La nómina ordinaria es el corazón del pago regular en cualquier empresa. Es ese registro donde se refleja lo que cada persona gana por su trabajo habitual, con sueldos, prestaciones y deducciones calculadas conforme a la ley. O sea, es el pago de siempre, el que llega cada semana, quincena o mes, y que debe elaborarse con precisión para cumplir con el SAT y con el equipo.
Calcularla de manera correcta evita errores fiscales o retrasos; también demuestra orden, transparencia y respeto hacia quienes sostienen la operación día a día. En esta guía te explicamos cómo calcular la nómina ordinaria, qué elementos la componen y cómo puedes automatizar todo el proceso con un software especializado en nóminas para que cada pago salga justo y sin contratiempos.
Qué es la nómina ordinaria
La nómina ordinaria es el monto que una empresa paga de forma regular a su personal (ya sea de forma semanal, quincenal o mensual) como retribución habitual por el trabajo realizado, bajo condiciones normales. Incluye el salario base, prestaciones fijas y las deducciones correspondientes. Al entenderla bien, puedes tener un cálculo más preciso, evitar sanciones y mantener la claridad en los pagos.
Diferencia entre nómina ordinaria y extraordinaria |
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|---|---|---|
| Tipo de nómina | Cuándo se aplica | Qué incluye / qué la distingue |
| Nómina ordinaria | Pago habitual, periódico (mes, quincena, semana) | Salario base + prestaciones recurrentes + deducciones normales |
| Nómina extraordinaria | Pagos fuera del ciclo habitual: horas extra, bonos puntuales, liquidaciones | Conceptos extraordinarios, no recurrentes |
La clave para entenderla está en la periodicidad y en la naturaleza del pago. Por un lado, la nómina ordinaria es la de todos los periodos normales, mientras que la extraordinaria recoge eventos especiales.
Qué incluye un pago ordinario
Al elaborar una nómina ordinaria debes considerar varios componentes, normalmente son:
- Salario base mensual/quincenal/semanal: lo que se pactó como fijo por el periodo.
- Prestaciones fijas: por ejemplo, bono de puntualidad recurrente, primas que ya se han convertido en habituales, comisiones fijas si aplican.
- Deducciones legales: como el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT), el Servicio de Administración Tributaria (ISR) y otras aportaciones obligatorias.
- Otras deducciones o conceptos fijos: descuentos autorizados, aportaciones voluntarias recurrentes.
Es importante destacar que la legislación laboral mexicana define al salario como “la retribución que debe pagar el patrón al trabajador por su trabajo” bajo distintos esquemas (por unidad de tiempo, obra, comisión, etc.) según la Ley Federal del Trabajo (LFT) art. 82 y 83.
Relación con otros términos comunes en nómina
Cuando se habla de pagos regulares, es común encontrar distintos nombres para referirse a lo mismo. Nómina regular, salario ordinario o salario base mensual se usan de forma similar, aunque cada uno tiene un matiz que conviene conocer:
- Nómina regular: es otra forma de nombrar a la nómina ordinaria. Se refiere al pago fijo y periódico que hace la empresa a su personal, sin incluir gratificaciones o bonos únicos.
- Salario ordinario: corresponde al pago que recibe el trabajador por sus labores habituales durante una jornada normal, conforme al artículo 82 de la Ley Federal del Trabajo.
- Salario base mensual: es el monto fijo sobre el que se calculan percepciones y deducciones. Sirve como punto de partida para determinar el salario neto en cada periodo.
- Liquidación de nómina: aunque el término “liquidación” suele usarse al finalizar una relación laboral, algunas empresas lo utilizan para describir el cierre contable de cada ciclo de pago. En ese caso, es parte de la nómina ordinaria.
Principales características de la nómina ordinaria
Lo que distingue a la nómina ordinaria es su regularidad y su estructura. Se calcula siempre sobre las mismas bases, en los mismos periodos y bajo las mismas reglas fiscales. Es el reflejo más estable del vínculo entre empresa y trabajador: un registro que garantiza que cada pago sea justo, puntual y conforme a la ley.
Estas son sus características más importantes:
- Periodicidad fija
Se paga de forma regular, ya sea semanal, quincenal o mensual, según lo establecido en el contrato o en las políticas internas de la empresa.
- Conceptos fijos
Incluye el salario base, bonos recurrentes (como puntualidad o asistencia) y comisiones regulares que el trabajador percibe de manera constante.
- Deducciones obligatorias
Contempla retenciones como el Impuesto Sobre la Renta (ISR), las cuotas del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y las aportaciones al INFONAVIT, todas calculadas conforme a los lineamientos vigentes.
- Registro fiscal y timbrado
Cada pago debe emitirse con su CFDI de nómina 4.0, conforme a lo establecido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), para garantizar cumplimiento y trazabilidad.
Pasos para calcular la nómina ordinaria
Calcular la nómina ordinaria puede parecer rutinario, pero hacerlo bien marca la diferencia entre una gestión fluida y una llena de correcciones. La clave está en seguir un proceso ordenado y tener actualizados los datos de cada trabajador. Aquí te explico cómo hacerlo, paso a paso:
1. Determina el salario base diario o mensual
Todo parte del salario base establecido en el contrato. Si el pago es mensual, divide el monto entre 30 días para obtener el salario diario.
Ejemplo: $12,000 ÷ 30 = $400 por día.
2. Calcula las percepciones ordinarias
Suma todos los conceptos fijos que el trabajador recibe de forma constante: sueldo, bonos recurrentes, comisiones regulares y prestaciones integrables.
Ejemplo:
- Sueldo base mensual: $12,000
- Bono de puntualidad: $500
- Comisión regular: $1,000
- Total percepciones: $13,500
3. Aplica las deducciones obligatorias
Resta los descuentos establecidos por ley:
- ISR, según las tablas vigentes del SAT.
- Cuotas IMSS, calculadas sobre el salario base de cotización.
- Aportación INFONAVIT, si aplica.
Ejemplo:
- ISR: $1,350
- IMSS: $450
- INFONAVIT: $250
- Total deducciones: $2,050
4. Obtén el salario neto
Una vez sumadas las percepciones y restadas las deducciones, obtienes el neto a pagar, que es el monto que se deposita al trabajador.
Ejemplo final:
- $13,500 (percepciones) – $2,050 (deducciones) = $11,450 netos
5. Timbrado y registro en CFDI
El último paso es registrar el pago en el CFDI de nómina 4.0, asegurándote de incluir los conceptos fiscales correctos y los datos del trabajador actualizados. Este documento valida ante el SAT que el pago se realizó de forma legal y transparente.
| Concepto | Monto | Descripción |
| Sueldo base mensual | $12,000 | Pago fijo |
| Bono de puntualidad | $500 | Prestación recurrente |
| Comisión regular | $1,000 | Variable ordinaria |
| Total percepciones | $13,500 | |
| ISR | -$1,350 | Retención fiscal |
| IMSS | -$450 | Cuota obrera |
| INFONAVIT | -$250 | Descuento |
| Neto a pagar | $11,450 | Depósito mensual ordinario |
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Cómo automatizar el cálculo de la nómina ordinaria
Calcular la nómina ordinaria a mano funciona cuando se tiene un equipo pequeño, pero conforme la empresa crece, los errores se multiplican. Es por eso que cada vez más compañías, sin importar su tamaño, automatizan este proceso, pues es la manera más práctica de asegurar exactitud, cumplimiento y ahorro de tiempo.
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- Acceso para cada colaborador: desde su perfil, cada persona puede consultar su información salarial y descargar documentos sin depender de RR. HH.
- Reportes en tiempo real: los responsables de nómina pueden validar deducciones, revisar el estado de pagos y mantener trazabilidad completa ante auditorías.
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La base de toda nómina está en la constancia
Detrás de cada pago puntual se encuentra el reconocimiento. Una nómina ordinaria bien gestionada no solo cumple con la ley, también transmite confianza, respeto y equilibrio entre la empresa y su gente.
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