¿Sabes cómo es la estructura organizativa de un negocio? ¿Conoces su importancia? Nos referimos a la cantidad de departamentos de una empresa y cómo se articulan entre sí. Conocer cuáles son y cómo gestionarlos es vital para mejorar la administración de tu compañía.
Si tenemos en cuenta que según datos de la Asociación de Emprendedores en México el 29% de las pymes fracasan por una mala administración, entender cómo estructurar una empresa no es un dato menor, ya que impacta de forma directa en sus operaciones generales.
Entonces, para garantizar una adecuada organización en tu compañía hoy vamos a explicarte cuáles son los departamentos de una empresa y sus funciones, cuál es su importancia y qué rol tiene Recursos Humanos en su configuración.
Tabla de contenidos
¿Qué son los departamentos de una empresa?
Los departamentos de una empresa son áreas funcionales en las que se divide una compañía con el objetivo de operar eficientemente. Cada una de estas contribuye a la misión y los objetivos generales del negocio y ayudan a darle un orden progresivo a los procesos, para garantizar el funcionamiento correcto de todas las actividades.
Independientemente de cuán grande o pequeña sea tu empresa, esta necesita algún tipo de estructura organizacional para funcionar bien. Porque cada departamento dentro de una empresa cumple una función única y especializada y opera bajo unas normas y principios que garantizan su correcta operatividad y adecuada vinculación con otras áreas del negocio.
De manera que una empresa no es necesariamente un todo, sino que se trata de distintos departamentos trabajando juntos para alcanzar los objetivos establecidos.
¿Cuáles son los departamentos de una empresa y sus funciones?
Si bien es cierto que cada empresa puede diseñar su estructura corporativa como prefiera, en este artículo nos centraremos en los departamentos que suelen ser más comunes y que se consideran esenciales en toda compañía.
Departamento de marketing
¿Cómo puede una empresa comercializar productos y servicios si nadie sabe de su existencia? Para resolver esto las empresas crean un departamento de marketing.
Esta área es la encargada de investigar al mercado objetivo del negocio, realizar estrategias de comunicación y publicidad en diversos canales y formatos y, de esta manera, potenciar la imagen positiva de la compañía para promover sus productos y servicios e impulsar las ventas.
Departamento de ventas
Una vez que las empresas son reconocidas por un mercado objetivo es más factible que las personas se interesen en sus productos y servicios y decidan pagar por ellos, es decir, comprar. El departamento de ventas es el encargado de gestionar este ciclo, asegurando que las transacciones se produzcan de manera correcta, se generen ingresos y, con ello, la rentabilidad del negocio esté garantizada.
Este departamento determina los precios de venta de los productos, crea planes y estrategias de venta de esos bienes, mantiene relaciones con socios de venta, brinda servicio al cliente, revisa resultados y promueve mejoras, entre otras acciones.
Departamento de contabilidad y finanzas
Todos los ingresos y gastos de una empresa deben coordinarse de manera adecuada, porque de ello también depende la rentabilidad. De esto se encarga el departamento de contabilidad y finanzas.
Esta área es responsable de administrar los recursos financieros de una compañía y por ello debe llevar un minucioso registro contable de todas las operaciones que realiza la empresa. Es decir, de todos los movimientos de dinero, ingresos y gastos.
Departamento de Recursos Humanos
No existe negocio que funcione sin personas. El departamento de Recursos Humanos precisamente es el responsable de gestionar todos los aspectos del ciclo de vida de las personas que trabajan en la empresa, es decir, los empleados.
Por eso se encarga de procesos como el reclutamiento y selección de personal, la contratación y el onboarding, la capacitación, el desarrollo, la promoción, la compensación y los beneficios y, por supuesto, el cumplimiento legal. Con lo cual, tiene un impacto notable en la experiencia de los empleados.
Departamento de operaciones
¿Cuál es la función del departamento de operaciones? Se encarga de supervisar la planificación, producción y distribución de productos y servicios de una empresa.
Esta área se centra principalmente en la entrega adecuada de los bienes y servicios que comercializa la compañía, por lo que debe coordinar diferentes recursos. Desde las materias primas, pasando por las herramientas y los procesos, sumado a los empleados que intervienen en cada uno de ellos. El objetivo de este departamento es maximizar la eficiencia.
Departamento de investigación y desarrollo
Aunque este es un departamento que se asocia con mayor frecuencia a las grandes empresas, hay startups e incluso pymes que también cuentan con esta área. Básicamente, su función consiste en realizar investigaciones sobre nuevos productos y servicios que la empresa puede ofrecer a su mercado objetivo.
Incluso, puede centrarse en la búsqueda de nuevos mercados y, por lo tanto, en investigar sus necesidades para desarrollar productos acordes a ello. Sin duda, cuando hablamos de crecimiento y expansión en los negocios, este departamento tiene mucho que ver en ello.
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Importancia de los departamentos de una empresa
Evitar funciones solapadas o duplicación de tareas, así como mejorar la organización operativa de la compañía, son tan solo algunos ejemplos de la importancia de los departamentos de una empresa.
Además de proporcionar un mayor nivel de organización, la división de las actividades de un negocio por departamentos genera más eficiencia, productividad y también reduce los costos.
Sumado a ello, el desglose de la actividad de la organización por departamentos puede proporcionar una visión más profunda del desempeño de cada unidad dentro de una empresa. De manera que las compañías pueden tomar decisiones más informadas y hacer mejoras específicas en cada área.
Otras ventajas de crear una estructura organizacional de este tipo son:
- Especialización. Como unidades funcionales, los departamentos permiten dividir la actividad de la compañía en áreas específicas de especialización, lo que ayuda a mejorar su eficacia, así como su rendimiento.
- División del trabajo. Esta especialización de cada departamento ayuda a dividir mejor el trabajo entre los empleados y promover una mejora de la productividad y eficiencia, dado que los colaboradores pueden enfocarse en tareas concretas.
- Colaboración. La creación de departamentos facilita la coordinación de esfuerzos de la empresa, sobre todo en actividades relacionadas, lo que contribuye a mejorar la colaboración entre áreas.
- Claridad. La distribución de funciones por área también ayuda a establecer responsabilidades más claras para cada departamento y empleados. Esto evita confusiones sobre quién debe encargarse de cada tarea.
- Supervisión. Los gerentes de las distintas áreas pueden supervisar de cerca a los trabajadores a su cargo y los resultados que estos logran. Así, pueden estar al tanto de las necesidades y problemas de cada departamento y hacer una gestión del desempeño más efectiva.
¿Qué criterios tener en cuenta al crear los departamentos de una compañía?
Ya conoces cuáles son los departamentos de una empresa, lo que sigue es aprender a estructurarlos o, mejor dicho, a organizarlos. Precisamente, el primer criterio es el orden, es importante considerar para ello 4 factores esenciales:
- Tamaño de la empresa.
- Procesos del negocio.
- Tipo y cantidad de productos o servicios que ofrece.
- Mercado objetivo.
Todas estas variables te ayudarán a determinar qué departamentos necesitas sí o sí en tu compañía, qué funciones va a desarrollar cada uno y cuáles serán sus objetivos.
Luego, puedes volcar todo eso a un organigrama, esta es una representación gráfica de todas las áreas funcionales de una empresa, identificando con claridad cuáles la componen, qué personas integran cada uno de ellas y cómo se vinculan entre sí los diferentes departamentos.
¿Cuál es el rol de RR.HH. en la configuración de los departamentos de la empresa?
Como vimos antes, uno de los departamentos de una empresa considerados esenciales es Recursos Humanos. Más allá de que se encargue de todas las gestiones vinculadas al talento, también es un área central en la creación de la estructura de departamentos de la compañía. ¿Cuáles son las funciones de RR.HH. en este sentido?
Creación del organigrama
Una de las tareas del área de Recursos Humanos es la creación del organigrama, por supuesto, esta actividad se realiza en coordinación con la gerencia y directivos. Esta es la representación visual de los departamentos, sus roles, responsabilidades y jerarquías de la empresa.
Además, RR.HH. es el área encargada de mantener el organigrama actualizado, para que esta sea una herramienta clave dentro del cumplimiento de los objetivos empresariales.
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Definición de puestos
Otra de las funciones del área de talento en relación a la estructura corporativa por departamentos es la definición de puestos de trabajo en la empresa. En este caso, RR. HH. se ocupa de analizar cada rol, sus responsabilidades y requisitos.
A partir de ello, crea las descripciones de puestos de trabajo, que son fundamentales para la publicación de las ofertas laborales de la compañía y para crear procesos de selección en busca de los candidatos ideales.
Con todo esto, RR.HH. asegura que cada colaborador que comienza a trabajar en la organización comprenda sus tareas y objetivos. Más importante aún, permite que la empresa cuente con el personal adecuado en los puestos correctos.
Formación
Otra de las funciones clave de los profesionales del departamento de RR.HH. es identificar las habilidades, competencias y conocimientos que se necesitan para desempeñar cada puesto, dentro de cada unidad funcional. Con base en ello, este equipo se ocupa de diseñar programas de formación para desarrollar al talento.
Esto contribuye a mejorar la productividad y el desempeño de cada trabajador que forma parte de la compañía y también permite optimizar el rendimiento de cada área.
Cultura organizacional
Por último, debemos destacar el rol de Recursos Humanos en la promoción de los valores, la misión y visión de la empresa. El objetivo de esta función es alinear el comportamiento de los empleados con la cultura organizacional, construir un sentido de pertenencia sólido y comprometer a cada departamento y las personas que lo integran con los objetivos de la compañía.
Organiza los departamentos de tu empresa con ayuda de un software de RR.HH.
Una forma eficiente de organizar los departamentos de una empresa es mediante el uso de la tecnología adecuada. Un software de RR.HH. como Factorial puede ser un gran apoyo para lograr este objetivo, gracias a su funcionalidad para crear organigramas.
Esta herramienta te permite generar de forma automática, fácil y efectiva el organigrama de tu compañía. Así, puedes:
- Visualizar departamentos y subdepartamentos,
- Asignar a las personas que van a integrarlos.
- Establecer relaciones entre ellos.
- Añadir nuevos trabajadores cada vez que lo necesites.
El organigrama te permite visualizar en un único lugar todas las áreas que componen la empresa, las personas que forman parte de cada una de ellas, la posición que ocupan y las responsabilidades que tienen. Extraer la información necesaria para crear estrategias que ayuden a mejorar el desempeño de cada departamento será mucho más sencillo.
Además, esta herramienta se integra con otras funcionalidades de Factorial para que puedas centralizar todas las tareas de la gestión de talento en un solo lugar.
