Una app de reloj checador es una de las muchas estrategias para optimizar el proceso de gestión del tiempo en tu empresa. Conoce cómo introducirla a los colaboradores.
Cuando implementas el control del tiempo en tu empresa, es fundamental abordar las preguntas comunes que puedan surgir, ya que a veces pueden generar dudas en los colaboradores.
Preguntas como: “¿Por qué nuestra empresa está instalando una app de reloj checador? ¿Acaso no confían en nosotros?” Esta es solo una de las inquietudes que los empleados pueden tener.
Pero el control del tiempo reduce el riesgo de exceder el presupuesto. Como gerente, propietario de un negocio o empleado, es crucial estar al tanto del tiempo invertido en cada proyecto. Un reloj checador realiza esta tarea de manera automática y aumenta la eficiencia del proyecto.
Tabla de contenidos
Brinda orientación a los empleados sobre cómo llevar un seguimiento de actividades
Cuando decido salir a tomar un café, ¿debería marcar mi salida?. En el caso de una conversación telefónica breve, ¿cómo se debe realizar el seguimiento adecuado?
A menudo, brindo ayuda a mis compañeros con sus problemas laborales, pero ¿cómo se puede medir este tipo de colaboración?
Si las personas en la empresa desconocen cómo reportar estas actividades (o si sus superiores no tienen claridad al respecto), el tiempo dedicado a tareas específicas puede diferir de la realidad. Es por eso que establecer un proceso claro es la mejor alternativa.
Transmite la relevancia de supervisar el tiempo invertido en cada proyecto
Si deseas medir el tiempo de trabajo de tus empleados, sería beneficioso brindarles una herramienta intuitiva que les facilite el seguimiento preciso del tiempo.
Además, es importante explicarles que no llevar un control adecuado del tiempo dedicado a cada tarea podría generar confusiones y un aumento de trabajo posteriormente. Recuerda que una de las partes más importantes es la capacitación y comunicación efectiva en la implementación del reloj checador.
Emplea las herramientas adecuadas
El control del tiempo no implica que tus empleados tengan que invertir tiempo adicional completando hojas de tiempo, verificando y calculando todos los números. Muy al contrario.
Existen numerosas herramientas, como la app de reloj checador o control de asistencia de Factorial que se encargan de todo el trabajo para tu equipo. Sería un desperdicio no aprovechar este tipo de aplicaciones.
Y recuerda que existen distintos tipos de checador de asistencia que se pueden ajustar mejor a tu lugar de trabajo.
Simplifica las tareas para el departamento de Recursos Humanos
Para implementar adecuadamente el seguimiento del tiempo, el software debe eliminar por completo la necesidad de registrar manualmente las horas de trabajo, vacaciones, viajes de negocios o horas extras.
Microsoft Excel es la herramienta básica para este tipo de tareas. Con muchas aplicaciones, puedes exportar los datos fácilmente a Excel, lo que permite una configuración adecuada del programa y, a su vez, mejora la eficiencia del trabajo del departamento de Recursos Humanos.
Así que uno de los puntos claves a la hora de implementar un sistema de control de entradas y salidas es el asegurarte que sea una herramienta que sea cómoda y fácil de usar para el departamento de recursos humanos.
👉 Conoce aquí cómo optimizar el control de asistencia de tu empresa
Comparte pautas sobre el seguimiento del tiempo
El mejor software de seguimiento de tiempo se está volviendo más granular con su funcionalidad. Ya no tiene que redondear hacia arriba (o hacia abajo) las horas y los minutos trabajados.
Esto es útil si programas en incrementos de 5 minutos o si tienes dificultades para calcular el tiempo de los trabajadores rápidos que terminan las tareas en períodos de tiempo más cortos.
El seguimiento granular del tiempo significa que puedes redondear el tiempo registrado, ajustar los presupuestos del proyecto sobre la marcha y establecer las horas de trabajo de tu equipo al minuto.
Pero, ¿cómo hacer que el seguimiento del tiempo sea perfecto en todos los equipos? La clave es desarrollar pautas compartidas.
En las pautas, incluye detalles como:
✅ Cuándo realizar un seguimiento del tiempo
✅ Cómo utilizar el reloj checador
✅ Quiénes son responsables de utilizarlo y de revisarlo
✅ Qué horarios se consideran puntuales o fuera de fecha
✅ Qué comentarios agregar en caso que sea necesario agregarlos
No olvides incluir un documento de preguntas frecuentes compartido para que los equipos puedan obtener respuestas a sus preguntas de seguimiento del tiempo de forma rápida y sencilla.
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¿Cuáles son algunos beneficios de contar con una app de reloj checador?
El uso de un software de seguimiento del tiempo puede revelar todo tipo de información sobre tus proyectos y equipos.
Puedes utilizar estos datos para mejorar la toma de decisiones del proyecto en cuanto a tu presupuesto y asignación de recursos. Aquí tienes una mirada más detallada a los principales beneficios de utilizar aplicaciones de seguimiento del tiempo.
Gestión de recursos y planificación de capacidad
Tienes un presupuesto establecido por una razón. Si tu equipo está sobrecargando las horas, se comen las ganancias. Una forma de asegurarte de que esto no suceda es utilizar una herramienta de seguimiento del tiempo. El monitoreo de los empleados y las hojas de tiempo automatizadas pueden ayudar a prevenir imprecisiones en la facturación y los pagos.
Los conocimientos extraídos de tu herramienta de seguimiento del tiempo permitirán una previsión presupuestaria precisa, que es fundamental para evitar gastos excesivos.
Mejora la responsabilidad
¿Son los cuellos de botella un problema constante con tu equipo? Mediante el uso de aplicaciones de seguimiento de tiempo, puedes encontrar áreas en tu flujo de trabajo que necesitan lubricación.
Por ejemplo, tal vez uno de tus trabajadores se retrasa constantemente. Permitirles ver el esfuerzo del equipo puede alentarlos a hacer su propio esfuerzo.
Este nivel de transparencia también facilita identificar formas de mejorar tus procesos y ayudar a tu equipo a trabajar de manera más inteligente.
Mejora la productividad
Solo en Estados Unidos se pierden 50 millones de horas en productividad al día por tareas y actividades no registradas.
Tener una visión clara de las horas de entrada y salida, así como del tiempo que tus colaboradores pasan cumpliendo sus funciones te permite tener una visión objetiva de su productividad.
Selecciona la mejor solución de registro de asistencia para tu empresa
Las compañías que buscan mantenerse al día en la era digital están adoptando sistemas en línea de gestión de tiempo y asistencia, los cuales agilizan el proceso de registro de las horas laborales de los empleados y automatizan los trámites administrativos.
De esta forma, los empleadores y los encargados de recursos humanos pueden liberarse de tareas monótonas y concentrarse en mejorar la experiencia laboral de los trabajadores, evitando el exceso de trabajo y el agotamiento.
En Factorial, ofrecemos un sistema personalizado de control de asistencia que se adapta a las necesidades de tu empresa, permitiéndote aumentar la eficiencia en la revisión del horario laboral y la gestión del tiempo, al mismo tiempo que reduces el ausentismo laboral con nuestra app de reloj checador.
De esta forma, brindamos a todos los empleados la posibilidad de gestionar su jornada laboral desde una aplicación móvil que cuenta con un avanzado sistema de geolocalización.
