¿Estás intentando cubrir un gran volumen de puestos permanentes en tu empresa? Puede que no lo sepas, pero eso es un proceso de reclutamiento masivo. Esto ocurre cuando el número de vacantes a cubrir es elevado y, por lo general, el tiempo para hacerlo es muy corto.
Claro que esta definición sobre qué es reclutamiento masivo puede ser demasiado acotada. Para conocer el concepto en profundidad, en este artículo vamos a explicarte cómo es esta clase de proceso y cómo implementarlo en tu empresa.
Tabla de contenidos
Reclutamiento masivo ¿qué es?
El reclutamiento masivo es un proceso de Recursos Humanos que consiste en preseleccionar, seleccionar e incorporar nuevos trabajadores a gran escala en un corto período de tiempo.
Este es uno de los distintos tipos de reclutamiento que se pueden aplicar en las empresas al momento de sumar personal. Pero, sin dudas, por sus características, se lo considera adecuado para situaciones específicas tales como:
- Cuando la compañía necesita expandir su equipo para ampliar la capacidad operativa.
- En caso de que la organización quiera abrir una nueva sucursal.
- Cuando la empresa necesita cubrir puestos de trabajo en otra locación.
- Al abrir una nueva o adicional línea de producción.
- En el lanzamiento de una campaña que exige más personal.
- Por un aumento no previsto de la demanda por parte de los clientes.
En estos casos, por lo general se necesita seleccionar a una gran cantidad de personas en un limitado marco de tiempo. Por ello, cuando hablamos acerca de qué es el reclutamiento masivo, nos referimos a una actividad del área de capital humano que requiere un mayor enfoque en la velocidad de contratación, pero también en la eficiencia.
Porque, contrario a lo que se piensa, el reclutamiento masivo no es contratar a cualquier persona solo con el fin de cubrir los puestos vacantes. Se trata de garantizar la rapidez del proceso para que los candidatos que resulten elegidos se incorporen cuanto antes al puesto. Pero también implica asegurarse de la calidad del mismo. Esto con el fin de sumar a la compañía a los trabajadores idóneos.
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¿Cuál es el costo de contratar mal?
Las malas contrataciones siempre tienen un costo para las empresas. Ya sea que reclutes a un solo trabajador o a cientos. Lo que ocurre con el reclutamiento masivo es que esa cifra crece exponencialmente, dado que se multiplica por la cantidad de personas inadecuadas que selecciones en el proceso.
Ahora bien, ¿sabes cuánto le cuesta a las empresas mexicanas una mala contratación? En concreto, puede representar entre 1.8 y 2 veces el salario anual de un empleado. Ahora multiplica ese número por decenas o cientos y tienes un estimado de lo que en términos económicos implicaría para tu organización ejecutar un reclutamiento a gran escala sin la planificación adecuada.
Con lo cual, aprender cómo hacer un reclutamiento masivo efectivo resulta clave para que este brinde los resultados esperados. Te damos un adelanto: la automatización es una de las aliadas imprescindibles. Sumado, por supuesto, a la revisión de cada parte del proceso, lo que incluye la selección de candidatos, la comunicación con estos, las entrevistas y su posterior incorporación.
¿Cómo hacer un reclutamiento masivo?
Dijimos que la automatización es una característica deseada en los procesos de reclutamiento masivo. Lo que implica, básicamente, eliminar las tareas manuales que se pueden volver insostenibles a gran escala.
Piensa, por ejemplo, en la difusión de una oferta que quieres que llegue al número máximo de personas. Si tienes que publicar la vacante de forma manual en cada plataforma perderás muchas horas de trabajo. Un lujo que no puedes darte en un proceso de reclutamiento masivo.
Ahora bien, para que la automatización funcione debe estar enmarcada dentro de una planificación detallada. Para convertirla en tu aliada es importante que conozcas las estrategias de reclutamiento masivo. Te contamos cuáles son a continuación:
Crear un plan de reclutamiento masivo bien estructurado
Cuando una empresa necesita acelerar la selección de trabajadores, es necesario crear una estructura adecuada para que cada paso acerque a RR.HH. a la concreción de este objetivo.
Para crear un plan de reclutamiento masivo es clave dividir el proceso en todas las tareas que tendrá que realizar el área de capital humano. Para ello, puedes empezar con algunas preguntas básicas.
¿El reclutamiento será online o presencial? Esto dependerá mucho de la actividad de la empresa, la locación en la que se encuentre y el tipo de puestos a cubrir. Con base en ello se organizará el resto de las gestiones.
¿Cuántas personas de RR.HH. participarán del proceso? Aunque la automatización es necesaria, cuando se trata de la gestión del talento hay una parte del trabajo que debes dejarla en manos de los profesionales adecuados. Por ello, es fundamental designar a las personas que se ocupan de ejecutarlo.
¿Cómo es el mercado laboral donde buscas reclutar personal? Es necesario investigar este punto para saber con qué volumen de candidatos puedes llegar a encontrarte al lanzar tu convocatoria.
Por ejemplo, si necesitas reclutar un porcentaje elevado de personas en un rango etario determinado, pero la mayor parte de la población activa de la zona no cumple con esta característica, quizás deberías ampliar el rango de búsqueda. Pero si inicias el proceso sin saberlo, puede que no recibas el volumen de candidaturas esperadas y tengas que destinar más tiempo del que estimabas solo a difundir la oferta de trabajo.
Lo que nos lleva a la última de las preguntas elementales que debes hacerte: ¿Cuál es el marco de tiempo que puedes destinar al reclutamiento? Asigna un tiempo estimado para cada tarea o etapa del proceso. En este punto es importante ser realistas, pero también específicos.
Definir las puestos a cubrir y los perfiles para cada caso
En cualquier tipo de reclutamiento esta es una tarea fundamental, pero en el reclutamiento masivo cobra mayor importancia. Porque este tipo de proceso debe hacerse bien y en menos tiempo. Por lo tanto, los puestos a cubrir deben estar bien definidos en cuanto a sus características y cantidad. Asimismo, los perfiles para esas vacantes deben estar perfectamente detalladas.
Para Recursos Humanos es clave contar con los requisitos específicos de cada puesto, dado que le ayuda a filtrar mucho más rápido a los candidatos adecuados. ¿Qué tener en cuenta para crear estos perfiles?
- Categoría profesional a la que pertenecen las vacantes.
- Requisitos académicos o formativos, técnicos, competencias y habilidades que deben tener los candidatos.
- Funciones y responsabilidades específicas a desarrollar en cada puesto.
- Resultados esperados para cada rol.
- Actitudes, comportamientos deseados y valores imprescindibles con los que deben contar los candidatos que resulten elegidos.
Reunir toda esta información es una tarea clave del proceso de reclutamiento masivo. Es lo que permite crear una descripción de puestos de trabajo detallada y específica. Lo que, a su vez, te ayuda a crear una oferta laboral para atraer el volumen de candidatos que necesitas. Algo de lo que te hablaremos en el próximo punto.
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Crear una oferta de trabajo irresistible
Para que la convocatoria de empleo tenga el alcance esperado es necesario redactar una oferta irresistible para un gran número de candidatos. Recuerda que una parte importante de optimizar el tiempo consiste en reducir al máximo las tareas manuales. Eso implica no crear cientos de ofertas, sino la cantidad adecuada.
Si estas incluyen la información correcta y se dirigen al público objetivo hay muchas más garantías de que su alcance sea el deseado. Para conseguirlo tu equipo de RR. HH. debe definir con claridad el perfil del trabajador que se busca, las tareas que va a realizar y prestar especial atención a los siguientes puntos:
- Palabras clave en el título de la oferta. Esto es tan importante para los candidatos, como lo es para Google. Al difundir tu convocatoria por internet, que es un requisito clave en el reclutamiento masivo, también debes pensar en cómo buscaría la vacante un candidato. Para ello, utiliza palabras clave para el título de tu oferta.
- Extensión e información correcta en la descripción del puesto. Hay candidatos que simplemente descartan una oferta porque su descripción es poco relevante o demasiado larga. Incluir datos imprecisos es uno de los principales errores. En cuanto a la extensión se considera que 500 palabras es un buen promedio.
- Ponerle personalidad. Por otro lado, utiliza este espacio para presentar la voz de la empresa, mostrar algo de su personalidad para que los candidatos se sientan atraídos o interesados en saber más de la compañía.
- Presentar a la empresa. Muchas ofertas laborales olvidan este punto, sin embargo, hoy los candidatos prestan atención a la historia y valores de una organización antes de postularse a un empleo. Aprovecha la oferta para presentar tu marca empleadora y transmitir un poco de su cultura organizacional.
Difundir la convocatoria de empleo masivamente
El reclutamiento masivo requiere, más que ningún otro, un gran alcance, esto es, llegar a un gran número de personas. Por ello es necesario usar los medios adecuados para ampliar la difusión de la oferta.
Hoy, las posibilidades son infinitas, sin embargo, recuerda que el tiempo es limitado, por ello, en este caso la automatización puede ser de gran ayuda. Por ejemplo, el software de reclutamiento de Factorial te ayuda a conseguir más candidatos al permitirte crear una página de empresa simple y atractiva.
En esta puedes detallar todos los parámetros de tu búsqueda y crear una oferta clara y directa. Con una interfaz cuidada para que los candidatos encuentren de un solo vistazo lo que más les interesa saber.
Esta página queda online para que puedas compartirla en cualquier plataforma, pero además, quedará publicada en LinkedIn. La primera es la red social que reúne a millones de profesionales, empresas y ofertas de trabajo. En el caso de Indeed, se trata de la página web de empleo número 1 en el mundo. ¿Qué quiere decir esto? Que en ambos casos tu oferta llegará a miles de personas.
Diseñar un proceso de selección ágil
En esta instancia ya creaste una oferta irresistible, la lanzaste al mundo y comenzaron a llegar las candidaturas. ¿Qué sigue? Comenzar el proceso de selección dentro de tu reclutamiento masivo.
Piensa en lo siguiente: se estima que la tasa promedio de solicitante por contratación en todas las industrias a nivel mundial es de 1 a 25. Es decir, por cada contratación que realizas, hay 25 solicitudes o currículums recibidos. Si necesitas contratar 200 personas ¿cuántos CVs tendrías que revisar según este criterio? ¡Unos 5.000!
Lo que queremos decir con esto es que necesitas un sistema eficiente que te ayude a agilizar este proceso. Para ello, hay algunas estrategias de reclutamiento masivo que pueden servir:
- Evitar los curriculums duplicados. Esto pasa mucho cuando publicas tu oferta en una gran cantidad de portales y plataformas. Quizás el mismo candidato se postula varias veces. Para evitarlo, un software ATS puede ser de gran ayuda porque realiza el adecuado filtrado para guardar una solicitud por persona.
- Preguntas efectivas. Si le preguntas a un candidato su nivel de inglés para un puesto que precisamente requiere un B1 y este responde A1, ya sabes que puedes descartarlo. Estas preguntas de filtrado puedes incorporarlas dentro del formulario de tu oferta de empleo y así reducir el número de solicitudes a revisar.
- Evaluación de habilidades. Las denominadas pruebas técnicas o evaluación de habilidades también son esenciales para agilizar el proceso. Estas se pueden hacer mediante formularios y simulaciones online. En algunos casos, solo se necesitan unos pocos minutos para que el candidato haga la prueba y brindan información muy valiosa para decidir si avanza o no a la siguiente etapa.
Optimizar las entrevistas
Una vez hecha la preselección llega una de las instancias decisivas que es la entrevista. Hay quienes en un proceso de reclutamiento masivo eliminan esta instancia. Pero para tener más certezas de estar frente al grupo de candidatos adecuados, es importante considerarlas.
Existen al menos 3 alternativas que puedes aplicar para reducir el tiempo destinado a las entrevistas masivas:
- Breves: no es necesario estar 45 minutos o una hora entrevistando a un candidato. Puedes armar entrevistas ágiles de unos 15 o 20 minutos por persona. Para que estas funcionen, todas deben tener la misma estructura, incluir las mismas o similares preguntas y regirse por los resultados de la evaluación de habilidades para hacer consultas más específicas.
- Grupales: esta es la técnica más popular en el reclutamiento masivo. Se trata de entrevistar a candidatos por lotes. Claro que es un gran desafío porque no habrá oportunidad de profundizar en detalles. Sin embargo, las entrevistas grupales pueden mostrar con claridad las habilidades de comunicación de los candidatos, trabajo colaborativo e iniciativa. Es importante estructurar estas dinámicas de manera tal que todos tengan oportunidad de participar.
- Asincrónicas: en esta clase de entrevista no se necesita el contacto en vivo y en directo, sino que el candidato puede grabar sus respuestas en un video. Ayudan a reducir el tiempo destinado a la tarea de programar un horario de entrevista. Por supuesto, también suelen ser más breves porque no hay lugar a la repregunta.
Mantener una adecuada comunicación durante todo el proceso
Esta es una de las prácticas que te recomendamos seguir siempre que inicies un proceso de reclutamiento, sin importar el número de personas que necesites contratar. Si quieres brindarle una adecuada experiencia a todos los candidatos, es fundamental mantenerlos informados durante todo el proceso.
Para ello, nuevamente la automatización es el camino. Con un software de RR.HH. puedes notificar de forma automática a los solicitantes a cada puesto en qué fase se encuentran y si avanzan o no a la siguiente etapa del proceso.
Algunas prácticas de comunicación efectiva con los candidatos:
- Asegurarse de que todas las comunicaciones automatizadas tengan algún tipo de personalización. Además, aprovecha para reflejar la voz de la marca empleadora y para dar la sensación de cercanía. Así los candidatos no sentirán que son un número más.
- Informar a las personas ante cualquier retraso en el proceso. Para quienes están en búsqueda activa de trabajo, la falta de respuesta de una empresa a la que se postularon es siempre una mala señal. Por ello, aprovecha la automatización para mantenerlos informados en todo momento.
- Dar a conocer los resultados del proceso tan pronto como sea posible.
- Brindar un feedback alentador al rechazar las candidaturas.
- Nunca desaparezcas sin decir nada. Hay personas que seguirán esperando respuesta. Además, esto puede ser muy negativo para tu imagen como marca empleadora.
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Ahora ya conoces cómo hacer un proceso de reclutamiento masivo 100% efectivo. Es momento de elegir la herramienta que te ayudará a ejecutarlo.
Factorial cuenta con numerosas funcionalidades que agilizan las tareas del área del área de capital humano. Entre ellas está su sistema de reclutamiento y selección con el que puedes:
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