Uno de los grandes dolores de cabeza del departamento de Recursos Humanos es saber cómo calcular las horas de trabajo de manera eficiente y correcta. Esto quiere decir en el menor tiempo posible, sin errores y respetando las normas laborales vigentes.
El problema con ello es que estamos en un momento histórico en el que la jornada laboral está en constante debate. En México, hay dos discusiones que preocupan a los profesionales de RR.HH.:
- La posibilidad de tener una semana laboral de 4 días.
- La reducción de la jornada de trabajo.
Así, Recursos Humanos hoy se dirime entre qué herramientas y tareas ajustar para mejorar la gestión del tiempo y cómo desarrollar la flexibilidad suficiente para adaptarse a los posibles cambios que se produzcan en las futuras reformas laborales.
Para ayudarte a resolver el primer desafío hemos creado esta guía donde te explicaremos cómo calcular las horas de trabajo paso a paso.
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Tabla de contenidos
Cálculo de la jornada laboral en México
Saber cómo calcular las horas de trabajo de los colaboradores es un paso clave en el proceso de gestión del tiempo en las empresas. Esto se debe a que la remuneración del personal se establece sobre la base de un cálculo preciso del tiempo trabajado en o para la empresa.
¿De qué se compone ese tiempo? Básicamente, de todas las horas durante las cuales un empleado realiza un trabajo personal subordinado para un empleador, mediante el pago de un salario.
Durante este lapso la persona trabajadora no puede realizar libremente sus actividades personales, sino que está a disposición del patrón. De hecho, en el artículo 58 de la Ley Federal del Trabajo (LFT) se establece: “Jornada de trabajo es el tiempo durante el cual el trabajador está a disposición del patrón para prestar su trabajo”.
Así, cuando hablamos del tiempo de trabajo, nos referimos a las horas destinadas a prestar un trabajo personal subordinado y a las horas que efectivamente paga el empleador.
¿Cómo se cuentan las horas de trabajo en México?
En México los trabajadores pueden laborar un máximo de 48 horas por semana según la ley. Es decir, una jornada diaria de 8 horas, con un día completo de descanso. Además, dentro de la jornada diaria continua se debe conceder al trabajador un descanso de media hora, por lo menos.
Cuando el empleado no pueda salir del centro de trabajo donde presta sus servicios durante las horas de reposo, el tiempo correspondiente le será computado como tiempo efectivo de la jornada de trabajo. Por lo tanto, este se debe contemplar como horas extra.
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¿Cómo calcular las horas de trabajo mensual en México?
Calcular las horas de trabajo mensual de un empleado es una operación fundamental en el proceso de nómina y, generalmente, se basa en un estándar de 208 horas al mes. Este valor resulta del tiempo de trabajo semanal legal fijado en 48 horas en México. Pero ¿cómo llegamos a esta cifra?
Saber cómo calcular el tiempo de trabajo mensual de un colaborador es bastante sencillo. Es necesario multiplicar las 48 horas por las 52 semanas de un año y luego dividir el resultado entre los 12 meses del año.
El cálculo se ve así:
- (48 horas x 52 semanas) / 12 meses = 208 horas.
Obtener este valor es fundamental para poder determinar la base sobre la que se va a calcular la remuneración del trabajador y, por tanto, la contabilización de la nómina.
Veamos un ejemplo: supongamos que Maria trabaja en una empresa a tiempo completo, es decir, el límite máximo de la jornada laboral semanal, 48 horas. Esta colaboradora percibe un salario de $45 pesos por hora. En septiembre trabajó un total de 26 días, lo que hace un total de 208 horas.
Para calcular su salario bruto para este mes, simplemente hay que multiplicar la cantidad de horas trabajadas por el valor de la hora. Entonces, en el caso de María el cálculo sería:
- 209 horas x 45 pesos/hora = $9.360 pesos.
Este es su salario bruto del mes de septiembre. Sobre esta base luego se calcularán las percepciones y deducciones, lo que dará como resultado el salario neto de la trabajadora.
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¿La Ley Federal del Trabajo contempla excepciones?
La primera distinción que podemos encontrar en la Ley Federal del Trabajo es la que se relaciona con los distintos tipos de jornadas laborales. En México se contempla:
- Jornada de trabajo diaria, que está comprendida entre las 6:00 y las 20:00 horas.
- Jornada nocturna, que está comprendida entre las 20:00 y las 6:00 horas.
- Jornada mixta, que comprende períodos de tiempo de las jornadas diurna y nocturna. En este supuesto, el período nocturno debe ser menor de 3 horas y media, pues si comprende esa cantidad o más, se computa como jornada nocturna.
Esta distinción también sirve para delimitar la jornada de manera diferente. El artículo 61 de la LFT establece que “la duración máxima de la jornada será: 8 horas la diurna, 7 la nocturna y 7 horas y media la mixta”.
Por lo cual, al momento de calcular las horas de trabajo de los colaboradores se debe tener en cuenta de qué tipo de jornada se trata y revisar que se respeten los límites en cada caso.
¿Cómo se calculan las horas extras?
Más allá del límite semanal de horas del que estuvimos hablando, el empleador puede pedirle al trabajador que extienda su jornada laboral y trabaje más tiempo. Sin embargo, esto tiene un impacto en el cálculo del salario.
Para ello, hay que distinguir entre las horas extra simples, dobles y triples:
- Simples. Estas horas extra se contemplan en la LFT por riesgo inminente. Se refieren a aquellas situaciones que ponen en peligro la vida de los trabajadores o los siniestros e incidentes que comprometan las instalaciones o los bienes de la empresa. En esos casos, el empleador puede pedir al personal que prolongue su jornada laboral y estas horas extra se pagan como una hora regular. En el caso del ejemplo de Maria, se pagarían $45 pesos.
- Dobles. Cuando el empleador les pide a los trabajadores que extiendan su jornada para completar ciertas tareas o proyectos, este tiempo extra se paga un 100% más. Es decir, el doble que una hora regular. Siguiendo el ejemplo, una hora extra equivaldría a ($45 + $45) $90 pesos.
- Triples. Este caso se da cuando los colaboradores exceden el límite máximo de su jornada y superan las 9 horas extra semanales. En estas circunstancias las horas adicionales se pagan el triple. De acuerdo con nuestro ejemplo, el valor sería ($45 + $45 + $45) $135 pesos.
Al respecto de las horas extra la ley también establece límites. En el artículo 66 se determina que si bien se puede prolongar la jornada laboral por situaciones extraordinarias, nunca se debe exceder de 3 horas extra diarias ni de 3 veces en una semana.
¿Qué tener en cuenta al calcular el tiempo de trabajo de los empleados?
Como ya vimos, para calcular las horas de trabajo mensuales debes sumar las horas trabajadas cada día, del 1 al 31 del mes. Aunque dentro de este periodo tienes que contemplar los días de descanso. Por lo tanto, serán menos jornadas, por lo general, un trabajador a tiempo completo trabaja unos 26 días al mes.
Para el cálculo del tiempo de trabajo real se tendrá en cuenta el tiempo que el trabajador esté a disposición del empleador, sujeto a su autoridad y que no pueda utilizar para asuntos personales.
Por tanto, independientemente de dónde se encuentre el empleado, si cumple estas condiciones se considera que está trabajando. Este tiempo de trabajo efectivo se utiliza como cálculo para determinar las horas de trabajo por mes.
En el tiempo de trabajo real, también deberán considerarse los siguientes puntos:
- Licencias o incapacidades.
- Horas destinadas a la formación ofrecida por la empresa.
- Horas extra.
- Viajes de negocios.
- Entrevistas de seguimiento y evaluaciones de desempeño.
- Determinados permisos laborales.
- Las que estén contempladas en el contrato colectivo.
¿Qué horas no se incluyen en el cálculo del tiempo de trabajo efectivo?
- Las horas de descanso no se consideran horas trabajadas. En este supuesto, se considera que el empleado puede realizar sus actividades y ese periodo no se computa en el tiempo de trabajo.
- El desplazamiento entre el domicilio y el trabajo tampoco se considera en el cómputo de horas de trabajo.
¿Por qué las hojas de horas en Excel afectan la productividad de RR.HH.?
¿En tu empresa todavía utilizan hojas de horas? Sin saberlo, puede que estés perjudicando la productividad de tu equipo de RR.HH. ¿Por qué? Porque hacen que el seguimiento del tiempo de trabajo sea tedioso y con frecuencia generan confusión. Esto se debe a que las planillas en Excel implican la entrada manual de datos.
Los empleados y los profesionales del área de talento deben completar estos documentos de forma manual, introduciendo uno a uno los valores, lo que puede generar algunas de las siguientes consecuencias:
- Falta de precisión. Los trabajadores proporcionan el tiempo aproximado de trabajo. Al ser estimaciones no siempre son 100% precisas, por lo que al calcular las horas pueden presentarse variaciones que den como resultado cálculos inexactos.
- Menor eficiencia. El hecho de tener que completar documentos a mano genera que tus empleados terminen dedicando su tiempo a ingresar números y fechas en una planilla, en lugar de concentrarse en sus tareas más valiosas.
- Pérdida de productividad. Generalmente completar todos los campos, filas y columnas lleva tiempo y eso repercute en la productividad de los equipos.
- Más errores. Como ya vimos, existe un mayor riesgo de que se incluyan cifras que no coinciden con las horas de trabajo reales, lo que puede causar grandes dificultades al momento de calcular la nómina y pagarle a los trabajadores.
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Digitalización de RRHH: la respuesta al cálculo sin errores del tiempo de trabajo
Entonces, para saber cómo calcular las horas de trabajo la digitalización es la respuesta. Para ello, el software de gestión del tiempo puede ser de gran ayuda. Se trata de una herramienta de seguimiento eficaz, fácil de usar y, sobre todo, confiable, dado que arroja cifras precisas sobre el tiempo trabajado por el talento.
Ten en cuenta que uno de los principales problemas al que se enfrentan las pymes y medianas empresas en relación a este proceso es la veracidad de la información referida al seguimiento del tiempo, ya que, como vimos, cuando está sujeta al accionar de los empleados, completando hojas de forma manual, pueden presentarse errores o inexactitudes en los datos.
Para evitar esta complicación, Factorial te ayuda a automatizar el control horario, tener mayores precisiones respecto del tiempo real trabajado por los colaboradores y cumplir con la legislación vigente.
Esta solución digital para Recursos Humanos es fácil de usar y no requiere ningún conocimiento de TI. Además, tendrás acceso continuo al servicio de soporte ante cualquier duda o dificultad.
Así, la herramienta de gestión del tiempo de Factorial te facilita el seguimiento de las horas en tiempo real y evita errores de cálculo independientemente del tipo de contrato.
Sus funcionalidades destacadas son:
- Control del fichaje.
- Seguimiento de las horas diarias trabajadas.
- Validación rápida de hojas de horas.
- Facilidades para el cálculo y el pago de horas extras.
- Un sistema completo de cronometraje para una mayor visibilidad desde RR.HH. e incluso para los mismos empleados.
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