La gestión del cambio es el desafío actual de las empresas. De acuerdo con un estudio de Gartner, las organizaciones han emprendido 5 cambios importantes en los últimos 3 años, y casi el 75% espera multiplicar sus iniciativas de transformación en los próximos 3 años. Sin embargo, la mitad de estas estrategias fracasan y solo el 34% de ellas alcanza el éxito.
¿Qué es lo que hay detrás de ese porcentaje de compañías que implementan transformaciones de manera exitosa? ¿Cuál es el modelo que utilizan? y ¿cuáles son las fases de la gestión del cambio? Hoy vamos a contarte esto y mucho más. ¡Sigue leyendo!
Tabla de contenidos
¿Qué es la gestión del cambio?
Contrario a lo que se piensa, la gestión del cambio no es un punto de transición en la trayectoria de una empresa. Más bien, se trata de un proceso a incorporar de forma sistemática en el día a día de las organizaciones.
Hay muchas definiciones sobre qué es la gestión del cambio, pero la forma más simple de interpretar este concepto implica verlo como el proceso con el que las organizaciones preparan, administran e implementan los cambios de la organización. Se trata así de una metodología con la que las empresas buscan facilitar la implementación de las transformaciones dentro de sus negocios.
La gestión del cambio se aplica de manera estructurada y sistemática, involucrando a todos los miembros de la compañía y apoyándose en las herramientas necesarias.
Sin duda, la implementación de este proceso puede ser todo un desafío, teniendo en cuenta que hay muchas variables a considerar. Sobre todo, la gestión del cambio requiere alinear al talento que forma parte de la empresa.
Sin importar el aspecto del negocio que se quiera transformar o la mejora que se desee incorporar, las personas son quienes garantizan su adopción. Si el equipo se resiste al cambio, este no se podrá aplicar. Tan simple como eso. De ahí que la gestión del cambio sea uno de los procesos clave de los que también debe participar activamente el departamento de Recursos Humanos.
Esta iniciativa puede aplicarse sobre diferentes aspectos dentro de una organización, entre ellos:
- Procesos.
- Estrategias.
- Estructura.
- Sistemas de información.
- Productos.
- Personas.
Lo curioso es que sin importar si el cambio se implemente en los procesos, en las estrategias, en la estructura o productos, siempre se requerirá la colaboración activa de la fuerza laboral. Por ello, de alguna manera, la gestión del cambio organizacional también es, fundamentalmente, gestión de personas.
¿Qué modelos de gestión del cambio existen?
No hay un modelo de gestión del cambio único. De hecho, muchas empresas aprovechan lo mejor de cada uno en distintas fases del proceso. Por eso te traemos algunos de los modelos más efectivos para implementar este proceso en tu empresa:
Modelo de gestión del cambio de Lewin
Este es uno de los modelos de gestión del cambio más conocidos, porque se trata de los más antiguos. Fue desarrollado por Kurt Lewin, quien fundó de alguna manera la psicología social moderna. De esta forma, desarrolló su modelo en la década de 1950 y en este propuso dividir el cambio en 3 fases:
- Descongelamiento. Esta representa la etapa de preparación del cambio. Es decir que implica preparar el terreno para que la compañía pueda comenzar a implementar las transformaciones. Por ello, el punto de partida de esta fase es entender qué se necesita cambiar. También en esta instancia se debe comunicar al personal cuál es la transformación a realizar. El objetivo de esta instancia es que el talento entienda la necesidad del cambio y sus alcances.
- Cambio. Podríamos pensar a esta como la fase de implementación, aquí se ponen en marcha las modificaciones dentro de la empresa. La comunicación es clave, para mantener a todo el equipo alineado hacia la adopción exitosa de los cambios. Al mismo tiempo, implica un liderazgo 100% presente para guiar a los colaboradores y brindarles seguridad, teniendo en cuenta que las mejoras que se están implementando pueden generar incertidumbre y dudas y, con ello, afectar el rendimiento de los trabajadores.
- Volver a congelar. La última etapa tiene el objetivo de evitar volver a la situación anterior, es decir que pretende fortalecer las nuevas implementaciones para mantenerlas en la empresa. Así, se consigue que la dinámica de la organización se rija bajo los nuevos estándares.
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Modelo de gestión del cambio ADKAR
El modelo de gestión del cambio ADKAR, del acrónimo Awareness, Desire, Knowledge, Ability y Reinforcement, fue desarrollado por el autor y empresario estadounidense Jeff Hiatt. Este esquema describe los 5 pasos secuenciales que siguen todos los seres humanos cuando realizan un cambio exitoso. Replicado en las empresas, este modelo propone:
- Awareness – conciencia. Lo primero es tomar conciencia de la necesidad del cambio. De esta forma, todos en la empresa deben entender que se necesita una transformación en cierta área y también conocer cuál es la mejor forma de ejecutarla.
- Desire – deseo. Con comprender la necesidad del cambio no basta, también es necesario desearlo. Por ello, la segunda fase de este modelo consiste en involucrar al resto del equipo, despertando el deseo, de manera tal que se comprometan con el nuevo objetivo.
- Knowledge – conocimiento. En la tercera etapa de este modelo de gestión del cambio es clave proporcionar la información que cada persona necesita para cumplir con la tarea que le corresponde en este proceso de transformación.
- Ability – capacidad. La cuarta fase del modelo ADKAR es tarea del liderazgo de la organización y consiste en asegurarse de que el talento tenga las habilidades necesarias para aprender el cambio de manera exitosa. Por ello, parte de la tarea en esta fase consiste en brindar capacitación y orientación al personal.
- Reinforcement – refuerzo. Por último, este modelo plantea que una vez implementado el cambio deseado en la empresa, es necesario trabajar coordinadamente con todo el equipo para mantenerlo.
Modelo de gestión del cambio de Kotter
Durante 4 décadas, el profesor de Harvard y autor John Kotter observó a innumerables líderes y empresas mientras intentaban transformar o ejecutar sus estrategias. Así fue como logró identificar los factores que permiten alcanzar el éxito en la gestión del cambio. Con base en ello creó su modelo de 8 pasos:
- Crear el clima de cambio. El modelo sugiere generar un sentido de urgencia y, de esta forma, motivar a las personas a ir en busca de la transformación.
- Construir un equipo para llevar adelante el cambio. Este debe estar conformado por líderes y colaboradores que tengan habilidades diversas y pertenezcan a distintas áreas.
- Diseñar la visión estratégica de lo que se pretende lograr, es decir, el futuro al que quieres llevar a tu compañía.
- Comunicar la visión de cambio a todas las personas que estarán involucradas en el proceso de transformación y asegurarse de que conozcan el rol que cumplirán.
- Identificar los obstáculos y resolver cualquier fricción en el proceso. El objetivo de esta fase del modelo de gestión del cambio de Kotter es eliminar cualquier inconveniente que impida al equipo avanzar hacia la transformación deseada.
- Crear objetivos a corto plazo para dividir el plan de gestión del cambio en logros rápidos y alcanzables y así mantener motivadas a las personas de la empresa.
- Sostener el cambio. Este paso propone no rendirse ante los obstáculos o desafíos que puedan aparecer en la implementación del cambio.
- Establecer el cambio en la cultura. Para que las transformaciones sean lo suficientemente sólidas deben ser parte del día a día de la organización, integrar su cultura. Por ello, es necesario sustituir los viejos hábitos o formas de hacer las cosas, por el nuevo accionar.
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Modelo de gestión del cambio de Bridges
El cuarto modelo de gestión del cambio es el del consultor William Bridges. A este esquema muchos también lo llaman modelo de transición porque enfatiza en la transición emocional por la que atraviesan las personas en el proceso de ejecutar y aceptar un cambio. Así, bajo esta metodología se reconocen 3 etapas en las que las organizaciones deben guiar al talento:
- Terminar, perder y soltar. De acuerdo con un relevamiento de la plataforma WalkMe la resistencia de los empleados al cambio hace que al menos el 70% de las iniciativas fracasen. Por ello, la primera etapa de este modelo consiste en acompañar al talento para que pueda aceptar que se necesita la transformación propuesta.
- Zona neutral. Una vez que el cambio comienza a tener lugar en la empresa, los colaboradores se encuentran en una zona gris entre dejar ir el anterior funcionamiento y aceptar el nuevo.
- Nuevo comienzo. Finalmente, si hasta aquí el liderazgo acompañó de manera adecuada al talento, una vez que el cambio esté en marcha, el personal comenzará a aceptar la nueva forma de hacer las cosas en la compañía, dando paso a una nueva etapa para la organización.
¿Cuáles son las fases de la gestión del cambio?
Como puedes ver, la respuesta a la pregunta acerca de cuáles son las fases de la gestión del cambio depende mucho del modelo que adoptes en tu empresa. Sin embargo, podemos reconocer algunos pasos esenciales que toda compañía debe ejecutar para transitar el cambio organizacional:
1- Definir qué se necesita cambiar y por qué
La primera fase de la implementación de un cambio en la compañía consiste en definir qué área, proceso, estrategia, sistema o situación se desea cambiar. Pero eso no es todo. Además, en esta etapa es clave establecer un porqué.
Como vimos hasta aquí, las personas son la pieza fundamental de la implementación de todo cambio en una organización. Estas se rigen, sobre todo, por emociones. Para poder involucrar al equipo desde el primer momento es necesario considerar el factor emocional.
Por ello, al establecer una razón clara en relación a la transformación que quieres implementar, le estás dando un propósito a tu personal y eso impacta de forma directa en sus emociones.
Comienza preguntándote ¿qué dificultades se resuelven con el cambio? Y ahí encontrarás una razón irrebatible. Aunque haya resistencia a esa nueva situación, posiblemente, para el equipo será más fácil asimilarla desde el inicio si hay un motivo concreto o coherente para llevarlo a cabo.
2- Elegir a las personas que guiarán el cambio
La gestión del cambio requiere un profundo conocimiento de las personas que conforman tu equipo. Porque implementar transformaciones en una organización no es un trabajo que pueda hacer una persona sola. Es necesario contar con un grupo de colaboradores que se encargue de guiar al resto hacia la adopción de la nueva propuesta.
En este sentido, hay 3 tipos de miembros de una empresa que pueden ser clave:
- Líderes. Estos conforman el equipo directivo o la gerencia. Aunque no están tan involucrados en la parte operativa del cambio, es decir, en el día a día, son quienes lo respaldan. Por ello, cumplen un rol fundamental, en tanto, comunican la necesidad y el propósito de la transición con el objetivo de lograr una mayor aceptación por parte del equipo.
- Influencers. Estos son empleados que están comprometidos con los objetivos de la empresa. Se trata de personas que suelen ser una referencia para el resto del equipo. Debido a que sus opiniones son valoradas por los demás, son los indicados para brindar apoyo en la comunicación del cambio a implementar. También pueden guiar capacitaciones o responder dudas que les surjan a los colaboradores en la transición.
- Promotores. Estos son empleados individuales elegidos estratégicamente para ser los primeros en adoptar el cambio. Tienen que ser trabajadores a quienes realmente les entusiasme impulsar el cambio en la empresa.
Una vez que identifiques estos perfiles y crees el equipo que guiará el cambio, puedes pasar a la siguiente fase.
3- Comunicar el cambio
Como ya hemos dicho, asimilar los cambios no es fácil. Pueden aparecer resistencias naturales en gran parte de las personas que conforman la organización. Si a ello se le añade una mala gestión al comunicar la transición, entonces puede peligrar la implementación de este proceso.
Esta fase de la gestión del cambio consiste en comunicar de manera efectiva la iniciativa que se pretende llevar adelante. Esto implica ir más allá de un anuncio del director o CEO de la empresa dando a conocer la novedad.
Para involucrar a las personas en todas las jerarquías de la estructura organizacional es fundamental que cada gerente o jefe de cada equipo se involucre en la tarea.
¿Por qué puede ser útil hacerlo de este modo? Porque cada área tiene su propio funcionamiento interno. Quienes lideran estos equipos cuentan con un estilo que puede resultarle familiar a quienes lo integran.
Este jefe puede encontrar las palabras adecuadas para que el mensaje resuene en los miembros del departamento. Así, se puede alcanzar un mayor entendimiento grupal sobre el cambio propuesto.
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4- Instrumentar el cambio
Hasta aquí todos saben que la empresa implementará una nueva estrategia, sistema, solución o proceso, pero desconocen cómo se logrará. Por ello, en esta fase de la gestión del cambio la tarea consiste en desarrollar y ejecutar el plan de acción para instrumentar la transformación buscada.
Se trata de indicar cómo se implementará el cambio incluyendo todos los pasos a realizar, por ejemplo:
- Responsables de cada etapa.
- Participación que tendrá cada área.
- Herramientas que se utilizarán.
- Tareas que realizará cada persona.
Esta es también una etapa de experimentación, es posible que surjan inconvenientes u obstáculos, quizás surjan resistencias. En ese caso, también se puede optar por brindar incentivos al equipo para la adopción del cambio.
5- Hacer sostenible el cambio
Para concluir con las fases de la gestión del cambio, debemos hablar de la sostenibilidad de este nuevo escenario. Se trata de hacer que este proceso sea parte del ADN de la empresa, es decir, que esté instaurado en la cultura organizacional.
Para ello, es importante ser conscientes de la necesidad de mejora continua. Recuerda que al definir qué es la gestión del cambio hablamos de este como un proceso y no como un hito en la trayectoria de una empresa. Esto nos da la idea de continuidad, algo que se desarrolla a través del tiempo.
Gestionar las transformaciones en una organización implica revisar continuamente las áreas de mejora. Así como entender que siempre habrá nuevas prácticas que pueden optimizar los resultados logrados hasta el momento. Es decir, el cambio implementado no es definitivo y puede ir mutando en función de lo que necesite la empresa.
La tecnología como aliada de la gestión del cambio
¿Sabías que una de las principales causas de cambio en las organizaciones se relaciona con la evolución de la tecnología? Para crecer, expandirse y alcanzar los resultados deseados las empresas deben ir al compás del desarrollo tecnológico. Y esto, hoy en día, impacta en todas las áreas de un negocio, no solo en los sectores IT.
La tecnología puede ser una gran aliada para gestionar cambios, porque ayuda a acelerar su adopción. Si quieres transformar tu departamento de Recursos Humanos una solución digital puede ser de gran ayuda. Dado que te permitirá optimizar todos los procesos vinculados al talento de tu empresa.
A su vez, esto te permitirá ahorrar tiempo. Con ello, el equipo de capital humano podrá dedicarse a las tareas que realmente aportan valor a las personas.
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