Es sabido que el área de talento maneja un gran volumen de información. Cientos de documentos que se manejan en Recursos Humanos vinculados a los colaboradores de la empresa y los procesos que los involucran.
Altas, bajas, contratos, nóminas, expedientes de empleados, hojas de horas de trabajo y más. En este artículo te compartimos el listado completo de los más de 20 documentos esenciales que se manejan en Recursos Humanos. ¡Comencemos!
¿Qué documentos se manejan en el Departamento de Recursos Humanos?
Como adelantamos, para crear nuestro ABC de documentos que se manejan en Recursos Humanos hemos identificado más de 20 tipos de archivos diferentes. A continuación, te compartimos el listado organizado por procesos para que puedas ver con mayor claridad cómo la documentación acompaña el recorrido del talento en la empresa.
Documentos corporativos de RR.HH.
Podríamos decir que los documentos corporativos de Recursos Humanos son aquellos que reúnen toda la información vinculada a cómo se organiza la compañía, las normas de funcionamiento, las reglas a seguir por quienes la conforman y las características de su cultura organizacional.
En este sentido, los principales documentos que se manejan en RR.HH. son:
- Organigrama. Este es un documento esencial de Recursos Humanos porque ayuda a visualizar de manera clara y sencilla la estructura interna de la compañía, los roles y cómo estos se distribuyen en los diferentes equipos y departamentos de la organización.
- Políticas de la empresa. Este es otro de los documentos de Recursos Humanos que resultan clave para el área, porque registra el conjunto de normas que sirven para ordenar y establecer los procedimientos internos que deben seguirse en cada departamento de la compañía.
- Reglamento interno de trabajo. Este es un documento que reúne todas las normas que deben cumplir de forma obligatoria los empleadores y personal en una empresa.
- Misión, visión y valores. Otro de los documentos que se manejan en Recursos Humanos y que cobra cada vez más protagonismo. Se trata de establecer por escrito la misión, visión y valores de la organización, con el fin de transmitir su ADN cultural a todos los miembros de la empresa de manera sencilla.
Documentos de reclutamiento y contratación
En este caso enlistamos los principales documentos que utiliza el área de talento en los procesos de reclutamiento, selección y contratación:
- Descripción de puestos de trabajo. Esta es una herramienta muy útil para RH, ya que permite definir las principales funciones, responsabilidades, competencias y habilidades de un determinado puesto laboral. 👉 Aquí puedes descargar un formato para la descripción de puestos de trabajo.
- Cartas de oferta laboral. Se suele utilizar en RR.HH. para ofrecer de manera formal un puesto a un candidato. En ella se le proporciona información esencial como: fecha de inicio de la contratación, formas y monto de la compensación, horario de trabajo, funciones del puesto, entre otras.
- Documentos de contratación. Se trata de toda la documentación que se le solicita a los trabajadores para darlos de alta en la empresa. Así como los documentos que resultan de esta acción. Por ejemplo, el alta del empleado ante el IMSS, su documentación personal, etc.
- Manual del empleado. Este es un documento esencial en el proceso de onboarding, ya que funciona como recurso centralizado para que los nuevos trabajadores comprendan las políticas, normas y procesos de la empresa. Sumado a los beneficios de trabajar allí y lo que se espera de ellos. En cierta medida funciona como una hoja de ruta para las nuevas contrataciones.
Documentos administrativos de RR.HH.
Estos documentos que se utilizan en Recursos Humanos permiten agilizar procesos administrativos y mantener organizada la información del talento. En líneas generales, se enfocan en los procesos más burocráticos de RR.HH.:
- Contratos. Desde los contratos de nuevas incorporaciones, a aquellos que se celebran con proveedores o trabajadores independientes, todos ellos se encuentran dentro de esta categoría.
- Altas. Estos son los documentos que se suelen utilizar en el proceso de incorporación de empleados, al darles de alta en la empresa y en los sistemas digitales de la compañía.
- Expedientes de los trabajadores. En este caso, se trata de documentos individuales que reúnen toda la información básica de cada colaborador. Desde su acta de nacimiento, identificación oficial o constancias educativas, hasta los permisos laborales otorgados, ya sea para vacaciones u otras ausencias y los recibos de nóminas.
Documentos de compensaciones, beneficios y gastos
Este tipo de documentación de RR.HH. se centra en el sistema de compensación establecido en la empresa. Por lo tanto, reúne toda la información referida a los pagos y otros beneficios que se le brindan a los empleados a cambio de su labor. Sumado también a los gastos asociados a ello.
- Estructura salarial. Este documento funciona como modelo de compensación, dado que refleja la distribución de los salarios según la posición en la empresa y responsabilidades asociadas a cada puesto, así como el nivel de formación, las habilidades, la experiencia laboral y la competitividad de cada rol.
- Nóminas. El proceso de nómina es uno de los más importantes que lleva a cabo Recursos Humanos. Por ello se debe dejar registro de esta labor mediante la documentación pertinente, ya sea la prenómina o los recibos de nómina. Además, estos documentos sirven como comprobantes y, por lo tanto, son un respaldo para la organización.
- Seguimiento de gastos. Otro de los documentos de RR.HH. es el destinado al seguimiento de gastos. Este se utiliza para explicar quién califica para informar gastos y cuáles son los criterios para el reembolso. También estos documentos pueden describir cómo pueden presentar los gastos los empleados y cómo recibirán su reembolso.
👉 Esto puede interesarte: aprende a darle seguimiento al control de gastos.
Documentos de gestión del tiempo
Esta categoría de documentos que se gestionan en Recursos Humanos es una de las más destacadas, porque se relaciona al control y organización del tiempo de trabajo de los colaboradores. Así, podemos encontrar documentos como:
- Políticas de tiempo y asistencia. Aquí se recoge toda la información que los trabajadores deben conocer acerca del horario de trabajo de la empresa, la organización de los turnos y las normas a cumplir en relación a la jornada laboral. También se puede explicar de qué manera el personal puede hacer un seguimiento de su tiempo trabajado y su asistencia.
- Control del fichaje. También llamadas hojas de horas o planillas de horas, son documentos que registran de forma detallada el ingreso y salida de los trabajadores. Es decir, facilitan el control de asistencia.
- Registros de vacaciones, ausencias, faltas e incapacidades. Cualquiera sea el motivo por el que un empleado se ausenta del trabajo es importante registrarlo, ya que esto impacta en la planificación de los turnos, la distribución de las tareas, la organización del trabajo y, dependiendo del motivo de la ausencia, también puede impactar en los pagos que recibe el talento.
Documentos de gestión de talento
Los documentos de Recursos Humanos vinculados a la gestión del talento se centran en dos procesos clave:
- Evaluaciones de desempeño. Estos documentos sirven de registro para detallar los resultados tras cada evaluación de desempeño. De manera que permiten crear un histórico por empleado que sirve para conocer el progreso y la mejora del rendimiento de ese colaborador a través del tiempo. 👉 Descubre cómo gestionar los resultados de una evaluación de desempeño.
- Registros de capacitaciones. Hoy, muchas empresas ofrecen sus propios programas de capacitación para mantener a su talento continuamente actualizado. Es necesario registrar cada formación, sus contenidos, sus objetivos, quienes participan y el nivel de progreso alcanzado por cada colaborador.
Documentos del proceso de salida
Para terminar el listado de documentos que se manejan en Recursos Humanos debemos mencionar aquellos vinculados en la salida de personal. Cuando se produce una renuncia o un despido en la empresa hay cierta documentación básica a gestionar desde RH.
- Registro de entrevistas de salida. Una buena práctica al gestionar la experiencia del talento en la empresa implica cuidar el proceso de salida de cada colaborador. Para ello, es importante no solo terminar la relación laboral de la mejor manera, sino además, dar lugar a la retroalimentación. Las encuestas de salida son la herramienta perfecta para ello. Y esta información debe quedar registrada en un documento.
- Cartas de recomendación. Otra buena práctica para incorporar en el proceso de salida es facilitarle a los trabajadores que se van de la empresa una carta de recomendación. Se pueden crear plantillas o formatos para completar con los datos de cada colaborador cuando la soliciten.
- Cartas de aviso de despido. Cuando la salida de un empleado se da por despido, se le debe informar de esta situación con anticipación. Para ello se utiliza una carta de despido. RH suele tener plantillas creadas para facilitar la gestión. Se completan con la información correspondiente a cada caso.
- Finiquito. Este es un documento obligatorio en toda rescisión de una relación laboral. Allí se incluye el pago correspondiente a toda finalización de contrato, ya sea por renuncia o despido. Sumado al detalle de todos los conceptos que recibe el trabajador. Como en los casos anteriores, RR.HH. suele tener una plantilla creada para este fin.
Te puede interesar 👉 Derechos laborales, una guía para saber si cumples con la Ley Federal del Trabajo
¿Cómo mejorar la gestión documental en tu empresa?
Ahora que conoces todos los documentos que se manejan en Recursos Humanos solo queda descubrir cómo optimizar el orden y procesamiento de toda esta información. En este sentido, si bien puedes tener todos estos archivos en carpetas organizadas en un ordenador, no es lo más práctico y te puede tomar mucho tiempo.
Lo ideal es tener toda esta documentación centralizada en un mismo lugar, para que esté accesible y disponible para el equipo de RR.HH. Precisamente, esto es lo que ofrece el gestor documental de Factorial.
Nuestra solución en la nube te permite gestionar todos los documentos del área de talento de forma online. Esto ayuda a:
- Compartir documentos con toda la empresa de manera fácil.
- Organizar los documentos en un solo lugar.
- Encontrar más rápido la información que necesitas en los procesos diarios de RR.HH.
- Aprobar o rechazar los documentos de los colaboradores en cuestión de segundos.
- Mantener toda esta información siempre disponible y 100% segura.
Además, no solo podrás gestionar tus documentos, sino que podrás acceder a más herramientas automatizadas que te ayudarán a gestionar el tiempo, ausencias, vacaciones, reclutamiento y mucho más. ¿Qué esperas para probar Factorial y descubrir todos sus beneficios?
✅ ¡Haz de la gestión documental en tu empresa un proceso ágil y eficiente con Factorial! Solicita una asesoría y prueba gratuita ⬇️
