“¿Me pueden despedir si falto al trabajo?” Es una de las dudas más frecuentes entre la población trabajadora. No siempre las ausencias de los empleados resultan en despido sin responsabilidad para el empleador. Esto se debe a que el colaborador puede presentar un justificante laboral ¿sabes de qué se trata? Te damos los detalles en este artículo.
Entender qué es un justificante laboral es clave para poder gestionar las ausencias de manera adecuada en tu empresa. Esto no solo sirve para cumplir con la normativa laboral, sino además, para organizar mejor el flujo de tareas cuando los trabajadores faltan y ello debe quedar registrado en el sistema como incidencia para contemplar en el cálculo de la nómina.
Así, podemos ver que aprender a gestionar justificantes laborales y documentación en RR.HH. es sumamente importante. Por eso, hoy vamos a explicarte todo lo que necesitas saber al respecto.
Tabla de contenidos
¿Qué es un justificante laboral?
Un justificante laboral es un documento legal que sirve para respaldar que la ausencia temporal de un empleado está debidamente justificada. Es decir, que el colaborador puede probar que tuvo motivos valederos para faltar a su empleo.
El empleado presenta el justificante, ya que debe demostrar su falta justificada al trabajo por sí mismo. Para facilitar esta gestión, Recursos Humanos puede crear plantillas para que el personal tenga un modelo o ejemplo de justificante laboral claro a seguir al momento de crear uno.
Aunque dependiendo de los motivos por los que el trabajador se ausenta de sus obligaciones laborales, puede ser que no sea necesario generar un documento explicando los motivos de la falta, sino que un certificado oficial, como el que emite un médico, puede servir como justificante laboral por su carácter probatorio. Es decir, por su capacidad para respaldar las razones de la ausencia del empleado.
Un justificante laboral es esencial para los trabajadores al justificar sus faltas, por lo que RR.HH. debe entender su tratamiento.
¿Qué tipos de justificantes laborales son válidos en el trabajo?
Como vimos antes, hay múltiples razones por las que los empleados faltan al trabajo. Sin embargo, no todas esas ausencias se pueden justificar. Para poder respaldar los motivos que dan lugar al absentismo hay varios tipos de justificantes laborales que pueden considerarse válidos en el trabajo.
Sin embargo, esto depende de cada organización en particular. Ya que la Ley Federal del Trabajo (LFT) no contempla qué casos se pueden considerar faltas justificadas y cuáles no, por lo que queda a criterio de cada compañía.
Aun así, es bastante común que las empresas definan en su Reglamento Interno del Trabajo qué situaciones justifican una inasistencia y qué tipo de justificantes se deben presentar en cada caso. Una vez aclarado esto en el reglamento, los empleados podrán apegarse a dichas reglas y entender cómo elaborar un justificante laboral en cada circunstancia.
Con este criterio claro, podemos decir que los siguientes son los justificantes laborales más comunes:
Justificante médico
Uno de los tipos de justificantes laborales más comunes es el justificante médico. Este lo suele expedir un profesional de la salud cuando el trabajador sufre una lesión o enfermedad que requiere reposo y, por tanto, le impide presentarse a trabajar.
De acuerdo con Forbes México, en el país al menos el 58% de los trabajadores faltan a su empleo por razones de salud. Por lo tanto, el justificante médico es el que más se suele presentar en las empresas.
Así, cuando los motivos de la ausencia se relacionan a la salud, el único justificante laboral que tiene validez es aquel que entrega el médico indicando la afección que tiene el trabajador y los días que debe estar en reposo. En estos casos el médico puede entregar un justificante o baja de un día, o una baja de salud por más tiempo e incluso el documento correspondiente para acreditar una incapacidad laboral.
Justificante por motivos personales
La anterior no es la única situación que genera absentismo en las empresas mexicanas. Al menos un 36% de los trabajadores del país falta a su empleo por asuntos personales. Sucede cuando situaciones personales o familiares afectan el tiempo dedicado al trabajo, requiriendo justificación adecuada.
En estos casos, lo más común es que el empleado cree una carta de ausencia laboral. En ella, debe detallar los motivos por los que debe ausentarse del trabajo. Generalmente, esto se presenta antes de faltar. Pero también pueden darse situaciones de fuerza mayor imprevistas que no le permitan al trabajador dar un aviso previo.
Además de comunicarse con la empresa lo antes posible, al regresar a sus labores, el trabajador puede crear este documento.
Justificante por luto
Hace pocos días hablamos del permiso por fallecimiento y cómo gestionarlo desde RR.HH. Así, aprendimos que en México esta prestación no está presente en la ley laboral, sino que su tratamiento queda a interpretación de cada compañía. En el caso del justificante por luto ocurre lo mismo.
Lo más natural es que un trabajador que pierde a un ser querido no se presente a trabajar. Para justificar esta falta puede bastar con comunicarse con la empresa e indicar el motivo de su ausencia o, como en el caso anterior, generar también una carta de ausencia justificando su falta por motivo de luto.
Algunas empresas requieren que los trabajadores adjunten el certificado de defunción del familiar fallecido como justificación de ausencia.
Justificante para citas médicas programadas
Otro justificante laboral muy común que se recibe en los departamentos de Recursos Humanos es aquel vinculado a las citas médicas programadas. El trabajador anticipa su ausencia, lo que facilita la planificación de tareas para cubrir sus responsabilidades durante su ausencia.
El colaborador debe crear un justificante con la fecha y duración de la cita médica para su ausencia laboral. Además, se le puede solicitar a los trabajadores que adjunten la notificación de la cita.
Lo mismo se aplica a citas judiciales o administrativas, como trámites realizados en días y horarios laborales habituales. Se pueden prever estas situaciones, por lo que es crucial fomentar en el equipo el aviso oportuno y adecuado.
¿Cómo hacer un justificante para el trabajo?
Compartiremos un ejemplo de justificante laboral para que puedas crear tu plantilla y facilitar la tarea a los trabajadores.
En principio, la información que no puede faltar en este documento es la siguiente:
- Lugar y fecha en el que se envía la carta.
- Responsable de RR.HH. a quien va dirigida.
- Fecha correspondiente a las ausencias,
- Texto detallando la justificación de estas faltas.
- Datos del trabajador.
Ahora sí, te compartimos un ejemplo de justificante laboral para que puedas compartir este modelos con tus empleados:
Ciudad de México, 21 de junio de 2023
[Nombre de la compañía]
[Nombre del responsable de RR.HH. y cargo específico]
Asunto: Justificante de ausencia laboral
Me comunico con usted para notificarle que el día 28/6/23 debo ausentarme del trabajo para acudir a una cita médica programada donde se me practicarán estudios de complejidad que requerirán varias horas de la jornada.
Debido al tipo de exámenes clínicos que me practicarán, el médico anticipó que me indicará reposo para el resto del día. Por ello, no podré presentarme a trabajar durante esa jornada.
Para justificar esta información, adjunto documento con la notificación de la cita.
Saludos cordiales,
[Datos del empleado]
¿Cómo gestionar justificantes laborales y documentación en RR.HH.?
Los justificantes laborales son tan solo uno de los tantos documentos que deben gestionar los profesionales de Recursos Humanos. Deben organizarse adecuadamente para evitar pérdida de información y mantener al equipo informado sobre cada ausencia en la empresa.
Claro que si llevas todo esto en papel o en Excel esta organización detallada que recomendamos puede tornarse muy difícil. En este punto, es cuando se vuelve una prioridad invertir en innovación tecnológica en RR.HH. para mejorar la agilidad y la eficiencia del área.
Para ello, hay dos herramientas fundamentales:
- Gestor documental. Esta herramienta es clave para que las empresas puedan contar con su propio administrador de documentos, donde todos los archivos de la compañía estén centralizados y accesibles para las personas del equipo que los necesiten. Lo mejor de ello es que al ser una solución digital los empleados podrán acceder a toda esta información desde cualquier dispositivo y, por lo tanto, desde cualquier lugar.
- Sistema de ausencias. Esta herramienta permite que los trabajadores gestionen con autonomía sus faltas. Ya no tendrán que generar cartas de ausencia en un documento, ni tampoco utilizar plantillas, solo necesitarán completar un formulario con unos pocos clics, adjuntar sus justificantes cuando sea necesario ¡y listo! podrán enviar sus solicitudes de ausencia para que RR.HH. las apruebe o rechace, igual de sencillo.
Facilitan la gestión de justificantes y documentación de RR.HH., centralizando la información de ausencias y automatizando procesos.
Automatiza la gestión de ausencias en tu empresa con Factorial
Factorial simplifica la gestión de faltas y vacaciones, asegurando la continuidad operativa en ausencia de empleados.
Con Factorial puedes crear ausencias personalizadas para que los trabajadores justifiquen fácilmente el motivo de su ausencia. También puedes indicar si estas solicitudes o notificaciones de faltas requieren o no aprobación y establecer otros parámetros, como por ejemplo, si los empleados deben adjuntar un justificante laboral de forma obligatoria.
Además, tienes la posibilidad de asignar un supervisor de ausencias para cada equipo o trabajador, de manera que cada miembro de tu empresa sabrá a quién reportarle sus faltas.
Sumado a ello, tienes la máxima visibilidad sobre las ausencias de los empleados, al acceder a un calendario para consultar con facilidad todas las faltas en la empresa, llevar un mejor control y conocer de un solo vistazo quiénes están disponibles.
Pero claro que eso no es todo. Hay mucho más por descubrir. ¿Quieres conocer en detalle todas las funcionalidades de esta herramienta?
