En el mundo laboral hay muchos términos que se instalan, pero que suelen generar dudas en las empresas. El REPSE es uno de ellos. ¿Entiendes de qué se trata? ¿Conoces los puntos claves de la reforma laboral que le dio origen?
Desde Factorial hemos creado esta guía para que puedas entender qué es el REPSE, cuál es la normativa vigente REPSE, qué requisitos se exigen y qué gestiones desde Recursos Humanos debes implementar para administrarlo. ¡Sigue leyendo y entérate de todos los detalles!
Tabla de contenidos
¿Qué es el REPSE?
REPSE es el acrónimo de Registro de Prestadores de Servicios Especializados u Obras Especializadas, mediante el cual se lleva a cabo el nuevo modelo de subcontratación en México.
Si bien debemos decir que uno de los puntos claves de la reforma laboral de outsourcing hace referencia a la prohibición del outsourcing entendida como aquella que se origina cuando una persona física o moral pone a disposición trabajadores propios en beneficio de otra, lo cierto es que se crearon nuevas formas para que las empresas puedan acceder a esta clase de modelo de contratación. Precisamente, a través del REPSE.
Este es un registro público que fue creado por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) a partir de la reforma de outsourcing aprobada en el año 2021. Así, se estableció la obligación de que todas las empresas que proporcionen servicios especializados, que se realicen en el interior de los centros de trabajo, cuenten con un registro especial emitido por la Secretaría.
Este padrón digital habilitado por la STPS permite que se le dé cumplimiento a la normativa vigente REPSE y que aquellas compañías que ofrezcan servicios especializados, distintos al objeto social de sus clientes (otras empresas), puedan seguir operando dentro del marco legal y con la garantía de los derechos laborales para sus trabajadores.
¿Cuál es la normativa vigente REPSE?
El 23 de abril de 2021 fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones en diferentes leyes mexicanas. Las más relevantes a los fines de esta guía son las modificaciones que se incluyeron en la Ley Federal del Trabajo (LFT).
La Secretaría del Trabajo y Previsión Social dio a conocer las disposiciones de carácter general para el registro de personas físicas o morales que presten servicios especializados o ejecuten obras especializadas a que se refiere el artículo 15 de la LFT.
¿Qué establece esta norma? “Las personas físicas o morales que proporcionen los servicios de subcontratación, deberán contar con registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social. Para obtener el registro deberán acreditar estar al corriente de sus obligaciones fiscales y de seguridad social”.
Así, se constituyó el REPSE como uno de los puntos claves de la reforma laboral de outsourcing. En tanto, es el instrumento necesario para que la subcontratación pueda seguir siendo una figura laboral legal en el país. Pero, ¿qué otras medidas se incluyeron en esta reforma?
6 puntos claves de la reforma laboral de outsourcing
Para entender cómo funciona hoy la tercerización en México es fundamental conocer a fondo los puntos claves de la reforma. En este sentido hay 6 aspectos a considerar:
- Prohibición de la subcontratación. Recordemos que se prohíbe que una persona física o moral ponga a disposición trabajadores propios en beneficio de otra.
- Subcontratación de servicios especializados. La subcontratación está permitida cuando se contraten servicios especializados o la ejecución de obras especializadas. Para ello, estas labores no deben formar parte del objeto social o la actividad económica predominante de la organización.
- Registro de Prestadores de Servicios Especializados. Las personas físicas o morales que proporcionen servicios especializados u obras especializadas deben registrarse ante la STPS. Esto es lo que se conoce como el REPSE.
- Formalización de la subcontratación. para que este esquema laboral pueda concretarse de forma legal es necesario formalizarlo mediante un contrato. Allí debe señalarse el objeto de los servicios u obras a ejecutar. Sumado a dejar establecido el número aproximado de trabajadores que participarán en la actividad.
- Responsabilidad solidaria. La empresa que contrata y la prestadora de servicios son responsables solidarias. Esto quiere decir que, llegado el caso que la prestadora no cumpla sus obligaciones con los colaboradores, la compañía que contrata será responsable solidaria de esas obligaciones.
- Presentación de informes. Las empresas tienen la obligación de presentar reportes frecuentes al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y al Infonavit, documentando el cumplimiento de las obligaciones patronales, los contratos celebrados con otras empresas, la información de los trabajadores y los sueldos base.
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¿Cuáles son los requisitos REPSE?
De acuerdo con la información que provee la Secretaria de Trabajo y Previsión Social los requisitos REPSE son:
- Demostrar el carácter especializado. Esto aplica tanto de la persona física o moral que pretende registrarse, como a las actividades que se desean registrar en el REPSE.
- Conocer las obligaciones fiscales. Quienes deseen registrarse ante la Secretaría deben estar al corriente en sus obligaciones fiscales y de seguridad social ante el IMSS, Infonavit y el SAT.
Los documentos requeridos para efectuar el registro en el REPSE dependen en gran medida de la actividad especializada que se vaya a registrar. Ya que se pueden solicitar más o menos documentos para respaldar la información. Sin embargo, en líneas generales los documentación necesaria suele ser:
- Documentos que demuestren la situación fiscal de la compañía, por ejemplo, la cédula fiscal.
- Identificación oficial de la persona física o moral.
- Acta constitutiva de la compañía.
- Constancia de inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
- Registros patronales ante el IMSS.
- Comprobantes de nómina.
- Documentación relativa a la capacitación.
¿Qué se necesita para tramitar el REPSE?
- Ingresar en la web oficial del REPSE https://repse.stps.gob.mx con la firma electrónica (e.firma) de la persona a registrar.
- El sistema de forma automática verificará que no se tengan adeudos ante el IMSS, Infonavit y SAT. De lo contrario, se deberá resolver esa deuda e intentar el registro nuevamente.
- Tras la constatación del cumplimiento de las obligaciones fiscales y de seguridad social, el sistema solicita datos generales de la persona física o moral a registrar, así como el acta constitutiva o constancia de situación fiscal de la empresa prestadora.
- Indicar el nivel y categoría de riesgo de acuerdo al Catálogo de actividades para la clasificación de las empresas en el seguro de riesgos de trabajo del IMSS.
- Transcribir las actividades que se desean registrar según la constancia de situación fiscal o el objeto social de la empresa.
- Escanear la constancia de situación fiscal donde aparecen las actividades que desea registrar o el acta constitutiva en donde aparece el objeto social.
- Indicar en qué categoría del catálogo anexo que se despliega se engloba cada una de las actividades solicitadas.
- Completar un cuestionario por cada una de las actividades de las que se haya solicitado el registro.
- Luego el sistema solicita cargar en PDF los diferentes documentos que se requieran.
- Tras cargar la información y la documentación, la plataforma asignará un número de folio con el que el solicitante puede hacer un seguimiento del registro.
La Secretaría deberá pronunciarse respecto de la solicitud dentro de los 20 días posteriores a la recepción de la misma. En caso de no hacerlo, los solicitantes pueden pedir que dicte la resolución correspondiente dentro de los 3 días siguientes a la presentación del requerimiento. Si transcurre este plazo y no se notifica la resolución, se dará por efectuado legalmente el registro.
¿Qué pasa si las prestadoras de servicios no registran en el REPSE?
En aquellos casos en los que se incumpla con esta obligación la empresa no podrá prestar servicios especializados. ¿Qué quiere decir esto? Que las compañías dedicadas a prestar esta clase de servicios u obras no podrán seguir operando, porque sería ilegal hacerlo y generaría sanciones diversas.
De acuerdo a la Ley Federal del Trabajo se impondrá una multa de 2.000 a 50.000 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA) a las empresas prestadoras que incumplan la obligación de registrarse en el REPSE.
Pero, además, repercute en la compañía que contrata. Ya que, como vimos antes, cuando la prestadora de servicios incumple con sus obligaciones, la empresa que paga por esas labores especializadas se convierte en responsable solidaria. Por lo tanto, debe afrontar los pagos, cotizaciones a la seguridad social u otros organismos gubernamentales, sumado al riesgo de tener que afrontar también multas por parte de la STPS.
¿Cuáles son los pasos a seguir una vez tramitado el registro en el REPSE?
Como vimos antes, las personas físicas o morales que obtengan el registro quedarán inscritas en un padrón público que estará disponible en un portal de Internet. De todas maneras, debes saber que la Secretaría del Trabajo y Previsión Social puede negar o cancelar en cualquier momento el registro de aquellas empresas prestadoras de servicios que no cumplan con los requisitos previstos por la Ley.
Por ello, no es suficiente con haber hecho el trámite para registrarse en el REPSE. Sino que es necesario seguir cumpliendo con las exigencias que esto implica. Así, una vez concretado este registro las empresas prestadoras deben:
- Incluir el registro autorizado en todos los contratos que se celebren con sus clientes (centros de trabajo que contratan servicios especializados).
- Verificar que estos contratos corresponden a la actividad que se va a realizar.
- Identificar por medio de imagen, código de identificación o gafete a los trabajadores que se encuentren subcontratados dentro del centro de trabajo del contratante.
Por otro lado, en enero de este año la STPS dio a conocer nuevas disposiciones de carácter general para el registro de las prestadoras de servicios o ejecución de obras especializadas. Así, entre las novedades se destacan las acciones de inspección por parte de la Secretaría a las personas físicas o morales inscritas en el REPSE y a las empresas beneficiarias de servicios especializados.
El objetivo es reforzar la actividad de vigilancia y establecer con claridad los requerimientos que se solicitarán al momento de las inspecciones. En tanto, la STPS podrá exigir en cualquier momento información o documentación adicional a las empresas que solicitan el registro, a cualquier entidad gubernamental o a las empresas beneficiarias de los servicios u obras especializadas.
Gestiones desde Recursos Humanos
Si bien la reforma del outsourcing en México plantea varios cambios, incluyendo, por ejemplo, cuestiones fiscales, lo cierto es que su impacto se ve con mayor claridad en el mercado laboral.
Debemos recordar que previo a la reforma, en el año 2019, el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (Inegi) estimaba que la subcontratación implicaba a 4.6 millones de trabajadores. Mientras que el IMSS identificó a más de 5 millones de trabajadores contratados por terceros.
En el periodo de transición tras la reforma, 2.7 millones de estas personas fueron reconocidas por sus empleadores reales. ¿Qué ocurrió con los trabajadores restantes? De acuerdo con voceros del IMSS puede que estos se encuentren en las empresas prestadoras de servicios y obras especializadas.
En la actualidad, no hay estadísticas específicas al respecto, pero lo que sí se sabe es que el compromiso de las empresas es fundamental para erradicar las prácticas ilegales en este sentido.
Ahora bien, ¿qué gestiones desde Recursos Humanos se pueden implementar? Te damos algunas ideas a continuación:
Controlar el cumplimiento normativo
Si hay algo que se destaca en relación al REPSE es la vigilancia que ejerce la STPS, tanto sobre las prestadoras de servicios especializados, como sobre las empresas que las contratan. Por ello, es importante que desde RR.HH. se lleve un control detallado de todas las acciones relacionadas al vínculo con estos proveedores.
El objetivo es lograr una colaboración que beneficie a ambas partes, cumpliendo con lo que dicta la ley y asegurándose de que quienes proveen estos servicios u obras especializadas también los cumplan.
Por ello, quienes contratan deben entender qué es el REPSE y cómo funciona para poder familiarizarse con esta herramienta. En tanto, permite controlar que los proveedores de servicios especializados estén habilitados y cumplan con sus obligaciones.
Mantener la documentación actualizada
Como vimos hasta aquí, son muchas las gestiones a realizar para trabajar con prestadoras de servicios especializados. Gran parte del trabajo es gestionar la documentación que acredita el vínculo con estas empresas. Nos referimos a los contratos que hay que celebrar con estas para certificar que la colaboración se da en el marco de la ley.
Por ello, es clave contar con un repositorio centralizado para esta documentación. Así podrás tener una visión integral de toda la información vinculada a los proveedores de servicios especializados con los que trabajes. Esto ayuda a evitar errores u omisiones que pueden costarle muy caro a la empresa.
En este sentido, una de las herramientas imprescindibles a incorporar desde RR.HH. es el sistema para la gestión documental Esto te ayuda a mantener toda la documentación del área en un solo lugar, para poder acceder fácilmente a ella, compartirla cuando sea necesario y encontrar mucho más rápido la información que necesites, en caso de inspecciones por parte de la STPS.
👉 Conoce todas las características del gestor documental.
Asegúrate de tercerizar solo aquellas servicios ajenos al objeto social de tu empresa
Aunque este puede ser un paso evidente, la línea que separa la o las actividades principales de aquellas que se consideran especializadas puede ser difusa en ciertos casos. Esto hace que algunas compañías contraten proveedores de servicios u obras especializadas que, en realidad, corresponden o se relacionan a su objeto social. Lo que podría ocasionar sanciones por parte de la STPS.
Para evitarlo, es fundamental que RR.HH. tenga una noción clara sobre las actividades que se desarrollan en cada departamento de la empresa. Así como los procesos clave y secundarios y todas las tareas vinculadas a ellos.
Como dijimos antes, la visión debe ser 360º para poder analizar con precisión qué servicios tercerizar en caso de que sea necesario hacerlo. En este sentido, Recursos Humanos es un pilar fundamental en la toma de decisión de los directivos, dado que es el área encargada de proveer datos certeros a las compañías.
Los sistemas de información de Recursos Humanos son clave para poder alcanzar esta visión integral de los procesos y actividades de la empresa. Así, este departamento podrá entregar la información que el liderazgo necesita para decidir sobre este tema.
Factorial te ayuda a cumplir con la reforma del outsourcing
Sin duda, el nuevo marco legal relacionado a la subcontratación en México y la creación del REPSE supuso un gran desafío para las empresas de todos los tamaños. Por ello, contar con una solución digital que sistematice la validación de datos de forma exhaustiva, te ayuda a tener la certeza de que estás colaborando con los proveedores de servicios especializados adecuados.
En este punto, un software de RR.HH. como Factorial te brinda la seguridad de mantener una relación comercial completamente legal con las prestadoras de servicios. Dándole estabilidad a este vínculo y pudiendo aprovechar todos los beneficios de este tipo de colaboración.
Pero, sobre todo, te permite cumplir al 100% con las normativas legales, garantizar los derechos de los trabajadores y construir una imagen positiva de tu empresa.
