Muchos creíamos que la pandemia del COVID-19 no nos obligaría a trabajar tanto tiempo desde casa y que pronto podríamos volver a la oficina. Sin embargo, ya ha pasado más de un año y gran parte de los equipos han tenido que adaptarse a esta nueva normalidad. La cual prevé la existencia de los denominados “equipos virtuales”. Que cambian el paradigma de la comunicación en la empresa.
Es cierto que todavía queda mucho camino por recorrer. Y que las cosas en el mundo empresarial cambian de la noche a la mañana. Pero sin duda alguna hay buenas prácticas que a día de hoy pueden ayudarnos a gestionar a nuestros equipos de forma eficiente y eficaz en el teletrabajo.
Hoy, por lo tanto, vamos a repasar estos conceptos:
Tabla de contenidos
Cómo puede afectar la distancia en los equipos
La distancia entre compañeros puede hacer que estos se sientan aislados, desmotivados y que su sentimiento de pertenencia a la empresa disminuya. ¡Pero trabajar desde casa puede tener una retroalimentación positiva en muchos aspectos para la vida de los empleados! Hablamos de conciliar la vida laboral y la familiar o de tener mayor flexibilidad.
Aun así, una encuesta realizada por Researchscape en Estados Unidos mostró que el 58% de los empleados se sentían más aislados y desconectados de su empresa y sus compañeros desde que empezaron a teletrabajar. Esta es solo una de las muchas investigaciones que arroja luz sobre el sentimiento de aislamiento de los empleados. Y demuestra lo importante que es crear equipos virtuales e invertir en prácticas de formación de estos equipos.
¿Qué son los equipos virtuales y cómo afectan a la comunicación y a la empresa?
El término “equipos virtuales” hace referencia a grupos de personas que trabajan juntas en proyectos. Y tienen, por regla general, objetivos y propósitos comunes. Pero lo hacen desde diferentes zonas geográficas gracias al uso de tecnologías y softwares.
La existencia de equipos virtuales es posible gracias a los avances tecnológicos. Y la difusión que estos han tenido dentro de las empresas. Hasta el punto de que hoy sea posible comunicarse de manera ágil incluso cuando no se está en la oficina. De hecho, casi todas las empresas cuentan con plataformas, canales y herramientas de comunicación interna. Para que con un solo mensaje se puedan dar a conocer eventos, anuncios y comunicaciones importantes.
La comunicación a distancia es tan común y generalizada. Que es posible que los miembros de estos equipos virtuales nunca se hayan conocido en persona. Especialmente a partir del inicio de la pandemia del COVID-19. Muchas contrataciones e incorporaciones se llevaron a cabo de forma remota. Y, en algunos casos, los empleados nunca fueron a la oficina convirtiéndose así en parte de equipos virtuales.
Los diferentes tipos de equipos virtuales
Existen equipos virtuales de diferentes tipos y se pueden clasificar en función de los objetivos y roles cubiertos por los trabajadores dentro de estos. Wisestep ha identificado 8 que mencionamos a continuación:
Equipo en red
En estos equipos virtuales podemos encontrar personas con diferentes habilidades y roles que trabajan juntas para resolver problemas específicos. Los miembros están ubicados en diferentes zonas geográficas, y en algunos casos, también podemos tener personas fuera de la organización.
Los podemos encontrar en: empresas de consultoría y tecnología.
Equipos paralelos
A los miembros de estos equipos se les asignan responsabilidades adicionales más allá de las principales. Y deben hacerse cargo de ellas en paralelo. En este caso, el equipo suele estar formado por miembros que forman parte de la organización. Y otro factor característico es el hecho de que el equipo permanece intacto hasta el final. Ningún miembro se va a la mitad del trabajo y todos se ven obligados a compartir su opinión y punto de vista para lograr los objetivos predefinidos.
Los podemos encontrar en: agencias de marketing, ventas y empresas de investigación y desarrollo.
Equipo de desarrollo de proyectos o productos
El objetivo de este equipo será, como su nombre indica, desarrollar un proyecto o producto en conjunto. En este caso, los equipos virtuales son perfectos. Porque diseñar un producto de manera conjunta es una tarea bastante difícil. Que, a su vez, requiere mucha experiencia y conocimiento. Por esta razón, la posibilidad de crear equipos virtuales con los mejores expertos en desarrollo de productos que residen en diferentes partes del mundo se convierte en una gran ventaja.
Equipo funcional
Nos referimos a aquellos equipos virtuales que realizan una sola actividad bien definida. Como son las responsabilidades laborales y los roles dentro del equipo. Dado que realizan actividades funcionales, se pueden encontrar en cualquier tipo de empresa.
Equipo de servicio
Estos equipos virtuales suelen estar formados dentro de los departamentos de atención al cliente y asistencia técnica. Tener equipos virtuales en todo el mundo es la mejor solución en este caso. Especialmente cuando se necesita proporcionar soporte al cliente los 7 días de la semana, las 24 horas del día.
Aprovechar las diferentes zonas geográficas permite crear equipos virtuales que trabajan en diferentes zonas horarias y pueden asistir a los clientes de forma continua.
Equipo de acción
Estos tipos de equipos virtuales son temporales. A diferencia de los demás, se definen en momentos de emergencia, en situaciones extraordinarias o simplemente cuando es necesario. Agrupar a determinadas personas en un solo equipo para que encuentren la solución a un problema concreto.
Una vez se resuelve el problema, este tipo de equipos virtuales dejan de existir. También en este caso, pueden estar presentes en cualquier empresa que tenga que hacer uso de ellos, independientemente del tipo o sector.
Equipo directivo
Estos equipos se pueden encontrar, por ejemplo, en grandes multinacionales. Evidentemente, en todas las empresas se deben tomar decisiones importantes. Y, sobre todo en las grandes, el poder de decisión se puede repartir entre varias personas. Estas personas suelen estar ubicadas lejos y en diferentes países. Se reúnen con menos frecuencia que otro tipo de equipos. Y tienen el objetivo de tomar decisiones estratégicas para la empresa.
Subcontratación de equipos
Este tipo de equipos virtuales está presente en aquellas empresas que prefieren delegar determinadas tareas a organismos externos. Muchas organizaciones optan por subcontratar en otros países, donde el coste de realizar una determinada tarea es menor. Se establece así una colaboración entre los equipos internos de la empresa y los equipos virtuales externos.
5 consejos para crear y gestionar equipos virtuales a través de la comunicación empresarial
El éxito de una empresa depende del éxito de sus empleados. Y el éxito de los empleados depende de su productividad y capacidad para lograr objetivos. Que a su vez depende de su felicidad y satisfacción en la empresa. Este es un círculo que se retroalimenta y permite a las empresas ser competitivas incluso en tiempos difíciles, como los que estamos viviendo. Además de conseguir que los empleados se sigan sintiendo involucrados incluso de forma remota.
Saber crear y liderar equipos virtuales puede ser una tarea difícil. Especialmente para aquellas empresas que han tenido que experimentar una digitalización rápida. Por eso, en este artículo veremos cómo crear y gestionar equipos virtuales. Pero sobre todo crear un sentido de comunidad de forma remota.
A continuación, analizamos 5 consejos fundamentales según la revista Entrepreneur para gestionar equipos virtuales:
Elige a las personas adecuadas
Cada uno tiene sus propios gustos y preferencias. Y el trabajo a distancia, muy elogiado por algunos. Sigue siendo más una carga que una ventaja para otros. Hay quienes no pueden esperar a que todo vuelva a la normalidad para volver a trabajar desde la oficina. Y hay quienes esperan que, incluso después de que haya terminado la pandemia, su empresa decida continuar con el trabajo a distancia.
Y es que algunas personas trabajan mejor en la comodidad de su hogar. Mientras que otras son más productivas trabajando en la oficina.
Estos son aspectos fundamentales a tener en cuenta a la hora de crear equipos virtuales. Si las personas aprecian, o al menos saben cómo adaptarse a trabajar de forma remota. Será más fácil crear equipos virtuales. Otros aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir personas para crear equipos virtuales son las habilidades comunicativas de estas. Así como la capacidad de trabajar en equipo y las habilidades tecnológicas.
Adopta la tecnología adecuada
Es cierto que el sector de la tecnología en la actualidad está experimentando una velocidad de desarrollo e innovación sin precedentes. Pero no todas las tecnologías son adecuadas o adaptables a nuestra cultura empresarial o corporativa.
Entre los más buscados por las empresas en este momento para adaptarse a la situación pandémica, encontramos los softwares para el control horario, para la gestión documental, la evaluación del desempeño, reclutamiento y selección de personal… En definitiva, todas aquellas tareas que ya no se pueden realizar de forma presencial por confinamientos o el teletrabajo.
Cuando una empresa tiene que decidir qué herramienta adoptar. O está indecisa entre múltiples soluciones, debe tener en cuenta un aspecto fundamental. Estas herramientas tienen que permitir el trabajo. Si implementamos una herramienta interna que no facilita el trabajo a los empleados. Estamos invirtiendo en una solución que no ayuda a nuestros trabajadores. Y, por el contrario, podría incluso entorpecer su trabajo o molestarlos a largo plazo.
No optes por aquellas soluciones que están parcialmente automatizadas o que cubren solamente algunas de las necesidades requeridas. Adopta una solución completa como es el software de RRHH todo en uno de Factorial, que con todas sus características te permite facilitar el trabajo de los empleados en 360 grados.
Proporciona capacitación
El hecho de que los equipos trabajen en línea. Y no compartan los mismos espacios físicos. No significa que no necesiten capacitación sobre cómo gestionarse a sí mismos. Sobre todo, es importante no asumir que todos los empleados saben cómo utilizar determinadas herramientas y plataformas.
Además, precisamente porque los equipos virtuales incluyen personas de diferentes países. Es posible que se requiera capacitación para formar a los empleados en prácticas laborales interculturales. Una aspecto fundamental en este caso será sin duda aclarar qué se espera de los equipos. Y, por qué no, darles la oportunidad de solicitar la formación que crean que necesitan para conseguir los objetivos que se les han solicitado.
Optimizando la formación de la empresa, sabrás en todo momento cuáles son los puntos a mejorar. Y eso asegurará el éxito de tus equipos.
Construye una cultura de equipos virtuales
Fomentar una cultura virtual es tan importante como proporcionar las herramientas necesarias para la comunicación y el trabajo a distancia. Cuando se fomenta la confianza dentro de la empresa. Y la colaboración dentro de los equipos virtuales. Es más fácil que las herramientas que hemos proporcionado se utilicen con éxito.
En este caso, podría ser útil invertir en actividades de formación de equipos virtuales. ¿Cuáles son las preferencias de los empleados? Deberemos asegurarnos de que proponemos actividades que sean realmente efectivas. Quizás después de un año de trabajar de forma remota, el aperitivo de la empresa el viernes en Zoom ya no es tan popular. Pero hay muchísimas otras opciones. ¡Podría ser buena idea realizar una encuesta proponiendo actividades que los empleados voten para así seleccionar la o las ganadoras!
Mantente firme pero flexible
La flexibilidad es la clave cuando se teletrabaja. Trabajar desde casa no significa simplemente mover el trabajo de la oficina al hogar. El teletrabajo y el smart working no son lo mismo y ya deberíamos saberlo.
Entre las principales ventajas de los equipos virtuales encontramos la flexibilidad. Esta permite tener horarios de trabajo que se adapten mejor a las necesidades personales de cada uno. Sin embargo, para que los equipos virtuales funcionen bien. Sigue siendo importante establecer algunas reglas, como las horas básicas por ejemplo. Y por horas básicas nos referimos a las horas en las que todos los empleados tendrán que estar online y disponibles.
¿Cómo crear un sentido de comunidad en el home office con la comunicación interna de la empresa?
Crear un sentido de comunidad entre los colaboradores cuando trabajan de forma remota. O peor aún, cuando nunca se han conocido en persona, puede parecer una tarea imposible. En Factorial, el smart working es el método de trabajo elegido por muchos empleados. Y algunos nunca han pisado la oficina, ¡ni para una entrevista de trabajo, o después de ser contratados!
Los empleados actuales provienen de hasta 25 países diferentes, lo que significa diferentes culturas y diferentes métodos de trabajo. Para mantener cohesionados a los equipos virtuales dentro de la empresa. Hemos adoptado diferentes estrategias que tienen el objetivo de mantener intacto el sentido de comunidad corporativa. Asegurarse de que todos los miembros estén alineados. Y los esfuerzos individuales se dirijan hacia el mismo objetivo. Por este motivo, a continuación, proponemos algunas de nuestras prácticas para crear y mantener un sentido de comunidad incluso a distancia:
Conocernos
Para fomentar la formación de equipos y la creación de relaciones laborales, incluso de forma remota. Es fundamental que los empleados puedan conocerse entre sí. Así que asegúrate de que las nuevas incorporaciones siempre tienen la oportunidad de presentarse.
Para las primeras semanas también sería útil organizar reuniones online. En las que los managers dejen que los empleados hablen un poco de sí mismos. Además de poner en práctica programas con los que a los nuevos empleados se les asignen “amigos”. Que les expliquen el funcionamiento de la empresa. ¡Así se sentirán mucho más integrados y bienvenidos!
Organizar actividades basadas en intereses comunes
Crea encuestas de empresa, pregunta a tus empleados qué les gusta hacer y organiza actividades en función de sus intereses. Descansos interactivos para hacer yoga todos juntos de manera online. Juegos de empresa para cerrar la semana. Clubs de cocina en el que cada uno prepara un plato desde su propia casa. Estos son solo ejemplos de actividades que se pueden realizar para crear sentido de comunidad.
En Factorial hemos dado un paso más y hemos creado comunidades reales dentro de nuestro software para mejorar la comunicación interna de la empresa y hacer que los empleados estén más conectados. Hemos investigado y creado la forma más sencilla de informar a los empleados si hay nuevos compañeros, cumpleaños, aniversarios de empresa y mucho más. A la vez, los empleados también podrán crear sus propias comunidades. En las que mantenerse en contacto con sus compañeros, conocerlos mejor y realizar actividades juntos.
Expresar gratitud
El agradecimiento y el apoyo entre compañeros hace que el trabajo no solo sea más fácil, sino también más agradable. Asegúrate de crear momentos u organizar programas especiales donde los empleados puedan recompensar a quienes los ayudaron durante la semana. O hicieron algo especial por ellos.
Para crear equipos virtuales es fundamental, como hemos visto, dotarse de la tecnología adecuada. Factorial se asegura de desarrollar día tras día funcionalidades que puedan ayudar a las empresas y sus empleados. No solo a mantener un mayor sentido de comunidad. Sino también realizar procesos cada vez más eficientes.
