Según el INEGI, en México nacen aproximadamente 1.2 millones de pymes anualmente. Una de las herramientas que deben tener en cuenta para crecer y superar la brecha de los 3 años de vida es algún tipo de sistema administrativo/contable; el software para nómina entra dentro de esta categoría. ¿Sabes qué es y cómo elegir uno? Te lo contamos todo en este artículo.
TABLA DE CONTENIDOS
- ¿Qué hace un software de nómina?
- ¿Cómo funciona el software para nómina?
- ¿Cómo escoger el software de nómina adecuado?
- ¿Por qué es importante contar con un sistema de nómina?
- ¿Cuánto cuesta un programa de nóminas?
- ✅ Gestiona la nómina de tus colaboradores fácil y rápido con Factorial
¿Qué hace un software para nómina?
Los expertos en Recursos Humanos saben que la nómina es una de las actividades que consume más tiempo. Sin embargo, también saben lo importante que es hacer esta tarea bien, porque de ello depende el pago correcto a los trabajadores.
El software para nómina permite responder a ambas necesidades: brinda agilidad al automatizar la gestión, y precisión, al reducir las tareas manuales y, por tanto, los errores humanos.
En concreto un software de nómina es una herramienta que ayuda a las empresas a gestionar el proceso de pago de los empleados. Esta clase de sistema sirve para administrar las nóminas de los trabajadores y aumentar la eficiencia de esta tarea.
Todo ello gracias a que el software para nómina permite automatizar gestiones como:
- Cálculo de salarios.
- Aplicación de percepciones y deducciones.
- Cálculo y aplicación de impuestos sobre la nómina.
- Determinar las incidencias.
- Generar recibos de nómina.
Sumado a lo anterior, un software de nómina es clave para ayudar a organizaciones de todos los tamaños a cumplir con las leyes laborales, tributarias y otras regulaciones financieras.
Veamos en detalle cuáles son sus principales funciones:
Recopila información
El software de nómina funciona como una base de datos robusta que contiene información relevante de los empleados. Desde los datos personales, altas, datos sobre la contratación, incidencias y más.
Al mantener toda esta información centralizada, la herramienta facilita el acceso y la gestión de la información que RR.HH. necesita para realizar el proceso de nómina a partir de datos precisos.
👉 Aprende en qué consiste el proceso de nómina y cómo ejecutarlo.
Automatiza tareas repetitivas
Esas largas horas dedicadas a cálculos manuales y procesos repetitivos quedaron en el pasado. Hoy, el software para nómina automatiza tareas diversas relacionadas a esta gestión, como el cálculo de las variables a considerar en el pago de los empleados, para pasar del salario bruto al salario neto, con sus respectivas percepciones y deducciones.
Asimismo, este sistema automatiza la generación de recibos de pago, la conciliación bancaria y la elaboración de informes relacionados a este proceso. Según la plataforma de nómina que elijas, esta también puede incluir la gestión automatizada de incidencias que afectan el sueldo del personal.
Controla impuestos y retenciones
Otro de los aspectos más importantes al realizar la contabilización de la nómina es hacer el cálculo de los impuestos y retenciones. De esto también se encarga el software enfocado en esta gestión.
Además, ten en cuenta que estas variables, es decir, los impuestos, se modifican prácticamente todos los años. Por lo que este tipo de sistema se actualiza con regularidad para mantenerse a tono con las últimas disposiciones fiscales y legales. Lo que garantiza que las nóminas que entregues a tu personal se ajusten a la normativa legal vigente.
👉 Esto te puede interesar: Conoce qué es el impuesto sobre la nómina y cómo calcularlo.
Agiliza pagos
Otra de las funciones de los softwares de nómina es agilizar y simplificar el proceso de pago a los empleados. Esto gracias a que permiten programarlos para fechas determinadas, algo especialmente útil cuando tienes asignados distintos periodos de cobro para tu equipo.
Genera recibos de nómina
Sumado a lo anterior, un programa de nóminas ofrece la posibilidad de generar el documento que luego le entregas a tu personal para su firma. Estos recibos son documentos legales que obligatoriamente debes facilitar a tu equipo.
También funcionan como un respaldo para acreditar que la empresa efectuó el pago en tiempo y forma y que el empleado lo recibió conforme. Ya que los trabajadores deben firmar estos documentos.
Almacena la nómina
Esto aplica sobre todo en los casos del software para nómina en la nube. Se trata de la posibilidad de almacenar todos las nóminas de forma centralizada. Gracias a ello puedes tener garantizada la protección de datos confidenciales de los empleados.
Asimismo, esto le brinda al equipo la ventaja de poder consultar nóminas actuales o pasadas y también aporta seguridad a la empresa porque tiene información de respaldo.
¿Cómo funciona el software para nómina?
Te explicamos en simples pasos cómo opera el software de nómina:
- Este tipo de plataforma almacena y administra información de los colaboradores. Por ejemplo: datos personales, percepciones, deducciones aplicables a su salario, prestaciones sociales, vacaciones, impuestos, entre otros conceptos.
- Con estos datos del personal e información de la política de pagos de la empresa, el sistema calcula el salario bruto de los empleados y realiza el proceso de nómina.
- En caso de que el sistema esté integrado con la plataforma de RR.HH. de la empresa, es posible que estos datos también estén integrados, porque se cruzan con mayor facilidad y las herramientas comparten la misma información. Si no existe esta integración, puede que sea necesario ingresarla.
- Una vez que el software cuenta con toda la información necesaria se calcula el salario que debe recibir cada empleado para ese mes.
- En el proceso también se deducen todos los impuestos o aportaciones que deben hacer los trabajadores al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), quedando como resultado el sueldo neto.
- Luego se crea el recibo de nómina correspondiente, para mostrar esta información a los trabajadores y generar un documento que estos puedan firmar.
¿Cómo escoger el software para nómina adecuado?
Ahora que sabes qué es el software de nómina, qué hace y cómo funciona, seguro ya tienes una idea más clara de si es la solución que necesitas para tu empresa. En caso de que la respuesta sea sí, es importante tener en cuenta algunos criterios antes de decidir. Responder las siguientes preguntas puede ayudar a orientarte:
¿El software es fácil de usar tanto para los empleados como para RR.HH.?
La mejor solución de nómina debe ser fácil de usar y navegar para todos los usuarios. Lo ideal es que las gestiones que se realicen con este sistema sean ágiles, accesibles y prácticas, garantizando una experiencia de usuario muy intuitiva.
¿Dónde almacena la información el software para nómina?
Teniendo en cuenta que según datos de la OCDE las pymes mexicanas presentan serias dificultades en el uso de herramientas tecnológicas, no está demás aclarar que cuando hablamos de almacenamiento de información las soluciones en la nube son las más seguras y eficientes. Por lo tanto, el software para nómina ideal debería garantizar esta clase de almacenamiento.
Además, esta solución garantiza que los equipos puedan trabajar colaborativamente en torno a un mismo sistema, ya que la información está centralizada y siempre disponible en un mismo lugar, sin importar donde se encuentre cada colaborador.
Esto permite, por ejemplo, que los profesionales de Recursos Humanos puedan compartir información con los contadores o gestores de nómina fácilmente.
¿El sistema de nómina se actualiza de forma automática?
Otro criterio relevante al elegir un software para nómina es la capacidad de actualización que tenga la herramienta. Sobre todo en relación a los cambios que afectan el cálculo del salario de cada colaborador todos los meses, así como a cuestiones vinculadas al cumplimiento legal.
En este punto, las plataformas de nóminas que cuentan con la funcionalidad de gestionar incidencias de forma automática son perfectas para poder trasladar estos cambios de forma eficiente al cálculo de la nómina. Esto evitaría tener que rastrear la información en múltiples fuentes y documentos, lo que demandaría mucho tiempo.
👉 Descubre todo sobre las incidencias laborales y cómo afectan la nómina.
¿La plataforma de nóminas se integra con tus sistemas actuales?
Como bien dijimos antes, la plataforma de nóminas necesita información para operar. Los datos se pueden ingresar de forma manual, importar de otras herramientas o integrar de forma automática a partir de otros sistemas que use la compañía.
La mejor opción es esta última, en tanto, la integración de sistemas agiliza la disponibilidad de los datos en el software para nómina, lo que también hace más rápido y eficiente el proceso.
¿El software para nómina se ajusta a la legislación laboral y fiscal vigente?
Si hay algo que caracteriza a la legislación laboral y fiscal mexicana es que está cambia constantemente. Así, es importante que el software elegido contemple las principales normas legales que impactan en el proceso de nómina.
Esto implica adaptarse también a las distintas reformas que se implementan en las leyes vigentes, para poder cumplir con estas y evitar incumplimientos que pueden derivar en multas u otras sanciones.
¿Por qué es importante contar con un sistema de nómina?
En principio, contar con esta clase de software permite ahorrar tiempo. De hecho, según datos que comparte Score, las empresas dedican más de 80 horas al año a la gestión de pagos a empleados. Sin embargo, con la automatización de la nómina, todo ese tiempo destinado a la tarea se podría reducir considerablemente.
Sumado a ello, la automatización de la nómina te permite reducir errores humanos en los procesos de pago a los empleados. Esto, a su vez, conduce a que el talento esté más satisfecho y aumenta su confianza en la empresa. Pero además, evita litigios legales, como demandas laborales por inconsistencias en los pagos, por ejemplo.
Otra de las razones para incorporar una plataforma para nómina en tu organización es la posibilidad de brindar un portal de autoservicio. En este los empleados pueden acceder para revisar sus recibos de pago, firmar estos documentos o actualizar su información.
Además, los sistemas de nómina en la nube que incluyen la gestión de incidencias facilitan notablemente el trabajo de RR.HH. Dado que el personal de esta área no tiene que rastrear en múltiples documentos la información, sino que la encuentra centralizada y actualizada en un mismo lugar.
Esto quiere decir que si en mayo varios empleados registran horas extra solo hay que actualizar estas incidencias para aplicarlas en la nómina en unos pocos clics. ¡Así de sencillo!
¿Cuánto cuesta un software para nóminas?
El costo de un programa de nóminas dependerá de la solución específica que contrates y de cuán completa sea en relación a las funcionalidades que incluye. En líneas generales, puedes encontrar software para nómina a partir de $600 MXN por mes.
¿Cuál es el costo de Factorial? Como te contamos en nuestro artículo sobre el precio del software de Recursos Humanos, tenemos distintas opciones, en función de las necesidades de tu empresa, pero como anticipo, puedes acceder a nuestro sistema de nómina desde $610 MXN por mes.
Gestiona la nómina de tu equipo con Factorial y mantén un control sobre las incidencias
Ya tienes toda la información que necesitas sobre el software para nómina. Ahora sabes qué funcionalidades ofrece, cómo funciona, cómo elegir uno, por qué hacerlo e incluso cuál es su costo aproximado. Solo queda elegir la mejor opción.
Por eso, para terminar, queremos presentar el sistema de nómina de Factorial, una solución práctica y sencilla para centralizar y automatizar el proceso de nómina de principio a fin.
Nuestra plataforma te permite:
- Llevar un control de las incidencias que afectan el salario de tus trabajadores mes a mes.
- Crear reportes personalizados sobre estos cambios que influyen en el cálculo de la nómina.
- Solicitar a tu personal la firma electrónica de los recibos de nómina y otros documentos vinculados al proceso.
- Seguridad al almacenar toda esta información bajo un sistema de encriptación y acceso único para cada usuario, lo que garantiza la protección de estos datos.
✅ Conoce Factorial gratis y comienza a gestionar la nómina de tus empleados de forma eficiente.
