Entre los términos vinculados a Recursos Humanos que cualquiera podría definir intuitivamente, está el trabajo en colaboración con otros. Por lo general, se lo define como una actividad que se desarrolla en equipo. Pero, en realidad, ¿qué es el trabajo colaborativo? ¿Cuáles son sus características? ¿Cualquier grupo de personas que trabaja en conjunto es un equipo?
Podríamos decir que crear un equipo de trabajo es una forma de arte. Sobre todo porque produce un efecto difícil de explicar cuando se consigue. Alguien puede preguntarle al líder de una empresa cómo hizo para que personas tan distintas funcionen bien juntas y seguramente del otro lado no habría una respuesta racional que sea suficiente. Eso es una especie de arte.
Pero que esto no nos confunda. La conformación de un equipo no “sucede por arte de magia”. Es un trabajo arduo, que requiere la alineación de diversos factores. Incluyendo, claro está, a las personas.
Dado que puede parecer un término muy abstracto y difícil de conceptualizar, hoy vamos a centrarnos en definir qué es el trabajo colaborativo, qué lo caracteriza y cómo implementarlo en tu empresa.
Tabla de contenidos
¿Qué es el trabajo colaborativo?
La mayoría de las definiciones que se encuentran en internet sobre qué es el trabajo colaborativo hacen referencia a personas que trabajan juntas. Sin embargo, esa noción es bastante acotada. La definición de trabajo en equipo se relaciona más bien con el proceso por el cual dos o más personas trabajan alineadas para lograr un mismo objetivo.
Esto puede significar:
- Colaboradores trabajando juntos.
- Trabajadores que laboran con su líder de equipo.
- O bien, personas de distintos departamentos e incluso de diferentes niveles dentro de la estructura organizacional que trabajen coordinadamente para lograr metas específicas.
Es importante aclarar que esta forma de trabajar es mucho más que compartir la carga y responsabilidad. La colaboración es un modo productivo de unir al talento para lograr algo que no se podría conseguir de otra manera. Precisamente, esta es una de las principales ventajas del trabajo colaborativo.
Así, podemos decir que el trabajo en equipo se da cuando las personas laboran juntas para alcanzar un propósito común y en el camino hacia la consecución de su meta, comparten ideas, intercambian opiniones, conocimientos y construyen algo que solo es posible de concretar al trabajar colaborativamente.
De hecho, la palabra colaboración deriva del latín collaborare, que se traduce como ‘trabajar con’ o ‘trabajar juntos’.
Por lo tanto, para definir qué es y qué implica el trabajo colaborativo podemos decir que significa trabajar con otra persona para crear algo que permita cumplir un objetivo en común. Todo ello compartiendo:
- Ideas.
- Experiencias
- Conocimientos.
- Habilidades.
- Responsabilidades.
- Logros.
Ejemplos de trabajo colaborativo
Como podemos ver hasta aquí, la definición de trabajo en equipo no es tan simple como decir “personas trabajando juntas”. Por ello, para tener una noción más clara, veamos algunos ejemplos de trabajo colaborativo:
Google: el conocimiento se comparte
Hay toda una serie de mitos en torno a cómo es trabajar en Google. Se habla de la comida gratis, salas de ocio en las oficinas de Mountain View o las populares siestas que se pueden tomar en las instalaciones de la empresa. Pero, más allá de esto, hay un dato que reluce entre todos los demás y es que en la organización el trabajo colectivo es la norma.
Cada proyecto que se crea en la empresa sigue esta premisa. Eso significa alinear a las personas dentro de cada equipo hacia un mismo objetivo. Pero, lo más importante es que cada trabajador en Google está rodeado de los conocimientos, experiencia y talento del resto de sus compañeros.
La cultura organizacional de esta empresa se caracteriza por la apertura. Esto supone un intercambio de información constante entre los miembros de cada equipo y entre las distintas áreas de la empresa.
El objetivo es fomentar la difusión de conocimientos que funcionen como fuente de inspiración para cada trabajador. Así, estos pueden desarrollar todo su potencial y contribuir a la innovación de la compañía.
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TeamBuilding: todas las opiniones cuentan
Otro de los ejemplos de trabajo colaborativo viene de la mano de una empresa especializada en el tema. TeamBuilding, compañía norteamericana que realiza eventos de formación de equipos, tiene un sistema muy claro para la implementación del trabajo colectivo. Básicamente, en esta organización realizan demostraciones internas con empleados de diferentes áreas.
Antes de lanzar cada programa, actividad o evento de formación de equipos para empresas, lo revisan internamente entre todos. Esto quiere decir que las distintas áreas de la compañía tienen una vista anticipada de cómo será el evento en acción, antes de mostrárselo al cliente.
Ese momento de revisión le brinda a los trabajadores de los distintos departamentos la oportunidad de colaborar y perfeccionar la calidad del producto final. Por otro lado, para la organización, ese feedback resulta muy valioso porque permite ver lo que se ha creado desde diferentes perspectivas.
Así, por ejemplo, un representante de ventas puede hacer comentarios sobre las características del evento en función de la retroalimentación recibida de parte de los clientes.
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GetVoIP: dos cabezas piensan mejor que una
El tercero de los ejemplos de trabajo colaborativo que queremos compartir es el de la compañía GetVoIP. En este caso, la premisa es utilizar la creatividad de todo el equipo al servicio de cada proyecto de contenido de la empresa.
De acuerdo con su fundador y director ejecutivo, Reuben Yonatan, la lluvia de ideas sobre contenido es una actividad de colaboración esencial en su organización. En estas sesiones de brainstorming se proponen alternativas para estrategias de marketing y ventas, tácticas de retención de clientes y más.
¿Cómo funciona? Una vez que el equipo tiene un objetivo claro, las personas dentro de este se comunican a través de su herramienta de gestión de proyectos para definir cómo llegar a ese resultado. Después de eso, el líder del equipo establece con precisión el trabajo y sus objetivos, cronogramas y tareas.
Con una visión clara de ello, el equipo ya está listo para comenzar a colaborar en torno a ese proyecto puntual. Es decir, aportar sus ideas sobre cuál es el mejor camino para resolverlo y así alcanzar los objetivos. Esta iniciativa sigue la premisa de “dos cabezas piensan mejor que una”.
Así, para buscar soluciones que permitan resolver los problemas o desafíos de un proyecto, cada miembro del equipo aporta su idea.
¿Qué características tiene el trabajo colaborativo?
Ahora llegó el momento de conocer más en detalle el concepto que nos ocupa. Para eso, veremos cuáles son las características del trabajo colaborativo. Aunque hay muchas cualidades que podrían atribuirse a este concepto, hay al menos 6 que lo distinguen.
1. Liderazgo horizontal
Por lo general, cuando pensamos en el trabajo colaborativo y sus características, la horizontalidad aparece como rasgo distintivo. Esto quiere decir que en los equipos que trabajan de forma colaborativa no hay un líder definido.
Este es uno de los estilos de liderazgo que se pueden implementar en las empresas y refleja la importancia que tienen los directores, gerentes y jefes de proyectos al momento de definir la vinculación de los miembros de cada equipo.
Si el líder ejerce un rol protagónico, al punto tal de que todas las dinámicas de ese equipo deben pasar por su supervisión y tenerlo presente como participante clave, la colaboración, en los términos que venimos observando, se vuelve más difícil.
Porque el intercambio de ideas, conocimientos, experiencias no surgirá de la misma forma en todos los trabajadores si hay una presencia muy fuerte de un líder. Algunos empleados pueden sentir desconfianza al compartir sus opiniones sobre un tema si hay un jefe que ejerce una presencia tan fuerte en el equipo.
Además, prácticas como estas, tan intrusivas por parte de los líderes, pueden derivar en formas de gestión negativas para los equipos, como el micromanagement.
Por ello, el trabajo colaborativo se caracteriza por el liderazgo horizontal, dentro de estos equipos no hay jerarquías. Todos los miembros del grupo intervienen de la misma forma, puesto que cada uno es parte de la toma de decisiones y resolución de conflictos.
2. Objetivos comunes
Sin dudas, esta es una de las características del trabajo colaborativo más destacadas. Lo que sucede es que la principal razón para conformar equipos es precisamente alcanzar ciertos objetivos.
De hecho, como ya hemos visto, la existencia de metas compartidas es uno de los rasgos que permiten definir qué es el trabajo colaborativo. Sin objetivos comunes, no hay equipo.
Por supuesto que, además, este propósito en común sirve de guía. Orientar hacia los mismos resultados a personas con ideas, trayectorias, conocimientos e incluso nociones del mundo diferentes no es fácil. Para amalgamar todas esas diferencias y conseguir que trabajen juntas y en armonía, es necesario perseguir un mismo fin.
Mediante la realización de acciones conjuntas e individuales, los equipos consiguen trabajar como una unidad con un claro sentido y punto de llegada.
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3. Interdependencia positiva
Otra de las características del trabajo colaborativo se conoce como interdependencia positiva. Pero ¿a qué se refiere? Esta es una de las bases del trabajo colectivo o cooperativo.
De acuerdo con los investigadores David Johnson y Roger Johnson, existe interdependencia positiva cuando el miembro de un equipo percibe que está vinculado a los demás de modo que no puede lograr el éxito hasta que estos no lo alcanzan también. Por tanto, debe coordinar sus esfuerzos con los de ellos para alcanzar su objetivo.
La interdependencia positiva es esencial en el trabajo colaborativo porque tiene una influencia directa en:
- Interacciones dentro del equipo.
- Disponibilidad a la influencia del otro.
- Motivación.
- Rendimiento individual.
Cuando el colaborador entiende que sus esfuerzos son necesarios para que el grupo pueda alcanzar las metas, obtiene un sentido de responsabilidad individual y de empeño que redunda en una gran eficacia en el trabajo en común.
En este punto la retroalimentación dentro del equipo es clave para que cada miembro del grupo pueda percibir cómo contribuye al bien de todos.
4. Responsabilidad individual
Alineado al punto anterior tenemos que mencionar la responsabilidad individual como otra de las características del trabajo colaborativo. Esto quiere decir que aunque se trabaje bajo los mismos objetivos y se intercambien de manera constante ideas, soluciones y conocimientos, cada miembro tiene tareas individuales que debe realizar para que el equipo cumpla con las acciones asignadas y las metas finales.
En este sentido, cada colaborador aporta y contribuye al éxito del grupo. Al mismo tiempo, cada trabajador es responsable de una parte del trabajo que no puede delegar en nadie más. Esto también hace al trabajo colaborativo, es decir, compartir la carga. Para que no sean siempre los mismos los que ejecutan las tareas complejas o resuelven los problemas.
La responsabilidad individual dentro del trabajo colectivo permite que haya una distribución equilibrada de tareas. Ese balance ayuda a que el trabajo colaborativo funcione de forma equitativa, evitando conflictos y sobrecarga en algunos trabajadores.
5. Comunicación abierta
Sin dudas, la comunicación es otro de los elementos que caracteriza al trabajo en equipo. Para que todos estén en la misma página, es necesario que la interacción sea continua.
El intercambio de información de manera constante es una de las maneras de desarrollar un trabajo colaborativo. Dado que ayuda a que todas las personas tengan los datos necesarios para hacer su labor y estén en sintonía con lo que sucede. Es decir, con lo que cada miembro del equipo está aportando a la consecución del objetivo.
Esta comunicación debe ser siempre abierta y transparente. En principio, para permitir que todos expresen sus ideas y opiniones. Ten en cuenta que para que las personas puedan colaborar necesitan sentir que pueden aportar todo lo que saben. Por ello, se debería alentar a los integrantes del equipo a que participen y se comuniquen fomentando la confianza.
Así, los colaboradores se sentirán seguros de intercambiar ideas, opiniones e información, estableciendo una comunicación eficaz. Incluso pueden llegar a hacer valoraciones profundas del trabajo de sus compañeros o de los resultados que se ven obteniendo.
Por otro lado, está claro que en estas circunstancias pueden aparecer confrontaciones u opiniones encontradas. Sin embargo, la discusión también forma parte de lo que se constituye como trabajo en equipo.
Es con base en ello que muchas veces se llega a hallazgos imposibles de alcanzar trabajando en solitario. Porque los pensamientos ajenos promueven una visión más amplia y global de las cuestiones planteadas. Lo que lleva a una mayor calidad en la toma de decisiones.
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6. Seguimiento constante
Para terminar de definir el trabajo colaborativo y sus características debemos mencionar el seguimiento. Aunque no haya un líder específico dentro del equipo, esto no quiere decir que carezca por completo de guía.
De hecho, existen muchas formas de operar sin un coordinador específico y aún así darle seguimiento a lo que se va logrando en el equipo. A esto se lo denomina comúnmente autorregulación. Se trata de una característica muy distintiva del trabajo colaborativo.
Esto quiere decir que más allá de que cada cual tenga sus propias responsabilidades individuales, lo que está claro es que de su avance depende el progreso de los demás. Por lo tanto, tener presente esto es una forma de autorregularse y darle seguimiento a las tareas.
Por otro lado, debemos tener en cuenta que el seguimiento del progreso del equipo fomenta el trabajo colaborativo. En la medida en que revisar qué se hizo permite identificar puntos de mejora y hacer comparaciones entre los resultados previstos y los que se obtuvieron hasta el momento.
Aunque antes dijimos que el trabajo colaborativo suele ser de liderazgo horizontal y, por lo general, carece de líder, en muchos casos se nombra a una persona que coordine los diferentes esfuerzos del equipo e incluso que medie con otras áreas de la empresa o personas externas al negocio.
Entonces, alguien con estas responsabilidades también podría ocuparse de darle seguimiento a las tareas y revisar qué necesita cada miembro del equipo para seguir avanzando.
Ventajas del trabajo colaborativo
- Productividad. Si hablamos de las ventajas del trabajo colaborativo tenemos que mencionar la productividad. Cuando los empleados trabajan juntos, pueden encontrar soluciones más rápidamente. Además, se comparte la carga de trabajo para que los plazos se cumplan de manera oportuna y ninguna persona termine abrumada por tener que trabajar demás. Lo que ayuda a calmar la ansiedad de los equipos de trabajo.
- Conocimiento compartido. Otra de las ventajas del trabajo colaborativo es el aprendizaje. Los miembros del grupo pueden aprender unos de otros al aportar sus conocimientos y experiencias en cada proyecto.
- Innovación. El intercambio de información contribuye a mejorar la capacidad creativa de un equipo. Así, la innovación se transforma en una parte esencial del trabajo colaborativo y, por tanto, en una de sus principales ventajas.
- Sentido de pertenencia. No hay dudas de que trabajar en conjunto con otras personas, alineadas a un mismo objetivo, hace sentir a los trabajadores que comparten un mismo propósito con sus compañeros. Esto fomenta el sentido de pertenencia, permitiendo que cada empleado se sienta integrado y con ello comprometido.
¿Cómo implementar el trabajo colaborativo en tu empresa?
Como siempre decimos, en la gestión de personas y, sobre todo, en la construcción de equipos no hay fórmulas únicas. Cada empresa tendrá que encontrar su propia definición sobre qué es el trabajo colaborativo y cómo llevarlo a la práctica.
Pero sí podemos darte algunos indicios para comenzar:
- Hacer que la colaboración sea parte de los valores de la empresa.
- Organizar el trabajo de manera tal que sea posible que los miembros puedan colaborar sin obstáculos.
- Fomentar la comunicación abierta.
- Fortalecer el vínculo entre el talento.
- Reconocer los progresos.
- Facilitar el trabajo en equipo con la tecnología adecuada.
Precisamente, para poder llevar a cabo todos estos procesos la tecnología es un recurso clave. Por ejemplo, las herramientas de comunicación interna o los gestores de documentos que facilitan el intercambio de información, por mencionar algunos ejemplos.
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