Este diciembre de 2023 entra en vigor la NOM-037-STPS-2023, Teletrabajo – Condiciones de seguridad y salud en el trabajo y muchas empresas ya están analizando las mejores alternativas para implementar esta medida. Hoy vamos a hablar del software NOM 037 para que conozcas qué soluciones te ofrece este tipo de herramienta.
Además, te vamos a ofrecer una checklist gratuita para que sigas esta normativa sin mayor dificultad.
Tabla de contenidos
Todo sobre la NOM 037 STPS
Para poder entender cómo cumplir con la NOM 037 STPS primero es importante entender qué es lo que plantea. Por empezar, esta es una de las Normas Oficiales Mexicanas más recientes. De hecho, se publicó en junio de este año en el Diario Oficial de la Federación, luego de meses de trabajo y, finalmente, entrará en vigor en diciembre de 2023.
Si bien, las empresas han tenido varios meses para prepararse para su implementación, lo cierto es que según un informe de la firma Sánchez Devanny el 42% de las organizaciones no ha realizado ninguna acción para asumir esta obligación. Por lo tanto, un importante número de compañías mexicanas necesitan una herramienta que les facilite el cumplimiento.
En este sentido, el software NOM 037 puede ser una solución ágil y eficiente para garantizar el adecuado cumplimiento de la norma. Antes de adentrarnos en las características y funcionalidades de este tipo de herramienta, veamos qué plantea la NOM 037 en materia de teletrabajo en México.
¿Qué es la NOM 037 STPS?
La NOM 037 es una Norma Oficial Mexicana enfocada en regular las condiciones de seguridad y salud en teletrabajo. Esta iniciativa fue incorporada en la Ley Federal del Trabajo en el año 2021.
En el artículo 330-J de esta ley se establece: “Las condiciones especiales de seguridad y salud para los trabajos (en la modalidad home office) serán establecidas por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social en una Norma Oficial Mexicana, misma que deberá considerar a los factores ergonómicos, psicosociales, y otros riesgos que pudieran causar efectos adversos para la vida, integridad física o salud de las personas trabajadoras que se desempeñen en la modalidad de teletrabajo”.
👉 Lee también: Guía NOM 037, todo lo que debes saber sobre esta normativa.
¿A quiénes aplica la NOM 037?
Como informa la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), la NOM 037 aplica a todos los centros de trabajo que cuenten con personas trabajadoras que laboren más de 40% de su tiempo en su domicilio bajo la modalidad de teletrabajo, o en el domicilio elegido por ésta.
Obligaciones de los empleadores en el marco de la NOM 037
La implementación de la NOM 037 implica una serie de obligaciones y responsabilidades para los empleadores, las principales son:
- Política de teletrabajo. La primera obligación de los empleadores con respeto a la NOM 037 STPS es la de implantar, mantener y difundir en el centro de trabajo y entre las personas trabajadoras una Política de Teletrabajo. Este debe establecer mecanismos de comunicación y reglas de contacto entre el patrón y los trabajadores. Así como la duración del horario o la distribución de la jornada.
- Listado de teletrabajadores. Los empleadores deben contar con un listado actualizado de los trabajadores que estén bajo la modalidad home office.
- Equipos y herramientas. Asimismo, los empleadores deben proporcionar a los trabajadores los equipos y herramientas necesarias para su desempeño, incluyendo silla ergonómica, aditamentos ergonómicos y materiales necesarios para realizar su trabajo de forma segura y saludable.
- Capacitación. Es responsabilidad de los patrones brindar capacitación a los colaboradores en materia de seguridad y salud en el trabajo, acordando las condiciones mínimas que debe tener el lugar desde el que van a laborar.
- Lista de verificación. Contar con una lista de verificación de las condiciones de seguridad y salud en el teletrabajo. En ella también deben incluirse las medidas de seguridad e higiene en el lugar de trabajo que haya establecido la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene.
- Documentar. Otra responsabilidad de los empleadores es establecer y documentar el proceso de implementación del teletrabajo. Del mismo modo se deben documentar los programas de mantenimiento a los equipos para el manejo de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC), proporcionados a los trabajadores para realizar sus actividades de forma remota.
👉 No olvides descargar la checklist de implementación de la NOM 037
¿Cómo empezar a implementar la NOM 037 de teletrabajo?
Como puedes ver, las empresas deben realizar varias gestiones para cumplir con la NOM 037. La dificultad radica en que estas actividades se deben llevar a cabo al mismo tiempo que Recursos Humanos se ocupa de todos los procesos del área.
Con lo cual, contar con herramientas que ayuden a los profesionales del departamento de RR.HH. a agilizar gran parte de esta tarea puede ser clave para poder cumplir con todas las obligaciones de la compañía en materia de teletrabajo. Sobre todo teniendo en cuenta que quedan pocas semanas para la entrada en vigencia de la norma y, por lo tanto, el tiempo es fundamental para garantizar su cumplimiento.
En este sentido, un software de Recursos Humanos puede ser la herramienta que marque la diferencia. Este tipo de sistemas todo en uno ofrecen diferentes funcionalidades que ayudan a aumentar la capacidad operativa de los equipos de talento, al automatizar buena parte de las gestiones administrativas y repetitivas y digitalizar al 100% sus procesos.
Factorial es un buen ejemplo de cómo con una sola herramienta puedes gestionar todas las actividades de RR.HH. en un solo lugar, ahorrando una cantidad de tiempo significativa que luego puedes aprovechar para hacer de este un departamento más estratégico y enfocado en las personas de tu organización.
Así, el primer paso para implementar esta nueva norma es conocer la legislación, algo que ya hemos repasado a lo largo de este artículo y, en segunda instancia, elegir la solución digital adecuada.
A continuación, te explicamos cómo puede ayudarte el software NOM 037 de Factorial con dos de sus principales funcionalidades.
Reloj checador para el control horario
¿Cómo comprobar que la jornada laboral de tus teletrabajadores no excede el límite legal? Para validar el tiempo que tus colaboradores remotos le dedican al trabajo el reloj checador de Factorial es una herramienta imprescindible.
Este sistema te permite registrar la cantidad de horas que tus empleados laboran en teletrabajo de manera práctica, sencilla y remota. Es decir, el trabajador solo debe ingresar con sus datos al sistema, desde cualquier dispositivo y lugar en el que se encuentre, y comenzar a registrar sus horas de trabajo. ¡Así de fácil!
Esto, además de garantizar que los trabajadores no se excedan del límite legal, también te permite llevar un control más preciso de sus horas extra, para poder trasladarlo al proceso de nómina de manera transparente y sin errores.
Sumado a ello, el reloj checador también facilita que puedas darle cumplimiento al derecho a la desconexión digital que tiene todo trabajador en la modalidad teletrabajo.
Gestión documental digital
Si repasamos las obligaciones de los empleadores bajo la NOM 037 STPS está claro que la documentación del proceso ocupa un lugar preponderante. Desde la implementación del teletrabajo, hasta la creación de la política correspondiente, pasando por la lista de verificación y los programas de mantenimiento a los equipos, todas estas gestiones tienen que estar debidamente documentadas.
Para ello, lo mejor es contar con un gestor documental digital que te permite reunir en un solo lugar todos los documentos de este proceso y facilita el compartirlos en unos pocos clics. Precisamente eso es lo que garantiza el software de gestión documental de Factorial.
Esta herramienta ayuda a mantener un expediente digital completo con todos los documentos necesarios para cumplir con la NOM 037 y con toda la información que exige actualmente la norma. Así puedes:
- Crear y almacenar de forma segura un archivo digital que recopila toda la información sobre tus teletrabajadores.
- Mantener actualizado este registro en tiempo real.
- Crear y almacenar de forma segura la política de teletrabajo, así como la lista de verificación. De manera que puedas tener estos documentos siempre resguardados en un mismo lugar y compartirlos fácilmente con tus empleados.
- Contar con registros siempre disponibles, los cuales funcionan como evidencia ante posibles auditorías.
Básicamente, la herramienta propone una forma eficiente de llevar adelante un proceso que de por sí puede resultar complejo de implementar. Ya que permite compartir documentos de manera sencilla y le brinda acceso inmediato a esos datos a tus colaboradores.
Al mismo tiempo, con un sistema de gestión documental en la nube cuentas con un respaldo de información muy valioso que te aporta tranquilidad y le brinda transparencia al proceso.
Gestión de turnos y ausencias
Utiliza una herramienta que le brinda a gerentes y responsables del área de talento un control preciso sobre los diferentes horarios que realizan sus colaboradores, durante las distintas jornadas de trabajo de un determinado periodo. Ya sea una semana, una quincena o un mes, dependiendo de la anticipación con la que cada responsable planifique los turnos.
Asimismo, este tipo de aplicación ofrece una visión global de los horarios de todos los trabajadores de la empresa, de manera que RR.HH. puede programar con mayor claridad los turnos. Allí podrás tener control de los descansos al día y reducción de jornada laboral, que son puntos que toca la normativa.
Garantiza la normativa con un software para la NOM 037
Factorial es el software NOM 037 definitivo. Sus funcionalidades brindan seguridad, facilitan la implementación del proceso y permiten llevarlo a cabo de manera más ágil y precisa.
Además del reloj checador y la gestión documental, la plataforma te brinda otras prestaciones que también son muy valiosas en teletrabajo:
- Comunicación interna. Factorial te permite tener un canal directo y efectivo para mantener la comunicación con tus colaboradores remotos.
- Evaluación de desempeño. ¿Quieres medir el desempeño de tus colaboradores en teletrabajo? Con Factorial puedes evaluar a tu equipo remoto y tener mayor visibilidad sobre su rendimiento aún a la distancia.
- Gestión de ausencias y vacaciones. Con el programa para el control de vacaciones y ausencias de Factorial tus colaboradores pueden gestionar sus propios tiempos fácilmente.
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