El comunicar decisiones difíciles en el trabajo es una tarea incómoda que, por desgracia, es necesaria en muchas ocasiones. A veces, es necesario anunciar la cancelación de un proyecto, la disolución de un equipo o el despido de empleados. Al enfrentarse a esta tarea, es común sentir la tentación de posponerla o de tratar de minimizar el impacto de la noticia, pero eso no ayuda a nadie.
En lugar de ello, es importante seguir ciertas pautas para asegurarse de que la comunicación sea clara, compasiva y respetuosa. Hoy te compartiremos seis principios para que la gestión de este tipo de situaciones sean lo más llevaderas posibles. Entre tanto, Factorial te facilita el trabajo operativo para que dediques el tiempo de calidad en fortalecer las relaciones y el trabajo con propósito en tu organización.
Joseph Grenny, autor del best-seller Conversaciones cruciales destaca seis principios para comunicar decisiones difíciles en el trabajo. Estos principios, vistos en mayor profundidad y desde diferentes miradas de otros expertos, pueden ser aplicados en diversas situaciones. Conozcámoslos:
Tabla de contenidos
1. No enterrar la noticia
Es importante decir claramente lo que está sucediendo. No es necesario entrar en detalles en el primer momento, pero tampoco se debe rodear la noticia con rodeos innecesarios. Si hay algo difícil que decir, hay que decirlo directamente.
Kim Scott, autora del libro Radical Candor: Be a Kick-Ass Boss Without Losing Your Humanity también enfatiza la importancia de la transparencia y la honestidad en la comunicación. Ella sugiere que, cuando se trata de comunicar decisiones difíciles, es fundamental ser directo y transparente desde el principio para que las personas sepan lo que está sucediendo y puedan comenzar a procesarlo.
Otro autor que aborda este tema es Patrick Lencioni, en su libro The Five Dysfunctions of a Team. Lencioni sostiene que una de las principales barreras para una comunicación efectiva es la falta de confianza. Si los líderes no son claros y transparentes en sus comunicaciones, los empleados pueden comenzar a dudar de su sinceridad y su capacidad para liderar. Por lo tanto, es importante ser honesto y directo desde el principio para establecer una base de confianza.
Por último, podemos mencionar que cuando se trata de comunicar decisiones difíciles es importante crear un espacio seguro para la conversación y mantener la calma. De esta manera, se puede transmitir la noticia de manera clara y efectiva sin generar una reacción defensiva en los demás.
2. Pausa al comunicar decisiones difíciles
Después de dar la noticia, es importante dejar que las personas absorban la información. Dar un momento para que respiren y para que asimilen la información antes de seguir hablando. Se debe hacer contacto visual con todos los presentes, y permitir que las personas tengan un momento para procesar la noticia antes de continuar.
Este segundo principio es clave en la comunicación efectiva de decisiones difíciles en el trabajo, ya que proporciona un espacio para que los destinatarios absorban la noticia y procesen sus emociones antes de continuar la conversación.
Como señala Douglas Stone, autor del libro Difficult Conversations: How to Discuss What Matters Most, “la pausa es un momento importante en una conversación difícil. Permite que las personas procesen la información y controlen sus emociones”.
Por otro lado Simon Sinek, en su libro The Infinite Game, destaca la importancia de la pausa en el liderazgo, afirmando que “una pausa puede permitir a las personas procesar la información que acabas de compartir. Si bien es importante comunicar una decisión difícil con claridad, es igualmente importante permitir que las personas tengan un momento para procesar la información y hacer preguntas”.
En conclusión, este segundo principio subraya la importancia de la pausa en la comunicación de decisiones difíciles en el trabajo. Al permitir un momento para que las personas absorban la noticia y procesen sus emociones, se pueden reducir las respuestas reactivas y fomentar una conversación más productiva. Es crucial ser consciente del impacto emocional que puede tener una noticia difícil y proporcionar el espacio adecuado para que los destinatarios la procesen.
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3. Ofrecer comprensión
Cuando se comunica una noticia difícil, es importante reconocer la dificultad de la situación y mostrar empatía. Es necesario aceptar el impacto emocional que puede tener la decisión en los empleados y hacerles saber que se les entiende.
En el libro Dificultades en la Comunicación Organizacional, los autores William Gudykunst y Bella Mody señalan que la comunicación en situaciones difíciles puede llevar a emociones intensas, como ira, tristeza y frustración. Por lo tanto, ofrecer comprensión puede ser clave para ayudar a los empleados a procesar sus sentimientos y a sentir que sus preocupaciones son tomadas en cuenta.
Daniel Goleman destaca la importancia de la empatía en el ámbito laboral. La empatía se refiere a la capacidad de entender y responder a las emociones de los demás. En situaciones difíciles, la empatía puede ser crucial para establecer una conexión emocional y ganar la confianza de los empleados.
Por otro lado, la falta de comprensión y empatía puede generar desconfianza y resentimiento entre los empleados. En su libro La confianza en el lugar de trabajo, Dennis S. Reina y Michelle L. Reina señalan que la falta de confianza en el liderazgo puede generar un ambiente de trabajo tóxico y disminuir el rendimiento de los empleados.
Por lo tanto, ofrecer comprensión y empatía puede ser crucial para mantener una buena relación entre los líderes y los empleados, y asegurarse de que la comunicación de decisiones difíciles sea lo más efectiva posible.
4. Asumir la responsabilidad
Aunque la decisión difícil puede no haber sido tomada por la persona que está comunicándola, es importante asumir la responsabilidad de presentarla. Esto significa que se debe ser honesto sobre las razones detrás de la decisión, y no culpar a otros o congelarse.
El asumir la responsabilidad en la comunicación de una decisión difícil es fundamental para mantener la confianza y credibilidad en el ambiente laboral. Como dice Douglas Stone y Sheila Heen, “asumir la responsabilidad no significa necesariamente que hayas tomado la decisión, sino que estás dispuesto a ser responsable de comunicar la noticia y a ayudar a la otra persona a lidiar con las consecuencias”.
Stone y Heen también sugieren que, al asumir la responsabilidad, es importante no culpar a otros, ya que esto solo genera resentimiento y puede llevar a una mayor tensión en la relación laboral. En cambio, se debe ser honesto sobre las razones detrás de la decisión, y ofrecer una explicación clara y detallada para que la otra persona pueda entender la situación.
De igual manera, la responsabilidad y la honestidad en la comunicación de decisiones difíciles son importantes y se deben asumir. Al tomar la responsabilidad, se demuestra una actitud proactiva y una apertura al diálogo para abordar cualquier preocupación o pregunta que puedan tener los empleados.
En resumen, al comunicar una decisión difícil, asumir la responsabilidad y ser honesto sobre las razones detrás de ella puede ayudar a mantener la confianza y credibilidad en el ambiente laboral, así como también demuestra una actitud proactiva y una apertura al diálogo.
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5. Mostrar empatía al comunicar decisiones difíciles
La empatía es crucial para mostrar a los empleados que se preocupan por ellos y sus sentimientos. Es importante reconocer las emociones de las personas afectadas y validarlas.
Mostrar empatía es uno de los principios más importantes en la comunicación de decisiones difíciles en el trabajo. Como menciona Robin Dreeke, autor de Sí, eso es correcto: habilidades para la vida y para los negocios, la empatía es una de las habilidades más importantes para construir relaciones exitosas. Según Dreeke, la empatía es la capacidad de entender y compartir los sentimientos de otra persona, lo que permite construir una conexión emocional con ellos.
Para mostrar empatía al comunicar una decisión difícil, es importante reconocer las emociones de las personas afectadas y validarlas. Como señala Brené Brown en su libro Daring Greatly, la validación de los sentimientos de los demás es un acto de empatía y conexión humana. Brown sugiere que la validación es un acto poderoso de empatía porque muestra a la otra persona que sus emociones son importantes y que están siendo escuchados y comprendidos.
Así mostrar empatía es esencial para comunicar decisiones difíciles en el trabajo. La empatía permite construir relaciones exitosas, crear una cultura de confianza y conectarse emocionalmente con los empleados afectados.
6. Finalizar con apertura
Cuando se termine de comunicar la decisión, es importante brindar un espacio para el diálogo y el apoyo. No esperes una respuesta inmediata o una solución. En cambio, brinda apoyo a los empleados para ayudarles a superar la difícil situación. En situaciones de despidos, por ejemplo, es importante fortalecer el outboarding transmitiendo con fiabilidad los valores de tu organización.
Cuando se trata de finalizar la comunicación de una decisión difícil en el trabajo, es importante no simplemente cerrar la conversación y seguir adelante. En cambio, se debe proporcionar un espacio para el diálogo y el apoyo a los empleados afectados. Según el experto en liderazgo y autor Michael Hyatt, “no se trata solo de informar a las personas, sino de ayudarlas a procesar y ajustarse a la nueva realidad”. Esto implica crear una cultura de apertura en la que los empleados se sientan cómodos compartiendo sus pensamientos y sentimientos sobre la decisión y en la que se pueda trabajar juntos para encontrar soluciones y formas de avanzar.
Además, la psicóloga organizacional Eve Ash destaca que los empleados afectados por la decisión difícil pueden necesitar tiempo para procesar la información y ajustarse a la nueva realidad. Ofrecer recursos y apoyo, como sesiones de asesoramiento o grupos de discusión, puede ser útil para ayudarles a superar la situación. Esto demuestra a los empleados que la empresa se preocupa por su bienestar emocional y que está dispuesta a invertir en su recuperación.
Como vez, finalizar la comunicación de una decisión difícil en el trabajo no es simplemente una cuestión de decir la noticia y luego seguir adelante. Es importante proporcionar un espacio para el diálogo y el apoyo, y trabajar juntos para encontrar soluciones y formas de avanzar. Esto muestra a los empleados que la empresa se preocupa por su bienestar emocional y está dispuesta a ayudar.
La importancia de ofrecer soluciones y alternativas a decisiones difíciles
Además de seguir los principios mencionados previamente para comunicar decisiones difíciles en el trabajo, es importante ofrecer soluciones y alternativas a los empleados afectados por la decisión. Esto puede ayudar a reducir la sensación de incertidumbre y a mantener la confianza y la motivación del equipo.
Cuando se comunica una decisión difícil, es fundamental presentar opciones claras y realistas para que los empleados puedan evaluarlas y tomar decisiones informadas. En caso de que no existan opciones alternativas, se debe ser transparente y explicar los motivos por los cuales no es posible ofrecerlas.
Asimismo, es importante mantener la privacidad de la información de los empleados afectados por la decisión. Si se trata de despidos o reducciones de personal, se debe evitar divulgar información sobre las razones específicas detrás de la decisión, y solo compartir información que sea necesaria para cumplir con las obligaciones legales y contractuales. Esto puede ayudar a reducir la sensación de violación de la privacidad y la confianza en el empleador.
Otro aspecto clave a considerar es ofrecer apoyo emocional a los empleados afectados. Las decisiones difíciles en el trabajo pueden generar estrés, ansiedad y otros problemas emocionales en los empleados. Por lo tanto, es importante proporcionar recursos para que los empleados puedan obtener apoyo emocional, ya sea a través de un programa de asistencia al empleado, terapia, o la creación de un ambiente de trabajo positivo y de apoyo. El apoyo emocional puede ayudar a los empleados a sobrellevar mejor la situación y a mantener la motivación en su trabajo.
A continuación, se presentan algunos ejemplos concretos de situaciones en las que se requiere comunicar decisiones difíciles y cómo aplicar los principios mencionados en esos casos:
- Reducción de personal: Cuando se toma la decisión de reducir el personal, es importante comunicar claramente las razones detrás de la decisión y ofrecer opciones alternativas para los empleados afectados. Esto podría incluir reubicar a algunos empleados en otros departamentos o puestos de trabajo, o ofrecer un paquete de indemnización. También es importante mantener la privacidad de la información de los empleados y ofrecer apoyo emocional para ayudar a los empleados a sobrellevar la situación.
- Cambios en los horarios de trabajo: Si se necesita cambiar los horarios de trabajo, es importante comunicar la decisión con anticipación y explicar las razones detrás de la decisión. Se deben ofrecer opciones alternativas para que los empleados puedan adaptarse a los nuevos horarios de trabajo, como trabajar desde casa o tener horarios flexibles. También es importante mantener la privacidad de la información y ofrecer apoyo emocional para ayudar a los empleados a adaptarse a los cambios.
- Cambios en los beneficios: Si se necesitan hacer cambios en los beneficios, es importante comunicar la decisión claramente y ofrecer opciones alternativas para los empleados. También es importante mantener la privacidad de la información y ofrecer apoyo emocional para ayudar a los empleados a adaptarse a los cambios.
En resumen, comunicar decisiones difíciles en el trabajo puede ser un proceso complicado si no se maneja de forma metódica, asertiva y desde la empatía. Además de seguir los principios mencionados anteriormente, es importante ofrecer soluciones y alternativas a los empleados afectados.
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Un software de recursos humanos como Factorial puede ser de gran ayuda en el proceso de comunicación de decisiones difíciles en el trabajo. Por ejemplo, nuestra plataforma puede facilitar la gestión de los datos de los empleados, lo que contribuye a mantener la privacidad y la confidencialidad de la información.
Además, Factorial también puede ser utilizado para proporcionar soluciones y alternativas a los empleados afectados por la decisión, como la asignación de nuevas responsabilidades o la oferta de formación adicional. Esto puede ayudar a mantener la motivación y la confianza del equipo durante un periodo de cambio. También te facilita compartir información y recursos para recibir apoyo emocional a tus empleados, como información sobre terapias o consejos para lidiar con el estrés. Todo esto hace que la gestión de decisiones difíciles sea más eficiente y humana.
