El proceso de inducción de personal marca el inicio de una nueva etapa en la vida laboral de un empleado, y tiene el poder de definir su relación a largo plazo con la empresa. No solo se trata de presentar al nuevo miembro del equipo, en realidad su objetivo es crear una experiencia que facilite su integración y adaptación desde el primer día.
Las primeras semanas en un nuevo empleo son clave para establecer una relación de confianza entre el nuevo colaborador y la organización. Un proceso de inducción bien definido tiene el poder de incrementar la retención de talento y reducir la rotación de empleados. De hecho, estadísticas publicadas por Sociedad de Gestión de Recursos Humanos (SHRM), exponen que el 69% de los empleados son más propensos a quedarse en una empresa si tienen una experiencia de inducción positiva.
Si deseas asegurar que tu equipo se quede por más tiempo y que su integración sea exitosa, entender cómo estructurar un proceso de inducción de personal eficaz es crucial. En este artículo, te explicamos cómo llevarlo a cabo paso a paso, para que puedas fortalecer la relación con tu personal desde el inicio.
Tabla de Contenidos
- ¿Qué es la inducción de personal?
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- Beneficios de un buen proceso de inducción: retención, productividad y más
- Accede al formato de inducción de personal
- Proceso de inducción de personal paso a paso
- Herramientas esenciales para ejecutar el proceso de inducción de personal
- Conoce como Factorial te ayuda en el onboarding y ofboarding de tu equipo
¿Qué es la inducción de personal?
La inducción de personal es un proceso que busca la adecuada incorporación de los nuevos empleados de una empresa. También conocido como onboarding, este proceso engloba todas las actividades y tareas que el equipo de RR. HH. debe llevar a cabo para facilitar la adaptación del nuevo colaborador a su puesto de trabajo y a la cultura organizacional.
Las empresas que implementan un proceso de inducción estructurado suelen contar con procedimientos claramente definidos, que incluyen:
- Dar la bienvenida al nuevo colaborador de manera cálida.
- Presentar la empresa, explicando su funcionamiento y objetivos.
- Establecer responsabilidades y delinear el rol dentro de la organización.
- Integrar al nuevo miembro dentro de su equipo de trabajo.
- Introducir la misión, visión y valores fundamentales de la empresa.
Diversos estudios señalan que los empleados tienen hasta 90 días para demostrar su capacidad y encajar en el puesto, lo que hace que este periodo sea crucial para la inducción. Esta es la razón por la que este proceso no es algo que se resuelva en un solo día.
De hecho, la Fundación SHRM sugiere que existen al menos cuatro niveles dentro de la inducción laboral, los cuales pueden considerarse como etapas que los empleados atraviesan hasta comprender completamente sus funciones, la empresa y su cultura organizacional.
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Y, ¿cuáles son las etapas del proceso de inducción?
Los 4 niveles de la inducción de personal
- Cumplimiento
En esta fase, Recursos Humanos se asegura de que los nuevos empleados comprendan todo lo relacionado con la parte administrativa y legal, como políticas internas, beneficios, normas de seguridad y procedimientos operativos. - Ampliación
Aquí, RR. HH. se enfoca en aclarar las expectativas del rol y resolver dudas sobre las tareas diarias. Es un momento clave para asegurar que el colaborador tenga claro lo que se espera de él y cómo encaja en el equipo. - Cultura
Este nivel busca integrar al nuevo empleado a la cultura organizacional, transmitiendo los valores, la misión y la forma de trabajar que define a la empresa. Es el punto donde el empleado empieza a entender “cómo se hacen las cosas aquí”. - Conexión
La última fase consiste en conectar al nuevo talento con el equipo y facilitar su integración en las redes de comunicación interna. Aquí se fomenta la creación de relaciones laborales sólidas desde el primer día.
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Beneficios de un buen proceso de inducción: retención, productividad y más
Como ya mencionamos antes, un buen proceso de inducción será clave para la relación entre colaborador y empresa al establecer las bases de la relación laboral. Este proceso juega un papel clave en la experiencia del empleado, ya que, como dice el refrán, “no hay una segunda oportunidad para causar una buena primera impresión”.
Aunque esta relación se construye con el tiempo, lo que sucede durante los primeros días puede marcar la diferencia en el compromiso y la permanencia del colaborador en la compañía. Por eso, una inducción bien gestionada se convierte en el primer paso de una trayectoria profesional exitosa dentro de la organización.
Por otro lado, un proceso de inducción estructurado también es fundamental para la empresa. Ayuda a reducir los desajustes operativos que pueden surgir cuando un nuevo empleado asume tareas sin tener una comprensión completa de su rol.
Un plan de inducción bien definido actúa como un “plan de contención”, permitiendo a la empresa prever lo que ocurrirá en las primeras etapas de integración del empleado y gestionarlo con mayor control. Esta previsibilidad es muy valiosa, ya que facilita la adaptación del nuevo colaborador y minimiza los posibles inconvenientes que pueden surgir en el día a día.
Además de estos aspectos, el proceso de onboarding tiene más beneficios:
Retención del talento
Según un estudio de Brandon Hall Group, las organizaciones con un proceso de inducción robusto logran mejorar la retención de su personal en un 82%. Esto se debe a que la inducción no solo proporciona las herramientas y el conocimiento necesarios para que los empleados se desempeñen correctamente, también transmite la sensación de apoyo y compromiso por parte de la empresa. Esto fortalece la relación y aumenta las razones para permanecer.
Aumento de la productividad
Las organizaciones con un proceso de inducción efectivo experimentan un incremento del 70% en la productividad, según el mismo estudio. Los nuevos empleados, al contar con un proceso claro que les enseña sus responsabilidades y objetivos, se adaptan más rápido y son más eficientes, reduciendo el margen de error. El acompañamiento constante también motiva a los empleados a dar lo mejor de sí, lo que aumenta su productividad laboral.
Reducción de los tiempos de adaptación
Aunque todos los nuevos colaboradores deben pasar por un periodo de ajuste, contar con la información correcta desde el principio puede hacer que este proceso sea mucho más corto. Al eliminar la incertidumbre y proporcionar las herramientas necesarias, el empleado puede integrarse rápidamente, cumplir sus objetivos y desarrollarse profesionalmente sin perder tiempo, beneficiando tanto al empleado como a la organización.
Fortalecimiento del sentido de pertenencia
Un proceso de inducción bien diseñada ayuda a los nuevos colaboradores a comprender el impacto de su trabajo en la empresa y a conectar con la cultura organizacional. Esto facilita su integración al equipo, aumenta el compromiso y la lealtad hacia la empresa, fortaleciendo su sentido de pertenencia.
Accede al formato de inducción de personal
Como podemos ver, llevar a cabo una correcta inducción de personal en las empresas puede generar grandes beneficios. Por eso, para facilitar la implementación de este tipo de proceso, los responsables de Recursos Humanos suelen utilizar un formato de inducción de personal que les permite tener un sistema estructurado para ejecutar esta gestión de manera efectiva.
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Proceso de inducción de personal paso a paso
Además de contar con un formato de inducción de personal, es clave conocer cómo se estructura este proceso paso a paso. En este sentido, podríamos decir que consta de dos partes principales:
- Administrativa. Esta se relaciona a la documentación que se debe preparar y firmar ante la llegada de un nuevo colaborador. Es la instancia en la que se debe firmar el contrato laboral, entre otros documentos. También se relaciona con todas las dudas que puede tener el trabajador sobre sus derechos y obligaciones. Por ello, es importante dejar en claro el tipo de jornada laboral, monto del salario y forma de pago, las vacaciones correspondientes, entre otros aspectos.
- Formativa. La segunda parte de la inducción de personal se refiere más bien al plan de entrenamiento para un empleado. Es decir, toda la capacitación que este necesita para realizar las tareas vinculadas a su puesto, asimilar las herramientas de trabajo, entender el funcionamiento de los procesos de la empresa y ejecutarlos.
Dentro de estas dos grandes categorías se estructuran todos los pasos del proceso de inducción de personal, los cuales te detallamos a continuación:
1- Firma de documentación y alta
Una vez que el trabajador supera el proceso de reclutamiento y selección y se le comunica que ha sido elegido para el puesto, es momento del papeleo. Este paso consiste básicamente en solicitarle al colaborador que firme la documentación necesaria para tramitar su alta en los sistemas de la empresa y su afiliación al sistema de Seguridad Social.
En esta instancia, uno de los documentos más importantes que se deben firmar es el contrato laboral. Esta es la oportunidad para establecer las condiciones formales del vínculo de trabajo. Por eso, es importante detallar todos los derechos y obligaciones legales que implica la relación laboral.
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2- Bienvenida al empleado
Aunque la bienvenida al empleado ocurre el primer día de trabajo, también es una buena práctica enviar una carta de bienvenida por correo electrónico. Esta puede servir para felicitarlo por haber conseguido el puesto y detallar todo lo que sucederá ese primer día.
Como es de esperarse, la primera jornada dentro de la empresa suele generar mucho nerviosismo. Sobre todo, porque es una situación nueva e incierta. Para poder reducir el nivel de estrés del talento y anticipar qué sucederá a continuación, puede ser muy útil enviarle un itinerario que incluya información sobre el primer día e incluso la primera semana de trabajo.
Por supuesto, dentro de esta etapa también podemos incluir la bienvenida, el primer día de trabajo en la empresa. Algunas buenas prácticas a considerar:
- Entregar un kit de bienvenida.
- Anunciar la incorporación del colaborador en las redes sociales de la empresa.
- Comunicar la nueva contratación en la plataforma de comunicación interna que use la compañía y darle allí también la bienvenida.
3- Información general
Es importante tener en cuenta que para el empleador que recién se incorpora a la empresa todo es desconocido. Por lo tanto, es mucha información la que debe asimilar. Esto hace que sea imprescindible estructurar esa información. Lo primero es ir de lo más general a lo más particular.
Así, en principio, se deben resolver las principales dudas sobre el funcionamiento de la empresa en líneas generales, las herramientas de trabajo utilizadas y las normas principales a cumplir. Esto funciona a modo de presentación de la organización.
4- Presentación de su área de trabajo
Este paso consiste en presentarle al trabajador su área o departamento de trabajo. Con ello, nos referimos a introducirlo a los objetivos del área, la función que cumple, cómo se conecta con el resto de departamentos, es decir, el lugar que ocupa en el organigrama de la empresa y dentro de la estructura organizacional.
Esto es algo que puede hacer en principio RR. HH. pero una parte de la tarea puede quedar en manos del líder del área. La persona responsable de esta tarea puede explicar mejor cómo funciona el departamento y también darle claridad sobre cómo se vincula su labor con el resto de roles dentro del equipo.
5- Integración en el equipo
Esta instancia es clave para garantizar una adecuada integración del trabajador al equipo. Básicamente, consiste en presentarle al resto de colaboradores que integran su misma área, explicarle las funciones de cada uno y permitir que interactúen y se conozcan.
En este punto, al nuevo trabajador debe quedarle claro:
- Con quienes trabaja de forma directa.
- A quién debe reportarse, es decir, cómo funciona la cadena de responsabilidad o mando dentro del equipo.
- Y a quién debe recurrir en caso de que necesite ayuda o tenga dudas.
6- Capacitación para el puesto
Otro de los pasos elementales dentro de la inducción de personal es el plan de entrenamiento para un empleado. Este tipo de formación es clave para que el colaborador pueda cumplir con los objetivos de su rol. Por ello, este plan suele incluir información sobre:
- Procesos.
- Políticas de la empresa.
- Reglamento interno.
- Objetivos de su puesto.
- Tareas a realizar.
- Sistemas de información de la compañía.
- Herramientas de trabajo.
Es fundamental que el empleado que reciba este entrenamiento al finalizar sienta que cuenta con la información y herramientas que necesita para desempeñar sus funciones de manera adecuada.
Además de ello, el plan de entrenamiento para un empleado debe estructurarse de manera que le permita tener un acercamiento directo al funcionamiento de la compañía y los procesos que se llevan a cabo diariamente.
En resumen, es una capacitación que excede al rol o tareas que el trabajador debe realizar, puesto que también incorpora una dimensión más global de la organización.
7- Seguimiento del plan de inducción de personal
Como dijimos antes, la inducción laboral no es un proceso de un día. Darle seguimiento al onboarding es uno de los pasos fundamentales para garantizar su éxito. Por ello, es importante tener reuniones de retroalimentación para entender cómo se siente el colaborador y saber si tiene todo lo que necesita para llevar adelante sus funciones.
Esta es una instancia clave porque además de brindar información valiosa sobre cómo ha sido la experiencia inicial del empleado en la empresa, permite revisar el proceso de inducción de la compañía y entender qué se puede mejorar.
Es recomendable que este tipo de feedback esté presente a lo largo de todo el primer mes de trabajo del talento, para saber cómo se va adaptando a la organización con el correr de los días.
Herramientas esenciales para ejecutar el proceso de inducción de personal
La tecnología puede facilitar todas estas gestiones. Son muchas las herramientas a incorporar, pero el software de RR. HH. de Factorial ofrece todas en una misma plataforma.
Por ejemplo, el gestor documental te ayuda a centralizar todos los documentos en un único lugar y, de esta forma, encontrar los formatos necesarios rápidamente para enviárselos a los nuevos empleados.
Pero, sin dudas, la funcionalidad estrella de este segmento es el software de onboarding de empleados. Este te permite planificar y estructurar el proceso de manera rápida y sencilla, a través de la creación de flujos de tareas y la automatización.
Con esta herramienta podrás aumentar la eficiencia y productividad de la gestión de la inducción de personal por parte del equipo de RR. HH.
