Según el estudio Think Digital Report, más del 70% de las empresas mexicanas están embarcadas en la transformación digital de sus operaciones, convirtiendo al país en líder de Latinoamérica en este sentido. La digitalización de documentos es parte vital de este proceso de cambio. Hoy te explicamos en qué consiste y por qué es tan importante.
Tabla de contenidos
¿Qué es la digitalización de documentos?
La digitalización de documentos es el proceso de transformar los archivos en papel, en documentos digitales, lo que posibilita su gestión en un entorno virtual. Algo tan simple como enviar un documento físico por correo electrónico sería imposible si este no pasa primero por un proceso de digitalización.
De manera que digitalizar documentos es convertir un archivo en formato físico en un archivo con soporte digital. Al migrar los documentos impresos a formato digital se facilita el acceso a este material y, por tanto, a la información que contiene, así como también se dinamiza su distribución, lo que agiliza el trabajo diario en las empresas.
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¿Cómo se realiza el proceso de digitalización de documentos?
Podríamos decir que el proceso de digitalización de documentos consta de 4 pasos esenciales:
- Reunir los archivos. La primera tarea es evaluar los documentos existentes en la empresa y reunirlos para su posterior clasificación.
- Clasificar los archivos. Una vez que has recopilado la documentación en papel es importante organizarla según el uso que se le da y su relevancia. Además, se pueden utilizar otros criterios como la fecha de creación.
- Digitalizar archivos. En este punto comienza la digitalización propiamente dicha. Esto se realiza utilizando una herramienta como el escáner de documentos.
- Organizar documentos digitales. Ahora que los archivos en papel pasaron a ser documentos digitales, se deben definir los criterios clave para organizarlos en el entorno virtual de tu compañía y facilitar su almacenamiento y accesibilidad.
Veamos en detalle dos operaciones fundamentales de este proceso, el escaneo de documentos y la organización y gestión documental.
Escaneo de documentos
¿Cómo se convierte un archivo en papel en uno digital? Aquí es donde el escáner de documentos hace su magia. Este es un software que captura una imagen digital de cualquier tipo de archivo impreso. Este proceso se realiza mediante un dispositivo que escanea ópticamente documentos físicos para transformarlos en archivos digitales.
Aunque existen muchos formatos digitales en los que se puede convertir un documento en papel, el más utilizado es el formato PDF. Otras opciones son: DOCX, TXT, JPG, XML o HTML, entre otros.
Gestión documental
Claro que la anterior es tan sólo la primera parte del trabajo. Ya que además de pasar un archivo físico al soporte electrónico, la digitalización también implica clasificar y organizar todos los documentos que migran al entorno virtual de la compañía.
En este caso, la tecnología también puede ser vital, ya que un software de gestión documental ayuda a clasificar, organizar y almacenar de forma automatizada todos los documentos.
Con este tipo de herramienta puedes:
- Crear un sistema de archivo adecuado a las necesidades de tu empresa.
- Organizar y almacenar los documentos en una única plataforma para centralizar la información.
- Controlar y gestionar el acceso a los documentos para garantizar la seguridad de los datos.
- Solicitar firmas electrónicas para darle validez legal a la documentación digital.
- Crear flujos de trabajo automatizados e implementar acciones masivas para la gestión de documentos y ahorrar tiempo.
- Robustecer la seguridad de los archivos al almacenarlos en la nube y mantenerlos siempre a resguardo con un sistema de encriptación.
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¿Por qué es importante la digitalización de documentos para las empresas?
Digitalizar documentos es una gestión clave porque colabora en la transformación digital de las organizaciones. Hay buenas razones para invertir tiempo y recursos en este proceso. Algunas de las principales son:
Eficiencia operativa
La digitalización de archivos permite un acceso más rápido y fácil a los documentos, lo que agiliza los procesos internos de la compañía. Gracias a ello, los empleados pueden encontrar, compartir y gestionar la documentación de forma online, sin necesidad de buscar entre archivos físicos la información. Lo que reduce el tiempo y el esfuerzo destinados a la gestión documental.
Automatización
La digitalización de documentos en papel también facilita la automatización de distintas operaciones. Por ejemplo, puedes enviar nóminas de forma masiva en cuestión de segundos o programar flujos de tareas con la documentación sin necesidad de intervención humana.
Colaboración
Los documentos digitales se pueden compartir de manera práctica y sencilla con empleados y clientes. Con tan solo un clic puedes autorizar el acceso a cualquier persona.
Además, distintos usuarios pueden editar estos archivos en tiempo real, lo que facilita la colaboración entre equipos. Esto permite una mayor agilidad y coordinación en las tareas. Sumado a ello, se puede acceder a los documentos digitales desde cualquier lugar, algo que resulta clave para promover el trabajo remoto.
Seguridad
Es posible proteger los archivos digitales con múltiples capas de seguridad, como contraseñas, sistemas de encriptación y controles de acceso. Esto permite prevenir accesos no autorizados a la documentación y mejora la seguridad de la información confidencial de empleados, proveedores y clientes. A diferencia de los documentos físicos que son vulnerables a robos, pérdidas o daños.
Cumplimiento normativo
La digitalización en las empresas facilita el cumplimiento de las normativas relacionadas con la gestión documental. Luego veremos cómo distintas leyes mexicanas obligan a las empresas a mantener registros precisos, seguros y accesibles y precisamente, la digitalización de documentos permite un control y auditoría más eficiente.
Menos uso de espacio
Tener mucha documentación en papel representa un uso del espacio físico mucho mayor en las empresas. Así, cuanto más grande es la compañía, más información y documentos se manejan y más espacio se necesita.
La digitalización de documentos soluciona esta problemática, dado que se elimina el uso del papel y toda la información se almacena en el espacio ilimitado que ofrece la nube. Así, puedes resguardar un volumen de documentos más grande, sin que esto signifique ocupar más espacio en el centro de trabajo.
¿Cómo se regula en México la digitalización de archivos?
Uno de los principales desafíos de la digitalización de documentos en las empresas es el cumplimiento normativo. Dado que muchos de los archivos en papel que se pretenden digitalizar deben ser reconocidos como legalmente válidos, al igual que las copias en papel, antes de iniciar este proceso es importante conocer qué normas regulan esta gestión.
En México hay dos normativas principales la NOM 151 y la Ley General de Protección de Datos Personales. Aunque también debemos decir que tratándose de documentación laboral la Ley Federal del Trabajo establece obligaciones sobre la conservación de documentos vinculados a empleados.
A continuación, te contamos en detalle qué determinan estas normas sobre la gestión documental.
NOM 151
La Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016 se centra en los requisitos a cumplir para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos. Esta determina que todas las empresas de México que celebren cualquier tipo de acto comercial de manera digital deben cumplir con la norma.
La NOM 151 también especifica qué tipo de documentación debe gestionarse con las reglas que impone: acuerdos, convenios, contratos o compromisos que den lugar a derechos y obligaciones.
Además, esta normativa define los requisitos necesarios para digitalizar los documentos físicos. Esto debe realizarse mediante Prestadores de Servicios de Certificación (PSC). El prestador es quien asegura que el documento digital es idéntico al original y garantiza su integridad.
Este proceso de digitalización de archivos debe dar como resultado la creación de un documento digital que funcione como la representación visual del archivo físico original.
Ley Federal de Protección de Datos Personales
Otra de las normas que regulan en cierta medida la digitalización de documentos es la Ley Federal de Proteccion de Datos Personales. En este caso, la norma se ocupa de establecer la obligación de las empresas de realizar un tratamiento adecuado de la información personal de clientes, proveedores y empleados, para resguardar su derecho a la privacidad.
Así, la ley incluye distintas responsabilidades que deben asumir las organizaciones para garantizar este fin. Teniendo como premisa el establecimiento y mantenimiento de medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas que sirvan para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o el uso no autorizado.
Al digitalizar documentos de empleados, clientes y proveedores es clave salvaguardar esta información con las herramientas adecuadas, para darle cumplimiento a lo que indica la ley.
Ley Federal del Trabajo
Otra normativa que establece reglas sobre cómo administrar la documentación en las empresas es la Ley Federal del Trabajo. En este caso, la normativa se centra en todos los documentos que se generan en una relación laboral.
Así, el artículo 804 de la LFT establecen los siguientes plazos para conservar la documentación:
- Contrato individual de trabajo. Debe conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después de la rescisión del contrato.
- Lista de raya, nómina de personal o recibo de pagos de salarios. Debe almacenarse el del último año y un año después de que se extinga la relación laboral.
- Controles de asistencia. Hay que conservarlos durante el último año y un año después de que se termine el vínculo de trabajo.
- Comprobantes de pago de participación de utilidades, vacaciones, aguinaldos, primas, aportaciones y cuotas de seguridad social. Deben conservarse durante el último año y un año después de que el empleado deje de trabajar en la empresa.
Sin embargo, para efectos fiscales y de seguridad social la documentación vinculada a los empleados debe conservarse durante 5 años. Por eso es clave llevar un control adecuado de los documentos laborales en las organizaciones, así como garantizar su correcta conservación a través de los años.
Otra razón más para digitalizar los archivos en papel, ya que de este modo ahorras espacio físico en la empresa y puedes aumentar la seguridad de esta documentación al almacenarla en la nube.
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Entre otras cosas, la herramienta te permite crear carpetas personalizadas para cada tipo de documento y mantener todo organizado, notificar a tus empleados sobre los nuevos archivos que se añaden a cada carpeta e incluso cargar la documentación en cuestión de segundos con funciones de carga masiva.
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