Uno de los aspectos más relevantes en la gestión de personal en una empresa es el pago a empleados. Para ello, contar con un sistema de nómina es imprescindible, pero ¿cómo elegir el adecuado para tu organización? En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber para escoger el software de nómina perfecto para tu compañía.
TABLA DE CONTENIDOS
- ¿Qué es el sistema de nómina?
- ¿Cuáles son las funcionalidades de un sistema de nómina?
- Ventajas del sistema de nómina
- ¿Cómo escoger el sistema de nóminas perfecto para tu empresa?
- Gestiona el proceso de nómina en tu organización con Factorial ✅
¿Qué es el sistema de nómina?
Un sistema de nómina es una herramienta digital que sirve para automatizar la gestión de nóminas. Esta es una de las actividades de Recursos Humanos que se realiza todos los meses, con lo cual, se considera una tarea repetitiva dentro del área. Asimismo, suele llevar tiempo debido a todos los conceptos que se deben calcular y la información a cotejar.
De manera que el sistema de nómina es vital para optimizar esta actividad, en tanto, el software se encarga de facilitar los cómputos de las variables que intervienen en el pago de cada trabajador. Así, esta clase de sistema permite agilizar el cálculo del salario bruto y salario neto, con las percepciones y deducciones correspondientes.
Además, dependiendo de la plataforma de nómina que elijas, esta puede contemplar también las incidencias que afectan el salario de cada trabajador, gracias al entrecruzamiento de datos con otras herramientas automatizadas, como el reloj checador de asistencia o el programa para el control de vacaciones y ausencias.
Así, un sistema de nóminas puede transformarse en una solución definitiva para realizar cálculos ágiles y precisos en la remuneración de los trabajadores, garantizando pagos justos y acordes a lo que dicta la ley laboral.
👉 Conoce el software de nómina con el que podrás gestionar todas las incidencias que afectan el sueldo de tus colaboradores.
¿Cuáles son las funcionalidades de un sistema de nómina?
Como te adelantamos en el punto anterior, un sistema de nóminas incluye varias funcionalidades en una sola herramienta. Veamos en detalle cuáles son las principales:
Almacenamiento de información
Entre las funcionalidades de un software de nómina está el almacenamiento de información. Por lo general, este tipo de herramienta tiene acceso a la ficha de cada trabajador y todos los datos necesarios para el cálculo de su salario, por ejemplo, el tipo de contrato y de jornada laboral, así como la categoría salarial en la que se encuentra.
Además, recuerda que existen sistemas de nóminas que permiten el entrecruzamiento de información con otras herramientas, lo que potencia aún más su capacidad de almacenar información.
Cálculo de percepciones y deducciones
El proceso de nómina es una actividad que requiere hacer cuentas precisas para poder obtener como resultado el salario correcto para cada trabajador. Estos cómputos dentro de la nómina en México se los conoce como percepciones y deducciones.
Una de las funciones comunes de un sistema de nómina es precisamente el cálculo de estos conceptos, contemplando los impuestos que recaen sobre el sueldo, como el Impuesto Sobre la Nómina (ISN) o el Impuesto Sobre la Renta (ISR), las contribuciones a la seguridad social y, por supuesto, todos los ingresos que debe recibir el colaborador.
Gestión de incidencias en nómina
Sin duda, esta es una de las funcionalidades más demandadas en la actualidad, teniendo en cuenta que a lo largo del mes pueden producirse muchos cambios en la vida laboral del trabajador que repercuten en el cálculo de su nómina.
Las incidencias son toda modificación que afecte de alguna manera la remuneración que debe recibir un empleado. Ejemplos de incidencias pueden ser las faltas injustificadas, las horas extra, las comisiones por ventas o bonos que reciba el colaborador en función de desempeño.
Con la función de gestión de incidencias el sistema de nómina permite automatizar las actualizaciones en los pagos de tus colaboradores de manera precisa y rápida.
Aprende en detalle 👉 qué son las incidencias laborales y cómo se reportan.
Envío automatizado de nóminas
Muchas empresas todavía envían el documento con el detalle de la remuneración de cada trabajador por correo electrónico o incluso lo entregan en mano. Esto implica enviar uno por uno cada email o imprimir cada nómina para que todos los colaboradores tengan su ejemplar. No hace falta decir que esto puede llevar demasiado tiempo.
Como respuesta a esto, el sistema de nómina ofrece la funcionalidad de hacer envíos automatizados y masivos de los recibos. Esto quiere decir que solo debes programar cuándo quieres que se envíen los documentos y, una vez que estén listos y llegue la fecha, cada colaborador recibirá el suyo.
Generación de reportes
Otra de las funcionalidades que puede incluir un sistema de nómina es la generación de reportes. Esto es vital para poder darle seguimiento a todos los cambios que afectan el salario de tus trabajadores.
Así, con esta característica puedes revisar qué tipo de incidencias se registran mes a mes, así como el tipo de jornada laboral de tu plantilla, las altas y bajas que se producen en tu empresa y cómo eso repercute en el proceso de nómina, entre otras variables.
Integración con otras herramientas de RH
Esta es una de las características más valoradas en sistema de nómina, se trata de la posibilidad de integrarse con otras plataformas o herramientas para optimizar el proceso de nómina.
Como mencionamos antes, una de las integraciones más útiles es la que se da con herramientas como el software de control horario o el de control de ausencias, dado que los cambios en la jornada laboral de los trabajadores suelen ser las principales incidencias que afectan su nómina.
Ventajas del sistema de nómina
Las funcionalidades pueden darte una pista bastante clara de la gran variedad de ventajas del sistema de nómina. De todas formas, te compartimos los beneficios más destacados para tu equipo y para tu organización si decides integrar esta clase de herramienta:
Ventajas del sistema de nómina para los empleados
- Información centralizada. Gracias al sistema de nómina la información vinculada al salario del trabajador y los suplementos y variaciones que afectan su pago mes a mes quedan registradas en un único lugar, lo que facilita el acceso y la consulta de estos datos por parte del empleado.
- Comunicación ágil. El hecho de poder acceder fácilmente a la información referida a sus pagos simplifica la comunicación, sobre todo cuando el trabajador encuentra algún dato erróneo que requiere una corrección por parte de RR.HH.
- Mayor control sobre sus datos. Con un sistema de nómina, sobre todo con uno integrado a un software de Recursos Humanos, los colaboradores pueden consultar y actualizar la información que la empresa tiene de ellos, lo que les brinda mayor control sobre sus datos.
- Información resguardada. Los sistemas de nómina online generalmente incluyen protocolos de seguridad para cifrar la información y, de esta forma, mantener resguardada la información.
- Pagos más estables. La automatización del proceso de nómina evita errores en su cálculo, pero también retrasos en los pagos, ya que agiliza la gestión y la hace más eficiente. Esto se traduce en una mayor tranquilidad para el talento, que recibe en tiempo y forma su salario.
Ventajas del sistema de nómina para las empresas
- Proceso de nómina más ágil. Automatizar cálculos y otras gestiones vinculadas a la nómina aumenta la agilidad con la que se resuelven las tareas dentro de este proceso. Algo tan simple como acceder a todas las incidencias en un solo lugar y en tiempo real, puede marcar una diferencia notable en el tiempo que debe destinar RR.HH. a esta tarea.
- Escalabilidad. Un sistema para nóminas en la nube se adapta al crecimiento de la organización y las nuevas necesidades que vayan surgiendo a través del tiempo. De manera que si tu empresa crece, no necesitarás contratar otra plataforma que te brinde soporte, dado que el sistema de nómina online se adapta a la expansión de tu negocio, sin que tengas que invertir más dinero en el software.
- Accesibilidad. Uno de los aspectos más valorados de un programa de nómina es que permite reunir, en un solo lugar, un gran volumen de información detallada sobre distintos procesos que influyen en los pagos de tu personal, lo que facilita la gestión de nómina.
- Menos errores. La automatización te ayuda a reducir errores en el proceso de nómina. Asimismo, la información que puedes recopilar a través de esta herramienta es mucho más precisa, lo que también reduce las equivocaciones que impactan negativamente en esta gestión.
- Mayor seguridad. Este tipo de software trabaja con datos encriptados y herramientas que ayudan a mantener segura la información, lo que garantiza una mayor protección de los datos de tus empleados.
Te puede interesar 👉 Contabilización de la nómina: guía práctica
¿Cómo escoger el sistema de nómina perfecto para tu empresa?
Como ya vimos, la principal ventaja de un sistema de nómina es agilizar los procesos vinculados a la gestión de los pagos de tus empleados, ayudando a ahorrar tiempo y evitar errores. Para poder acceder a este beneficio, es importante que el software que elijas cumpla con los siguientes requisitos:
Uso intuitivo
El mejor sistema de nóminas es aquel que te ayuda a optimizar tiempo, reducir errores y, por consiguiente, hacer más eficiente la gestión. Para ello, es fundamental que disponga de una interfaz intuitiva y garantice una experiencia de usuario adecuada.
Esto ayuda a que todos los involucrados en la gestión de nóminas encuentren fácilmente la información y funcionalidades que necesitan para avanzar en el proceso con agilidad.
Actualizaciones automáticas
Otro de los criterios relevantes al momento de elegir un sistema de nómina es su capacidad de actualización, en torno a los campos que afectan el cálculo del salario de cada trabajador todos los meses.
En este sentido, es importante que la herramienta cuente con un módulo de incidencias en nómina para poder gestionar estos cambios de forma automática. Esto evitaría tener que rastrear la información en múltiples fuentes y documentos, lo que demandaría mucho tiempo.
Imagina tener que consultar con cada colaborador cuántas horas extras hizo en el mes, qué días se ausentó del trabajo y hablar con cada supervisor para cotejar esta información. La gestión de incidencias automatizada te permite actualizar de forma automática:
- Perfil del empleado. La situación personal de los trabajadores afecta a su retribución.
- Contratos. Los datos del contrato son también muy importantes a la hora de realizar estos procesos, cualquier cambio que se produzca en ellos debe reflejarse en la nómina de manera instantánea para que pueda revisarse a tiempo.
- Beneficios. Las empresas que ofrecen retribución flexible a sus trabajadores necesitan que el programa de nóminas actualice estos conceptos todos los meses.
- Ausencias, faltas y bajas. Estas también afectan al salario de los trabajadores a final de mes, por ello es clave que el software se sincronice con el calendario de la empresa, para reflejar cada una de estas incidencias en la nómina de los trabajadores.
Además, ten en cuenta que todos los meses tendrás que compartir esta información con la persona encargada de pagar los sueldos o con tu asesor de nómina, en cuyo caso poder enviar los datos detallados de cada incidencia es clave para que este profesional haga los cálculos adecuados.
Acorde a la legislación laboral que afecta al nómina
De un tiempo a esta parte se introdujeron reformas significativas a la Ley Federal del Trabajo, las cuales afectan en menor o mayor medida el cálculo de la nómina.
Por ejemplo, la reforma de vacaciones dignas amplió los días de vacaciones por año, lo que modificó los factores de integración IMSS que se utilizan para calcular los proporcionales de las prestaciones a las que tienen derecho los trabajadores, como aguinaldo, vacaciones y prima vacacional. Asimismo, ciertos impuestos que afectan la nómina también se modifican año a año.
Por lo tanto, asegúrate de que el software de nóminas que elijas esté al día con la legislación laboral e incorpore los cambios que se producen en esta.
Fácil acceso
Una de las principales razones por las que cada vez más empresas deciden optar por software en la nube y dejar atrás las planillas de Excel tiene que ver con la accesibilidad. Gestionar la nómina a través de un documento en una carpeta en tu ordenador puede resultar poco accesible para los colaboradores de RR.HH. que también deben intervenir en el proceso.
Con un software online la información siempre está disponible, reunida en un mismo lugar, para que los miembros del equipo que participen de la gestión de nómina puedan acceder a la información que necesitan desde cualquier sitio en el que se encuentren y desde cualquier dispositivo.
Seguridad de la información garantizada
En 2022 en México se presentaron 1.068 denuncias en el sector privado por violaciones a las leyes de protección de datos, muchas personas no lo saben pero en el país actualmente rige una Ley de Protección de Datos que las empresas deben respetar y que incluye, entre otras responsabilidades, proteger los datos personales de sus trabajadores.
Por lo tanto, es clave salvaguardar toda la documentación relacionada a contratos, fichas de trabajadores y por supuesto nóminas. El sistema que elijas para la gestión de los pagos a tus colaboradores debería garantizar la seguridad y privacidad de la información sensible. Para ello puedes indagar en el tipo de protocolos de seguridad que utiliza el software elegido.
Gestiona el proceso de nómina en tu organización con Factorial ✅
Si todo lo que hemos repasado hasta aquí es lo que estás buscando para la gestión de nóminas en tu empresa, estás en el lugar correcto. Entre otras cosas, el sistema de nómina de Factorial te permite gestionar todas las incidencias que afectan los pagos de tus colaboradores.
Lo mejor de ello es que ahora podrás hacer un seguimiento en tiempo real de todos los cambios que afecten el salario de tus trabajadores, lo que agiliza aún más esta gestión.
Sumado a ello, puedes compartir el informe de incidencias mes a mes con la persona que se encarga de pagar los sueldos y otorgar acceso a los managers y administradores para que también puedan registrar estos cambios. Además de poder generar reportes personalizados para ganar mayor visibilidad sobre los cambios que afectan el salario de tus colaboradores.
Por supuesto, esta herramienta se integra al resto de funcionalidades de nuestro software de RR.HH. por lo que puedes tener una suite completa para gestionar de forma integral tu departamento de capital humano.
✅ ¡Conoce más sobre el software de nómina preciso y fácil de usar!
