¿Estás buscando una forma más eficiente de llevar la gestión de asistencia en tu empresa? La administración de las ausencias, vacaciones e incapacidades puede ser todo un desafío para la productividad de tu organización. Está comprobado que el absentismo genera pérdidas económicas en los negocios. Sin embargo, es un fenómeno frecuente en toda compañía.
En este punto es cuando una adecuada gestión de faltas de asistencia marcará la diferencia. Ya que si puedes llevar un control de las ausencias, planificar los recursos disponibles y el flujo de tareas con mayor precisión, también podrás atenuar el impacto del absentismo y, con ello, mantener la rentabilidad de tu organización.
Hoy vamos a mostrarte cómo puedes llevar el control de ausencias del personal con métodos manuales y con un software de asistencia automatizado. ¡Descubre cómo simplificar y mejorar esta gestión en tu empresa!
Tabla de contenidos
¿Qué es la gestión de asistencia?
La Ley Federal del Trabajo establece qué tipo de jornada laboral está permitido implementar en las empresas y cuáles son los límites de esa jornada. Dentro de ese marco, las organizaciones crean horarios de entrada y de salida para su personal, métodos de fichaje, turnos de trabajo y controlan que estos cumplan con ello. De eso se trata la gestión de asistencia.
Podemos pensar en este como un proceso que consiste en controlar que los trabajadores cumplan con su jornada laboral y se presenten a trabajar en tiempo y forma a la empresa. Así, está gestión implica que la compañía, mediante su departamento de Recursos Humanos, compruebe que efectivamente los empleados están cumpliendo con su trabajo y lo deje asentado de alguna forma.
Esto también implica registrar cada eventualidad que produzca el resultado contrario. Es decir que la gestión de asistencia también debe ocuparse de las ausencias que se producen dentro del equipo.
¿Para qué sirve la gestión de asistencia?
La gestión de asistencia es un proceso clave en las empresas. Gracias a ello, RR.HH. puede obtener información que le permite resolver las siguientes tareas:
Seguimiento y registro del tiempo laborado
Independientemente del método utilizado para el control de asistencia del personal, al llevar a cabo este proceso se le puede dar seguimiento al tiempo laborado por cada empleado. Así, es posible llevar un registro de las horas trabajadas por cada colaborador y las asistencias y ausencias en un periodo determinado.
Esto es clave para el cálculo de la nómina y saber, por ejemplo, si hay que hacer deducciones debido a faltas injustificadas y si es necesario enviarle un acta administrativa informando de esta situación.
Planificación y asignación de recursos
Además de ocuparse de lo que pasa en el día a día, el proceso de controlar las faltas y asistencia también opera en el corto, mediano y largo plazo. En tanto, gracias a esta gestión las empresas pueden planificar mejor la asignación de recursos en función de las ausencias del personal programadas.
Nos referimos a las vacaciones o cualquier tipo de ausencia que se solicite con anticipación. Estas pueden ser incapacidades temporales, incapacidades por maternidad o citas médicas programadas, por mencionar algunos ejemplos.
Cumplimiento de normativas laborales
El cumplimiento de las políticas y normativas laborales relacionadas con la asistencia del personal es fundamental para evitar posibles inconvenientes legales y garantizar un entorno laboral en el que se garanticen los derechos laborales del talento.
Sin embargo, si no se lleva un control adecuado de la jornada laboral que efectivamente cumplen los trabajadores, sus horas trabajadas y sus ausencias, es difícil estar seguros de que la empresa está cumpliendo con la normativa laboral vigente. Por ello la gestión de asistencia brinda un gran soporte legal a las empresas, al ofrecer información sobre el tiempo efectivo laborado por el personal.
¿Cómo llevar un control de asistencia de personal con métodos manuales?
Este es el tipo de control de asistencia más antiguo y uno de los más comunes en las pequeñas y medianas empresas mexicanas. Esto se debe a que el registro es tan sencillo como firmar una hoja de papel. Puede ser un sistema simple y eficaz cuando la empresa cuenta con pocos colaboradores. Por ejemplo, con un equipo de menos de 10 empleados.
La gran dificultad de este método es que estas hojas de papel se pueden extraviar o estropear fácilmente. Algo tan simple como derramar el café sobre estos documentos arruinaría el registro de todo un mes, por ejemplo. ¡Adiós a los datos!
Sumado al hecho de que el papel ocupa espacio físico en la empresa. Y, sobre todo, no es una solución sustentable.
Su versión digitalizada son las hojas de cálculo, generalmente, formatos en Excel que se replican una y otra vez y donde los trabajadores registran su asistencia a la empresa. Esta es una solución gratuita en la mayoría de los casos.
Por lo general, se crean listas con los nombres de los empleados y día a día las van completando (o su supervisor) con información sobre sus horas de entrada y de salida. Así, cada jornada puedes saber si un trabajador se presentó a trabajar y, al final del mes, corroborar la asistencia y la cantidad de faltas que registró cada empleado.
Las dos grandes dificultades de estos métodos:
- Si los completa un supervisor, las hojas de horas son generalmente confiables, pero cuando las completan los empleados, pueden contener errores, ya sea olvidos, omisiones o inexactitudes.
- Pueden consumir mucho tiempo a medida que el equipo crece. Además, tener que revisar al final del mes el listado suele requerir varias horas de trabajo para el personal de RR.HH.
¿Cómo llevar un control de asistencia de personal con un software automatizado?
Un software gestión de asistencia, vacaciones y ausencias te permite olvidarte por completo del papeleo y las hojas de cálculo. Se trata de una solución online que facilita a tus colaboradores gestionar sus propios tiempos de forma totalmente autónoma.
¿Cuál será tu tarea entonces? Simplemente aprobar o rechazar cada solicitud o indicar quién es el responsable de hacerlo y extraer los datos que necesites para mejorar el control de asistencia.
Con esta clase de herramienta puedes:
- Automatizar las solicitudes de vacaciones, incapacidades, ausencias para citas médicas o permisos por fallecimiento, entre muchos otros tipos de faltas.
- Personalizar los tipos de ausencia y las políticas de vacaciones de acuerdo a las necesidades de tu equipo.
- Acceder a un calendario de equipo para ganar visibilidad sobre la disponibilidad del personal de forma individual, por área o departamento. Ya sea en tiempo real o a futuro, para que no se te escape nada.
- Reunir en un solo lugar toda la información vinculada a la asistencia y ausencias de tu personal.
- Asignar un supervisor de ausencias a cada colaborador para que apruebe o rechace sus solicitudes.
- Facilitar la aprobación por parte de los supervisores con tan solo un clic.
- Crear reportes personalizados sobre la gestión de asistencia en tu empresa y las ausencias que se producen en tu equipo.
👉 Todas estas características están presentes en el software de control de asistencia de Factorial. Descubre más de nuestra herramienta.
Ventajas del software de control de asistencia
Un software de gestión de asistencia automatizado brinda una solución integral para simplificar y optimizar este proceso. A continuación, te compartimos algunas de las ventajas clave que puedes obtener al implementar este tipo de recurso tecnológico en tu compañía:
Automatización precisa y eficiente
Con un software especializado puedes automatizar el registro y seguimiento de las faltas de asistencia, así como las solicitudes de vacaciones y las incapacidades. Gracias a ello, se reduce la intervención humana en la tarea, ya que no habrá necesidad de realizar registros manuales y pasar horas revisando hojas de cálculo o introduciendo datos uno a uno.
Con unos cuantos clics los trabajadores pueden registrar su asistencia, enviar solicitudes de ausencia y notificar a sus supervisores para que estos las aprueben o las rechacen. Por supuesto, esto ayuda a ahorrar tiempo, reduce la posibilidad de inexactitudes en los datos y aumenta la eficiencia del proceso.
Acceso en tiempo real a la información
Imagina que se producen faltas de asistencia sin previo aviso y necesitas saber de inmediato con cuánto personal cuentas para cubrir esas ausencias y planificar tu capital humano para cumplir con las tareas del día. Un software de control de asistencia te permite ver en tiempo real quiénes están disponibles para cubrir el trabajo.
Al conocer en el momento el estado de asistencia de tus empleados puedes tomar decisiones informadas y planificar de manera más acertada el trabajo de todo el equipo.
Informes y análisis detallados
El software de gestión de asistencia de Factorial ofrece herramientas de generación de informes y análisis que te brindan una visión más profunda de los patrones de asistencia de tu talento.
Gracias a ello puedes identificar tendencias, equipos o trabajadores con faltas recurrentes y tomar medidas para abordar cualquier problemática relacionada a las ausencias del personal. Estos datos valiosos te permiten tomar decisiones más estratégicas para reducir el impacto negativo que produce el absentismo en toda organización.
Mejora de la precisión y fiabilidad
Otra de las ventajas de implementar un software de gestión de asistencia se relaciona a los registros precisos y confiables que proporciona. Ya dijimos que al reducir la introducción de datos manuales se eliminan los errores humanos, por lo tanto, la información que se genera en estas plataformas es correcta.
Asimismo, este tipo de sistemas ayuda a mantener un registro actualizado. Los datos a los que puedes acceder son siempre los más recientes sobre la actividad de los trabajadores en relación a sus asistencias y faltas. Nuevamente, esto facilita la gestión de RR.HH. y la toma de decisión de los gerentes y empleadores.
Ahorro de tiempo y recursos
Por supuesto que al eliminar la necesidad de realizar tareas manuales y actualizar hojas de cálculo o verificar registros en incontables planillas, tu equipo de Recursos Humanos ganará tiempo. Además, como ya vimos, la automatización reduce los errores humanos, lo que evita el retrabajo por parte de los profesionales del área y, con ello, también ahorran tiempo.
Todo esto se traduce en un área de talento que tendrá más tiempo para dedicar a actividades estratégicas y, sobre todo, a aportar más valor al equipo.
En resumen, una solución automatizada es imprescindible para llevar un control de ausencias inteligente en tu empresa.
