Cada vez más empresas, desde startups hasta grandes corporativos, reconocen la importancia de contar con informes de Recursos Humanos claros, automatizados y alineados con sus objetivos.
En el contexto en el que vivimos actualmente, los datos se han convertido en parte esencial para competir en cualquier industria. Estos reportes ya no son un “extra”, ahora son una herramienta estratégica que permite comprender lo que realmente ocurre dentro de una empresa.
Los reportes de RR. HH. permiten detectar a tiempo problemas de rotación, desmotivación o ausentismo. Pero también muestran oportunidades para mejorar la experiencia del empleado, optimizar recursos y procesos, así como construir equipos sólidos. Y esto es especialmente valioso para las pequeñas y medianas empresas, que muchas veces no cuentan con grandes áreas de análisis, pero sí necesitan tomar decisiones rápidas y acertadas basadas en información real, no en suposiciones.
En este artículo te contamos qué son los informes de Recursos Humanos, qué tipos existen y cómo pueden ayudarte. ¡Lee hasta el final!
¿Qué son los informes de Recursos Humanos?
Los informes de Recursos Humanos son documentos que recopilan, organizan y analizan datos clave sobre la gestión del personal en una empresa. Su principal función es convertir la información del día a día, como contrataciones, rotación o ausencias, en métricas útiles para tomar decisiones estratégicas.
Estos informes ofrecen una visión clara y actualizada de lo que ocurre dentro del equipo de trabajo, permitiendo alinear las políticas del área de RR.HH. con los objetivos del negocio.
De acuerdo con PwC, la analítica de Recursos Humanos permite:
- Diferenciar hechos de suposiciones, obteniendo una visión completa y oportuna.
- Comprender qué está funcionando y qué necesita mejora.
- Equipar a los gerentes con información valiosa, permitiendo que RR.HH. contribuya activamente a los resultados financieros.
Algunos aspectos que suelen incluir los informes de RR.HH.
- Tasa de rotación del personal: cuántos empleados han salido de la empresa en un periodo determinado.
- Nivel de ausentismo: cantidad de faltas laborales justificadas o injustificadas.
- Distribución por edad, género o antigüedad: ayuda a identificar la diversidad del equipo.
- Análisis de compensaciones: compara sueldos internos y externos para garantizar una retribución competitiva.
- Indicadores de desempeño: métricas asociadas a productividad, cumplimiento de objetivos o evaluaciones 360°.
- Datos de contratación y onboarding: seguimiento del proceso de selección y adaptación de nuevos colaboradores.
¿Para qué sirven?
Específicamente para cuatro cosas:
- Detectar áreas de mejora dentro del equipo y anticipar posibles riesgos.
- Evaluar el impacto de las políticas internas (como beneficios, formación o clima laboral).
- Tomar decisiones basadas en datos reales, no en percepciones.
- Respaldar propuestas del área de Recursos Humanos ante la dirección o gerencia.
6 tipos de informes y analíticas de Recursos Humanos
Existen diversos tipos de informes y analítica de Recursos Humanos que son de gran utilidad para el desarrollo y buen funcionamiento de este departamento.
Aquí te presentamos algunos ejemplos de informes y KPI’s de RR.HH. interesantes para tu empresa:
Informes de edad
Los informes de edad muestran la distribución de los diferentes grupos de edades dentro de tu empresa. Son especialmente útiles para conocer la media de edad de la empresa y entender la situación y necesidades de la plantilla. Con base en este dato es posible entender qué perfil de empleado tiene la empresa y tomar decisiones. Como el tipo de beneficio que se puede ofrecer a cada grupo de trabajadores: transporte, seguro médico o incluso planes de pensiones.
Informes de sueldos
El informe de sueldos permite saber si tu empresa está ofreciendo una compensación competitiva que se corresponde con el sueldo de mercado para cada posición. Igual que en el informe de edad, puedes obtener una media que te ayudará a conocer el sueldo medio de tu equipo.
Esta cifra te ayudará a identificar vías de optimización del sueldo medio de la empresa como podría ser:
- Ofrecer un beneficio para mejorar el sueldo del empleado
- Reducir la tasa de rotación de personal,
- Implementar planes de retribución flexible en la empresa para optimizar el sueldo medio
- Poder comparar lo que tu empresa paga en función a lo que se paga de media en otras empresas.
Otro dato importante dentro de los informes de recursos humanos es conocer el rango salarial de cada departamento o incluso en función del género legal del empleado.
Informes de plantilla
Para empresas en fase de crecimiento es importante ver la tasa de crecimiento durante los últimos meses. Cuando la tasa de crecimiento es elevada, puede que tu equipo necesite un poco de ayuda para facilitar el onboarding de nuevos colaboradores o incluso para entablar contacto y conocer al resto de compañeros.
Las actividades de team building suelen ser necesarias en equipos que están contratando de forma agresiva o que en poco tiempo han crecido mucho. Algunas empresas ofrecen desayuno una vez a la semana en la oficina para promover que los empleados se conozcan. Otras también organizan actividades de grupo como Escape Rooms de empresa o afterworks.
También puedes leer Team Building: 10 ejemplos de actividades para tu empresa
Informes de antigüedad (seniority)
Sin duda, el informe de antigüedad, conocido también como informe de seniority permite hacer informes de Recursos Humanos que ayudan a conocer cuánto tiempo suele permanecer un empleado dentro de la empresa. En muchas ocasiones, la antigüedad tiene una estrecha relación con la motivación del empleado. Es habitual que con el paso del tiempo un empleado empiece a desmotivarse. Si de media un empleado permanece más de dos años en tu empresa, debes trabajar para que esto no suceda.
El coste de que un empleado que lleva tanto tiempo dentro de tu empresa se vaya es elevado, y con él no solo se va el dinero, también se va una gran parte del conocimiento y la historia de tu empresa. Se estima que la desmotivación de los empleados supone un 34% de pérdidas para la empresa. Conociendo estos datos, pueden anticiparse a esta situación y trabajar en el engagement de los trabajadores.
Informes de rotación de personal
Muy ligado al informe de recursos humanos anterior se encuentra el reporte de rotación de personal, puede darte una visión de cuántos trabajadores se fueron de la empresa en el último año. Con este dato es fácil conocer el costo mensual que supone a tu empresa la rotación de empleados.
Además de los costos típicos de gestionar la marcha de un empleado, debes tener en cuenta que se estiman unas pérdidas totales de 4 a 6 meses del sueldo del nuevo trabajador. Tiempo necesario para que el nuevo empleado se forme, controle los procesos y empiece a ser productivo en la empresa.
Informes de recursos humanos de ausencias y faltas
Los informes de ausencia y faltas pueden ayudar al departamento a entender los picos de ausencias que se producen a lo largo del año. Con esta información es posible adelantarse a posibles paros en la producción. Y evitar que un departamento quede rezagado si todo el equipo se encuentra ausente.
Otro dato interesante que aporta este informe es la tasa de ausentismo injustificado por parte de los empleados. Como seguramente sepas, las faltas y ausencias tienen un costo para la empresa. Además, es el principal síntoma de desmotivación de un empleado.
Conoce más sobre Ausentismo laboral en México: qué lo causa y cómo disminuirlo
Cómo generar informes de Recursos Humanos automáticamente
Existe una manera muy sencilla de conseguir todos estos informes y muchos más sin necesidad de pasar horas analizando datos. Si ya usas el software de Recursos Humanos de Factorial, puedes entrar en el apartado de Informes. Allí encontrarás todos estos informes avanzados listos para ser consultados. Factorial es capaz de generar todos estos informes a partir de la información introducida en el software.
