Una de las principales tareas del departamento de Recursos Humanos en una empresa es calcular las horas trabajadas del personal. Esto se traduce al pago que reciben por este concepto, de ahí que se deba hacer en el menor tiempo posible, sin errores y respetando las normas laborales vigentes.
¿Cuál es la mejor forma de llevar a cabo esta tarea? Actualmente, el área de RR. HH. tiene de su lado a la tecnología. Existen herramientas que permiten gestionar tareas relacionadas con la gestión del tiempo de los empleados.
Seleccionar las herramientas adecuadas es clave para poder cubrir las necesidades de la empresa. Es decir, la mejor opción es aquella que se ajuste a tus procesos y los haga más eficientes.
En este artículo vas a encontrar una calculadora para las horas trabajadas y consejos para optimizar la gestión del tiempo en tu empresa.
¿Cómo funcionan las horas trabajadas en México?
En México, las horas trabajadas están reguladas por la Ley Federal del Trabajo (LFT), esta establece lineamientos como la duración de la jornada laboral y las condiciones en las que debe realizarse.
Teniendo claro esto, las horas trabajadas en México son aquellas horas en las cuales el trabajador está disponible para prestar sus servicios, independientemente de que esté ejecutando tareas de forma activa.
Tipos de jornadas laborales según la Ley Federal del Trabajo
La LFT distingue tres tipos principales de jornada laboral, cada una con un límite máximo de horas trabajadas:
- Jornada diurna: Comprendida entre las 6:00 a.m. y las 8:00 p.m., con un máximo de 8 horas diarias.
- Jornada nocturna: De 8:00 p.m. a 6:00 a.m., limitada a 7 horas diarias.
- Jornada mixta: Combinación de horas diurnas y nocturnas, con un máximo de 7 horas y media diarias, siempre que el periodo nocturno sea menor a 3.5 horas; de lo contrario, se considera jornada nocturna.
También te puede interesar: Jornada laboral de 4 días en México: ¿Es posible? ¿Cuáles son sus beneficios?
¿Cómo se cuentan las horas de trabajo en México?
En México los trabajadores pueden laborar un máximo de 48 horas por semana, según la ley. Es decir, una jornada diaria de 8 horas, con un día completo de descanso. Además, dentro de la jornada diaria continua se debe conceder al trabajador un descanso de media hora, mínimo.
Cuando el empleado no pueda salir del centro de trabajo donde presta sus servicios durante las horas de reposo, el tiempo correspondiente le será computado como tiempo efectivo de la jornada de trabajo. Por lo tanto, este se debe contemplar como horas extra.
El cálculo de horas trabajadas es esencial para determinar el cumplimiento de las obligaciones laborales, el pago justo de salarios, el cálculo de horas extra y el respeto a los derechos del trabajador.
5 pasos para calcular las horas trabajadas
1. Registro de entrada y salida
El primer paso es llevar un control de entrada y salida de cada empleado. Este puede realizarse de forma manual o digital (sistemas biométricos, tarjetas magnéticas o un software de control horario).
📥 ¡Descarga una plantilla para el control de asistencia del personal! GRATIS
2. Restar pausas y descansos
No todas las horas dentro del horario laboral cuentan como horas efectivas trabajadas. Se deben descontar las pausas de comida o descansos extras con los que cuente el empleado.
3. Contabilizar por tipo de jornada
Las jornadas laborales varían según el turno, como mencionamos antes, debes considerar el tipo de jornada bajo el que está trabajando tu colaborador.
4. Sumar el total semanal o mensual
Para temas de nómina se suele sumar las horas trabajadas de forma semanal. En algunos sectores, especialmente aquellos en los que se paga por hora, se debe llevar un control diario. Esto con el fin de evitar errores y asegurar el cumplimiento de la ley.
Te recomendamos leer Reducción de la jornada laboral en México: ¿En qué consiste y cuándo entra en vigor?
5. Contabilizar horas extras, festivos y días de descanso
Las horas extra se cuentan aparte y deben reflejarse de forma clara. Además, los días festivos oficiales, si se laboran, deben pagarse triple.
Y por último, cuando se trabaja el día de descanso obligatorio se debe pagar extra.
Te puede interesar 👉 Horas extra según la Ley Federal del Trabajo ¿Cómo se pagan?
¿Cómo calcular las horas de trabajo mensual en México?
Calcular las horas de trabajo mensual de un empleado es una operación fundamental en el proceso de nómina y, generalmente, se basa en un estándar de 208 horas al mes. Este valor resulta del tiempo de trabajo semanal legal fijado en 48 horas en México. Pero, ¿cómo llegamos a esta cifra?
Saber cómo calcular el tiempo de trabajo mensual de un colaborador es bastante sencillo. Es necesario multiplicar las 48 horas por las 52 semanas de un año y luego dividir el resultado entre los 12 meses del año.
El cálculo se ve así:
- (48 horas x 52 semanas) / 12 meses = 208 horas.
Obtener este valor es fundamental para poder determinar la base sobre la que se va a calcular la remuneración del trabajador y, por tanto, la contabilización de la nómina.
Veamos un ejemplo: supongamos que María trabaja en una empresa a tiempo completo, es decir, el límite máximo de la jornada laboral semanal, 48 horas. Esta colaboradora percibe un salario de $45 pesos por hora. En septiembre trabajó un total de 26 días, lo que hace un total de 208 horas.
Para calcular su salario bruto para este mes, simplemente hay que multiplicar la cantidad de horas trabajadas por el valor de la hora. Entonces, en el caso de María, el cálculo sería:
- 209 horas x 45 pesos/hora = $9.360 pesos.
Este es su salario bruto del mes de septiembre. Sobre esta base luego se calcularán las percepciones y deducciones, lo que dará como resultado el salario neto de la trabajadora.
👉 Esto te puede interesar: Cómo calcular el sueldo bruto y el sueldo neto [+calculadora gratis]
Estas son las excepciones que contempla la Ley Federal del Trabajo
La primera distinción que podemos encontrar en la Ley Federal del Trabajo es la que se relaciona con los distintos tipos de jornadas laborales. En México se contempla:
- Jornada de trabajo diaria, que está comprendida entre las 6:00 y las 20:00 horas.
- Jornada nocturna, que está comprendida entre las 20:00 y las 6:00 horas.
- Jornada mixta, que comprende períodos de tiempo de las jornadas diurna y nocturna. En este supuesto, el período nocturno debe ser menor de 3 horas y media, pues si comprende esa cantidad o más, se computa como jornada nocturna.
Esta distinción también sirve para delimitar la jornada de manera diferente. El artículo 61 de la LFT establece que “la duración máxima de la jornada será: 8 horas la diurna, 7 la nocturna y 7 horas y media la mixta”.
Por lo cual, al momento de calcular las horas de trabajo de los colaboradores se debe tener en cuenta de qué tipo de jornada se trata y revisar que se respeten los límites en cada caso.
¿Cómo se calculan las horas extras?
Más allá del límite semanal de horas del que estuvimos hablando, el empleador puede pedirle al trabajador que extienda su jornada laboral y trabaje más tiempo. Sin embargo, esto tiene un impacto en el cálculo del salario.
Para ello, hay que distinguir entre las horas extra, simples, dobles y triples:
- Simples. Estas horas extra se contemplan en la LFT por riesgo inminente. Se refieren a aquellas situaciones que ponen en peligro la vida de los trabajadores o los siniestros e incidentes que comprometan las instalaciones o los bienes de la empresa. En esos casos, el empleador puede pedir al personal que prolongue su jornada laboral y estas horas extra se pagan como una hora regular. En el caso del ejemplo de María, se pagarían $45 pesos.
- Dobles. Cuando el empleador les pide a los trabajadores que extiendan su jornada para completar ciertas tareas o proyectos, este tiempo extra se paga un 100% más. Es decir, el doble que una hora regular. Siguiendo el ejemplo, una hora extra equivaldría a ($45 + $45) $90 pesos.
- Triples. Este caso se da cuando los colaboradores exceden el límite máximo de su jornada y superan las 9 horas extra semanales. En estas circunstancias las horas adicionales se pagan el triple. De acuerdo con nuestro ejemplo, el valor sería ($45 + $45 + $45) $135 pesos.
Al respecto de las horas extra, la ley también establece límites. En el artículo 66 se determina que si bien se puede prolongar la jornada laboral por situaciones extraordinarias, nunca se debe exceder de 3 horas extra diarias ni de 3 veces en una semana.
Esto debes considerar al calcular el tiempo de trabajo de los empleados
Como ya vimos, para calcular las horas de trabajo mensuales debes sumar las horas trabajadas cada día, del 1 al 31 del mes. Aunque dentro de este periodo tienes que contemplar los días de descanso. Por lo tanto, serán menos jornadas, por lo general, un trabajador a tiempo completo trabaja unos 26 días al mes.
Para el cálculo del tiempo de trabajo real se tendrá en cuenta el tiempo que el trabajador esté a disposición del empleador, sujeto a su autoridad y que no pueda utilizar para asuntos personales.
Por tanto, independientemente de dónde se encuentre el empleado, si cumple estas condiciones, se considera que está trabajando. Este tiempo de trabajo efectivo se utiliza como cálculo para determinar las horas de trabajo por mes.
En el tiempo de trabajo real, también deberán considerarse los siguientes puntos:
- Licencias o incapacidades.
- Horas destinadas a la formación ofrecida por la empresa.
- Horas extra.
- Viajes de negocios.
- Entrevistas de seguimiento y evaluaciones de desempeño.
- Determinados permisos laborales.
- Las que estén contempladas en el contrato colectivo.
¿Qué horas no se incluyen en el cálculo del tiempo de trabajo efectivo?
- Las horas de descanso no se consideran horas trabajadas. En este supuesto, se considera que el empleado puede realizar sus actividades y ese periodo no se computa en el tiempo de trabajo.
- El desplazamiento entre el domicilio y el trabajo tampoco se considera en el cómputo de horas de trabajo.
¿Por qué contabilizar horas manualmente afecta la productividad de RR. HH.?
¿En tu empresa todavía utilizan hojas de horas? Sin saberlo, puede que estés perjudicando la productividad de tu equipo de RR. HH. ¿Por qué? Porque llevar este proceso de forma manual hace que este sea tedioso y con frecuencia confuso.
Introducir de forma manual los valores tiene las siguientes consecuencias:
- Falta de precisión: Los trabajadores proporcionan el tiempo aproximado de trabajo. Al ser estimaciones no siempre son 100% precisas, por lo que al calcular las horas pueden presentarse variaciones que den como resultado cálculos inexactos.
- Menor eficiencia: El hecho de tener que completar documentos a mano genera que tus empleados terminen dedicando su tiempo a ingresar números y fechas en una planilla, en lugar de concentrarse en sus tareas más valiosas.
- Pérdida de productividad: Generalmente, completar todos los campos, filas y columnas lleva tiempo y eso repercute en la productividad de los equipos.
- Más errores: Como ya vimos, existe un mayor riesgo de que se incluyan cifras que no coinciden con las horas de trabajo reales, lo que puede causar grandes dificultades al momento de calcular la nómina y pagarle a los trabajadores.
Digitaliza tu área de Recursos Humanos y optimiza tus procesos
Entonces, para saber cómo calcular las horas de trabajo, la digitalización es la respuesta. Para ello, el software de gestión del tiempo puede ser de gran ayuda. Se trata de una herramienta de seguimiento eficaz, fácil de usar y, sobre todo, confiable, dado que arroja cifras precisas sobre el tiempo trabajado por el talento.
Ten en cuenta que uno de los principales problemas al que se enfrentan las pymes en lo que se refiere a este proceso es la veracidad de la información referida al seguimiento del tiempo. Ya que, como vimos, cuando está sujeta al accionar de los empleados, completando hojas de forma manual, pueden presentarse errores o inexactitudes en los datos.
Para evitar esta complicación, Factorial te ayuda a automatizar el control horario, tener mayores precisiones respecto del tiempo real trabajado por los colaboradores y cumplir con la legislación vigente.
Así, la herramienta de gestión del tiempo de Factorial te facilita el seguimiento de las horas en tiempo real y evita errores de cálculo, independientemente del tipo de contrato.
Sus funcionalidades destacadas son:
- Control del fichaje.
- Seguimiento de las horas diarias trabajadas.
- Validación rápida de hojas de horas.
- Facilidades para el cálculo y el pago de horas extras.
- Un sistema completo de cronometraje para una mayor visibilidad desde RR. HH. e incluso para los mismos empleados.
