EVERYDAY SOFTWARE, S.L. una empresa española con domicilio en Carrer d'Àlaba, 61, 5-2, 08005 Barcelona, España y NIF B66854530 (en adelante, "Factorial HR" o "Factorial") se compromete a proteger sus datos personales. Esta política de privacidad (en adelante, "Política de Privacidad") te informará sobre cómo cuidamos tus datos personales cuando descargas, accedes o utilizas nuestra App Android disponible en Google Play Store o nuestra App IOS disponible en App Store (en adelante, la "App") y te informa sobre tus derechos de privacidad y cómo te protege la ley.

Datos de contacto: Teléfono (+34 932 205 976), correo electrónico (GDPR@factorial.co).

1. Servicios de RRHH de Factorial

Factorial es una plataforma de gestión de RRHH basada en la nube que utilizan las organizaciones en su calidad de empleadoras (en adelante, "Clientes") para optimizar sus procesos de RRHH centralizando y digitalizando las tareas administrativas relacionadas con sus empleados (en adelante, "Usuarios Finales").

2. Responsable o encargado  

Factorial HR puede ser tanto un Responsable como un Encargado de datos personales a los efectos del Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 (en adelante, "RGPD"). Por ejemplo, Factorial será el Responsable del tratamiento de datos personales cuando un Cliente celebre un contrato directamente con nosotros, para el tratamiento de los datos de dicho Cliente.

Sin embargo, en la mayoría de los casos, debido a la naturaleza de nuestro negocio, Factorial no tiene una relación directa con los sujetos interesados y trata exclusivamente los datos personales del Usuario Final en nombre de los Clientes y de acuerdo con sus instrucciones. Por lo tanto, si usted es un empleado que utiliza nuestra App, nosotros actuamos únicamente como encargados del tratamiento de sus datos. Nuestros Clientes deciden los fines para los que utilizan nuestra App, así como los medios de recogida de datos de la magnitud de las funciones de nuestra plataforma. 

• Ejemplo: si usted es un empleado de la empresa A, usted es un Usuario Final, la empresa A es nuestro Cliente y tiene pleno control sobre sus datos personales, y nosotros tratamos sus datos personales en nombre de la empresa A y según sus instrucciones. 

3. Datos personales de los Usuarios Finales recibidos de nuestros Clientes

Antes de que pueda acceder a nuestra App, uno de nuestros Clientes, como su empleador, ya ha creado una cuenta de Usuario Final para usted y nos ha proporcionado ciertos datos sobre usted, incluyendo:

• Información básica: Nombre completo, correo electrónico del trabajo, número de identidad.
• Otros datos: Número de la seguridad social, fecha de nacimiento, sexo, nacionalidad, número de teléfono, oficina a la que está asignado, política de tiempo libre, número de cuenta bancaria, horario de trabajo, salario, duración del contrato, dirección completa, contactos de emergencia.

4. Datos personales de los Usuarios Finales recibidos de Google

Si decide acceder a nuestra App mediante la herramienta de inicio de sesión de Google, Google Ireland Limited compartirá con nosotros su nombre completo, su dirección de correo electrónico, sus preferencias de idioma y su foto de perfil con fines de autenticación.

5. Datos de los Usuarios Finales recogidos por nuestra App

Con el fin de proporcionar los servicios a nuestros Clientes, la App de Factorial recoge la siguiente información de los Usuarios Finales:

• Datos del dispositivo móvil: Recogemos automáticamente la información del dispositivo, como el ID de su dispositivo móvil, el modelo y el fabricante, el sistema operativo, la información de la versión y la dirección IP.
• Información de geolocalización. Si elige activar los recordatorios de entrada o salida (Configuración>Notificaciones>Habilitar notificaciones>Recordatorios de proximidad al lugar de trabajo), Factorial HR solicitará acceso o permiso y recopilará información basada en la ubicación de su dispositivo móvil de forma continua (es decir, también cuando la App esté cerrada y no se utilice).

Esto permitirá a nuestra App detectar cuando te acercas o sales de la dirección de la oficina que tienes asignada en Factorial, lo que activará la correspondiente notificación push. Tus datos de localización se almacenan en tu teléfono y nunca se envían a Factorial HR. 

Si desea cambiar nuestro acceso o permisos, puede hacerlo mediante nuestra App o en los ajustes de su dispositivo.

• Información de entrada: Si utiliza la App para realizar un seguimiento de sus horas de trabajo, recopilaremos la fecha y la hora de entrada y salida, así como la duración de su turno. Si su empresa tiene activada la geolocalización del reloj y usted ha dado permiso a la App para acceder a ella, también recopilaremos su información de localización.
• Datos sobre el tiempo libre: Si utiliza la App para solicitar permisos, recopilaremos información sobre la categoría de permiso a solicitar (por ejemplo, vacaciones, enfermedad, etc.), la duración del permiso solicitado y cualquier otro dato que desee proporcionar en la descripción de la solicitud.

6. Finalidades y fundamento del tratamiento de sus datos personales

Factorial HR trata sus datos personales para los fines determinados por nuestros Clientes -como responsables del tratamiento- y bajo sus instrucciones, tal y como se establece en el Contrato de Encargado de Tratamiento (CET) suscrito entre nosotros y nuestros Clientes.

Dado que cada Cliente puede utilizar nuestros servicios para fines diferentes, le recomendamos que revise siempre la política de privacidad específica de su empresa para obtener la información de protección de datos pertinente.

• Ejemplo: si usted es un empleado de la empresa A, usted es un Usuario Final, y la empresa A podría decidir utilizar nuestra plataforma para la gestión del tiempo y la asistencia de los empleados, la gestión del tiempo libre, la gestión de tareas, etc.
  

Factorial HR no trata sus datos personales para sus propios fines. Cuando tratamos información de uso y analítica, así como algunos datos estadísticos y agregados derivados de los datos personales para la mejora y el desarrollo posterior de nuestros servicios, lo hacemos de forma anónima.

7. Seguridad

Factorial HR implementa estándares de seguridad de última generación para prevenir el acceso no autorizado, mantener la exactitud de los datos y asegurar el uso correcto de la información. También aplicamos medidas organizativas adecuadas para proteger su información.

Aplicamos nuestras normas de seguridad también cuando trabajamos con socios comerciales y tecnológicos. Solo seleccionamos y contratamos a encargados y terceros que utilicen medidas de seguridad adecuadas y ofrezcan garantías suficientes, incluyendo medidas técnicas y organizativas, para asegurar la adecuada protección de los datos que les confiamos.

Además, los empleados de Factorial HR han firmado un acuerdo o cláusula de no divulgación en relación con su empleo y hemos establecido procesos internos como la formación continua y políticas que se actualizan con frecuencia para garantizar la disponibilidad y resistencia de nuestros sistemas y servicios. Además, Factorial ha definido un plan de respuesta a incidentes en caso de un incidente físico o técnico. 

8. Compartir sus datos personales

Los datos tratados por Factorial HR se alojan en la UE y se tratan dentro de la UE o en un tercer país que la Comisión Europea considere que ofrece un nivel de seguridad adecuado, o por proveedores de servicios que hayan suscrito acuerdos vinculantes que cumplan plenamente con la legalidad de las transferencias a terceros países. La lista de sub-encargados de Factorial HR está disponible bajo petición en GDPR@factorial.co. En este sentido, sus datos serán almacenados en la región EU-West1 de Amazon Web Services (AWS), más concretamente en Frankfurt.

9. Período de conservación

Conservamos los datos personales durante diferentes períodos, dependiendo del tipo de información, el período de nuestro contrato con nuestros Clientes, los requisitos legales relativos a determinados tipos de datos y otros factores. 

En términos generales, dejaremos de tratar su información cuando (a) su empleador deje de ser un Cliente de Factorial HR; o (b) usted deje de ser un empleado de nuestro Cliente. Si se da la circunstancia (a) o (b) y no tenemos la obligación legal o contractual de conservar su información durante un período más largo, eliminaremos sus datos.

Si tenemos que retener su información para cumplir con una obligación contractual o legal de retención, o para resolver disputas o hacer valer nuestros derechos, restringiremos el acceso a personas o funciones específicas. 

10. Sus derechos  

De acuerdo con el RGPD, usted tiene ciertos derechos sobre nuestro tratamiento de sus datos personales:

• Derecho a ser informado: Tiene derecho a recibir información clara, transparente y fácilmente comprensible sobre cómo utilizamos tus datos personales y tus derechos.
• Derecho de acceso: Tiene derecho a obtener acceso a sus datos personales.
• Derecho de rectificación: Tiene derecho a que se rectifiquen sus datos personales si son inexactos o están incompletos.
• Derecho de supresión: este derecho le permite solicitar la supresión o eliminación de sus datos personales cuando no haya ninguna razón de peso para que sigamos utilizándolos. No se trata de un derecho de supresión absoluto y se aplican excepciones.
• Derecho a restringir el tratamiento: Tiene derecho a "bloquear" o suprimir el uso posterior de sus datos personales. Cuando se restringe el tratamiento, podemos seguir almacenando sus datos personales, pero no podemos seguir utilizándolos.
• Derecho a la portabilidad de los datos: Tiene derecho a obtener y reutilizar sus datos personales para sus propios fines en diferentes servicios. 
• Derecho a oponerse al tratamiento: Tiene derecho a oponerse a determinados tipos de tratamiento.
• Derecho a presentar una reclamación: Tiene derecho a presentar una reclamación sobre la forma en que tratamos sus datos personales ante su autoridad de control protección de datos.
• Derecho a retirar el consentimiento: Si ha dado su consentimiento para cualquier cosa que hagamos con sus datos personales, tiene derecho a retirarlo en cualquier momento.
• Derecho a no ser sometido a una decisión automatizada: Tiene derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado (incluida la elaboración de perfiles) que produzca efectos jurídicos (o de importancia similar) para usted.

Factorial HR normalmente actúa sobre las solicitudes y proporciona información de forma gratuita, pero puede cobrar una tarifa razonable para cubrir nuestros costes administrativos de proporcionar la información en casos de:

• solicitudes infundadas o excesivas/repetidas; o
• más copias de la misma información.

Puede dirigir sus comunicaciones y ejercer sus derechos enviando una comunicación escrita a la siguiente dirección de correo electrónico GDPR@factorial.co. En algunos casos, la solicitud puede ser denegada si se pide la supresión de los datos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales. 

11. Cambios en esta política de privacidad

Nos reservamos el derecho a modificar esta política de privacidad para adaptarla al desarrollo de productos y servicios, a las normas del sector o a las nuevas normativas. Si dichos cambios son importantes, haremos todo lo posible por informarle. 

Última actualización: 26/02/2021.