Administración por objetivos (APO), conocida también como gestión por objetivos o MBO (por su nombre en inglés Management by objectives), es un método de trabajo para aumentar el rendimiento de las empresas.
APO brinda claridad sobre las metas a alcanzar y, de esta forma, ayuda a los equipos a ser más productivos y eficientes. La técnica es muy conocida, de hecho, para saber cómo surgió el término administración por objetivos debemos remontarnos a finales de los años 50, que es cuando nació el concepto.
Pero si no sabes de qué se trata ¡no te preocupes! En este artículo vamos a explicarte qué es la administración por objetivos y todo lo que debes saber para aplicarla en tu organización.
Tabla de contenidos
¿Qué es la administración por objetivos?
La administración por objetivos es un enfoque estratégico para alinear las metas del capital humano con las de la empresa. La colaboración es parte del ADN de esta técnica, porque de acuerdo con ella el éxito de una compañía solo es posible en la medida en que todas las personas que la conforman colaboren en la tarea.
Pero claro, para eso, el talento necesita:
- Conocer su lugar en la estructura organizacional.
- Ver sus logros en relación a las principales prioridades de la empresa.
- Entender cómo se articulan sus tareas y responsabilidades con las de los demás.
- Saber el impacto que tienen sus labores en los resultados que logra la compañía.
Dicho de otra forma, el método de la administración por objetivos se utiliza para alinear las metas de los miembros del equipo con los de la empresa, para que estos se sientan integrados en el éxito de la organización y, de esta forma, motivados a seguir dando lo mejor.
Esto último también es clave para saber en qué consiste la administración por objetivos. Dado que muchos autores incorporan en la definición del concepto la noción de recompensas. Mediante estas se motiva a los trabajadores a que sean más productivos y eficientes en la obtención de los objetivos que la compañía necesita.
Asimismo, otra de las características presentes en el concepto de APO es el de evaluación. Ya que una parte importante del método de la administración por objetivos implica revisar de forma periódica cómo evoluciona el trabajo de los colaboradores y cuánto se acercan a las metas establecidas.
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¿Cómo surgió el término administración por objetivos?
La administración por objetivos surgió en Estados Unidos en la década de 1950. En aquel entonces. En 1954 con la publicación del libro The Practice of Management de Peter F. Drucker el concepto cobró fuerza. El autor fue el primero en incorporar la noción de APO en el mundo empresarial y proponer con ello una forma diferente de manejar las organizaciones.
Con su libro, Drucker conquistó a gerentes de compañías, pero también a los empleados. A los primeros porque la metodología les dio una forma simple de alinear los objetivos en sus organizaciones.
En cuanto a los trabajadores, por primera vez tenían voz para poder decidir sobre sus metas en el trabajo. Dado que uno de los principios establecidos en el libro del autor es que los objetivos deben ser formulados de manera conjunta entre los líderes y sus subordinados.
Pero eso no fue todo. En relación a los colaboradores, otros principios presentes en la obra de Drucker eran:
- Retroalimentación. El feedback continuo sobre el trabajo y rendimiento de cada trabajador.
- Recompensas. Implementar un sistema de reconocimiento o pago alineado con el desempeño del talento en relación al logro de los objetivos previstos.
- La mirada puesta en el crecimiento y el desarrollo.
Para mediados de la década de 1990, la adopción del método de la administración por objetivos era casi del 100% en la mayoría de las grandes empresas del mundo.
¿Cuáles son las características de la administración por objetivos?
La administración por objetivos reúne una serie de características que la distinguen de otros modelos de gestión:
Un mismo fin para todos
Tanto los objetivos como las necesidades de la organización deben estar alineadas con la estrategia corporativa. Esto quiere decir que todas las áreas de la empresa deben trabajar persiguiendo un mismo fin. Aunque cada departamento tendrá sus propias características y conservará su interdependencia.
Lo que se intenta es eliminar el sistema de silos y propiciar la integración de equipos. Es decir que todos puedan ver la visión general de la empresa. Para ello es importante que todos sepan en qué están trabajando los demás, cómo contribuyen al éxito de la organización y entiendan cómo sus objetivos individuales se alinean con la meta global del negocio.
Alto grado de participación
La APO necesita de todos, por ello, otra de sus características es la colaboración. El equipo completo está involucrado, en mayor o menor medida, en la toma de decisiones. Porque pueden decidir sobre sus propios objetivos.
En este sentido, encontramos uno de los ejemplos de administración por objetivos más claros. La metodología podría funcionar así:
- Se le pide al empleado que establezca cierto número de metas personales que quiere alcanzar en el trabajo
- Las metas se discuten con el supervisor un nivel más arriba.
- Si los objetivos son demasiado imprecisos, el trabajador debe volver a trabajar en ello.
- Una vez aprobados, los objetivos se fijan por escrito.
- Luego se hace un seguimiento y evaluación.
Está claro que el nivel de participación del colaborador es alto. Lo que también permite que este tenga más claridad sobre su labor y lo que se espera de su trabajo.
Sentido de pertenencia
Otra de las características de la APO se relaciona con el punto anterior, hablamos de la integración. Como ya vimos, este método de gestión busca garantizar el logro de los objetivos, tanto individuales como empresariales, creando para ello una relación coherente entre estas metas.
¿Para qué? para conseguir, en principio, que todos los miembros del equipo se integren con la organización. Al lograr este sentido de pertenencia, aumenta el compromiso y con ello los trabajadores pueden ser más productivos, es decir, tener un rendimiento superior.
Metas tangibles
La administración por objetivos se caracteriza por apostar hacia un tipo de meta en particular. Se trata de objetivos específicos que permiten realizar una medición tangible de los alcances logrados.
De esta manera, al implementar el método de la administración por objetivos el liderazgo puede basar sus decisiones en datos reales y precisos. Eliminando las suposiciones o apreciaciones subjetivas de cada miembro del equipo.
Además, el hecho de que las metas sean medibles también se debe a que tienen un plazo definido de antemano. Ejemplos de administración por objetivos en este punto podrían ser:
- Reducir un 10% la tasa de rotación de empleados.
- Aumentar la satisfacción del talento en un 20%.
- Acortar el proceso de onboarding en los próximos 3 meses.
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Fuerte énfasis en la retroalimentación
Para terminar con el listado de características de la administración por objetivos tenemos que mencionar la importancia de la retroalimentación. En la APO el feedback es un proceso continuo. Los trabajadores reciben comentarios frecuentes sobre su desempeño.
El fin que se persigue, en este caso, es establecer procesos de mejora continua. Haciendo ajustes que permitan acercar a los colaboradores al logro de sus metas y, con ello, a los resultados que necesita la empresa.
¿Cómo implementar el proceso de administración por objetivos en tu empresa?
En este punto debemos decir que como todo proceso es importante que este sea acorde a las necesidades específicas de tu organización. Es decir, que puedas adaptarlo a las características de tu empresa.
Por otro lado, también es fundamental tener en cuenta que el método de la administración por objetivos fue evolucionando con el paso de los años. Por lo tanto, hoy no hay un único modelo a seguir. Sino que se pueden encontrar distintas interpretaciones de esta metodología. Desde aquí te proponemos el siguiente esquema:
Definir los objetivos globales e individuales
Como ya vimos, la administración por objetivos se centra en la definición de objetivos para alcanzar los resultados deseados por la empresa. Siempre se busca el éxito de la compañía, pero hay distintas formas de llegar a este. Uno de ellos es la APO.
Entonces, definir metas es la parte clave de este proceso. Y es, también, el punto de partida del resto de iniciativas que forman parte de este método.
Para determinar los objetivos se necesita la participación de todo el equipo. En principio, el liderazgo de la organización puede definir las metas anuales, semestrales y trimestrales de la empresa. Luego, se le comunica a todas las áreas para que estén al tanto. Con base en ello definen sus propios objetivos.
Así, las metas individuales de cada colaborador están unidas a las del área que pertenecen. A su vez, esta tiene metas que se vinculan a las de otras áreas, hasta llegar al fin de la cadena, que es la meta global del negocio. Muy vinculada a la visión y misión de la empresa.
Establecer un plan de acción
Claro que poner objetivos en un papel no es suficiente para producir resultados. Para traducir toda esta teoría en acciones concretas en el día a día, se necesita un plan de acción. Allí se deben reunir todas las pequeñas tareas que conducen a la organización hacia su objetivo final.
Cada tarea puede involucrar distintos procesos, personas e incluso departamentos y todo ello influye en el progreso hacia los objetivos. Por eso, la recomendación en este punto es crear un plan de acción que involucre a todas las áreas y que permita el trabajo colaborativo entre ellas para que puedan avanzar en conjunto.
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Hacer seguimiento continuo
A medida que los miembros del equipo trabajan en la implementación del plan de acción es necesario supervisar su rendimiento. Esto implica revisar los progresos y avances que va logrando cada colaborador y cada área en sus tareas.
El seguimiento debe ser continuo para conocer en qué estado se encuentra cada proceso. También para saber si hay equipos que están teniendo dificultades para realizar su trabajo y poder ayudarlos a avanzar.
Evaluar el desempeño
La evaluación del desempeño no es el seguimiento del día a día o semana a semana que vimos en el punto anterior. Se trata, más bien, de lo que pasa al final del proceso. Por eso, antes dijimos que los objetivos a definir siempre deben tener un plazo específico. Si se fijan metas a cumplir en 3 meses, la evaluación se realizaría una vez finalizado ese periodo.
La evaluación se realiza con base en los objetivos planteados en un primer momento. Por ello, se revisa si se alcanzaron las metas y cómo. Quizás en el proceso se realizaron cambios o el trabajador tuvo dificultades. Puede que incluso haya habido demoras. Todo eso se puede ver reflejado en la evaluación de desempeño.
Pero claro, intentar reunir toda esa información de un tirón después de varios meses de trabajo puede ser complejo. Por ello, al comenzar con la implementación de la APO se recomienda definir también qué métodos de evaluación se utilizarán.
Para ello la tecnología es una aliada clave, dado que puedes aplicar un sistema para medir objetivos de la empresa y colaboradores y hacer un seguimiento del estado del proceso y los resultados. Es decir que podrás evaluar el ciclo completo de principio a fin teniendo siempre presente los objetivos fijados al principio.
Dar feedback
¿Qué hacer una vez que tienes información precisa sobre cómo ha sido el desempeño de tu equipo? Es momento de brindar el feedback adecuado. Recuerda que la retroalimentación es una parte clave de la administración por objetivos.
Para muchos líderes esta puede ser una tarea difícil, no quieren herir la susceptibilidad del trabajador, ni generar un clima hostil en el trabajo. Tampoco quieren generar inseguridad en el talento. Para evitar todo esto hay algunas prácticas que son clave:
- Dar retroalimentación siempre en privado, a no ser que estés hablándole a toda una área de trabajo.
- Si hay un problema que comunicar, céntrate en eso y no en la persona. Incluye soluciones que pueda aplicar el talento para resolver la situación.
- Respalda todas tus conclusiones con datos certeros. Nuevamente, utilizar un software para definir objetivos y evaluar el desempeño de tus trabajadores es fundamental para poder brindar información precisa al darles feedback.
- Relaciona todo lo que dices con los objetivos.
- Escucha lo que el personal tiene para decir. La instancia de feedback es siempre bidireccional y los colaboradores también quieren sentirse escuchados. Además, seguramente tienen algo valioso que decir sobre cómo se sintieron en el proceso. Lo que puede servir para introducir mejoras de cara al futuro.
Reconocer los logros
Como mencionamos algunos párrafos atrás al explicar en qué consiste la administración por objetivos, este método incorpora dentro de sus bases un sistema de recompensas. Este es ni más ni menos que un proceso para reconocer y premiar el buen desempeño del talento.
Se trata de una práctica para reforzar los comportamientos deseados en la empresa. En este caso, por la dedicación, el compromiso, la motivación o el nivel de productividad del equipo.
Las empresas suelen decidir qué tipo de reconocimiento dan en función de los objetivos alcanzados, el área a la que pertenece el trabajador o el impacto de sus logros en los resultados de la compañía, entre otros criterios. Pero también hay organizaciones que implementan sistemas de reconocimientos uniformes. Es decir que todos o la mayoría de los miembros del equipo obtienen la misma recompensa sin importar su jerarquía.
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- Personalizar el recorrido de cada trabajador.
- Conocer en detalle su nivel de progreso hacia la meta.
- Medir los resultados que logra.
- Darle feedback y reconocer su labor.
- Hacer todo lo anterior en un mismo ecosistema digital!
Sin dudas, implementar la administración por objetivos será mucho más simple con un esta clase de software. Pero esta es solo una de sus ventajas. El gran diferencial de este tipo de sistema es el tiempo que ahorra el área de capital humano, la productividad que puede conseguir y, con ello, su efectividad para mejorar la gestión de personal.
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