mantendrá actualizado sobre este proceso y su responsabilidad en el.
7- Seguimiento del programa de inducción
Ya lo dijimos antes, la inducción de personal no es un proceso de un día. Por lo tanto, es clave darle el seguimiento que la gestión necesita. Solo así sabrás si la persona se integró adecuadamente a su equipo y a su puesto, si requiere más apoyo en ciertas tareas o si tiene dudas sobre el funcionamiento de la empresa.
Este es un paso clave porque además de aportar información útil sobre la experiencia inicial del empleado en la organización, ayuda a evaluar el programa de inducción y entender qué se puede mejorar.
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No hay dudas de que digitalizar el programa de inducción puede marcar un antes y un después para tu equipo. En principio, para RR.HH. supone la posibilidad de reducir el tiempo dedicado a realizar tareas repetitivas y manuales. Lo que también ayuda a aumentar su productividad y disponer de más tiempo para enfocarse en generar mejores experiencias para el nuevo personal.
Por otra parte, como ya vimos, la inducción es un proceso que involucra a varios miembros de la empresa, siempre en coordinación con Recursos Humanos. Un sistema de onboarding digital permite mejorar la comunicación de RR.HH. y el resto del equipo, al ayudar a crear flujos de tareas más claros para todos y aumentar la eficiencia de esta gestión.
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