¿Sabes cómo gestionar la nómina de tus colaboradores y, más precisamente, las percepciones y deducciones? La nómina es un documento esencial en todo tipo de empresa. Esta contiene información relacionada con el salario y las prestaciones que recibe el trabajador. Por lo tanto, es una forma de respaldar el cumplimiento de las obligaciones patronales.
Debido a que debes confeccionar este documento para cada uno de tus empleados mes a mes, de forma adecuada y bajo las disposiciones que marca la ley laboral, es clave que conozcas todo acerca de su gestión. Precisamente, uno de los aspectos más relevantes se vincula a las percepciones y deducciones.
En esta guía vamos a explicarte en detalle qué son las percepciones y deducciones en la nómina, cuáles son las que debes incluir en cada recibo, cómo hacer la emisión de comprobantes de percepciones y deducciones y, además, te compartiremos algunas buenas prácticas desde RR.HH. en relación a este tema.
Tabla de contenidos
¿Qué son las percepciones y deducciones en la nómina?
Todas las nóminas de los empleados contienen una serie de conceptos. Estos son los datos que se incluyen en cada recibo y que permiten acreditar:
- La identidad de quién recibe y de quien entrega el salario.
- El vínculo laboral entre ambos.
- Así como el periodo abonado.
- La cantidad de días laborados
- O la forma de pago.
Pero, sin dudas, entre los conceptos más importantes se destacan las percepciones y deducciones. De esta forma, estos son dos de los conceptos que se incluyen en toda nómina y que revelan los ingresos del trabajador y los descuentos que se hacen sobre el salario, respectivamente. Veamos estas definiciones con más detalle.
¿Qué son las percepciones?
Las percepciones son cualquier tipo de ingreso, sin importar su monto o cantidad, ya sea en efectivo o en especie, que la fuerza laboral recibe de su empleador por el trabajo realizado en cierto periodo.
Dentro de este concepto se incluyen aquellos ingresos que son obligatorios según la legislación laboral y que se establecen siempre que se crea una relación obrero-patronal. Es decir, el salario y las prestaciones de ley, por ejemplo. También están las percepciones vinculadas al desempeño del talento, como las horas extra, por ejemplo.
De la misma forma, también se deben incorporar las percepciones adicionales que muchas empresas entregan como salario emocional o como un ingreso extra y que deben reflejarse en la nómina. Por ejemplo, las prestaciones superiores a la ley, los bonos por productividad o los pagos en especie.
Así, las percepciones son todos los montos que el trabajador recibirá como concepto de pago por el trabajo realizado en la empresa durante un periodo determinado.
¿Qué son las deducciones?
Las deducciones son todos los montos que se descuentan o retienen en la nómina de los trabajadores. Básicamente, son sumas que se quitan del salario bruto de los colaboradores para dar como resultado el salario neto, es decir, lo que efectivamente reciben.
A diferencia de las percepciones, donde hay conceptos obligatorios y otros no obligatorios, en el caso de las deducciones es muy importante seguir al pie de la letra lo que dicta la ley. En este sentido, en el artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) se establece que los descuentos en los salarios de los trabajadores están prohibidos, salvo ciertos casos que veremos más adelante.
Lo importante es entender que el empleador no puede imponer sanciones o multas sobre el salario de sus trabajadores y, en función de ello, hacer deducciones. Estas son solo las que estén previstas en la normativa.
¿Cuáles son las percepciones que se deben incluir en la nómina de empleados?
En la Ley Federal del Trabajo se determinan cuáles son las distintas percepciones que deben ser añadidas al salario base de todo trabajador al momento de calcular su nómina. Algunas de estas percepciones son obligatorias, mientras que otras son opcionales. Estas últimas dependen de la voluntad del empleador, pero también muchas veces del desempeño de los colaboradores. Veámos de cuáles se trata.
Percepciones obligatorias
Como dijimos, las percepciones obligatorias son aquellas que establece la ley laboral. Así, encontramos las siguientes:
- Salario. Esta es la retribución que debe pagar el empleador al trabajador por su labor. Es importante decir que según la ley laboral este se integra “con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquiera otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo”.
- Aguinaldo. Esta es una de las prestaciones de ley que deben figurar obligatoriamente en la nómina. Se trata del derecho a un aguinaldo anual que debe pagarse antes del día 20 de diciembre y que es equivalente a 15 días de salario.
- Vacaciones. Otra de las prestaciones de ley es el descanso anual remunerado para los colaboradores. Estos son días que el empleado puede tomarse para descansar, con goce de salario de acuerdo a su antigüedad.
- Prima vacacional. Esta también se constituye como una de las prestaciones de ley y determina la cantidad a pagar a los trabajadores cuando gozan de sus vacaciones. La prima vacacional debe ser un 25% adicional al salario que le corresponda al empleado durante el período vacacional.
- Participación de los trabajadores en las utilidades (PTU). Los trabajadores tienen derecho a participar en las utilidades de las empresas de acuerdo con el porcentaje que determine la Comisión Nacional para la Participación de los Trabajadores en las Utilidades de las Empresas.
Percepciones de previsión social
Con respecto a las percepciones de previsión social, según la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) estas son: “todas las erogaciones efectuadas que tengan por objeto satisfacer contingencias o necesidades presentes o futuras, así como el otorgar beneficios a favor de los trabajadores, tendientes a su superación física, social, económica o cultural, que les permitan el mejoramiento en su calidad de vida y en la de su familia”.
¿Cuáles son las principales percepciones de previsión social?
- Vales de despensa. Estos son tickets o cupones físicos o virtuales que el empleador entrega al trabajador como forma de pago y puede ser incluido en el salario en especie.
- Fondo de ahorro. Este se conforma con un depósito en dinero semanal, quincenal o mensual, tanto del empleado como de la empresa.
- Alimentación y habitación. Esta percepción cuenta como previsión social siempre y cuando se entregue en forma onerosa a los trabajadores. Es decir, cuando el trabajador pague por cada una de ellas, como mínimo, el 20% del salario mínimo.
Otras percepciones en este ramo suelen ser:
- Subsidios por incapacidad.
- Becas educativas para los trabajadores o sus hijos.
- Guarderías infantiles.
- Gastos funerarios.
Percepciones por desempeño
Estas percepciones se tornan obligatorias cuando el desempeño o labor de los trabajadores las causa. Nos referimos a las siguientes:
- Horas extra. En el artículo 66 de la LFT se establece que la jornada laboral puede prolongarse por circunstancias extraordinarias, sin exceder nunca de 3 horas diarias ni de 3 veces en una semana. Cada una de estas se pagan el doble.
- Descansos trabajados. En caso de que el trabajador preste servicios en su día de descanso debe recibir salario doble por esa jornada.
- Festivos. Cuando el empleado labora en un día de descanso obligatorio por ley, es decir, un día festivo, también debe recibir un salario doble.
- Prima dominical. Cuando el colaborador trabaje los días domingo de forma habitual debe recibir una prima adicional del 25% sobre el salario de esa jornada.
Percepciones adicionales
Además de las anteriores, también hay percepciones que son adicionales, es decir no están contempladas en la ley laboral y quedan a criterio de cada empleador ofrecerlas e incluirlas en la nómina. Estas pueden ser:
- Bonos. Aquí se incluyen desde los bonos de productividad, hasta las gratificaciones por puntualidad o cualquier otro tipo de incentivos que se le desee dar a los trabajadores.
- Comisiones. Otra forma común de incentivo son las comisiones, generalmente asociadas a las ventas que genera el trabajador. Esto suele implicar que el colaborador reciba una prima o porcentaje sobre el valor del producto vendido.
- Pagos en especie. Además de los vales de despensa, hay otros pagos en especie que también pueden entregarse e incluir en la nómina. Por ejemplo, el pago por ciertos servicios o la entrega de determinados productos.
¿Cuáles son las deducciones a contemplar en la nómina de empleados?
Las deducciones en la nómina son todos los valores que se quitan o retienen del salario de los trabajadores. Estos descuentos están regulados por las leyes laborales, la Ley del Seguro Social y la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
Por otro lado, también existen otras deducciones que se producen por determinación judicial, por ejemplo, en el caso de pensión alimenticia. El patrón tendrá que descontar el monto correspondiente que indique la autoridad jurisdiccional. A continuación, te explicamos en detalle cada uno de estos descuentos o retenciones a la nómina.
Deducciones contempladas en la legislación actual
- Seguro Social. Se deben deducir las aportaciones del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). El empleador debe definir la cuantía correspondiente a deducir de la nómina y detallarla en el recibo para que el empleado pueda saber qué se le está descontando del salario.
- Impuesto Sobre la Renta. Este tipo de impuesto es obligatorio para todas las personas que perciban una renta mensual y la alícuota depende del monto del salario del trabajador.
- Fondo de vivienda. Esta deducción aplica cuando el colaborador solicita un crédito en el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda (Infonavit) para adquirir un inmueble. Así, para saldar este préstamo se descuenta una suma determinada de su salario todos los meses.
- Pagos al patrón. Esta es una de las deducciones presentes en la LFT y correspondiente al “pago de deudas contraídas con el patrón por anticipo de salarios, pagos hechos con exceso al trabajador, errores, pérdidas, averías o adquisición de artículos producidos por la empresa o establecimiento”.
- Cuotas sindicales. Si la organización tiene un Convenio Colectivo de Trabajo y el empleado está afiliado al sindicato se le debe deducir el pago de las cuotas sindicales previstas en el estatuto de la organización sindical.
- Pago de la renta. En caso de que el trabajador perciba habitación por parte de la empresa, tendrá que abonar una renta por ello y esa suma se le descuenta de la nómina todos los meses.
Otras deducciones de nómina que no figuran en la ley
Además de las deducciones de nómina establecidas por las leyes o de carácter obligatorio, también hay otras que de forma voluntaria puede solicitar el trabajador. En este sentido, las más comunes son:
- Pago a caja de ahorro. Este es un beneficio que ofrecen algunas empresas para que los empleados puedan ahorrar una parte de su sueldo. Se trata de un incentivo al ahorro, donde muchas veces las organizaciones también hacen un aporte.
- Cuotas para la constitución y fomento de sociedades cooperativas y de cajas de ahorro. En este caso, hablamos de una deducción contemplada en la ley laboral, pero que es voluntaria para el trabajador. Estos descuentos no pueden ser mayores del 30% del excedente del salario mínimo.
- Fondo para el retiro. El Sistema de Ahorro para el Retiro es otra deducción opcional y voluntaria para cada colaborador. Básicamente, consiste en depositar sumas mensuales a partir de los descuentos al salario del trabajador en alguna de las instituciones financieras autorizadas por la Ley de los Sistemas de Ahorro para el Retiro.
¿Cómo hacer la emisión de comprobantes de percepciones y deducciones?
Para entender cómo hacer la emisión de comprobantes de percepciones y deducciones primero debes saber que el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es un documento que el Código Fiscal de la Federación (CFF) y la Ley del ISR obligan a expedir a los contribuyentes, personas morales o físicas que tengan empleados a cargo, por las retenciones de impuestos que realicen sobre sus ingresos o nóminas.
Estos deben emitirse como documentos digitales, mientras que en el artículo 99 fracción III de la LISR se establece: “Expedir y entregar comprobantes fiscales a las personas que reciban pagos (…) en la fecha en que se realice la erogación correspondiente, los cuales podrán utilizarse como constancia o recibo de pago para efectos de la legislación laboral a que se refieren los artículos 132 fracciones VII y VIII, y 804, primer párrafo, fracciones II y IV, de la Ley Federal de Trabajo”.
De esta manera, luego de hacer todo el proceso de la nómina, tendrás que generar y enviar a tus empleados los recibos o comprobantes que especifiquen los montos de pagos, las percepciones y deducciones para darle legalidad a toda relación laboral.
¿Cómo elaborar los CFDI?
Existen dos caminos, el primero de ellos es mediante la página del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esta te permite generarlos de forma individual. Para ello debes seguir los siguientes pasos:
- Acceder al apartado Mis cuentas y luego a Mi nómina.
- Ingresar tu RFC y contraseña o tu e.firma.
- Visitar el apartado Mi nómina, Datos del patrón.
- Luego, ingresar al apartado Mi nómina, Datos de los Trabajadores.
- Después, acceder al apartado Mi nómina, Recibo de nómina.
- Completar todos los campos requeridos, incluyendo cada una de las percepciones y deducciones que debas aplicar en la nómina.
- Generar el comprobante fiscal.
- Imprimir o descargar la factura electrónica de nómina.
La otra alternativa es utilizar un sistema de nómina digital que te facilite la generación automatizada de todos los recibos para tus empleados. Por lo general, estos software permiten compartir muchos documentos en unos pocos clics, respaldar toda la información en la nube para mantenerla segura y agilizar toda la gestión para que deje de ser un dolor de cabeza dentro del área de talento.
En este sentido, Factorial te ayuda a centralizar y automatizar la gestión de la nómina en tu empresa de principio a fin. 👉 Conoce todas las características de esta herramienta.
Buenas prácticas desde RR.HH.
¿Cómo pueden contribuir los profesionales de Recursos Humanos a mejorar la gestión de las percepciones y deducciones en la nómina? Sin dudas, todo lo referido al salario de los trabajadores es un asunto sensible para la fuerza laboral. Porque el dinero sigue siendo una gran preocupación para el talento mexicano.
Por ello, en ese sentido, RR.HH. debe encargarse de llevar tranquilidad a los colaboradores. ¿Cómo? siguiendo algunas buenas prácticas que nunca fallan:
- Garantizar la transparencia en todo el proceso.
- Escuchar las dudas, temores, comentarios y sugerencias que tengan los trabajadores sobre este tema.
- Facilitar la negociación de mejoras salariales para los empleados.
- Darle mayor control a los trabajadores sobre su retribución.
- Mantener la comunicación abierta.
En el caso concreto de las percepciones y deducciones, una de las prácticas a considerar es preguntarle al trabajador qué quiere ver reflejado en su nómina. Es decir, hemos visto antes que hay percepciones y deducciones adicionales o voluntarias. Por lo tanto, esto indica que depende de los trabajadores incluirlas dentro del recibo de nómina.
RR.HH. puede dar a conocer esas alternativas, explicar cómo funcionan, cuál sería el impacto en la nómina y dejarle lugar al personal para que decida cuáles aplicar. Esta es una excelente manera de darle mayor control a los trabajadores sobre su pago.
Y, sin dudas, la mejor práctica que se puede implementar desde el área de talento es respaldar todo este trabajo con un software de RR.HH. Una herramienta todo en uno que simplifica las tareas, mejora la eficiencia y productividad y ayuda a potenciar la experiencia de la fuerza laboral.
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