El primer tramo del año siempre es un momento de revisión en todo negocio, pero también de planificación. Hoy vamos a hablar del presupuesto de una empresa, enfocándonos específicamente en el área de Recursos Humanos. ¿Qué debes tener en cuenta para crearlo?
Además de compartir los 6 pasos esenciales para elaborar un presupuesto en el área de talento, podrás acceder a una plantilla gratuita que te servirá de guía en este proceso. ¡Comencemos!
Tabla de contenidos
¿Qué es y para qué sirve la planificación del presupuesto de una empresa?
La planificación del presupuesto de una empresa implica recopilar información y datos, de forma sistemática, para poder proyectar las finanzas futuras necesarias que ayuden a respaldar los objetivos de la compañía.
De manera que la planificación presupuestaria es un proceso que busca evaluar, controlar y proyectar los recursos financieros de una organización. Es, por tanto, una herramienta indispensable para la toma de decisiones estratégicas en las empresas, ya que brinda una visión clara de los recursos con los que esta cuenta y los que necesita de cara al corto y mediano plazo.
¿Qué es la planificación presupuestaria en RR.HH. y cuál es su importancia?
Así como el presupuesto de una compañía se piensa en términos macro, también se debe trabajar a nivel micro, en cada departamento de una empresa. En el caso concreto del presupuesto de Recursos Humanos se refiere a los fondos que el área asigna a sus procesos.
Es decir que este incluirá fondos destinados a:
- Reclutamiento y selección de personal.
- Pago de salarios y beneficios.
- Planes de capacitación y desarrollo de habilidades.
- Planificación de la sucesión.
- Programa de bienestar para empleados.
El presupuesto de una empresa destinado a RR.HH es esencial para definir los recursos que se necesitan para desarrollar la estrategia de personas en la organización y llevar a cabo las acciones para una gestión de talento eficaz.
Además, este plan presupuestario en Recursos Humanos ayuda a predecir y controlar los costos relacionados con el proceso de nómina y los beneficios y prestaciones ofrecidos a los empleados. Por ello, tiene un impacto crucial en la salud financiera de la compañía.
📥 Descarga GRATIS la plantilla para crear el Presupuesto de Recursos Humanos.
Beneficios de crear un presupuesto de Recursos Humanos
Para poder entender el impacto real de planificar el presupuesto de RR.HH. es importante conocer cuáles son sus principales beneficios. Si bien ya te adelantamos algunos de ellos, hay muchas otras ventajas que mencionar:
- Planificación financiera a corto, mediano y largo plazo. Básicamente esto significa definir prioridades, organizar los recursos y tomar decisiones más precisas al momento de crear estrategias e implementar acciones dentro del departamento de talento.
- Reducción de costos. El hecho de poder evaluar el comportamiento pasado de las finanzas del área permite hacer mejoras continuas en el uso de los recursos en RR.HH. Así, gracias a la optimización de la información registrada la empresa puede reducir costos.
- Previsibilidad financiera. Planificar un presupuesto específico para Recursos Humanos brinda la posibilidad de predecir las necesidades financieras futuras para cubrir gastos fijos y variables. Reduciendo las sorpresas en este sentido.
- Establecimiento de objetivos realistas. Toda la información que se recopila en el proceso de planificar el presupuesto de una empresa y más precisamente de RR.HH. permite definir metas más realistas, acordes con la situación actual de la organización, lo que favorece la alineación estratégica.
- Mayor transparencia en los procesos financieros de su empresa. Un aspecto que cobra cada vez más relevancia en las organizaciones es la transparencia, lo que ayuda a que los datos estén siempre accesibles y los distintos departamentos de una empresa colaboren mejor juntos.
Modelos de presupuestos para el área de talento en una empresa
Existen varios modelos para planificar el presupuesto de una empresa y, al momento de crear uno, necesitas conocer cuáles son. Así podrás identificar cuál es la mejor opción para tu compañía:
Los principales modelos de presupuestos son:
- Estático. Se trata de aquel tipo de presupuesto que no sufre cambios considerables a lo largo del tiempo. Es el más utilizado por las grandes empresas, ya que favorece un buen control de las cuentas. Sin embargo, se deben hacer revisiones periódicas para corroborar que no quede desfasado o desactualizado.
- Flexible. Este tipo de planificación presupuestaria está abierta a ajustes y se contemplan aumentos variables de gastos a través del tiempo. Sin embargo, esa variación requiere un seguimiento constante de todos los movimientos financieros del área. Es una de las opciones más utilizadas cuando un departamento o empresa está en crecimiento.
- Continuo. Este modelo admite ajustes mensuales, trimestrales o semestrales para adaptarse a los nuevos presupuestos que van surgiendo. De esta forma, el plan presupuestario del área queda siempre actualizado, pero requiere mucha dedicación por parte de RR.HH.
- Base cero. La planificación de base cero no contempla los datos pasados. Su finalidad es eliminar posible información que ya no tiene sentido para la toma de decisiones estratégicas.
- Matriz. Este modelo, también conocido como colaborativo, cruza todos los datos financieros de la empresa para decidir con mayor precisión las partidas presupuestarias de cada departamento.
- Ajustado. Como su nombre indica, este modelo está sujeto a ajustes periódicos para adaptarse a los cambios que se produzcan en la empresa y en su mercado.
Te puede interesar 👉 Departamentos de una empresa: cuáles son y cómo gestionarlos [+Plantilla gratis]
¿Cómo planificar el presupuesto de RR.HH.? 6 pasos para crearlo
Antes de contarte cuáles son los 6 pasos para crear un presupuesto en Recursos Humanos es importante dejar en claro que para elaborarlo se utiliza información financiera, resultados de desempeño y datos históricos del área.
Dado que el presupuesto de RR.HH. considera todas las actividades del departamento en relación a los objetivos generales de la empresa. Con lo cual, se trata de un documento complejo, pero esencial para determinar los recursos futuros del área. Veamos cómo comenzar a crearlo:
1. Establecer objetivos
Lo primero que se debe hacer al crear el presupuesto de una organización para el área de RR.HH. es analizar en profundidad la empresa. Recursos Humanos no es una isla, está conectado con todos los demás departamentos de la compañía y contribuye a los objetivos y estrategia global del negocio.
Por lo tanto, es necesario establecer los objetivos del área, en relación a los de la empresa y, para ello, se debe recopilar información sobre las finanzas generales de la organización, así como el presupuesto de otros departamentos y el número de empleados actuales y previsto a futuro.
2. Analizar el escenario actual
Una vez que tengas metas bien definidas, es momento de analizar el mercado y entender la coyuntura económica en la que está inserta la empresa. Estos aspectos son fundamentales para prever situaciones que afecten la partida presupuestaria del departamento tales como:
- Reducción de la demanda.
- Aumento de gastos debido a la suba de precios.
- Reducción en la facturación.
- Aumento de la rotación, lo que puede llevar a realizar más contrataciones.
Esto es clave dado que los cambios que sufra la organización afectan directamente a sus finanzas y a cada una de las áreas que la integran. Por lo tanto, como gerente de RR.HH. es necesario estar preparado para estas transformaciones y analizar qué acciones tomar para atenuar su impacto.
3. Estimar los gastos del área
Para poder conocer los gastos del área de talento hay que evaluar de forma detallada qué procesos y actividades son controladas por este equipo. Esto te ayudará a tener más precisiones sobre la inversión de recursos que requiere sostener este departamento:
Así, algunos costos esenciales de RR.HH. son:
- Proceso de reclutamiento y selección.
- Salarios.
- Horas extra.
- Beneficios laborales.
- Seguridad social.
- Impuestos de nómina y laborales.
- Programas de formación y desarrollo.
- Implementación de recursos tecnológicos para darle soporte al área.
Lee también: Los principales gastos de empresa y cómo gestionarlos [+Formato +Video]
4. Crear un plan de costos e inversiones
Con toda la información ya disponible, debes considerar los montos que se van a destinar a cada proceso, lo que te ayudará a definir las acciones que se podrán emprender en cada uno de ellos y también los recursos que se pueden invertir durante un período determinado.
El caso que mejor ejemplifica esto es el reclutamiento y selección donde hay costos operativos muy específicos que se deben cubrir, pero al mismo tiempo, otros recursos que se pueden invertir para optimizar aún más el proceso, como publicar la vacante en portales de empleo pagos o incluso hacer publicidad para el reclutamiento social.
Este plan de costos e inversión puede realizarse mensual, trimestral o semestralmente. Lo que dependerá en gran medida del modelo adoptado, pero también de las necesidades específicas del departamento.
5. Monitorear y ajustar el plan periódicamente
Todo plan presupuestario se puede mejorar. No pienses que este es un proceso de una sola vez, de hecho, los primeros presupuestos seguro requerirán ajustes. Con lo cual, luego de armar toda la planificación, llega el momento de poner en práctica lo que has definido y, tras ello, darle seguimiento.
Es fundamental determinar un periodo para revisar la partida presupuestaria del área y aplicar ajustes, esto con base en los cambios del mercado y las necesidades del equipo humano, para contribuir así al fortalecimiento de RR.HH. como departamento y al crecimiento de la empresa.
6. Utilizar la herramienta adecuada para optimizar el proceso
Como ya te comentamos antes, hay muchos puntos a revisar y analizar a la hora de crear el presupuesto de una empresa destinado a Recursos Humanos. Depender únicamente de hojas de cálculo deja espacio para posibles errores que podrían complicar la salud financiera del área.
Para evitarlo hoy es esencial adoptar soluciones digitales que te brinden una mayor capacidad de control y eficiencia en todos los procesos de RR.HH. El software de Factorial es un claro ejemplo de cómo puedes gestionar todos los aspectos del departamento de talento en una única plataforma, incluyendo el presupuesto del área.
Algunas funcionalidades de la herramienta que ayudan a facilitar el día a día de los profesionales de Recursos Humanos son:
- Control de tiempos y gestión de turnos.
- Gestión de gastos de la empresa.
- Informes e Indicadores de Recursos Humanos.
- Evaluación de los objetivos de la empresa y de los empleados.
Gracias a ello podrás crear presupuestos más precisos, asignar recursos de manera eficaz dentro del área y ahorrar muchísimo tiempo para destinarlo a lo que en verdad importa: las personas de la empresa.
