¿Sabías que el 22% de los trabajadores abandonan su nuevo empleo en los primeros 45 días? Esto se puede evitar si las empresas ponen en práctica un buen plan de onboarding. El primer contacto entre el futuro trabajador y la empresa es fundamental para establecer una buena relación laboral. Por ello, muchas de ellas están dejando atrás los sistemas tradicionales para adaptar a un nuevo empleado y se decantan por un plan de onboarding.
Este proceso tiene como finalidad conseguir la integración completa del trabajador a la empresa y a su nuevo puesto de trabajo. Pero el onboarding no es simplemente darle un manual con la descripción de sus funciones; es algo más que eso, porque también se pretende que el trabajador esté cómodo y satisfecho en la empresa. Sólo así evitaremos que se vayan durante las primeras semanas.
¿Sabes diseñar un plan de onboarding efectivo?
Elaborar un buen proceso de onboarding es una tarea del departamento de recursos humanos. Si trabajas en este departamento estás obligado a ayudar al nuevo trabajador a integrase de forma satisfactoria al nuevo ambiente laboral. ¿Quieres saber más sobre el tema? Sigue leyendo y conoce los 6 imprescindibles para un proceso de onboarding exitoso.
Tabla de contenidos
¿Qué es el proceso de Onboarding?
El proceso de onboarding es un plan de acciones diseñado por la empresa para que sus nuevos trabajadores se adapten eficientemente a su puesto de trabajo y a sus funciones. Con ello se pretende que el trabajador se adapte lo más rápidamente posible proporcionando un rendimiento óptimo y con alto grado de satisfacción.
Su duración puede variar entre 45 días y un año, dependiendo de las características del nuevo puesto de trabajo y de las aptitudes del nuevo trabajador.
Se trata de que el nuevo empleado sepa:
- Quiénes son sus jefes y compañeros.
- Dónde desempeñará sus funciones.
- Las responsabilidades de su trabajo.
- Los medios de trabajo que debe utilizar.
- Los hábitos de la empresa.
El proceso de Onboarding
Se entiende como onboarding (del inglés on board, embarcar) el proceso de incorporación de nuevos trabajadores en una empresa. Pero debemos tener en cuenta que este proceso empieza mucho antes de que el empleado firme su contrato. Para una incorporación de nuevo talento efectiva y duradera debemos tener presentes todas las fases del proceso de reclutamiento, empezando por la publicación de nuestra oferta de empleo.
Un proceso de onboarding exitoso dará como resultado, obviamente, un empleado feliz. Un trabajador que se siente querido y a gusto en su posición y con la empresa. Una mayor motivación y productividad, mejor clima laboral, menos absentismo y menor índice de rotación. Estas son las principales ventajas de hacer algo tan sensato como asegurarnos de que todo nuevo empleado se sienta como en casa.
No existe un solo proceso de incorporación, siempre dependerá de la empresa, cómo esté gestionada y el equipo que la componga. Pero sí existen ciertas situaciones y detalles a tener en cuenta que te ayudarán a que la primera toma de contacto con todo nuevo empleado sea todo un éxito.
4 prácticas que debes implementar en tus procesos de onboarding
📌 Análisis previo
En esta fase inicial debes de tener claro cuáles son los valores, la misión, la cultura, y la estrategia de negocio que tiene la empresa para que puedas transmitírselo a los nuevos trabajadores. También debes recoger información sobre las funciones que se desempeñan en cada puesto de trabajo, y los referentes internos y externos con los que va a tener relación directa el nuevo trabajador.
📌 Pre-onboarding
Este periodo comprende desde que el candidato seleccionado recibe la oferta hasta que finalmente es contratado. Como responsable de recursos humanos tus responsabilidades en esta etapa serán:
Recogida de documentos para el alta en la seguridad social:
Pídele al trabajador la documentación necesaria para comunicar su alta en la seguridad social; una copia de su DNI o de su permiso de trabajo si no fuera comunitario. En este último caso, ten mucho cuidado y anota su fecha de vencimiento para recordar cuando caduca, porque la empresa no puede permitirse tener un trabajador sin su permiso de trabajo, ya que de cara a una posible inspección o posibles denuncias la empresa saldría muy perjudicada.
Para hacer un buen plan de onboarding en empleados es necesario recoger todos los datos del trabajador para comunicar el inicio de la relación laboral a la seguridad social.
Antes del alta en la seguridad social, el nuevo trabajador no puede ir a la empresa en calidad de trabajador, pero sí como visitante para llevar la información que se le solicite.
Tanto si nos gestionan el alta en la seguridad social una asesoría como si lo hacemos nosotros mismos, hay que informar sobre cuál es su categoría profesional y sus funciones para determinar su grupo de cotización. Existen 10 grupos de cotizaciones, la seguridad social nos obliga a encuadrar al trabajador en uno de estos grupos. También será necesario informar qué contrato va a tener, si es indefinido o temporal, si es a jornada completa o parcial, en el caso de que fuera parcial hay que informar de la jornada y de las horas.
Comunicación con el futuro trabajador:
Para que un proceso de onboarding sea efectivo es importante mantener la comunicación constante con el futuro trabajador. A veces puede puede suceder que este candidato reciba otras ofertas y acabe aceptando otro puesto de trabajo. Aprovecha estos días para darle la bienvenida y explicar cuáles van a ser sus funciones y el tipo de contrato que se le va a hacer.
Beneficios del onboarding en empleados
El proceso de onboarding en empleados tiene beneficios tanto para la empresa como para los trabajadores, porque:
- Reduce los costes de contratación. Evitando que los trabajadores abandonen su nuevo puesto de trabajo, la empresa ahorra dinero al no tener que realizar procesos de reclutamiento y selección de personal para conseguir un nuevo candidato.
- Incrementa la retención del talento. Se reducen las posibilidades de que abandonen la empresa los trabajadores altamente cualificados para desempeñar su puesto de trabajo.
- Aumento de la productividad. Como los trabajadores están más contentos son más productivos.
- La adaptación es más rápida. Si los trabajadores reciben ayuda para integrarse en la empresa se adaptarán más rápidamente.
- Más identificación con la marca. Al fomentar más la participación del trabajador en las actividades empresariales, este se siente más involucrado en la empresa y en sus valores.
- Mejor coordinación con sus compañeros de trabajo. Como el onboarding pretende que los nuevos empleados se relacionen con sus compañeros laborales esto facilitará el trabajo en equipo.
- Mejora la imagen de la empresa. Integrar a los recién llegados con un plan de onboarding dice mucho a favor de una empresa. Porque pone de manifiesto que se preocupa por sus trabajadores desde el primer día.
Mira este video sobre cómo realizar un onboarding creativo
Ya hemos hablado sobre lo importante que es realizar un buen onboarding. En este HR Pill te damos unos consejos sobre cómo puedes implementar un onboarding creativo.
Checklist para un proceso de Onboarding exitoso
Oferta de trabajo + proceso de selección:
Organizar el proceso de reclutamiento y selección de nuevos empleados es una de las principales tareas de Recursos Humanos. Aunque no es algo nuevo para los profesionales de RH, hacer que este proceso sea atractivo y funcional puede ser un gran desafío. Por lo tanto, usar dinámicas de grupo y conocer diferentes ejemplos puede marcar la diferencia.
Este puede considerarse un pequeño previo a tener en cuenta. Como ya hemos dicho, la primera impresión que se lleve el candidato de la empresa y del puesto es fundamental. Esto ayudará a que el nuevo empleado no se sienta engañado y se marche después del primer día. Describe el puesto y responsabilidades a ocupar de manera clara y honesta. Por otro lado, trata a todos los candidatos con respeto y profesionalidad. Y mantén el contacto a medida que avance el proceso para que no se sientan olvidados.
Si necesitas ayuda con la descripción de puestos de trabajo este Formato te puede ayudar a redactar la de descripción adaptada a cada puesto de trabajo.
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Material adecuado
Mientras realizas el proceso de selección, considera qué necesitará el nuevo empleado para realizar correctamente su trabajo. ¿Dónde se sentará? ¿Hay sillas y mesas suficientes? ¿Necesita una cuenta de correo personalizada o tarjeta de acceso? ¿Se ha de comprar un ordenador, pantalla, etc.?
Agenda y punto de apoyo
La realidad es que nadie es adivino. Durante el proceso de incorporación, tus nuevos empleados deben saber exactamente dónde pueden encontrar la información que necesitan para abordar sus responsabilidades. Es por esto que los programas de mentores son componentes críticos de la incorporación de los empleados. Las nuevas contrataciones no solo conocen muy bien a al menos a una persona, sino que también saben a quién acudir si tienen alguna pregunta. No olvides darles una agenda / calendario pequeño con las cosas que deben hacer en su primera semana.
Informar al resto del equipo
Para que la nueva incorporación no se sienta como un extraño avisa al resto de la plantilla de su llegada. Puedes comunicar que posición que va a cumplir, quiénes serán sus compañeros vecinos etc. Por supuesto, si este trabajo depende de un tercero, deberás avisarle para que prepare el contrato y los documentos adecuados.
Mail y kit de bienvenida
Una vez el candidato reciba la noticia de que ha sido el seleccionado, es buena idea enviarle un mail de confirmación con información sobre la empresa, su horario, las claves para el portal del empleado y cómo se desarrollará el primer día, si ha de traer algo, se le hará un tour de la empresa, fotografías para su tarjeta de entrada… Seguramente ya habréis comentado muchos de estos puntos antes, pero nunca está de más recordarlos y dejarlos por escrito.
Si tu empresa ofrece beneficios para empleados también es buena idea que le hagas llegar toda la información para que pueda pedir los que más le interesen.
Primer día
Desde el momento en el que el empleado entra en la nueva oficina debemos asegurarnos de que se siente cómodo y a gusto. Como única persona con la que ha tenido contacto, es recomendable que estés allí a su llegada. Muéstrale dónde está cada cosa, el baño, la cocina, los cajones con post-its o botiquín de primeros auxilios. Preséntale al resto del equipo y explícale a quién debe reportar o supervisar. Puedes preparar alguna actividad conjunta con el equipo para romper el hielo o ir todos a comer juntos. Aunque también es importante evitar que se sienta agobiado y dejarle tiempo para que pueda acostumbrarse a su nuevo ambiente. Dale trabajo, pero sin que se sienta abrumado.
¡Ah! Y que no se te olvide firmar el contrato si aún no lo habéis hecho.
Pasados un par de días planea una reunión con él o ella para comentar cómo se siente. En esta reunión puedes preguntarle si todo funciona correctamente o le falta algo. Planea otra meeting tras aproximadamente un mes en la que también puede asistir su supervisor o persona de la que esté a cargo para acabar de asegurar que todo ha ido bien.
Facilita el Onboarding de tus empleados con Factorial
Cuando añadas un nuevo empleado al equipo, Factorial le enviará un correo de bienvenida informándole de todo lo que puede hacer desde su perfil. Gestionar vacaciones o incapacidades, consultar su nómina y contrato y estar al día de los eventos especiales que la empresa tenga preparados próximamente entre otros. Además, si en tu empresa has decidido ofrecer beneficios para empleados. Tras su incorporación cada nuevo trabajador recibirá un mail de información por cada uno de los beneficios que se le hayan asignado para que pueda solicitarlos y gestionarlos a su medida. Si has creado el organigrama para tu empresa también podrá consultar allí cualquier duda que tenga sobre los nombres de sus compañeros y posiciones.
Formato Descargable
Como ves, un proceso de onboarding exitoso incluye muchos detalles a tener en cuenta. Pero si los gestionas bien resultan muy provechosos para la empresa y sus trabajadores.
