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NOM 151 en México, conservación de datos y digitalización de tu empresa

Nom 151

¿Qué es la NOM 151 y por qué es tan importante para la digitalización de tu negocio? Te damos los detalles en este artículo. 

En los últimos dos años la digitalización se aceleró en muchas compañías. Prueba de ello es lo que ocurrió en México, donde, según datos de la consultora KPMG, el 80% de las empresas comenzaron a digitalizar sus procesos

En este sentido, recursos como la Norma Oficial Mexicana NOM 151 cobran mayor relevancia. En tanto, especifica los requisitos a seguir para la conservación de datos y la digitalización de documentos en las organizaciones. 

¿Qué es la NOM 151?

La transformación digital ha llevado a México a legislar sobre los documentos y las firmas digitales. Así es como desde 2017 está vigente la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, más conocida como NOM 151. Esta se centra en los requisitos que deben cumplirse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos.

Sin embargo, para muchas empresas todavía puede resultar confuso entender qué es la NOM 151. Por eso vamos a comenzar por el principio. 

¿Qué son las Normas Oficiales Mexicanas? Son regulaciones técnicas de carácter obligatorio, expedidas por las dependencias competentes. Estas establecen pautas operativas para los diferentes procesos productivos que se llevan a cabo en el país.

El objetivo de estas normas es garantizar que los productos, procesos y servicios cumplan con los requisitos mínimos de información, seguridad y calidad. En este sentido, la NOM 151 de firma electrónica es un estándar que ayuda a garantizar la veracidad y seguridad de los documentos digitales

Esto ocurre gracias al servicio de conservación de la NOM 151 que determina las pautas adecuadas para conservar los documentos digitales y así garantizar su integridad.

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Para poder tener garantías de la seguridad de los documentos, los Prestadores de Servicios de Certificación (PSC) son los terceros autorizados por el Ministerio de Economía para participar en el proceso de firma electrónica, emitiendo un Certificado de Conservación. 

Estos certificados avalan que el documento digital ha sido almacenado y conservado de manera adecuada por parte de las empresas. Lo que aplica tanto al documento que se generó originalmente de manera electrónica, como al documento impreso que fue digitalizado. 

👉​ Conoce a fondo: ¿Qué son las Normas Oficiales Mexicanas y cuáles aplican a tu empresa?

¿Dónde aplica la NOM 151?

Otra de las dudas frecuentes para las organizaciones es dónde aplica la NOM 151 ¿para qué tipo de procesos o en qué clase de documentos se debe implementar?

En concreto, todas las empresas de México que celebren cualquier tipo de acto comercial de manera digital deben cumplir los requisitos de la Norma Oficial Mexicana NOM 151.

Así, la NOM 151 se debe aplicar en toda organización que lleve a cabo la conservación de mensajes de datos que sean utilizados en transacciones comerciales relacionadas con sus negocios.

Los mensajes de datos, de acuerdo con el Código de Comercio mexicano, es toda información que se genera, envía, recibe o almacena por medios electrónicos.

Por otro lado, con respecto a los tipos de documentos que deben ser gestionados con la NOM 151, lo que especifica la norma es que aplica a toda documentación relacionada a: acuerdos, convenios, contratos o compromisos que den lugar a derechos y obligaciones

¿Cuál es el objetivo de la NOM 151? 

La NOM 151 fue emitida por la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial, de ahí que una de las normativas que le son aplicables es el Código de Comercio. Este contiene disposiciones que obligan a las empresas a llevar y mantener un sistema adecuado que permita emitir y almacenar comprobantes originales de sus operaciones y conservar documentación relacionada con sus negocios.

Estos documentos pueden ser tanto físicos como digitales. En este punto, el objetivo de la NOM 151 es:

  • Establecer las características que deben tener los comprobantes cuando se originan de manera electrónica y son firmados digitalmente.
  • Definir los elementos necesarios para digitalizar los documentos físicos. Entendiendo a la digitalización como la migración de documentos impresos a mensajes de datos. 

De esta forma, el principal objetivo de la NOM 151 es determinar las reglas de conservación de los documentos digitales en las empresas para garantizar su integridad y validez

¿Por qué es importante esto para las organizaciones? Porque el Código de Comercio permite que las compañías utilicen medios electrónicos para emitir, almacenar y firmar comprobantes, contratos y otros documentos, siempre y cuando esto se dé en el marco de cumplimiento de la NOM 151. 

De lo contrario, esa documentación carecería de validez jurídica y, en caso de conflicto legal, no serviría de aval. 

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¿Cuáles son los elementos de la NOM 151?

Para garantizar la aplicación de este estándar, hay dos elementos que se deben tener en cuenta: 

  • Constancias de conservación de mensajes de datos.
  • Sellos digitales de tiempo

Estos elementos de la NOM 151 son emitidos por los Prestadores de Servicios de Certificación. 

Veamos en qué consiste cada uno y por qué son importantes. 

Constancias de conservación de mensajes de datos

Las constancias de conservación de mensajes de datos son uno de los elementos de la NOM 151. Estas permiten a las empresas demostrar que los documentos electrónicos son almacenados con un método confiable. De este modo, esa documentación consigue valor jurídico. 

Ahora bien ¿qué son estas constancias? Son documentos digitales que sirven para acreditar que la información electrónica de un documento determinado se conservó íntegra y sin cambios desde su creación

Al obtener esta constancia puedes validar que la información electrónica de tus procesos y operaciones no ha sido alterada o modificada en el tiempo. De esta forma, la constancia de conservación de mensajes de datos es un elemento clave para garantizar el cumplimiento de la NOM 151. 

Es importante aclarar que la constancia de conservación se genera una única vez por documento. Por otro lado, cualquier alteración que un usuario quisiera hacer sobre ese documento se vería reflejada en la constancia.

Sellos digitales de tiempo

Por su parte, los sellos digitales de tiempo, conocidos también por su nombre en inglés timestamping, son un mecanismo en línea que ayuda a las empresas a demostrar que cierta información ha sido creada a una hora y fecha específica.

Se trata de una solución que permite conocer la fecha y hora exacta de una operación electrónica. Es decir, desde el movimiento o consulta, hasta la modificación de información dentro de un sistema informático. Así, es posible la rastreabilidad y validación de la integridad del documento. 

Por ejemplo, imaginemos que en tu empresa debes firmar un contrato de confidencialidad con varios miembros de tu equipo. Para ello, utilizarás la firma electrónica como herramienta. 

Dado que quieres que este documento tenga validez legal, aplicarás el sello de tiempo para cada una de las firmas. Así, si tus colaboradores firman el documento en distintos momentos, para cada uno de ellos se generará un sello digital de tiempo. 

De esta manera, el sello de tiempo te permite ir generando evidencia de las modificaciones que haya sufrido el documento a lo largo del tiempo.

👉 Conoce cómo implementar la firma electrónica en tu empresa

La importancia de los elementos de la NOM 151

Los dos elementos de la NOM 151 que mencionamos antes son los principales mecanismos legales y técnicos para demostrar que un documento reúne las siguientes características: 

  • Real. Tanto la constancia como el sello de tiempo se constituyen como la prueba de la existencia del documento. Al contar con estos elementos se garantiza que el mensaje de datos existe y tiene validez jurídica. 
  • Integridad. Este es uno de los puntos más sensibles en relación a la gestión documental en línea, ya que la tecnología permite acceder a numerosas herramientas para editar o modificar documentos. Sin embargo, tratándose de documentación que ha sido firmada y tiene validez legal, es importante contar con mecanismos para protegerla y de este modo evitar su modificación. La constancia y el sello de tiempo garantizan la integridad del documento que se firma. 
  • Autenticidad. Estos elementos también aseguran que el documento es el original y que se encuentra en las mismas condiciones en las que fue creado, sin ninguna alteración.

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¿Para qué sirve la NOM 151? 

Podríamos decir que la principal utilidad de la NOM 151 es garantizar que los documentos con firma digital no se pueden alterar, son válidos para la ley y, con ello, resulten confiables en cualquier transacción

Esto es lo que toda empresa quiere al momento de celebrar contratos comerciales con otra compañía. Al mismo tiempo, para generar mayor confianza frente a otras firmas y proveedores, es importante tener el aval que brinda la NOM 151.

Esto también se traslada al interior de la propia organización, donde la firma de contratos laborales por nuevas incorporaciones, liquidaciones por despido e indemnización e incluso nóminas hoy se realizan de manera electrónica. Poder darles validez jurídica a esos documentos es clave para proteger a la empresa de posibles conflictos a futuro.  

Debemos tener en cuenta que para que un documento que se firme digitalmente tenga validez legal esta firma debe estar acompañada de un certificado digital (constancia o sello).

Recordemos que el Prestador de Servicios de Certificación es el ente que facilita estos certificados. Estos garantizan la identidad del firmante, la integridad del documento y el momento preciso en que fue creado.  Sin ello, es imposible darle validez jurídica a ese documento. 

Así, la NOM 181 puede servir para:

  • Garantizar el almacenamiento de documentos originales vinculados a transacciones comerciales.
  • Asegurar la conservación de la integridad de esa documentación. Es decir, que la información incluida en esos documentos no se alteró después de su firma y almacenamiento. 
  • Proveer datos precisos como la fecha y hora de la firma de un documento electrónico. Sumado a otros tipos de autenticaciones. 
  • Asegurar para cada documento que haya sido firmado de manera electrónica su propio algoritmo de autenticación.

¿Qué dice la NOM 151 sobre la digitalización de documentos físicos?

Hasta aquí hemos explicado en detalle cómo garantizar la conservación de mensajes de datos de manera segura, procurando salvaguardar su integridad para que tenga validez legal. Sin embargo, el otro punto que también regula la NOM 151 es la digitalización de documentos.

En este sentido, la norma establece cuál es la manera adecuada de digitalizar un documento físico. Teniendo en cuenta que es un proceso extra, en comparación con el tratamiento que recibe un documento que nace originalmente de forma electrónica.

Entonces, la digitalización de documentos físicos en los términos de la NOM 151 debe realizarse mediante un PSC. El prestador de este servicio se asegurará de que el documento digital es idéntico al original. También se ocupará de garantizar su integridad.

Este proceso debe dar como resultado la creación de un mensaje de datos que funcione como la representación visual del documento físico original.

Para ello algunas características que debe tener son:

  • El formato del documento tiene que ser visible en un software actual.
  • Cada nuevo documento electrónico tiene que ser fiel al documento en soporte físico. Esto implica respetar el aspecto de origen en tamaño y proporción. De esta forma, el formato en el que se digitalice debe parecerse lo más posible a su original.

El mensaje de datos que resulte del proceso de digitalización debe incluir certificados digitales colocados por el PSC. Estos deben acreditar que el nuevo documento es una copia fiel del original y que no fue alterado durante su transformación a digital.

¿Cuáles son las ventajas de la digitalización de tu empresa?

Antes que nada, es importante aclarar que digitalizar una empresa no es simplemente invertir en dispositivos y automatizar algunas actividades. Se trata, sobre todo, de un cambio de mentalidad. Por ello, todo empieza por la cultura de la organización. 

En este sentido, sería más apropiado hablar de transformación digital, entendiendo que la digitalización es un proceso constante. Si la tecnología cambia y evoluciona continuamente, ser una empresa digital implica asumir ese desafío y posicionar la innovación como uno de los pilares de la empresa. 

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Dicho esto, veamos qué puede aportar la digitalización a tu compañía:

Mejor rendimiento y productividad

La digitalización permite que toda la información de la empresa esté disponible en tiempo real. Así, el equipo puede acceder a ella en el momento en que lo necesite y desde el dispositivo más conveniente. 

Esto ayuda a tus colaboradores a encontrar mucho más rápido lo que necesitan para realizar sus tareas. De este modo, pueden resolver sus tareas de manera más ágil, aumentando su rendimiento y productividad

Al mismo tiempo, esto facilita el día a día de tu personal, lo que contribuye a mejorar el clima laboral. 

En Recursos Humanos la digitalización puede ayudar a agilizar muchos procesos donde se maneja un alto volumen de documentos. El equipo de talento solo necesitará acceder a un único software y ahí encontrará todo lo que necesita para ejecutar, por ejemplo, el proceso de reclutamiento y selección para un nuevo puesto.  

Ahorro de costos y tiempo 

Los documentos en formato digital almacenados en un software en la nube también te permiten optimizar tus gastos. Piénsalo de esta forma: al digitalizar la documentación en tu empresa necesitas menos espacio de oficina, menos carpetas, menos papel y, por supuesto, menos recursos para administrar estos documentos físicamente. 

No solo eso, con la digitalización evitas tareas como imprimir, clasificar y archivar documentos. Estas actividades suelen implicar muchas horas de trabajo para tu personal. En lugar de ello, puedes reemplazar todo ese tiempo por unos pocos clics frente al ordenador. 

Y como sabes, el tiempo es dinero. Si reduces la carga de trabajo operativa de tus colaboradores, estos podrán dedicarse a tareas más rentables para el negocio. 

Mayor seguridad 

Sin duda, la NOM 151 es muy útil para garantizar la seguridad de la documentación en las empresas mexicanas. Pero para llegar a este punto, primero debes hacer de la digitalización una práctica cotidiana en tu organización.

Con ello, obtienes uno de los beneficios más destacados: mantener los datos de tu compañía seguros. Esto gracias a la implementación de recursos como los que ofrece la NOM 151, pero no se restringe a ello. 

Además, los documentos físicos generan diversos problemas, vinculados, sobre todo, a errores humanos que se podrían evitar. Por ejemplo, el extravío de documentos o su deterioro por el paso del tiempo. 

Digitalizar la gestión documental es una forma de garantizar que la información de tu empresa siempre esté respaldada y disponible de forma online.   

Cómo usar la digitalización y comunicación a tu favor

En este video charlamos con Gabriela Esnaurrizar, Sales Trainer para LATAM y US en Factorial. Ella, trabaja de la mano con equipos remotos y compartió técnicas de coaching y comunicación en un panorama de trabajo remoto. Mira el video completo aquí.

Digitaliza tus Recursos Humanos con Factorial 

La NOM 151 te brinda un marco de seguridad para cualquier operación electrónica vinculada a los procesos de tu empresa. Asimismo, gracias a esta norma, puedes acceder a recursos útiles que garanticen la confidencialidad de la información de tu organización. Lo que aplica también a los datos de las partes involucradas en la firma de cada documento.  

Y, sin dudas, puedes resguardar la información de tu compañía. Al tiempo que agilizas el cierre de acuerdos gracias al uso de la firma digital. 

Con el software de RR.HH. de Factorial puedes acceder a todas estas ventajas, dado que te acompaña en la digitalización del área de talento en tu empresa. 

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