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Estructura organizacional, ¿por dónde empezar?

Factorial HR

En los últimos años las empresas tuvieron que transformar aquello que consideraban su base más sólida: la estructura organizacional. Esto con el fin de adaptarse a las nuevas exigencias del mercado.

Con la premisa de hacer más con menos, optimizar procesos y mantener comprometido al personal, Recursos Humanos asume un rol clave en este sentido. Básicamente, generar o actualizar la estructura organizacional en el interior de las compañías.

Claro que hay empresas que todavía no han iniciado este proceso de transformación, pero que se encuentran caminando hacia ella. Si este es el caso de tu compañía y buscas saber cómo hacer una estructura organizacional acorde a las necesidades actuales de tu negocio, en este artículo te explicamos por dónde empezar.  

¿Qué es una estructura organizacional?

Lo primero que debes saber sobre este asunto es: ¿qué es una estructura organizacional?   El autor Stephen Robbins la define como “la distribución formal de los empleos dentro de una organización. Proceso que involucra decisiones sobre especialización del trabajo, departamentalización, cadena de mando, amplitud de control, centralización y formalización”.

Partimos del hecho de que todas las organizaciones están formadas por diferentes elementos. Siendo uno de los principales las personas, con sus roles, funciones, tareas y procesos de los que participan. La estructura organizacional es el esqueleto donde todos estos elementos se ordenan y se relacionan entre sí para cumplir con el objetivo de la empresa. 

De esta manera, la estructura organizacional describe las formas en que se divide el trabajo en una compañía. A su vez determina el modo en que se relaciona cada unidad o actividad dentro de esta. Es decir que ayuda a clarificar:

  • Cómo está compuesta una organización.
  • Qué hace cada persona dentro de ella.
  • Cómo se vinculan entre sí para llegar a la meta del negocio. 

También puede entenderse qué es la estructura organizacional de una empresa si la pensamos como un sistema jerárquico elegido para distribuir a los trabajadores en el organigrama de la compañía

En resumen, la estructura organizacional es la forma de organización interna de las empresas. Crear este esqueleto es esencial para ordenar el trabajo en áreas específicas y trazar un diseño en el que cada persona pueda entender qué rol ocupa y a quien debe reportarse. 

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¿Cómo influye la estructura organizacional en la experiencia del talento? 

La estructura organizacional de tu empresa es clave para organizar al capital humano y poner orden en los procesos en los que el talento participa. Al fin y al cabo, son prácticamente todos. A menos que automatices ciertas gestiones, en tu empresa es probable que toda actividad esté desempeñada por una persona. 

Por lo tanto, la estructura organizacional tiene una influencia significativa en el modo en que organizas el flujo de trabajo en tu negocio

Con esta clase de diagramación puedes notar, de un simple vistazo, cómo están organizados tus Recursos Humanos y ver la influencia que esto tiene sobre cada empleado de forma individual, un determinado equipo, departamento o área completa de la compañía. 

Así, la estructura organizacional puede ser una herramienta muy importante para tener una mayor comprensión de cómo se ven afectados tus trabajadores por la configuración de la empresa. Gracias a ello, tendrás un panorama más claro de cómo mejorar la experiencia general de tus colaboradores

Muchas veces, las causas de insatisfacción en un trabajador pueden deberse a su lugar en el equipo, el área en la que trabaja o incluso su poder para la toma de decisiones. Lo que se relaciona con la forma en que está organizada la cadena de mando.  

Por ello, ante la pregunta ¿para qué sirve una estructura organizacional? Lo primero que podemos decir es que funciona como una visión completa de quién es quién dentro de tu compañía.  

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¿Para qué sirve la estructura organizacional?

Para entender para qué sirve una estructura organizacional no podemos quedarnos solo en la experiencia de los trabajadores. Tenemos que definir cuál es la utilidad práctica de estructurar tu empresa y cómo eso impacta en el día a día de tus colaboradores

En este sentido, una estructura organizacional puede servir para:

  • Dirigir a las diferentes áreas que componen la empresa hacia los mismos objetivos.
  • Comprender de qué manera funciona la cadena de mando en la empresa. 
  • Determinar las áreas de funcionamiento que forman parte de la compañía. 
  • Establecer los puestos de trabajo en la empresa y los perfiles necesarios para cubrirlos, en función de las tareas y responsabilidades.
  • Coordinar y dar orden al personal. 
  • Diferenciar las tareas y actividades por departamentos, identificando a quién le corresponde realizarlas.
  • Asignar a las personas que integrarán cada departamento. 
  • Dar certeza a los trabajadores sobre su lugar en la empresa y a quiénes deben rendir cuentas.
  • Identificar la necesidad de contratar nuevo personal para una determinada área o tarea.

Como puedes ver, la estructura organizacional tiene un impacto directo en la forma de organizar el trabajo en tu empresa y a las personas que lo realizan. Por ello es una tarea clave que no se debe pasar por alto. 

A continuación te explicaremos qué tipos de estructura organizacional existen. Esto para que puedas identificar las posibles formas de configurar tu equipo de trabajo y comenzar a elegir una.  

Tipos de estructura organizacional 

Ahora que sabes qué es una estructura organizacional y para qué sirve, avancemos para conocer qué tipos hay. En principio, podemos hablar de dos clases: la estructura organizacional centralizada y la descentralizada.

Estructura organizacional centralizada

Una estructura organizacional centralizada es aquella en la que tanto el liderazgo como la información fluye desde el punto de mando hacia el resto de los colaboradores del equipo. 

Se suele decir que este tipo de estructura organizacional es más bien mecanicista en cuanto a su funcionamiento. Esto quiere decir que las partes que la conforman trabajan juntas en diferentes niveles de importancia, pero en estrecha relación, como sucede en cualquier mecanismo. 

También se las denomina estructuras organizacionales burocráticas, en tanto, tienen un punto de control muy claro y es en este donde se definen los diversos roles y niveles de autoridad para cada empleado. En otras palabras, todas las decisiones pasan por este puesto de mando.

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Ventajas: 

  • Todas las personas de la organización conocen a la perfección el rol que desempeñan.
  • El equipo sabe a quién responde, dado que la autoridad de la cadena de mando está bien definida.
  • Las decisiones las toman unos pocos miembros en la empresa, lo que puede generar procesos más ordenados. 

Desventajas: 

  • Este modelo de estructura organizacional se caracteriza por la rigidez. 
  • Debido a que los roles y el trabajo son demasiado rígidos, las empresas con esta clase de estructura carecen de creatividad e innovación. 
  • Las empresas con este tipo de estructura tienen mayores dificultades para adaptarse a los cambios internos y externos.
  • Los líderes de la organización tienen demasiada presión sobre ellos porque todas las responsabilidades están a su cargo. 
  • Se corre un alto riesgo de caer en el micromanagement. 

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Estructura organizacional descentralizada

También llamada orgánica, la estructura organizacional descentralizada es una forma de distribuir roles y trabajo en las empresas de manera flexible. Esto permite que cada departamento tenga importantes mayores márgenes de autonomía, en comparación con el modelo anterior. 

Se denominan descentralizadas porque en estas la cadena de mando está más diversificada y el margen de control es mucho más amplio. Es decir, no recae en un círculo reducido y cerrado de líderes. Hay mayor participación de todos los departamentos de la empresa en lo que se decide.

También podríamos pensar que es orgánica porque, de algún modo, las relaciones de mando se organizan de manera más intuitiva y flexible en las distintas áreas. Variando los roles de autoridad en función de las necesidades de la empresa. 

Ventajas

  • Este tipo de estructura organizacional permite que el talento pueda ser más autónomo, tenga mayor iniciativa y sea capaz de innovar para hacer el trabajo.
  • Las decisiones se toman de forma democrática. 
  • Estas empresas tienen menos dificultades para adaptarse a los cambios internos y externos. 

Desventajas

  • Puede ocurrir que el personal tenga que asumir más tareas o responsabilidades, lo que podría provocar agotamiento en el equipo. 
  • Con este tipo de estructura organizacional se corre el riesgo de que los colaboradores no sepan dónde priorizar sus esfuerzos.
  • Para el equipo puede ser confuso saber a quién recurrir si hay que tomar decisiones clave.

Otros tipos de estructura organizacional 

Las anteriores no son las únicas formas de estructurar una organización. Si bien son las principales, también podemos encontrar otras clasificaciones. 

  • Funcional. En este tipo de estructura la empresa se divide en relación a la especialización y función de los equipos. Estas organizaciones cuentan con un punto centralizado de mando, pero luego, cada función tiene su propio líder de gestión. 
  • Lineal. El principio organizador de esta estructura es la jerarquía. Aquí recae sobre el jefe toda la responsabilidad, pues es quien toma todas las decisiones. Es un modelo claramente centralizado, donde los puestos y funciones están muy bien delimitados en la estructura y los trabajadores conocen qué rol cumplen. Siempre subordinados a la decisión del empleador. 
  • Horizontal. En este tipo de estructura se eliminan la mayoría de los niveles medios de mando. Esto permite una comunicación directa entre la dirección y el talento. De hecho, en este tipo de compañía suele haber un grupo grande de trabajadores que reporta a un solo gerente. Los empleados toman sus propias decisiones operativas del día a día. Su diseño característico sigue la orientación de izquierda a derecha. 
  • Divisional. Esta clase de estructura agrupa a los trabajadores en grandes segmentos del negocio. Cada una de las cuales tiene sus propias estructuras funcionales. Es decir que en su mayoría estas secciones son autogestionadas. Así, podemos encontrar que cada área cuenta con un director diferente y tiene la autonomía para administrar su propia estructura y tomar sus propias decisiones. La división se puede basar en productos, mercado o procesos. 
  • Matricial. Aquí la estructura organizacional divide el trabajo tanto por área, como por tipos de proyecto. Así, los equipos son multifuncionales y los empleados pueden reportar a más de un gerente o líder. 

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¿Cómo hacer una estructura organizacional en tu empresa?

Llegó el momento de saber cómo hacer una estructura organizacional en tu empresa. Para ello, hay algunas claves que puedes seguir. La primera, aunque no la única, es definir el tipo de estructura. 

Definir la estructura en función del objetivo de tu negocio 

El punto de partida es definir el tipo de estructura a implementar. Ten en cuenta que esto puede ir cambiando a medida que pase el tiempo. La estructura de un negocio que recién inicia no es la misma que la de una empresa que se ha expandido. Por ello, tendrás que ir revisando la estructura organizacional de tu empresa a medida que tu negocio crezca. 

Con base en ello, el primer criterio que puedes utilizar para definir el tipo de estructura en tu compañía es el objetivo de negocio

Por ejemplo, si el objetivo actual de tu empresa es trabajar constantemente en la innovación y generación de ideas, una estructura horizontal o de estilo matricial puede ser de gran ayuda. En estas se promueve la participación de los trabajadores a través de un proceso de toma de decisiones descentralizada. 

A su vez, esto le da más autonomía al talento. Lo que contribuye al desarrollo de nuevas ideas y un fuerte enfoque en la innovación.

En cambio, si el objetivo es aumentar el rendimiento del equipo, una estructura funcional que permita guiar los cambios en cada área puede ser la mejor alternativa. Incluso con este objetivo también puedes optar por una estructura divisional basada en procesos. Puesto que este modelo hace que las operaciones sean más eficientes y aumenta la productividad de cada área. 

Elegir la estructura organizacional en relación al tamaño de la empresa 

Otro indicio a seguir para dar con la estructura organizacional adecuada es revisar qué modelos utilizan empresas de tu tamaño

Por ejemplo, en las pequeñas y medianas empresas las estructuras funcionales pueden ser muy útiles. Estas les ayudan a definir roles y cadenas de mando con mayor claridad. Lo que a su vez les permite tener una mejor dirección en las distintas áreas que las componen.

En las empresas de nueva creación las estructuras horizontales o matriciales pueden ser de mucha ayuda. En estas, cada empleado realiza muchas actividades y trabaja en colaboración con distintas áreas para que el negocio despegue.

Mientras que en las grandes empresas, las estructuras divisionales son clave. Estas permiten diversificar productos, mercados y procesos, generando un grado de autonomía óptimo en cada división. 

Adecuar la estructura organizacional a la visión del negocio 

¿Qué tan rápido piensas hacer crecer tu negocio? La visión es un parámetro clave para definir la estructura de tu organización. Por ello te mencionamos antes la importancia de pensar en este factor como algo mutable. La estructura organizacional se transforma a medida que la empresa crece o decrece. 

También cambia cuando debe afrontar transformaciones significativas. Ya sea por la coyuntura o por las necesidades propias del negocio y el equipo. Por ejemplo, si se transforma la cultura organizacional, también con ello la estructura tendrá que cambiar. 

Entonces, poniendo la mirada en el lugar hacia donde quieres llevar tu compañía en el largo plazo, definir una u otra estructura es una decisión clave. 

Por ejemplo, si quieres que tu equipo tenga la capacidad de adaptarse fácilmente a los cambios, posiblemente una estructura organizacional descentralizada y orgánica será más efectiva.

Ahora bien, si tu equipo necesita caminar sobre bases sólidas y piensas que en el mediano plazo esto no va a cambiar, puede que una estructura descentralizada permita garantizar ese orden de aquí a un buen tiempo. 

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Construyendo tu estructura organizacional 

Ahora que conoces los criterios a tomar en cuenta para definir el tipo de estructura adecuada, es hora de construirla. 

En este punto, debes tener en claro 3 cuestiones básicas:

  • Cuál es el flujo de trabajo más óptimo y eficiente.
  • Qué objetivos comerciales quieres alcanzar. 
  • Cómo brindar una adecuada experiencia a tus empleados y clientes.  

Si conoces estos puntos, es más fácil determinar las tareas que se deben realizar en la empresa. También será mucho más simple establecer qué tipo de perfiles se necesitan para cada actividad. Luego, finalmente, podrás enmarcar todo ello en las áreas adecuadas. 

A partir de aquí te sugerimos:

  • Analizar tareas de cada departamento, las personas que pueden llegar a integrarlo y cómo se alinea esto a las metas de la organización. Esto, además, te ayudará a implementar un sistema de control más eficiente en la evaluación de resultados. 
  • Distribuir el trabajo. Una vez que conoces qué tareas se deben delegar, es tiempo de distribuirlas en tu equipo. Tienes que asegurarte de aprovechar al máximo los recursos disponibles. También es importante que cada colaborador entienda qué rol ocupa y cuáles son las expectativas vinculadas a este. 
  • Representar esta información gráficamente en un organigrama. Para que toda tu nómina esté al tanto de la estructura organizacional, el organigrama es un recurso fundamental. 

¿No sabes cómo crear un organigrama? Factorial te permite crearlo de forma automática, facilitando la tarea. Con esta herramienta tendrás la estructura de tu organización representada de forma visual, clara y estética. No importa cuánto crezca y se transforme tu equipo, tu organigrama siempre estará actualizado. 

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