Imagina un lugar en el que tu personal pueda encontrar toda la información que necesita y todas las respuestas a sus principales preguntas. Eso es lo que hace por tu equipo el portal del empleado. Una herramienta clave de Recursos Humanos que impacta en la experiencia de tus colaboradores y en la eficiencia de la compañía.
Hoy aprenderás qué es y por qué es importante el portal del empleado, cuáles son sus funciones y lo más importante: cómo saber si tu empresa requiere un portal de empleados.
Tabla de contenidos
¿Qué es el portal del empleado?
En pocas palabras, el portal del empleado es una plataforma online diseñada para mejorar la comunicación, la colaboración y la productividad dentro de las organizaciones. Actúa como un centro de información y un aliado en la gestión de los procesos internos de RR.HH.
En tanto, los empleados pueden acceder a recursos clave, como las novedades de la empresa, materiales de capacitación o de evaluaciones de desempeño, solicitudes de tiempo libre o consultar su nómina, entre otras actividades.
A medida que las empresas comenzaron a reconocer la importancia de brindar a sus empleados experiencias de mayor calidad, estos portales se volvieron cada vez más populares.
Hoy facilitan el acceso a las herramientas y recursos que los colaboradores necesitan para realizar su trabajo de manera efectiva. Por tanto, contribuyen a la productividad y eficiencia de las organizaciones.
De manera que el portal del empleado es un espacio exclusivo para que las empresas puedan establecer vías de comunicación directa con sus colaboradores. A través de una plataforma online, RR.HH. puede gestionar los procesos internos del área que involucran a los trabajadores, reunir su información en un solo lugar y darle acceso a esta a cada trabajador.
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¿Para qué sirve un portal del empleado?
El portal del empleado tiene una doble utilidad y múltiples beneficios. En principio, es el espacio personal exclusivo de cada trabajador de la empresa, lo que le permite, entre otras cosas:
- Recibir mensajes de parte de la directiva y de RR.HH.
- Revisar su nómina.
- Tramitar una baja por incapacidad laboral.
- Solicitar licencia de paternidad, incapacidad por maternidad, días libres o vacaciones.
- Acceder a toda su información personal a través de la ficha de trabajo.
En segundo lugar, para Recursos Humanos es una herramienta de gestión fundamental, ya que además de permitirle organizar de forma clara la información del personal, le sirve para tener un espacio de comunicación directa con cada uno de ellos.
Esto facilita la respuestas a las dudas frecuentes de los trabajadores, dado que allí pueden encontrar prácticamente toda su información, lo que a su vez descomprime la carga de trabajo del departamento.
Funciones del portal del empleado
Con la información que hemos compartido hasta aquí seguro ya puedes hacerte una idea de la utilidad de un portal del empleado y de sus principales funciones. Para profundizar en esto último te contamos cuáles son las 3 principales:
Funciones administrativas
Estas son las funciones típicas que se esperan de esta clase de herramientas. Todas se relacionan a la gestión administrativa de RR.HH. Así, entre otros aspectos, aquí el portal del empleado se ocupa de:
- Dinamizar el onboarding. Facilita y automatiza este proceso compartiendo toda la documentación necesaria para la nueva incorporación.
- Gestión documental. En el portal del empleado puedes cargar y actualizar toda la información de tus colaboradores, incluyendo contratos, nóminas, permisos, bajas, ficha personal y toda la documentación de cada trabajador.
- Control horario y ausencias. La herramienta también facilita el acceso a un reloj checador donde los empleados podrán reflejar sus entradas y salidas y registrar su asistencia.
- Gestión de turnos. Otra posibilidad es gestionar los turnos del personal desde el portal del empleado. ¿Cómo? Notificando a cada colaborador cuando se actualice o modifique su horario.
Funciones de intercambio y comunicación
Además de su función administrativa, como ya repasamos antes, el portal del empleado se caracteriza por facilitar la comunicación entre trabajadores y empresa. ¿Cómo lo hace? Del siguiente modo:
- Novedades y comunicaciones. ¿Necesitas notificar a tus colaboradores sobre un evento o nueva iniciativa? El portal del empleado brinda acceso de forma sencilla a todas las comunicaciones de la empresa.
- Políticas de empresa. Debido a que esta herramienta centraliza toda la información que puede ser relevante en el día a día de los trabajadores, le brinda acceso a documentos clave como las políticas de la empresa.
- Manual del empleado. De la misma manera que en el punto anterior, cada colaborador tendrá acceso desde el portal al manual del empleado, un documento esencial en el proceso de onboarding.
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Funciones de desarrollo de talento
Por supuesto, como herramienta pensada para mejorar la experiencia de los trabajadores, el portal del empleado tiene una fuerte injerencia en el desarrollo y satisfacción del talento.
- Información básica para nuevos empleados. Este portal funciona como una base de datos con todo el contenido necesario para guiar a los nuevos colaboradores durante su incorporación.
- Sistema de comentarios. El portal de empleados también puede cumplir la función de facilitar el feedback o retroalimentación al equipo. Debido a que promueve la comunicación bidireccional puede ayudar a establecer un sistema de comentarios efectivo.
- Evaluaciones de desempeño. Este portal puede darle acceso a los empleados a completar las evaluaciones de desempeño que les asigne RR.HH.
- Reconocimiento de empleados. Gracias a todo este ecosistema de comunicación efectiva que brinda la herramienta, también permite dinamizar las instancias de reconocimiento a los empleados. De manera que puede ser un espacio en donde destacar y reconocer los logros de tu equipo.
¿Por qué es importante el portal del empleado?
Empresas de todos los tamaños encontrarán razones suficientes para incorporar esta herramienta de gestión en RR.HH. Pero si tuviésemos que sintetizar en unos pocos motivos por qué es importante el portal del empleado, sin duda incluiríamos los siguientes puntos:
Acceso a información y recursos para empleados
Uno de los aportes básicos de un portal de empleados es el de reunir en un solo lugar toda la información y recursos que necesitan los trabajadores. Pero ¿de qué serviría esto si el acceso a esos datos estuviera restringido a una intranet que solo funciona en los servidores y ordenadores del centro de trabajo?
Lo mejor de un portal de empleados online es que la fuerza laboral puede acceder a todos los recursos, servicios de RR.HH. e información personal y administrativa las 24 horas del día, los 7 días de la semana, directamente desde sus dispositivos, sin importar dónde se encuentren.
Autoservicio
Según una encuesta de Paychex de 2019, el 71% del talento espera que los empleadores les proporcionen opciones de autoservicio en su labor cotidiana. Esto habla de la importancia de facilitar la autonomía del equipo para resolver cuestiones cotidianas, como la consulta de su nómina, la solicitud de días libres o permisos, por ejemplo.
Eso significa proveer herramientas de autoservicio a los trabajadores que les ayuden a encontrar respuestas a diferentes preguntas en relación a la empresa y su trabajo y también brindarle más control sobre sus datos. Eso es lo que garantiza el portal del empleado.
Reducción de la carga operativa de RR.HH.
De acuerdo con un informe reciente de Society for Human Resource Management (SHRM), el volumen de solicitudes de los empleados a Recursos Humanos va en aumento. Muchos de los cambios que experimentó el mercado laboral en los últimos tiempos son la principal causa de esta tendencia.
Esto significa que los equipos de RR.HH. están recibiendo cada vez más y más consultas de parte del personal. El problema es que responder a estas preguntas es una actividad que requiere mucho tiempo para los profesionales del área y que impide que este departamento asuma un papel más estratégico que contribuya mejor a los objetivos del negocio.
La buena noticia es que el autoservicio y automatización que facilita un portal de empleados puede ayudar a revertir esta tendencia en las empresas. Las dudas administrativas de los trabajadores se resuelven prácticamente solas, sin la intervención exclusiva de RR.HH.
Esto reduce la carga operativa del área y le brinda más tiempo al equipo de capital humano para destinarlo a mejorar los procesos vinculados al personal, la experiencia de los trabajadores y, con ello, su desempeño.
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Plataforma de comunicación bidireccional
Otra razón para contar con un portal del empleado es que funciona como una plataforma de comunicación bidireccional. Esto quiere decir que la empresa, RR.HH. y los trabajadores podrán intercambiar desde ese mismo lugar información relevante en el día a día.
Esto ayuda a establecer vías ágiles de comunicación entre la organización y los colaboradores, lo que mejora la colaboración, promueve la eficiencia en los procesos y aumenta la transparencia.
Datos centralizados y seguros
Si bien esto dependerá del portal de empleados que elijas, hoy hay opciones que te garantizan su funcionamiento en la nube. Este es el caso del portal del empleado de Factorial.
Al contar con un respaldo en la nube la información siempre queda centralizada en un mismo lugar, lo que facilita su acceso, uso y actualización, pero también queda resguardada. Algo vital para reducir la pérdida de datos valiosos o la exposición de esta información a personas externas a la empresa.
¿Cómo saber si tu empresa requiere un portal de empleado?
Sin duda, esta es una de las preguntas vitales: cómo saber si tu empresa requiere un portal de empleados. Para ayudarte a responder, te damos algunos indicios que deberías buscar en esta clase de herramienta.
- Respuestas que nunca llegan. Un indicio claro de que una empresa puede estar necesitando un portal del empleado es cuando las consultas que estos realizan nunca son respondidas o si lo hacen llegan demasiado tarde. Esto irremediablemente conduce al siguiente escenario.
- Procesos que no se completan. Los trabajadores no cumplen con sus tareas en tiempo y forma, ya sean laborales o administrativas, por lo que los procesos pierden efectividad. Pero esto no es 100% su responsabilidad. Dado que al no contar con la información y recursos que necesitan, hay muchos pendientes que no pueden completar.
- Comunicación deficiente. Si las respuestas se demoran o nunca llegan, lo más probable es que los colaboradores desistan de preguntar. Esto genera comunicaciones deficientes entre líderes y empleados, lo que afecta el rendimiento del talento y de la empresa en general.
- Datos desactualizados. Lo más probable es que estas empresas que no son capaces de manejar el flujo de la información de manera eficiente, tampoco puedan mantener actualizadas sus bases de datos, lo que también afecta la eficiencia de los procesos.
- Pérdida de productividad general. Para RR.HH la carga administrativa es alta, lo que reduce el tiempo que pueden dedicar a actividades de mayor valor. Asimismo, los empleados al no contar con la información y recursos que necesitan en el momento correcto, deben retrasar sus tareas, lo que también reduce su rendimiento.
¿Cómo implementar un portal de empleados para tu empresa?
Si todo lo visto hasta aquí te ha convencido y has tomado la decisión de recurrir al portal del empleado, esto es lo que debes saber al momento de elegir el adecuado para tu empresa:
- Fácil de usar. El objetivo de esta herramienta es reducir la carga operativa de tu equipo de RR.HH. y de tus colaboradores, por ello, deben ser plataformas con interfaces intuitivas, que garanticen una óptima experiencia de usuario.
- Accesibilidad. Es importante que el portal del empleado que elijas pueda ser utilizado en múltiples dispositivos y que funcione online, sin necesidad de descargas.
- Seguridad. Otra característica que tienen los mejores portales de empleados es que garantizan la seguridad de los datos, manteniendo la información resguardada en la nube.
- Integración. Otro rasgo que distingue a los portales del empleado más eficientes es que se integran con otras herramientas de RR.HH. vitales para ampliar sus prestaciones y aportar verdadero valor a este departamento.
El portal del empleado de Factorial reúne todas estas características y muchas más. En una única plataforma accederás a funcionalidades que le facilitarán el día a día a RR.HH. y de tu personal.
