En el mercado laboral hay muchos términos que se instalan, pero que suelen generar dudas en las empresas. El REPSE es uno de ellos. Desde su implementación en 2021, el REPSE ha sido un elemento fundamental para evitar la subcontratación ilegal y asegurar la correcta gestión de los recursos humanos en las empresas.
Sin embargo, recientemente, ha experimentado reformas importantes que modifican su funcionamiento y amplían su impacto en el panorama laboral mexicano.
Por eso, en Factorial creamos esta guía para que puedas entender qué es el REPSE, cuál es la normativa vigente REPSE, qué requisitos se exigen y qué gestiones desde Recursos Humanos debes implementar para administrarlo. ¡Sigue leyendo y entérate de todos los detalles!
¿Qué es el REPSE?
REPSE es el acrónimo de Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas, mediante el cual se lleva a cabo el nuevo modelo de subcontratación en México.
El Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) es una herramienta que regula a las empresas que brindan servicios especializados en México. Garantizando así, la transparencia y el cumplimiento con las normativas laborales.
Uno de los puntos clave de esta reforma laboral es sobre el outsourcing o subcontratación. Aquí se establece que esta práctica está prohibida, a menos que se haga de manera correcta.
¿Y qué significa outsourcing en este contexto?
Se refiere a cuando una empresa o persona (física o moral) pone a disposición trabajadores propios para realicen tareas o servicios en otra empresa. Es decir, los empleados trabajan en beneficio de una empresa distinta a la que los contrató directamente.
Entonces, la reforma busca evitar abusos, como que empresas evadan responsabilidades laborales contratando personal a través de terceros sin respetar sus derechos. Lo cierto es que cada vez son más las empresas que buscan implementar este modelo de contratación, precisamente a través del REPSE.
Y es importante tener presente que la subcontratación está prohibida si las tareas subcontratadas corresponden a la actividad económica preponderante de la empresa contratante, a menos que se consideren servicios especializados. Es decir, no puedes subcontratar servicios que reflejen la principal actividad económica de tu empresa.
¿Quién regula la subcontratación en México?
La Secretaría de Trabajo y Previsión Social es la encargada de operar y supervisar el REPSE. A través de este padrón digital, las empresas que ofrecen servicios u obras especializadas (distintas al objeto social de sus clientes) en México pueden registrarse y operar dentro del marco legal.
Este registro ayuda a las empresas a seguir al pie de la letra la normativa vigente. Así, tienen plena seguridad jurídica tanto contratistas como trabajadores y, al mismo tiempo, se promueven prácticas laborales más justas y transparentes.
¿Cuál es la normativa vigente REPSE?
El 23 de abril de 2021 fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones en diferentes leyes mexicanas. Las más relevantes a los fines de esta guía son las modificaciones que se incluyeron en la Ley Federal del Trabajo (LFT).
La Secretaría del Trabajo y Previsión Social dio a conocer las disposiciones de carácter general para el registro de personas físicas o morales que presten servicios especializados o ejecuten obras especializadas a que se refiere el artículo 15 de la LFT, con el fin de cumplir con las disposiciones legales.
¿Qué establece esta norma? “Las personas físicas o morales que proporcionen los servicios de subcontratación, deberán contar con registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Para obtener el registro deberán acreditar estar al corriente de sus obligaciones fiscales y de seguridad social”.
Así, se constituyó el REPSE como uno de los puntos claves de la reforma laboral de outsourcing. En tanto, es el instrumento necesario para que la subcontratación pueda seguir siendo una figura laboral legal en el país. Además, el registro ante el REPSE es crucial, ya que no cumplir con este requisito puede acarrear consecuencias legales significativas. Pero, ¿qué otras medidas se incluyeron en esta reforma?
6 puntos claves de la reforma laboral de outsourcing o subcontratación
Para entender cómo funciona hoy la subcontratación en México es fundamental conocer a fondo los puntos claves de la reforma.
En este sentido hay 6 aspectos a considerar:
- Prohibición de la subcontratación. Recordemos que se prohíbe que una persona física o moral ponga a disposición trabajadores propios en beneficio de otra.
- Subcontratación de servicios especializados. La subcontratación está permitida cuando se contraten servicios especializados o la ejecución de obras especializadas. Para ello, estas labores no deben formar parte del objeto social o la actividad económica predominante de la organización. Además, los servicios subcontratados deben ser distintos a la razón social de la empresa para cumplir con la normativa.
- Registro de Prestadores de Servicios Especializados. Las personas físicas o morales que proporcionen servicios especializados u obras especializadas deben registrarse ante la STPS. Esto es lo que se conoce como el REPSE.
- Formalización de la subcontratación. para que este esquema laboral pueda concretarse de forma legal es necesario formalizarlo mediante un contrato. Allí debe señalarse el objeto de los servicios u obras a ejecutar. Sumado a dejar establecido el número aproximado de trabajadores que participarán en la actividad.
- Responsabilidad solidaria. La empresa que contrata y la prestadora de servicios son responsables solidarias. Esto implica que, si la prestadora incumple sus obligaciones con los colaboradores, la empresa contratante será responsable solidaria de ellas.
- Presentación de informes. Las empresas tienen la obligación de presentar reportes frecuentes al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y al Infonavit, documentando el cumplimiento de las obligaciones patronales, los contratos celebrados con otras empresas, la información de los trabajadores y los sueldos base.
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¿Cuáles son los requisitos REPSE?
De acuerdo con la información que provee la Secretaria de Trabajo y Previsión Social los requisitos REPSE son:
- Demostrar el carácter especializado. Esto aplica tanto de la persona física o moral que pretende registrarse, como a las actividades que se desean registrar en el REPSE.
- Conocer las obligaciones fiscales. Quienes deseen registrarse ante la Secretaría deben estar al corriente en sus obligaciones fiscales y de seguridad social ante el IMSS, Infonavit y el SAT, cumpliendo con todos los requisitos para la inscripción.
Los documentos necesarios para el registro en el REPSE varían según la actividad especializada que se desee registrar. Ya que se pueden solicitar más o menos documentos para respaldar la información. Sin embargo, en líneas generales los documentación necesaria suele ser:
- Documentos que demuestren la situación fiscal de la compañía, por ejemplo, la cédula fiscal.
- Identificación oficial de la persona física o moral.
- Acta constitutiva de la compañía.
- Constancia de inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
- Registros patronales ante el IMSS.
- Comprobantes de nómina.
- Documentación relativa a la capacitación.
Además, se deben cargar ciertos documentos en formato PDF como parte del proceso de inscripción.
¿Qué se necesita para tramitar el REPSE?
El trámite para obtener el REPSE es un proceso obligatorio para todas las empresas o personas físicas que deseen ofrecer servicios especializados y obras especializadas a otras organizaciones.
Para hacerlo, la STPS habilitó una plataforma digital que permite realizar el proceso de manera sencilla, siempre que se cumpla con los requisitos fiscales y de seguridad social que se solicitan.
A continuación te presentamos el paso a paso para tramitar el REPSE correctamente:
- Ingresar en la web oficial del REPSE https://repse.stps.gob.mx con la firma electrónica (e.firma) de la persona a registrar.
- El sistema de forma automática verificará que no se tengan adeudos ante el IMSS, Infonavit y SAT. De lo contrario, se deberá resolver esa deuda e intentar el registro nuevamente.
- Tras la constatación del cumplimiento de las obligaciones fiscales y de seguridad social, el sistema solicita datos generales de la persona física o moral a registrar, así como el acta constitutiva o constancia de situación fiscal de la empresa prestadora.
- Indicar nivel y categoría de riesgo conforme al Catálogo de actividades para la clasificación en el seguro de riesgos IMSS
- Transcribir las actividades que se desean registrar según la constancia de situación fiscal o el objeto social de la empresa.
- Se debe escanear la constancia de situación fiscal con las actividades a registrar o el acta constitutiva con el objeto social.
- Indicar en qué categoría del catálogo anexo que se despliega se engloba cada una de las actividades solicitadas.
- Completar un cuestionario por cada una de las actividades de las que se haya solicitado el registro.
- Luego el sistema solicita cargar en PDF los diferentes documentos que se requieran.
- Luego de cargar la información y documentación, la plataforma proporcionará un número de folio para rastrear el registro.
La Secretaría deberá pronunciarse respecto de la solicitud de registro dentro de los 20 días posteriores a la recepción de la misma. En caso de no hacerlo, los solicitantes pueden pedir que dicte la resolución correspondiente dentro de los 3 días siguientes a la presentación del requerimiento. Si transcurre este plazo y no se notifica la resolución, se dará por efectuado legalmente el registro.
La inscripción en el REPSE tiene efectos fiscales, contables y laborales significativos para las empresas, ya que deben cumplir con las regulaciones del outsourcing establecidas en la reforma a la Ley Federal del Trabajo.
¿Quiénes están obligados a registrarse en el REPSE?
Las prestadoras de servicios especializados y las empresas contratantes deben verificar el registro.
En México, todas las empresas que brindan servicios especializados están obligadas a registrarse en el REPSE. Esto incluye tanto a las personas físicas como a las personas morales que proporcionan servicios de subcontratación laboral. Además, las empresas que subcontratan servicios especializados u obras especializadas también deben asegurarse de que sus proveedores estén debidamente registrados en el REPSE. Verificar el registro de los proveedores es crucial para garantizar que cumplan con todas las obligaciones fiscales y de seguridad social, evitando así posibles sanciones y asegurando una colaboración legal y transparente.
Beneficios de estar registrado en el REPSE
Acceso a contratos y demostración de capacidad para servicios especializados.
Estar registrado en el REPSE ofrece múltiples beneficios a las empresas que brindan servicios especializados. Uno de los principales beneficios es el acceso a contratos con empresas que requieren estos servicios. Al estar inscritas en el REPSE, las empresas pueden demostrar su capacidad para proporcionar servicios especializados y su cumplimiento con las obligaciones fiscales y de seguridad social. Este registro no solo facilita la formalización de contratos, sino que también mejora la reputación de la empresa, mostrando a los potenciales clientes que operan dentro del marco legal y que son confiables y competentes en su área de especialización.
¿Qué pasa si las prestadoras de servicios no registran en el REPSE?
En aquellos casos en los que se incumpla con esta obligación la empresa no podrá prestar servicios especializados. Significa que las empresas no pueden operar legalmente y enfrentarán sanciones si continúan ofreciendo servicios u obras similares.
De acuerdo a la Ley Federal del Trabajo se impondrá una multa de 2.000 a 50.000 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA) a las empresas prestadoras que incumplan la obligación de registrarse en el REPSE.
Pero, además, repercute en la compañía que contrata. Ya que, como vimos antes, cuando la prestadora de servicios incumple con sus obligaciones, la empresa que paga por esas labores especializadas se convierte en responsable solidaria. Así, debe cubrir pagos, cotizaciones a seguridad social y enfrentar multas potenciales por parte de la STPS.
¿Cuáles son los pasos a seguir una vez tramitado el registro en el REPSE?
Como mencionamos previamente, las personas físicas o morales registradas serán incluidas en un padrón público accesible en línea. De todas maneras, debes saber que la Secretaría del Trabajo y Previsión Social puede negar o cancelar en cualquier momento el registro de aquellas organizaciones prestadoras de servicios que no cumplan con los requisitos previstos por la Ley.
Por ello, no es suficiente con haber hecho el trámite para registrarse en el REPSE. Sino que es necesario seguir cumpliendo con las exigencias que esto implica. Así, una vez concretado este registro las organizaciones prestadoras deben:
- Incluir el registro autorizado en todos los contratos con clientes (centros de trabajo que contratan servicios especializados)
- Verificar que estos contratos corresponden a la actividad que se va a realizar.
- Identificar a los trabajadores subcontratados mediante imagen, código de identificación o gafete dentro del centro de trabajo del contratante.
Cabe destacar que el registro de prestadoras de servicios especializados fue creado con la finalidad de regular la subcontratación y garantizar derechos laborales, además de asegurar el cumplimiento de normativas fiscales y laborales.
En enero, la STPS anunció nuevas disposiciones para registrar prestadoras de servicios u obras especializadas. Así, entre las novedades se destacan las acciones de inspección por parte de la Secretaría a las personas físicas o morales inscritas en el REPSE y a las empresas beneficiarias de servicios especializados.
El objetivo es reforzar la actividad de vigilancia y establecer con claridad los requerimientos que se solicitarán al momento de las inspecciones. Mientras tanto, la STPS puede requerir en cualquier momento información adicional a las empresas solicitantes, entidades gubernamentales o empresas beneficiarias.
Firma electrónica y seguridad
Importancia de la firma electrónica para la inscripción y protección de datos.
La firma electrónica juega un papel crucial en el proceso de inscripción en el REPSE. Este mecanismo de autenticación permite a las empresas demostrar su identidad y autorizar transacciones electrónicas de manera segura.
En el contexto del REPSE, la firma electrónica es utilizada para autenticar la identidad de las empresas que se inscriben en el registro, asegurando que los datos proporcionados sean verídicos y evitando la falsificación de documentos. La protección de datos es esencial para mantener la integridad del registro y garantizar que solo las empresas que cumplen con todas las normativas puedan ofrecer servicios especializados u obras especializadas.
Gestiones desde Recursos Humanos
La reforma del outsourcing en México plantea cambios fiscales, pero su impacto principal se observa en el mercado laboral. Tanto las personas físicas y morales están obligadas a registrarse en el REPSE si ofrecen los servicios de un trabajador a otra empresa.
Debemos recordar que previo a la reforma, en el año 2019, el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (Inegi) estimaba que la subcontratación implicaba a 4.6 millones de trabajadores. Mientras que el IMSS identificó a más de 5 millones de trabajadores contratados por terceros.
En el periodo de transición tras la reforma, 2.7 millones de estas personas fueron reconocidas por sus empleadores reales. ¿Qué ocurrió con los trabajadores restantes? De acuerdo con voceros del IMSS puede que estos se encuentren en las empresas prestadoras de servicios y obras especializadas. Aquellas personas físicas que ofrecen servicios a través de subcontratación deben registrarse en el REPSE.
Actualmente, carecemos de estadísticas específicas, pero el compromiso empresarial es clave para eliminar prácticas ilegales en este ámbito.
Ahora bien, ¿qué gestiones desde Recursos Humanos se pueden implementar? Te damos algunas ideas a continuación:
Controlar el cumplimiento normativo
Si hay algo que se destaca en relación al REPSE es la vigilancia que ejerce la STPS, tanto sobre las prestadoras de servicios especializados, como sobre las empresas que las contratan.
Por ello, es importante que desde RR.HH. se lleve un control detallado de todas las acciones relacionadas al vínculo con estos proveedores para cumplir con las disposiciones legales.
El objetivo es una colaboración beneficiosa para ambas partes, cumpliendo la ley y garantizando el cumplimiento de proveedores especializados.
Por ello, quienes contratan deben entender qué es el REPSE y cómo funciona para poder familiarizarse con esta herramienta. En tanto, permite controlar que los proveedores de servicios especializados estén habilitados y cumplan con sus obligaciones.
Mantener la documentación actualizada
Como vimos hasta aquí, son muchas las gestiones a realizar para trabajar con prestadoras de servicios especializados. Gran parte del trabajo es gestionar la documentación que acredita el vínculo con estas empresas. Nos referimos a los contratos necesarios para certificar que la colaboración se da dentro del marco legal.
Por ello, es clave contar con un repositorio centralizado para esta documentación. Así podrás tener una visión integral de toda la información vinculada a los proveedores de servicios especializados con los que trabajes. Esto ayuda a evitar errores u omisiones que pueden costarle muy caro a la empresa.
En este sentido, una de las herramientas imprescindibles a incorporar desde RR.HH. es el sistema para la gestión documental. Esto te ayuda a mantener toda la documentación del área en un solo lugar, para poder acceder fácilmente a ella, compartirla cuando sea necesario y encontrar mucho más rápido la información que necesites, en caso de inspecciones por parte de la STPS.
Además, es fundamental asegurarse de que cada documento necesario para el registro esté correctamente cargado en el sistema, preferiblemente en formato PDF.
👉 Conoce todas las características del gestor documental.
Asegúrate de tercerizar solo aquellas servicios ajenos al objeto social de tu empresa
Aunque este puede ser evidente, la línea que separa las actividades principales de las especializadas puede ser difusa. Esto hace que algunas compañías contraten proveedores de servicios u obras especializadas que, en realidad, formen parte del objeto social de la empresa. Lo que podría ocasionar sanciones por parte de la STPS.
Para evitarlo, es fundamental que RR.HH. tenga una noción clara sobre las actividades que se desarrollan en cada departamento de la empresa. Así como los procesos clave y secundarios y todas las tareas vinculadas a ellos.
Como dijimos antes, la visión debe ser 360º para poder analizar con precisión qué servicios tercerizar en caso de que sea necesario hacerlo. En este sentido, Recursos Humanos es un pilar fundamental en la toma de decisión de los directivos, dado que es el área encargada de proveer datos certeros a las compañías.
Los sistemas de información de Recursos Humanos son clave para poder alcanzar esta visión integral de los procesos y actividades de la empresa. Así, este departamento podrá entregar la información que el liderazgo necesita para decidir sobre este tema.
Factorial te ayuda a cumplir con la reforma del outsourcing
Sin duda, el nuevo marco legal relacionado a la subcontratación en México y la creación del REPSE supuso un gran desafío para las empresas de todos los tamaños. Por ello, contar con una solución digital que sistematice la validación de datos de forma exhaustiva, te ayuda a tener la certeza de que estás colaborando con los proveedores de servicios especializados adecuados.
En este punto Factorial te brinda la seguridad de mantener una relación comercial completamente legal con las prestadoras de servicios. Dándole estabilidad a este vínculo y pudiendo aprovechar todos los beneficios de este tipo de colaboración.
Pero, sobre todo, te permite cumplir al 100% con las normativas legales, cumplir con las disposiciones, garantizar los derechos de los trabajadores y construir una imagen positiva de tu empresa. Además, la inscripción en el REPSE tiene efectos fiscales, contables y laborales que deben ser considerados por las empresas.
