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¿Qué es la Inteligencia artificial? Definición, beneficios e implementación

Con los años, hemos visto cómo la tecnología es una parte cada vez más importante de casi todos los procesos operativos en una empresa. La integración de softwares en departamentos de Recursos Humanos está ayudando a gestionar mejor los datos e información. Y en cuanto a las personas, la puesta en práctica de ciertos métodos permite trabajar aspectos igual de vitales para la empresa. Pero, ¿qué es la inteligencia artificial realmente?

La aplicación de inteligencia artificial en empresas permite ahorrar tiempo y recursos al delegar tareas repetitivas. De esta manera, los departamentos de Recursos Humanos tienen más horas para dedicar a la preparación de estrategias y acciones más creativas. Así, pueden centrarse en la experiencia de candidatos o en la cultura empresarial de la organización.

¿Qué es la Inteligencia Artificial?

La Inteligencia Artificial (IA) en empresas es la tendencia a incluir softwares para agilizar la gestión de recursos humanos. La IA consiste en simular procesos que normalmente realizan humanos por programas informáticos, con resultados positivos en la gestión de recursos humanos.

El tipo de inteligencia artificial en una empresa puede ir desde un chat automático, a una página donde organizar vacaciones y ausencias. ¿Pero cómo funciona realmente la Inteligencia Artificial en las empresas españolas?

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Inteligencia Artificial y Big Data en Recursos Humanos

Al incluir IA en recursos humanos, podemos conseguir más información sobre los trabajadores de una empresa. De la misma manera, se puede agiliza procesos de selección que normalmente durarían días o semanas. Por ejemplo, la cantidad de currículums en un proceso de reclutamiento varía según la empresa. No es lo mismo trabajar con cuatro currículums para una vacante que con cuatrocientos para varias plazas diferentes. La implementación de IA permite filtrar mejor las solicitudes y ordenarlas según los datos a destacar (formación universitaria, experiencia, edad, entre otros).

La recopilación y organización de la información es vital para construir estrategias sólidas. Hoy en día es primordial poder procesar grandes cantidades de datos, sobre todo para encontrar información muy útil y tomar mejores decisiones. De esta manera, el uso de inteligencia artificial en RRHH reduce el tiempo de estos procesos. Y ofrece un acceso directo a información crucial para el desarrollo de la empresa.

Mejor gestión de datos con Inteligencia Artificial

Es común que en el departamento de RRHH se trabaje con plantillas de Excel preparadas con datos de los empleados. Los técnicos de recursos humanos suelen tener una para la gestión de nóminas, otra para contratos de trabajo y otra para las ausencias laborales. De todos modos, el problema de trabajar con esta metodología llega al querer acceder rápidamente a la información que ofrecen estos datos. Al contar con una plataforma que filtre y organice estos datos, se evitan tareas de organización repetitivas y se pueden destinar más horas al análisis de datos y a la recogida de información.

De esta manera, se refuerza en parte la toma de decisiones y la captación de talento. Los resultados que se pueden conseguir con el uso de AI pueden ser decisivos para una empresa. Conocer en fondo al personal es muy importante, sobre todo antes de tomar cualquier decisión estratégica. Y el uso de ciertas tecnologías ofrece datos e información sobre el comportamiento de un proyecto, y la posibilidad de corregirlo antes de continuar en una dirección en particular.

Inteligencia artificial y procesos de selección

Otro aspecto a destacar de la inteligencia artificial es su capacidad de adaptación a diferentes ámbitos de una empresa. Por ejemplo, la IA se puede integrar tanto en procesos de selección como en formaciones y prácticas laborales. Tradicionalmente, la publicación de un anuncio de trabajo suele estar seguido de una criba curricular, que acaba en una entrevista. Sabemos que los procesos de reclutamiento piden días de dedicación con tareas manuales y repetitivas.

No obstante, con la inteligencia artificial no es necesario que las solicitudes se revisen manualmente, o que se hagan entrevistas con cada perfil interesante. Utilizando softwares de gestión de RRHH, el técnico de selección puede preparar una estrategia que filtre a los candidatos y los ordene según el que mejor se adecue al puesto disponible. Incluso se puede hacer que los currículums se estructuren en torno a unas habilidades o titulaciones en concreto, para priorizar temas sobre los aspirantes.

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Conseguir mejores trabajadores con Inteligencia Artificial

Según un estudio de la empresa norteamericana IBM, un 48% de los candidatos de una oferta ya habían tenido algún tipo de relación con la empresa antes de entrar en el proceso. Por lo tanto, estos se fijarán en cómo será el proceso de selección y lo compararán con su idea previa de la compañía. Esta es una oportunidad para filtrar el talento. ¿A quién queremos trabajando en nuestra empresa? A los mejores.

Al trabajar con IA se fortalece el  desempeño laboral de los futuros trabajadores. Construir una imagen corporativa sólida en el proceso de selección es clave para atraer el mejor talento. Esta imagen se pondrá a prueba en los procesos de selección, ya que los aspirantes también decidirán si quieren trabajar en nuestro equipo o no. Esto se conoce como Employer Branding.

De todas maneras, no se debería olvidar que si el candidato no es contratado, aún puede ser un cliente. Por lo tanto, hay que cuidar el proceso de selección ya que no influye solo de manera interna en la empresa.

Uso de chatbots en empresas

Uno de los ejemplos de inteligencia artificial en empresas son los chatbots. Estos son conversaciones con respuestas preparadas y automatizadas emitidas por un sistema informático. El chatbot se puede situar en cualquier parte de la página web, incluso en aplicaciones como Telegram.

El uso de este software ha aumentado notablemente con el paso de los años. No obstante, su objetivo no es substituir el papel de una persona sino dinamizar una parte del proceso de selección y ganar horas disponibles. Muchos e-commerce los suelen utilizar en el ámbito de atención al cliente. Un ejemplo es el Ayuntamiento de Barcelona que emplea bots para resolver dudas con la programación de eventos en fiestas de barrio. No obstante, estos chatbots han resultado ser muy útiles para recopilar información en procesos de selección.

Procesos de selección con inteligencia artificial

Los chatbots sirven para recopilar y gestionar información que no requiere estrictamente un factor humano para ser cotejada. La clave a la hora de usarlos está en estructurar el tipo de información que se quiere recibir a través de él. Por ejemplo, si se necesita una persona con una titulación específica el robot realiza la pregunta y las ordena según los parámetros.

De acuerdo con las respuestas recibidas, se programa la conversación para que el candidato avance en una dirección u otra. También los datos conseguidos permiten decidir si sigue en el proceso o no. De esta manera, el técnico únicamente valora los perfiles que realmente sean valiosos para la compañía.

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Inteligencia Artificial en formaciones laborales

La aplicación de la Inteligencia Artificial en empresas se puede trasladar a diferentes ámbitos de los Recursos Humanos. Por ejemplo, en el área de las formaciones laborales no es extraño encontrarse con innovaciones peculiares. Un ejemplo es Verizon, una empresa de realidad virtual que realiza formaciones a sus técnicos con sus propios videojuegos.

La compañía ya realiza formaciones con realidad virtual, y prepara a sus trabajadores para diferentes situaciones laborales. De esta manera, el equipo de instalación ya sabrá como trabajar con grúas o escaleras. Con gafas de realidad virtual, los empleados aprenden a moverse en azoteas, terrazas o en zonas subterráneas.

Mejoras al aplicar Inteligencia Artificial

El papel de la inteligencia artificial en los Recursos Humanos ayuda a organizar los datos. Es la parte humana la que se encarga de gestionarlos e interpretarlos. De esta manera, la inteligencia artificial en RRHH puede agilizar los trámites de vacaciones y bajas laborales. No obstante, también adapta a la gestión de documentos como contratos o certificados médicos.

En conclusión, la integración de inteligencia artificial no se debería ver como una substitución de la gestión humana. No pretende sustituir al ser humano por una máquina. La aplicación de IA tiene como objetivo ofrecer mejores resultados de análisis ante la toma de decisiones. Su principal beneficio es que libera al trabajador para que se pueda centrar en tareas más estratégicas. Por ejemplo, permite dedicar recursos a estrategias de gamificación o team building.

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Por lo tanto, la llegada de la inteligencia artificial en las empresas no busca sustituir los recursos humanos. El objetivo es complementar la estrategia, para que se puedan mejorar otros aspectos igual de importantes.

Optimiza la gestión de datos desde recursos humanos

¿Todavía usas los clásicos documentos de drive y pasas mil horas en cada tarea? Automatiza tus gestiones con Factorial. Descubre cómo puedes mejorar tus procesos y alcanzar tus objetivos reduciendo horas de trabajo y gastos.

Factorial te ofrece múltiples soluciones que te ayudarán a centralizar toda la información de tu empresa. Y podrás tener accesos seguro a todos los datos que necesitas desde donde sea que estés. Esto es posible gracias a su almacenamiento seguro en la nube. ¿Aún no conoces nuestras soluciones? Estas son algunas de ellas:

Gestión de vacaciones

Deja a un lado las extensas horas de papeleo y digitaliza la gestión de vacaciones. Automatiza las solicitudes tanto de parte de tus colaboradores como el proceso de aprobación. Con nuestro software tendrás mayor visibilidad del calendario de tu equipo.

Control horario

Con el reloj checador olvídate de los problemas relacionados a horarios de trabajo. Registra el control horario de todo tu equipo y aumenta la productividad. Revisa que toda tu plantilla esté cumpliendo con el horario establecido, selecciona el sistema de registro de asistencia que más se adapte a las necesidades de tu empresa y gestiona mejor los turnos de trabajo.

Evaluaciones del desempeño

Gestiona las evaluaciones del desempeño laboral de los integrantes de tu equipo. Escoge el modelo de evaluación que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio y empresa. Desde autoevaluaciones, evaluaciones 180, evaluaciones 360º y más. Personaliza, también, el modelo de preguntas que necesites de acuerdo a cada evaluación y añade a las personas del equipo involucrados en cada etapa.

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Seguimiento de capacitaciones

Sabemos que capacitar a nuestro personal es sumamente importante, ya que en repetidas ocasiones hemos mencionado que el capital humano es el activo más importante de cualquier empresa. Es por eso que darle un buen seguimiento a las capacitaciones de tus colaboradores es fundamental. No solo te servirá para mejorar el desempeño de cada colaborador, sino también para hacer un análisis de gastos.

Atracción de talento

Atraer talento es el primer punto de contacto con futuros candidatos para tu organización. Es importante que desde esta fase la experiencia del prospecto sea positiva. Con Factorial, podrás crear ofertas de trabajo más atractivas y atraer más y mejor talento.

Podrás automatizar y personalizar los procesos. Así como también tener toda la documentación del proceso de cada candidato en un solo lugar. Te permitirá también adaptar los procesos, formularios y ofertas a lo que más se ajuste a las necesidades de tu organización.

Gestión de nóminas

Desde la app de recursos humanos, podrás compartir y descargar incidencias en nóminas. Puedes crear reportes e informes personalizados y darle seguimiento a los cambios que puedan afectar a la nómina de tus colaboradores.

Además puedes solicitar firma electrónica para cualquier documento que necesites. De uno o más colaboradores. Y todos los datos permanecerán guardados y seguros en la plataforma.

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Comunicación interna

Sabemos que la comunicación interna es un factor muy importante dentro de las organizaciones. Una buena comunicación nos ayuda a que todos los miembros del equipo estén alineados y en dirección para cumplir los mismos objetivos.

Con Factorial podrás crear comunicados para toda la empresa o para grupos determinados dentro de la organización. Crear eventos y generar conversación. Así como también, generar resúmenes semanales que te ayudarán a mantener a toda tu plantilla al día, enviar recordatorios y también anunciar aniversarios de empresa o cumpleaños.

Gestión de gastos

Centraliza toda la información de tus gastos en un solo lugar. Permite que tus colaboradores suban los gastos a través de la plataforma. Y crea un expediente digital disponible en todo momento. Automatiza los procesos de aprobación de gastos. Recibe notificaciones de aprobación y envía notificaciones de gastos aprobados o rechazados.

Estas solo son algunas de las funcionalidades que ofrece el software de Factorial. Descubre todas las soluciones que tenemos para ti. Anímate a digitalizar tu departamento de recursos humanos. Delega tus tareas diarias en un programa de gestión de RRHH desarrollado a la medida de tus exigencias. ¡Prueba Factorial hoy y siente la diferencia!

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Este artículo también está disponible en: Español

¡Hola! Te cuento un poco de mi. Soy panameña y trabajo como Content Manager en Factorial HR para el equipo de LATAM. En Argentina decidí realizar una licenciatura en Dirección de Arte con un enfoque en Creatividad Publicitaria. Al terminar, empecé mi camino en el mundo del marketing digital, creando contenidos y campañas para diferentes mercados y sectores en múltiples plataformas digitales.

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