Se dice mucho que las personas son el principal activo de las empresas, pero ¿qué tanto se refleja eso en los objetivos, estrategias, procesos y decisiones que se toman en una empresa? En este artículo vamos a analizar qué es la gestión de activos en las organizaciones, cómo funciona y de qué forma se vincula con la gestión de personal.
TABLA DE CONTENIDOS
- ¿Qué es un activo?
- ¿Qué es la gestión de activos?
- ¿Qué es la norma ISO 55000 Sistemas de gestión de activos?
- ¿Qué establece la Ley Federal del Trabajo sobre la gestión de activos?
- ¿Cómo se hace la gestión de activos?
- ✅ Gestiona los activos de tu empresa de manera 100% digital con Factorial
¿Qué es un activo?
Para empezar, es importante tener en claro qué es un activo. En términos sencillos, un activo es cualquier bien tangible o intangible que tiene valor potencial o real para una empresa.
De manera que los activos pueden ser cualquier bien físico que esté bajo el dominio de una determinada compañía. Por ejemplo:
- Edificios.
- Maquinaria.
- Equipos.
- Herramientas.
- Materias primas.
- Inventario.
- Vehículos.
Al mismo tiempo, los activos pueden ser bienes intangibles, es decir, aquello que no se percibe físicamente, sino que es de naturaleza inmaterial. Algunos ejemplos de activos intangibles son:
- Marcas comerciales y nombres de dominio.
- Patentes.
- Propiedad intelectual.
- Información confidencial.
- Contratos y acuerdos comerciales.
- Software y tecnología.
- Incluso los conocimientos y habilidades especializadas de los trabajadores se podrían considerar como activos intangibles de la empresa
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¿Qué es la gestión de activos?
La gestión de activos es el proceso de planificar y administrar la adquisición, operación, disposición, mantenimiento y renovación de los activos de una organización. Se trata de un enfoque sistemático que adoptan las empresas para obtener valor de sus activos.
Esto implica la inversión en nuevos bienes, su asignación correspondiente a los distintos departamentos de la empresa y empleados, el rastreo y seguimiento de su uso, el mantenimiento, la reparación y el reemplazo cuando proceda.
En otras palabras, la gestión de activos implica administrar de manera proactiva el ciclo de vida de cada bien físico o intangible de una compañía. Considerando los costos, los riesgos, las ganancias y oportunidades que representa cada uno de ellos.
Todo esto con el objetivo de extraer beneficios que contribuyan a alcanzar las metas generales de la empresa. Por ello, también se trata de un proceso continuo que empieza con la adquisición o generación del activo, hasta el fin de su vida útil y luego vuelve a iniciar con su reemplazo.
¿Qué es la norma ISO 55000 Sistemas de gestión de activos?
Cuando hablamos de gestión de activos es muy común que se relacione a este proceso con la norma ISO 5500. Se trata de un conjunto de estándares internacionales que describen los principios aplicables a la administración de todo tipo de activos en las organizaciones.
Así, encontramos que esta norma se divide en tres partes:
- ISO 55000:2014 descripción general, principios y terminología.
- ISO 55001:2014 Sistemas de gestión – Requisitos.
- ISO 55002:2018 Directrices para la aplicación de ISO 5500.
En cada uno de estos documentos se proporciona un marco de acción para administrar de manera efectiva los activos de las empresas. Seguir estos estándares puede ayudar a las organizaciones a construir las bases de un sistema de gestión de activos más eficaz. Aunque estos no son obligatorios, sino que pueden tomarse como guía.
¿Qué establece la Ley Federal del Trabajo sobre la gestión de activos?
En relación a la gestión de activos en la Ley Federal del Trabajo (LFT), podemos decir que si bien no se mencionan como tal, sí se hace referencia a las herramientas, maquinarias y equipamiento que se debe entregar al personal y su adecuada gestión.
Como ya hemos visto, cuando hablamos de activos, nos referimos a todos los bienes físicos e intangibles que son parte del patrimonio de una empresa. Esto incluye el equipamiento, herramientas e incluso el espacio físico de trabajo donde laboran los empleados. La ley se pronuncia sobre estas cuestiones en varios apartados:
Artículo 132
En el inciso III del artículo 132 de la LFT se menciona que es obligación del empleador “proporcionar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios para la ejecución del trabajo”.
Además, se agrega que los elementos de trabajo que entregue el patrón a sus trabajadores deben ser de buena calidad y estar en buen estado. Asimismo, es responsabilidad de la empresa reponer estas herramientas cuando dejen de ser eficientes.
En este mismo punto se indica que el empleador no podrá exigir indemnización alguna por el desgaste natural que sufran los útiles, instrumentos y materiales de trabajo.
Esta es una cláusula importante a tener en cuenta porque implica que dentro de la gestión de activos las organizaciones tendrán que asumir el 100% del mantenimiento, reparación y reemplazo de las herramientas que le provean a su personal.
De hecho, en el artículo 133 inciso VI enfocado en las obligaciones de los empleados se señala que los trabajadores deben “restituir al patrón los materiales no usados y conservar en buen estado los instrumentos y útiles que les haya dado para el trabajo, no siendo responsables por el deterioro que origine el uso de estos objetos, ni del ocasionado por caso fortuito, fuerza mayor, o por mala calidad o defectuosa construcción”.
Por lo que otra de las tareas a incluir dentro de la gestión de activos es monitorear que los trabajadores hagan un uso adecuado de las herramientas. En caso contrario, se debería brindar capacitación y adiestramiento para que sean capaces de hacerlo.
Del mismo modo, los empleadores deben controlar la devolución del equipamiento o materiales por parte de cada colaborador.
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Trabajo a domicilio y teletrabajo
Dentro de los considerados “trabajos especiales” en la ley laboral se encuentra el trabajo a domicilio y el teletrabajo. En ambos casos se determinan condiciones particulares para la entrega de materiales, útiles y herramientas de trabajo.
Trabajo a domicilio:
- Artículo 320. Los empleadores están obligados a llevar un libro de registro de trabajadores a domicilio, autorizado por la Inspección del Trabajo, en donde debe constar, entre otros datos, el detalle de materiales y útiles que en cada ocasión se proporcionen al trabajador, valor de los mismos y forma de pago de los objetos perdidos o deteriorados por responsabilidad del empleado.
- Artículo 324. Aquí se determina que los patrones tienen la obligación de proporcionar los materiales y útiles de trabajo en las fechas y horas convenidos.
- Artículo 326. En este punto se indican las obligaciones de los trabajadores a domicilio y se establece que estos colaboradores deberán indemnizar al patrón por la pérdida o deterioro que por su culpa sufran los materiales y útiles que reciban.
Teletrabajo:
- Artículo 330-E inciso I. Se establece que los patrones deben proporcionar, instalar y encargarse del mantenimiento de los equipos necesarios para el teletrabajo, como computadoras, sillas ergonómicas, impresoras, entre otros.
- Artículo 330-E inciso IV. Los empleadores también deben llevar registro de los insumos entregados a las personas trabajadoras bajo la modalidad de home office.
La gestión de activos cobra especial relevancia en estas modalidades de trabajo, donde hay que hacer un seguimiento a distancia de los bienes físicos entregados al talento y asegurar su mantenimiento.
Por ello, digitalizar la gestión de activos es esencial para poder mantener la información en torno a este proceso centralizada en un mismo lugar y poder acceder a ella desde cualquier lugar en el que se labore.
¿Cómo se hace la gestión de activos?
Si bien hay muchas actividades que pueden implementarse dentro de la gestión de activos, como todo proceso sistemático, este debe tener una estructura clara y pasos detallados a seguir. Te compartimos algunos de los principales a continuación:
Crear una política de gestión de activos
Es importante comenzar por definir cómo se gestionará cada activo en la empresa. Para ello, la línea de base es crear una política clara donde puedas detallar cómo se valorarán, respaldarán, utilizarán, asignarán y controlarán los activos en la compañía.
Este documento servirá de guía para todos los miembros de la empresa que intervengan en el proceso.
Identificar y clasificar activos
Otro paso clave en la gestión de activos consiste en identificar y clasificar los bienes que son críticos para lograr los objetivos de la organización. Esta categorización de activos ayuda a priorizar los esfuerzos de gestión en función de diversos factores como la relevancia, la vida útil y los requisitos de mantenimiento de cada uno.
Este punto puedes analizar cada activo en relación a los siguientes parámetros:
- Ubicación del activo.
- Valor actual.
- Fecha de adquisición.
- Vida útil estimada.
- Criticidad o relevancia.
Evaluar el estado actual de los activos
Realizar una evaluación exhaustiva del estado de cada activo es clave para diagnosticar la situación actual patrimonial de la empresa y predecir costos en el mediano y largo plazo.
Para ello, puedes recopilar datos sobre el estado de los activos y las métricas de desempeño. Al analizar esta información, será más fácil identificar equipos, herramientas y materiales que requieren mantenimiento, reparación o reemplazo y darles prioridad.
Desarrollar planes de mantenimiento y reemplazo
Para asegurar el funcionamiento continuo de cada activo es importante desarrollar planes de mantenimiento y reemplazo. Estos deben describir las acciones de mantenimiento preventivo que se llevarán a cabo, así como los cronogramas de inspección y metodologías de reemplazo.
Esto es clave para extender la vida útil de los activos, garantizar que el equipo cuente con lo necesario para trabajar y minimizar el tiempo de inactividad.
Tanto en el punto anterior como en este puedes pedir colaboración a los empleados que utilizan a diario cada herramienta. Ellos son quienes pueden darte mayores precisiones sobre el estado de sus útiles de trabajo.
Implementar sistemas de seguimiento de activos
La gestión de activos también implica implementar sistemas para monitorear la información vinculada a estos bienes a lo largo de su ciclo de vida. Esto puede hacerse con herramientas muy diversas, desde una planilla en Excel, hasta plataformas de seguimiento de activos especializadas.
Algunas características que debería reunir este tipo de software:
- Facilitar la centralización de la información de los activos de tu empresa y el acceso a los miembros del equipo que se ocupen de esta tarea.
- Brindar visibilidad del rendimiento de los activos.
- Garantizar el acceso al historial de mantenimiento y otra información relevante.
Gestiona los activos de tu empresa de manera 100% digital
Uno de los grandes inconvenientes en la gestión de activos es que no se realiza o se ejecuta con sistemas obsoletos, como el método manual. Esto puede derivar en distintos problemas:
- Sistemas de gestión de activos plagados de errores y datos inexactos.
- Ningún seguimiento sobre el estado y ubicación de los activos en tiempo real.
- Incapacidad para evaluar el riesgo potencial de deterioro y, por consiguiente, no poder prevenirlo.
- Menor vida útil para los activos de la empresa.
Para resolver estos inconvenientes existen sistemas de gestión de activos digitales que permiten supervisar todos los bienes con los que cuenta una empresa, organizarlos, centralizar toda esta información en un único lugar, obtener datos en tiempo real y planificar el mantenimiento.
El gestor documental de Factorial te permite llevar un registro detallado de todos los activos físicos e intangibles de tu compañía, para poder darle seguimiento a su ciclo de vida y extenderlo. Además, te podrás anticipar a las necesidades de cada equipo y colaborador, ya sea dentro de la empresa o de forma remota.
Con esta herramienta puedes gestionar todos los documentos e información de tu empresa y de tus empleados de forma online, centralizada y segura.
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