Las incidencias laborales son todo cambio o alteración de la rutina que ocurre en un periodo determinado e influye en el cálculo de la nómina. La gestión de estas contingencias suele ser responsabilidad de Recursos Humanos.
El área de talento es la encargada de revisar cuáles fueron las incidencias laborales durante el mes a liquidar. Luego, esta información se usa para elaborar la nómina de cada persona trabajadora en la empresa.
Pero, ¿por qué las incidencias laborales afectan el salario de los colaboradores? Porque son situaciones que, por lo general, se relacionan con:
- El desempeño de las y los trabajadores.
- Su grado de cumplimiento en relación a las faltas y asistencias.
- Accidentes o enfermedades laborales que producen algún tipo de incapacidad.
- Derecho a vacaciones.
En este artículo conocerás en detalle qué tipos hay, ejemplos y cómo hacer un reporte de incidencias laborales. Además, te compartimos uno de los formatos de incidencias laborales que puedes comenzar a implementar a partir de ahora.
Tabla de contenidos
¿Qué son las incidencias laborales?
Las incidencias laborales son toda contingencia que ocurre en relación a tu talento y que afecte sus tareas y funciones, influye en su remuneración y, por tanto, lleva a aplicar cambios en la nómina.
Básicamente se trata de eventualidades que pueden tener lugar en cualquier equipo, en cualquier momento. Por eso es importante contar con mecanismos adecuados para gestionar estas situaciones.
Ejemplos de incidencias laborales pueden ser las faltas de los trabajadores. Si la insistencia no tiene justificación, la empresa puede penalizar al trabajador con el descuento de esa jornada en el salario. Por lo tanto, esto generaría un cambio en la remuneración. Y esto ocurre con cualquier otra contingencia relacionada al personal.
De ahí la importancia de aprender cómo se calculan las incidencias laborales, puesto que afectan el cálculo del salario. Precisamente por ello también se las conoce como incidencias en la nómina.
En resumen, para definir qué son incidencias laborales, podemos decir que se trata de todos los sucesos ocasionales que afectan las remuneraciones de la fuerza laboral y se relacionan con una variación en la asistencia o el desempeño del talento.
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Tipos de incidencias laborales
Para entender mejor este concepto es clave conocer qué tipos de incidencias laborales existen. En concreto, hay dos categorías principales: previstas e imprevistas.
Estas incidencias laborales tienen un efecto directo en la nómina. Porque modifican de alguna manera la remuneración que recibirá el talento al finalizar el período en cuestión. Veamos en qué consiste cada una de ellas.
Incidencias laborales previstas
Como su nombre lo indica, las incidencias laborales previstas son aquellas que la empresa puede estimar con anticipación. Es decir, todas las contingencias que RR.HH. ya debe tener contempladas.
Ejemplos de incidencias laborales previstas son:
- Vacaciones. El periodo vacacional es un descanso remunerado al que tiene derecho toda persona trabajadora que cumpla 1 año de antigüedad en la empresa. Por el momento, la Ley Federal del Trabajo (LFT) contempla un mínimo de 6 días al año.
- Incapacidad por maternidad. Otro de los ejemplos de incidencias laborales previstas es la incapacidad por maternidad. Este es el descanso previo y posterior al parto, sumado al subsidio de incapacidad que entrega el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
- Horas extra. Aunque estas podrían ser incidencias laborales imprevistas, lo cierto es que muchas empresas estiman cierto número de horas extra que tendrán que hacer sus trabajadores a lo largo del mes. Por ello, forman parte de ambas categorías. Esto es todo tiempo adicional que un colaborador debe prestar servicio a la empresa por fuera de su jornada laboral habitual.
- Días económicos. Este es otro tipo de descanso remunerado. Se trata de acuerdos para días de ausencia totalmente pagados por la empresa. Aunque es una situación más habitual en los trabajadores del Estado, hay compañías que también ofrecen esta posibilidad. Lo característico de este beneficio es que se debe pautar con anticipación. Por lo tanto, sería una incidencia laboral prevista.
Incidencias laborales imprevistas
¿Qué son las incidencias laborales imprevistas? Estas son aquellas que ocurren sin anticipación alguna. En este caso no hay un contexto controlado. Al finalizar ese periodo, estas contingencias también influyen en el cálculo de la nómina del talento.
Ejemplos de incidencias laborales imprevistas son:
- Faltas. Esta es toda ausencia del trabajador en sus labores. Puede ser justificada o injustificada, pero se trata de una circunstancia que no se puede anticipar en el tiempo. Si es injustificada implica un incumplimiento. Por tanto, se aplica algún tipo de descuento en el cálculo de la nómina.
- Retardos. Esto ocurre cuando el registro de entrada se realiza después del tiempo de tolerancia. Según la ley laboral de 15 a 30 minutos se considera un retardo leve sin afectaciones en el salario. Pero, pasado ese tiempo ya se comienza a computar como un retardo grave con descuentos en la remuneración. 👉Descubre cómo ejecutar el control de asistencia de manera efectiva.
- Incapacidades laborales. Estas se dan cuando un trabajador sufre una enfermedad o accidente laboral que le impide realizar sus labores. Dependiendo el tipo de incapacidad laboral corresponderá que la pague el empleador o el IMSS.
- Comisiones. Estos pagos extraordinarios no pueden preverse porque están asociados al desempeño del trabajador. Por lo tanto, oscilan de un periodo a otro. De ahí que se trate de uno de los ejemplos de incidencias laborales imprevistas.
- Bono de productividad. Este es un pago extra que recibe el empleado, adicional a su salario, en calidad de reconocimiento por alcanzar o superar los objetivos que establece la empresa. También se relaciona al desempeño del personal, por lo que no puede anticiparse.
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¿Cómo hacer un reporte de incidencias laborales?
Como vimos hasta aquí, las incidencias laborales afectan la nómina de las y los trabajadores. Ya que estas influyen en la remuneración que perciben, es clave realizar una adecuada gestión de las mismas. Para ello, la recomendación es aprender cómo hacer un reporte de incidencias laborales.
Esta es la herramienta esencial para identificar qué eventualidades tuvieron lugar a lo largo del periodo que se está revisando y poder así hacer el cálculo correspondiente. Aunque eso no es todo. El reporte también te permite documentar cada incidencia para comunicarla con claridad al personal involucrado y, de esta forma, mantener la transparencia del proceso.
Ten presente que la mayor parte de las incidencias laborales disminuyen el salario de los colaboradores. De manera que los trabajadores suelen revisar si el cálculo es correcto y quieren estar al tanto de todos los detalles. El reporte te ayuda a transmitir esta información mucho más fácil.
A continuación, te explicamos cómo hacer el reporte de incidencias laborales paso a paso:
1- Selecciona un software para el control de asistencia
Este es el primer paso para poder realizar una adecuada gestión de las incidencias laborales en tu empresa. Piensa en la siguiente frase del matemático William Thomson Kelvin: “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”.
Si desconoces las eventualidades que suelen ocurrir en tu empresa, no puedes tomar acción para corregirlas y mejorarlas. Esto aplica sobre todo a cuestiones como el absentismo, los retrasos o las horas extra. Poder llevar un adecuado control de estas contingencias es fundamental.
Una de las herramientas fundamentales para hacerlo es el software para el control de vacaciones, asistencias y faltas. Puedes acceder a un sistema 100% digital para gestionar las ausencias de tu personal, automatizar las solicitudes de tus empleados, tener acceso al cuadro de días totales para hacer previsiones y la información siempre disponible y actualizada.
Por otro lado, el reloj checador te permite revisar y registrar el control horario de tu talento. Así, podrás elegir un sistema de registro para cada empleado, saber qué trabajadores están cumpliendo con su horario, controlar las horas extra, pagarlas de manera correcta y reducir el absentismo de tu equipo.
2- Crea un formato de incidencias laborales
Hay muchos formatos de incidencias laborales que puedes implementar. Lo ideal es que sea digital para que puedas consultarlo cuando lo necesites, actualizarlo cada vez que sea necesario y compartirlo fácilmente con el resto del equipo.
Un sistema de nóminas en la nube te permite automatizar esta gestión, crear reportes personalizados y compartir el informe mes a mes con la persona encargada de gestionar la nómina.
De todos modos, te compartimos un modelo básico con la información que debería contener este reporte:
- Presentación, nombre del documento: por ejemplo, Reporte de incidencias laborales noviembre 2022.
- Datos generales: aquí pueden incluirse los siguientes datos:
- Fecha.
- Nombre de la empresa.
- Sucursal específica donde ocurrió.
- ID o Número identificatorio del reporte.
- Área en la que ocurrió la incidencia.
- Información del personal: en este apartado recomendamos incluir los datos del o los trabajadores involucrados en el incidente. Por ejemplo.
- Nombre del colaborador.
- Puesto que ocupa en la empresa.
- Detalle de la incidencia: el objetivo de este punto es profundizar en la eventualidad o suceso. Por ejemplo, si se trata de horas extra se deberá detallar la cantidad, qué días del mes el trabajador laboró tiempo adicional, el monto correspondiente a esta remuneración y cuándo se liquidarán.
- Pruebas o documentación de respaldo: esto se utiliza para acreditar el reporte. Por ello, en el punto anterior hablamos de la importancia de utilizar un software para llevar un control de las incidencias. Con esta clase de sistema podrás sumar al reporte, entre otros: la lista de la hora de llegada del personal, la lista de asistencia, el registro de horas extra, la documentación que acredite el pedido y aprobación de vacaciones o las incapacidades laborales.
- Responsable del reporte: al final debes identificar quién fue la persona encargada de elaborarlo y qué puesto ocupa.
3- Determina qué tipo de incidencia es
Una vez que cuentes con un formato de incidencias laborales será mucho más fácil organizar la información. Y el dato más importante de todos es determinar qué tipo de incidencia es.
Ya vimos que pueden ser previstas o imprevistas y dentro de estas dos categorías hay una gran variedad de opciones. Te recomendamos identificar con precisión estas variables porque deberás indicarlo con claridad en el reporte. Además, en función del tipo de incidente se realizará el cálculo en la nómina.
4- Comparte el reporte
El último paso en la confección del reporte de incidencias consiste en compartirlo con los miembros de tu equipo que lo necesiten. Por lo general, quienes consultan la información que contiene son los encargados de elaborar la nómina de los trabajadores y los responsables de la gestión de personal.
En algunas empresas todas estas son tareas del área de Recursos Humanos, pero en otras, la nómina la lleva adelante el departamento contable. Por ello, es importante detallar todos los datos necesarios en el reporte para que no haya errores de cálculo.
¿Cómo se calculan las incidencias laborales?
Ahora bien, si eres la persona encargada de administrar la nómina de los empleados, entonces tienes que saber cómo se calculan las incidencias laborales. Esto dependerá del tipo de incidencia.
Te explicamos cómo hacer el cálculo en cada caso:
- Vacaciones. Para hacer el cálculo del pago de las vacaciones, su impacto en la nómina y la cantidad de días que corresponde, consulta nuestro artículo vacaciones por año en México.
- Incapacidad por maternidad. El cálculo de la incapacidad por maternidad afecta la nómina porque el subsidio le corresponde al IMSS. Es decir que durante ese periodo el patrón solo debe hacer las aportaciones correspondientes a las cuotas obrero patronales.
- Horas extra. Te contamos cómo hacer este cálculo en un artículo específico. Descubre cómo calcular las horas extraordinarias en tu empresa.
- Faltas. La ley establece que por cada 6 días laborados, el trabajador tiene derecho a un séptimo día de descanso con goce de sueldo. Si el personal falta, estaría incumpliendo con esos 6 días. Por lo tanto, corresponde el pago de 5 días, más la parte proporcional del séptimo, por cada día que sí trabajó el colaborador.
- Retardos. En este caso, debes tener en cuenta lo siguiente:
- 30 minutos en adelante es un retardo grave. Cuando se acumulen 8 horas de retraso, se descontará un día.
- 41 a 60 minutos: se descuenta medio día, por dos retardos.
- 61 a 90 minutos: equivale a un día de salario.
- 91 en adelante: se descuenta la jornada laboral completa.
- Incapacidades laborales. Visita nuestro artículo y conoce cómo calcular las incapacidades laborales.
- Comisiones y bono por productividad. Estas son un tipo de remuneración variable, por lo tanto, cada empresa tendrá una forma específica de calcularla.
¿Por qué es importante gestionar las incidencias laborales en tu empresa?
La gestión de incidencias laborales es una tarea cada vez más esencial en los departamentos de Recursos Humanos. Estamos en un momento de mucha incertidumbre, el mercado laboral cambia de manera constante y las empresas que mejor se adapten a esta transformación son las que sobreviven.
Dentro de estos cambios están aquellos que afectan las preferencias del talento, pero también a sus necesidades. Así, podemos ver que cada vez más personas trabajadoras buscan flexibilidad para poder conciliar mejor la vida laboral y personal. Esto lleva a una continua revisión de la jornada laboral, los turnos y las asistencias. El control horario nunca fue tan importante como ahora.
A todo ello debemos sumar que las eventualidades ocurren y no se puede tener control sobre cada cosa que le ocurre a las personas de tu organización. Los trabajadores se enferman, se accidentan o incluso las personas que tienen a su cargo lo hacen. Todo ello influye en la tasa de absentismo o en los retardos.
Gestionar las incidencias laborales en un contexto como el actual te brinda así una mayor capacidad de adaptación. En tanto, puedes aprender cómo es el flujo de asistencias e inasistencias en tu empresa, entender porqué se ausenta tu personal y, en función de ello, aplicar las mejoras que sean necesarias.
Pero eso no es todo. Además, gestionar las incidencias laborales te permite mejorar la administración de la nómina de tus empleados. Así puedes:
- Pagar de manera correcta la remuneración a tus trabajadores.
- Calcular los impuestos correspondientes de forma adecuada.
- Enfrentar cada revisión fiscal con absoluta tranquilidad.
- Evitar sanciones o pagos adicionales por errores en el cálculo de la nómina.
- Documentar cada eventualidad.
- Llevar un mejor control y, con ello proteger la empresa de posibles conflictos laborales.
Gestiona las incidencias laborales con un software de RR.HH.
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