Como seres humanos, es inherente el deseo de mejorar de manera constante y establecer nuevos récords personales. Sin embargo, cuando se trata de la gestión del tiempo en el trabajo, muchos enfrentamos obstáculos. Incluso los ejecutivos más exitosos pueden caer en la trampa de una mala administración del tiempo.
Independientemente de cuál sea nuestro cargo o título laboral, aquí te presentamos algunas de las técnicas de gestión del tiempo más efectivas.
Tabla de contenidos
¿Qué es la gestión del tiempo en el trabajo y cómo podemos mejorarla?
En su forma más básica, la gestión del tiempo se refiere a cómo utilizamos nuestro tiempo de manera efectiva.
Nuestra productividad está determinada por qué y cuánto logramos en un momento dado. Lo que somos capaces de alcanzar en un día determina el ritmo al que nuestros proyectos avanzan. Cuantas más distracciones y tareas que consumen mucho tiempo tengamos, menos progreso real lograremos.
Un estudio realizado en el Reino Unido, reveló que los trabajadores promedio solo eran productivos durante menos de tres horas al día. Esto se traduce en menos de 15 horas de productividad en una semana laboral estándar de 40 horas. Para trabajar de manera más eficiente, es necesario aprender a aprovechar al máximo nuestro tiempo.
A continuación, presentamos algunos de nuestros consejos más probados en la gestión del tiempo para maximizar la productividad. Muchos de ellos pueden implementarse de inmediato.
Enfócate en la gestión de tu atención, no solo de tu tiempo
Es común querer planificar cada minuto del día con una lista interminable de tareas pendientes. Sin embargo, resulta mucho más difícil prever el momento ideal para concentrarse en una compleja hoja de cálculo o redactar una presentación.
En lugar de gestionar únicamente tu tiempo, es fundamental administrar tu atención. ¿Cuándo te sientes más creativo o enérgico? ¿Cuándo podría ser beneficioso tomar un descanso breve para actividades sin importancia?
⏰ Dedica unos minutos al comienzo de cada día para planificar tus tareas prioritarias.
⏰ Asigna bloques de tiempo específicos para sumergirte en un proyecto, intercambiar ideas con tu equipo o controlar las notificaciones de tu teléfono.
⏰ Cuando tienes un plan establecido, resulta más sencillo ignorar las distracciones y concentrarte en la tarea en cuestión.
Realiza un informe diario
Al finalizar cada día, dedica unos minutos a evaluar cómo te fue. ¿Lograste completar todas las tareas de tu lista? ¿Experimentaste hambre o somnolencia durante la tarde? ¿Asignaste el tiempo adecuado para cada tarea?
Al revisar y evaluar cómo te fue, podrás planificar de manera más efectiva el día siguiente. Quizás necesites asignar más tiempo para trabajar en informes, programar una breve caminata por la tarde para despejar tu mente o tomar notas para identificar patrones y realizar ajustes necesarios.
Establece prioridades en tus tareas
Cuando elaboramos nuestras listas de tareas pendientes, solemos tener buenas intenciones. Sin embargo, inevitablemente surge una tarea “urgente”.
Nuestro consejo: comienza por abordar las tareas más difíciles o tediosas. De lo contrario, acabarás empleando todo tu tiempo en tareas más pequeñas para evitarlas.
Aprende a delegar
¿Eres alguien que siempre dice “sí”? ¿La gente te pide constantemente que los ayudes en nuevos proyectos, revises presentaciones o asistas a entrevistas con candidatos?
La mayoría de los trabajadores diligentes desean demostrar dedicación y una actitud de equipo. Sin embargo, esto no siempre es lo mejor ni para tu tiempo ni para la empresa en general.
Si una tarea aprovecha al máximo tus talentos, ¡adelante y acepta! Pero si se trata de una distracción o no encaja con tus habilidades, sugiere a alguien más adecuado para realizarla.
Actualiza tu lista de tareas
Reorienta tus listas de tareas hacia los resultados en lugar de las tareas individuales. Es probable que completar un proyecto en un solo día no sea factible. En su lugar, incluye estos proyectos en tus listas semanales o mensuales.
Identifica cuál es la tarea más importante para el día de hoy y elige un elemento de ese proyecto principal para avanzar en él.
Utiliza las aplicaciones de manera efectiva
La avalancha de opciones de aplicaciones es real. Identifica las que te roban más tiempo y concéntrate en aquellas que te ayuden a resolver esos problemas.
Reduce la cantidad de reuniones programadas
Sí, las reuniones son necesarias, pero deben ser significativas. Establece límites de tiempo para las conversaciones informales y ve directo al trabajo.
Crea una agenda con tiempos asignados para cada tema. Si no tienes una agenda clara o un resultado definido, tal vez esa reunión no sea necesaria.
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Fomenta la colaboración
Según un artículo de McKinsey en 2020, se estima que las herramientas de colaboración pueden aumentar la productividad hasta en un 30%.
Aprovecha las numerosas aplicaciones de productividad y colaboración que se pueden integrar directamente en tus flujos de trabajo actuales.
Por qué es importante la optimización de la productividad a través de la gestión del tiempo
La optimización de la productividad a través de la gestión del tiempo en el trabajo es de vital importancia por varias razones:
🟢Eficiencia
La gestión efectiva del tiempo permite maximizar la eficiencia en el trabajo. Al organizar y priorizar las tareas de manera adecuada, se evita el desperdicio de tiempo en actividades poco importantes o distracciones.
Esto conduce a una mayor productividad y permite completar más tareas en menos tiempo.
🟢Cumplimiento de plazos
La gestión del tiempo ayuda a mantenerse en el camino y cumplir con los plazos establecidos.
Al asignar tiempo adecuado a cada tarea y establecer fechas límite realistas, se reduce el estrés de última hora y se mejora la capacidad para entregar proyectos o trabajos a tiempo.
🟢Reducción del estrés
Una mala gestión del tiempo puede generar estrés y ansiedad, ya que se pueden acumular tareas pendientes y sentir la presión de no poder cumplir con todo.
Al optimizar la productividad a través de la gestión del tiempo, se reduce el estrés al tener un enfoque más organizado y estructurado para abordar las responsabilidades laborales.
🟢Mejora de la calidad del trabajo
Al disponer de suficiente tiempo para cada tarea, se brinda la oportunidad de enfocarse y dedicar la atención necesaria para realizar un trabajo de mayor calidad.
La gestión del tiempo permite evitar la prisa y los errores ocasionados por la falta de tiempo, lo que se traduce en resultados más satisfactorios y profesionales.
🟢Equilibrio trabajo-vida personal
La gestión eficiente del tiempo en el trabajo también permite crear un equilibrio adecuado entre las responsabilidades laborales y la vida personal.
Al optimizar la productividad, se puede lograr realizar las tareas laborales de manera efectiva, lo que proporciona más tiempo libre para disfrutar de actividades personales, hobbies y tiempo con la familia y amigos.
Las herramientas correctas pueden ayudarte a optimizar la gestión del tiempo en el trabajo
Factorial te ayuda a optimizar la productividad al proporcionar herramientas y funcionalidades que permiten una gestión del tiempo en el trabajo eficiente a través de objetivos claros y el desempeño de tus colaboradores.
Con la metodología de OKR, puedes medir los objetivos de la empresa y de cada colaborador, asegurando que todos estén alineados y trabajando hacia un mismo rumbo. Además, puedes crear distintos tipos de objetivos, adaptados a las necesidades de la empresa y de cada individuo, ya sean cualitativos o cuantitativos.
