Las personas son el activo más impotante en las empresas. En este sentido, la creación de equipos con los perfiles adecuados es indispensable. Para lograrlo, el área de Recursos Humanos tiene la importante tarea de reclutar al mejor talento disponible. Dentro de esta tarea, una actividad clave es realizar una correcta descripción de puestos.
Esta no es una actividad sencilla. De hecho, suele demandar muchas horas en los departamentos de RH debido a todos los detalles que se deben considerar al crear una descripción de puestos de trabajo.
Teniendo en cuenta cómo influye esta práctica en el éxito de la organización, es fundamental aprender a llevarla a cabo de la mejor manera. Por esta razón, hoy te contaremos todo lo que necesitas saber sobre la descripción de puestos de una empresa.
Tabla de contenidos
¿Qué es la descripción de puestos?
La descripción de puestos es un documento desarrollado por Recursos Humanos que define de forma clara y detallada las responsabilidades, funciones, requisitos y objetivos que un perfil debe cumplir dentro de una empresa. En otras palabras, responde a las preguntas “¿qué hace esta persona y qué se espera de ella?”.
Este documento busca transmitir a los posibles candidatos qué hábilidades debe tener para poder postularse. También define la frecuencia y el propósito del puesto en relación a la misión y metas de la organización. Esta descripción de puestos debe quedar por escrito, o bien, si la empresautiliza un software de reclutamiento y selección, debe estar disponible.
De este modo, la descripción de puestos como tarea del área de RR.HH. consiste en enlistar las funciones y responsabilidades de este nuevo perfil dentro de la estructura organizacional de la empresa. Además es importante para poder estructurar correctamente la cultura organizacional, al incorporar talento que se alinee a los valores de la empresa.
¿Quíen es el responsable de redactar una descripción de puestos?
La descripción de un puesto de trabajo debe ser liderada por el área de Recursos Humanos. Sin embargo, es necesaria la colaboración con los líderes o managers del área de la vacante.
Por un lado, los RR. HH. aporta su conocimiento sobre la estructura organizacional y normativas que se deben seguir. Su función principal es estandarizar los formatos, con el objetivo de que estén alineados con la cultura de la empresa.
Y, por otro lado, los managers del área de la vacante deben aportar las responsabilidades del rol, tareas diarias y objetivos. Así como habilidades que se necesitan para desempeñar el rol.
Elementos que incluye una descripción de puestos
Una descripción puesto puede contener más o menos información, dependiendo la vacante y los lineamientos de la empresa. Sin embargo, estos son los elementos indispensables, de acuerdo con la SHRM (Society for Human Resource Management):
- Título del puesto
- Departamento y supervisor directo
- Resumen del cargo
- Responsabilidades y tareas principales
- Requisitos del puesto (formación, experiencia, habilidades técnicas y blandas)
- Condiciones laborales (jornada, modalidad de trabajo, lugar, etc.)
- Indicadores de éxito o métricas asociadas
¿Por qué es importante la descripción de puestos de una empresa?
Cuando la descripción de puestos en una empresa se realiza de manera correcta, los beneficios son notorios. A continuación, te contamos por qué es importante llevar a cabo esta tarea en RH.
Atraer al mejor talento
¿Cuál es el mejor talento para una organización? Precisamente, aquel que se ajusta a las necesidades y objetivos de la misma. Pero atraer a este talento no es un objetivo sencillo de alcanzar. De hecho, en los últimos años este se ha presentado como uno de los principales desafíos si de gestión de talento hablamos.
Atraer y retener a los colaboradores adecuados es clave para todo tipo de organización, pero no es fácil. En este punto es clave la descripción de puestos de trabajo. Al enlistar y definir adecuadamente las características y exigencias del cargo a cubrir, es más probable que la empresa consiga captar la atención de los candidatos apropiados para la vacante.
Guia el reclutamiento
Otra ventaja de la adecuada descripción de puestos de recursos humanos es que ayuda a orientar el proceso de reclutamiento .
¿Cómo es esto? Muy simple, este documento sirve como una guía para los profesionales de RH. La descripción les permite encauzar sus esfuerzos hacia los resultados buscados, es decir, hacia los colaboradores deseados.
Y esto puede verse reflejado, por ejemplo, en el proceso de entrevistas. Si el reclutador sabe exactamente lo que busca, entonces puede hacer las preguntas precisas para saber si ese candidato que tiene en frente es el indicado.
Informar al colaborador
Una adecuada descripción de puestos es fundamental para informar al colaborador sobre lo que se espera de su labor. Esto se constituye como otra razón para realizar descripciones informadas y precisas.
De esta forma, el empleado conocerá las expectativas de la empresa con respecto a su trabajo y entenderá también cuán importante es su función dentro de la estrategia de la organización.
Medir el desempeño del trabajador
Si no sabemos qué esperamos de un determinado puesto de trabajo, será mucho más difícil evaluar el desempeño del mismo. Antes de que el trabajador forme parte de la compañía, debemos conocer a los objetivos de ese puesto. Luego, una vez que el trabajador sea parte del equipo, podremos medir su desempeño en base a esos criterios antes definidos.
Establecer retribuciones acordes
¿Cuál es la retribución que le corresponde a un trabajador? Eso depende de las funciones que se realizan, las responsabilidades que tienen y el tiempo de trabajo que dedique en la empresa.
Como podemos ver, un criterio clave para definir el tipo de retribución que le corresponde a cada colaborador es la descripción de puestos. Al conocer las tareas y deberes de un determinado cargo en la organización, podemos establecer una compensación acorde.
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Descripción de puestos de trabajo, ¿cómo elaborarla?
No existe una única forma de elaborar este documento. Descripción de puestos ejemplo hay muchos. De hecho, pueden haber tantos como roles de trabajo existan.
No es lo mismo la descripción de puestos de un gerente general que la de un cargo junior. De la misma manera que no es igual la descripción de puestos contador o descripción de puestos de ventas . Es decir que dentro de una misma empresa podemos encontrar distintos tipos de descripciones de cargos.
Como dijimos antes, el formato de descripción de puestos debe detallar las funciones principales de un determinado cargo. También especifica cómo se llevarán a cabo las tareas y qué habilidades se necesitan para realizarlas.
En resumen, una adecuada descripción de puestos abordados, sobre todo, las posibles preguntas vinculadas a un puesto laboral. Por lo tanto, hay componentes que no pueden faltar.
Por ello, vamos a compartir la información imprescindible al redactar esta clase de documento.
Descripción de puestos formato base
- Nombre: Aquí indicaremos con precisión el título del puesto.
- Departamento: En este punto se indica el área al que pertenece el cargo a cubrir.
- Jornada laboral: Como ya hemos visto en el artículo horas extras según la ley laboral, en México hay distintos tipos de jornadas. Asimismo, estas pueden ser a tiempo completo a tiempo parcial. Todo ello debe quedar especificado en la descripción de la vacante a cubrir.
- Horario: Tras definir el tipo de jornada, resta determinar en qué horario desarrollará su actividad ese nuevo colaborador.
- Lugar de trabajo: Por lo general, en este punto se especifica la ciudad.
- Posición en el organigrama de la empresa: Aquí debemos indicar la posición del cargo en la estructura interna de la empresa.
- Relación con otros departamentos: Lo que detallaremos aquí es cómo se vincula el puesto con el resto de las áreas de la empresa. También definiremos en este punto la frecuencia de esa relación. Para indicar todo esto es fundamental conocer el organigrama de la empresa.
- Supervisor directo y subordinados: ¿A quién respondió el cargo y de quiénes es responsable? Es lo que debemos responder aquí.
- Propósito: Detallar la misión y los objetivos de la posición.
- Funciones y responsabilidades: Este es un punto clave, porque se trata de enlistar todas las tareas y deberes del cargo.
- Experiencia profesional previa: Sirve para definir la trayectoria profesional con la que debe contar el candidato ideal.
- Competencias laborales y habilidades: En este caso, se puntualizan las aptitudes, habilidades y cualidades personales que debe poseer la persona que resultó seleccionada para el puesto.
- Formación: Lo que se debe especificar aquí es el nivel educativo requerido para la vacante y el tipo de formación.
- Rango salarial: En función de todos los datos anteriores, podremos tener una mayor precisión acerca del salario correspondiente al puesto.
📥 Descarga aquí un formato gratuito de descripción de puestos de trabajo
Aquí tienes un ejemplo de descripción de puestos
Tomando como base el formato gratuito, vamos a crear una descripción de puesto para un ejecutivo de ventas.
| Nombre | Técnico de selección. |
| Departamento | Recursos Humanos. |
| Jornada laboral | Diurna, completa. |
| Horario | Lunes a viernes de 9 a 17. |
| Lugar de trabajo | Ciudad de México. |
| Relación con otros departamentos | Colaboración directa con todos los responsables de las diferentes áreas que requieran cubrir un puesto. |
| Supervisor directo y subordinados | Responde a la supervisión del Director de RR.HH. No tiene personas a cargo. |
| Propósito | Atraer, reclutar y seleccionar a los candidatos adecuados para cubrir las necesidades de personal de la organización. |
| Funciones y responsabilidades | -Llevar a cabo el proceso de reclutamiento y selección de personal.
-Elaborar los informes de los candidatos. -Realizar el abordaje de Los Nuevos Colaboradores. -Mantener actualizada la base de datos de perfiles profesionales. |
| Experiencia profesional previa | 3 años de experiencia en el puesto. |
| Competencias y habilidades | Capacidad de análisis y planificación. Buena comunicación. Trabajo en equipo. Flexibilidad. Adaptación al cambio. Orientación al cliente. |
| Formación | Titulación universitaria Superior en Psicología laboral. Conocimientos en psicología de las organizaciones, legislación laboral y gestión de recursos humanos. |
| Rango salarial | $ 27.000 pesos. |
Esperamos que este ejemplo te ayude a tener una idea más precisa de cómo crear este documento en tu empresa.
5 errores que debes evitar al redactar una descripción
Si no se lleva a cabo una correcta redacción puede provocar malos entendidos. Ya que va a transmitir confusión a los posibles candidatos. El 72% de los managers afirma que recibir currículums de candidatos no calificados es uno de los principales problemas derivados de descripciones de puesto mal redactadas, de acuerdo con Indeed.
Estos son 5 errores que debes evitar:
- Ser demasiado genérico
- No reflejar las responsabilidades reales
- Usar lenguaje sexista o excluyente
- Omitir habilidades impresendibles
- No incluir contexto sobre el equipo
Ahora que sabes lo necesario sobre la descripción de puestos ¿quieres agilizar el proceso y hacerlo más efectivo? Con un software de reclutamiento puedes conseguirlo. Dedica el tiempo a lo que aporta verdadero valor a tu organización.
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