Las empresas trabajan dentro de ciertas pautas. Estas son establecidas por la alta dirección y los diferentes referentes de cada departamento, como es el caso de capital humano. Precisamente, una de las responsabilidades de esta área es la creación del manual de Recursos Humanos, un documento que pone en orden todo lo relacionado con la gestión del talento.
Y no es casualidad que este departamento tenga un papel cada vez más importante dentro de las empresas. Sin un equipo sólido, es difícil que cualquier negocio alcance sus objetivos. Es por eso que muchas organizaciones están invirtiendo en fortalecer sus equipos de capital humano de cara a mejorar la gestión de talento.
El manual de Recursos Humanos es una herramienta central en ese camino. ¿Para qué sirve? ¿Qué debe incluir? ¿Cómo se diseña desde cero? En esta guía te contamos todo lo que necesitas saber para implementarlo en tu empresa de manera práctica y verdaderamente útil.
¿Qué es un manual de Recursos Humanos?
Comencemos por definir qué es un manual de Recursos Humanos. Se trata de un documento que detalla las políticas de empresa, los procesos y procedimientos vinculados a la gestión de personas.
Es la principal guía para definir cómo se maneja la relación laboral entre empleadores y su personal dentro de la empresa. Así como también especifica las funciones y alcances del área de capital humano.
Otra característica clave del manual de normas para la administración de Recursos Humanos es la información que incluye y cómo se estructura. Por lo general, podemos encontrar manuales de RR.HH. divididos en distintas secciones. Dentro de estas se describen objetivos del área, políticas, normas, procedimientos y tareas.
Además, otro rasgo distintivo del manual de Recursos Humanos de una empresa es que incluye la terminología específica del área. Es sabido que para que todo el equipo pueda estar en la misma página es necesario que la comunicación fluya sin interrupciones. Para garantizar esto, el lenguaje que emplea el departamento debe ser claro y fácil de interpretar para todos y todas.
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¿Para qué sirve el manual de Recursos Humanos?
Ahora bien, ¿a quién va dirigido este documento? O, mejor dicho, ¿para qué sirve el manual de Recursos Humanos? Fácilmente, podríamos pensar que este se encuentra destinado de forma exclusiva al equipo de capital humano. Pero, en realidad, es para todos los miembros de la empresa.
En principio, esta clase de manual es esencial para comunicar con claridad los alcances y el rol que cumple el departamento en lo cotidiano. También permite clarificar cómo se alinea la actividad de RR. HH. con los objetivos globales de la organización.
Esto es clave, teniendo en cuenta que hoy en día la misión de esta área se orienta a constituir, organizar y mantener equipos bien estructurados, productivos y felices con el lugar que ocupan en las empresas.
El objetivo de esta misión es crear equipos de alto rendimiento que den lo mejor de sí para que la compañía alcance sus objetivos. Pero también, se trata de humanizar cada vez más la gestión de talento, entendiendo que las personas son siempre el eslabón clave en el éxito de las empresas. Cuidar y potenciar a las y los trabajadores es parte de la tarea de RR. HH. y esto debe quedar reflejado en el manual.
Asimismo, el manual de Recursos Humanos sirve para:
- Establecer los derechos, obligaciones y responsabilidades de la empresa en relación con su personal.
- Determinar los derechos laborales, obligaciones, roles y responsabilidades de los empleados de la organización.
- Establecer un diagrama detallado de la estructura organizacional. Lo que comúnmente llamamos organigrama.
- Dar a conocer el marco legal pertinente.
- Comunicar las normas sobre riesgos y accidentes laborales para mantener un ambiente de trabajo saludable.
- Establecer un enfoque sistemático para la gestión de las políticas, procedimientos y prácticas de Recursos Humanos.
El valor estratégico del manual de Recursos Humanos
Contar con un manual de Recursos Humanos bien estructurado no solo ordena los procesos internos, también mejora la eficiencia y evita ambigüedades. De hecho, diversos estudios respaldan su impacto positivo en la gestión empresarial.
Por ejemplo, en el artículo Estrategias organizacionales: el impacto de los manuales administrativos en la mejora empresarial, publicado en ResearchGate afirma que:
- […] los manuales administrativos permiten mantener una línea clara de acción dentro de las organizaciones, facilitando la toma de decisiones, la comunicación interna y el seguimiento de procesos estandarizados.
En otras palabras, un buen manual no solo explica cómo se hacen las cosas, en realidad es una manera de impulsar una cultura de claridad y coherencia que fortalece el funcionamiento diario de la empresa.
¿Cómo hacer un manual de Recursos Humanos?
Llegó el momento de poner en acción la teoría. Para esto, vamos a explicarte cómo hacer un manual de Recursos Humanos. Aunque la elaboración de este documento puede llevar tiempo y requiere de mucha indagación por parte del equipo de RR. HH. tener un paso a paso detallado te ayudará a nivelar el camino.
Consideramos que existen cinco pasos fundamentales para crear el manual de Recursos Humanos de una empresa:
- Establecer objetivos.
- Identificar políticas que se van a comunicar.
- Describir los procesos y su alcance.
- Determinar las responsabilidades.
- Estructurar la información.
- Proceso de actualización del manual de RR. HH
1. Establecer objetivos
El punto de partida para llevar adelante el manual de Recursos Humanos consiste en preguntarte ¿qué quieres mostrar en este documento? ¿Qué es lo que debe comunicar y dejar perfectamente claro?
Esto es fundamental teniendo en cuenta que si hay algo que caracteriza a RR. HH. es la variedad y cantidad de responsabilidades y tareas que ejecuta en lo cotidiano. Desde el reclutamiento y selección, pasando por el onboarding, la capacitación en el puesto o la evaluación de desempeño.
Pero a eso debemos sumar todas las gestiones administrativas como el control horario, la gestión documental, la administración de vacaciones, faltas y ausencias, así como la elaboración de cada nómina para el pago a los trabajadores.
¿Todo ello debe quedar detallado en el manual? Depende, ¿de qué?, de los objetivos que establezcas al momento de elaborar este documento. Es importante identificar cuál es la información del área de talento que debe quedar documentada para cumplir los objetivos.
Si determinas qué quieres conseguir con este manual de RR. HH. entonces es mucho más fácil definir los procedimientos y tareas que deben aparecer en el documento.
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2. Identificar las políticas que se van a comunicar
De nuevo, aquí la premisa es elegir cuáles son esenciales y deben figurar en el manual de Recursos Humanos. Por eso, en principio, debes asegurarte de incluir las políticas de RR. HH. que deben ser conocidas por todo el equipo.
Algunas de ellas son:
- En el proceso de reclutamiento y selección la política principal es la de contratación, que establece los lineamientos que sigue la empresa para incorporar personal. Por ello, en este caso se suelen ver políticas relacionadas con la diversidad, equidad e inclusión.
- Con respecto a la conducta, podemos encontrar políticas referidas a la discriminación, mobbing laboral o acoso sexual. Así como políticas sobre confidencialidad, privacidad e incluso código de vestimenta o acciones disciplinarias, si fuera necesario.
- Sobre la asistencia al empleo, hay políticas vinculadas a la jornada laboral, vacaciones, incapacidad por maternidad, incapacidad por enfermedad o accidente laboral, entre otras.
- También se deberían incluir las políticas o normas sobre seguridad, salud y medio ambiente de trabajo. El objetivo de estas políticas es prevenir los riesgos laborales que pueden desencadenar incapacidades laborales.
- Por otro lado, hay empresas que también incorporan políticas sobre gestión del desempeño. Es decir, sobre cómo se llevan a cabo las evaluaciones de desempeño, planes de capacitación y adiestramiento o planes de carrera en la empresa.
- Actualmente, otra de las políticas que no puede faltar en un manual de Recursos Humanos son las relacionadas con la remuneración y beneficios para el talento.
3. Describir los procesos y su alcance
En este punto se deben explicar en detalle qué procesos ejecuta el departamento de talento y cuáles son los pasos a seguir para llevarlos a cabo. Esto es clave tanto para cada nuevo miembro que se incorpora al área, como para que los directivos de la empresa estén al tanto de la labor de este equipo.
En líneas generales, los procesos que se suelen incluir son:
- Reclutamiento y selección. Especificar cada tarea a realizar antes de cubrir una vacante. Por ejemplo: definir el perfil para cada posición, crear la descripción de puestos, ocuparse del reclutamiento y selección y, además, llevar el control de los gastos que involucran estas acciones.
- Contratación. En este proceso se documentan todas las implicancias legales vinculadas a la contratación. Por ejemplo, los tipos de contrato laboral en la empresa, los derechos y obligaciones que contraen tanto el empleador como los trabajadores, hasta las prestaciones de ley y todos los trámites a realizar para registrar a un colaborador en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
- Registro de asistencia. En este punto se detallan los controles de asistencia que lleva adelante la empresa, la forma y la tecnología empleada.
- Gestión del desempeño. Este proceso está destinado a determinar y comunicar a los trabajadores el modo en que están desempeñando su trabajo y, también, a elaborar planes de mejora. En el manual de Recursos Humanos debe quedar detallado cómo se realiza el mismo. Desde su objetivo y alcance, hasta la forma de evaluar y calificar al talento.
- Capacitación. Aquí se especifica el alcance de la capacitación laboral, los objetivos, las estrategias que se emplean, los niveles, los temas que se tratan y los recursos utilizados.
- Promoción. En este caso se detallan los lineamientos para que las y los trabajadores puedan ascender a puestos superiores.
4. Determinar las responsabilidades
La pregunta a responder en este punto es ¿quién realiza cada tarea dentro del área de talento? En algunos casos, dentro del manual de Recursos Humanos se incorpora el perfil y responsabilidades de cada miembro del equipo de capital humano.
Lo que se hace, básicamente, es definir los deberes y responsabilidades para cada puesto en el departamento de RR. HH. Así como los requisitos mínimos para ocupar cada uno de ellos.
Esto funciona como una guía interna para el área. En tanto, cuando se deba ocupar una vacante dentro de este equipo, se podrá crear con mayor facilidad una descripción de puestos acorde.
Al mismo tiempo, puede ser muy útil para quien se incorpore a este departamento y necesite entender los alcances y responsabilidades de su rol y cómo se vincula con los de los demás miembros del área.
Asimismo, para el resto del personal y directivos es fundamental esta información porque les permite saber a quién deben recurrir dentro del equipo de RR. HH. dependiendo la situación.
5. Estructurar la información
Una vez que se reúna la información de los pasos anteriores, es momento de bajar todo eso al papel. Es decir, redactar el manual de Recursos Humanos. Para ello, lo ideal es seguir una estructura clara, que vaya guiando la lectura de manera ordenada.
Algunos elementos básicos que deberían figurar en la estructura son:
- Título.
- Índice o resumen del contenido.
- Introducción.
- Objetivo y alcance.
- Marco legal.
- Organigrama.
- Políticas de Recursos Humanos.
- Procesos (Reclutamiento y selección, Contratación, Registro de asistencia, Gestión del desempeño, Capacitación, Promoción, etc.).
- Seguridad, salud y medio ambiente de trabajo.
- Roles en el equipo de RR. HH.
6. Proceso de actualización del manual de RR. HH
Recuerda que este documento irá evolucionando con el tiempo. Por lo tanto, una vez que lo elabores, se tendrá que revisar con frecuencia para asegurarse de que siga vigente. A medida que la empresa evoluciona, este manual también debe adaptarse.
Aquí te dejamos los pasos clave para mantenerlo actualizado:
- Revisión periódica: establece una frecuencia (anual, semestral) para revisar políticas, procesos y cambios legales.
- Consulta con líderes de área: involucra a los responsables de cada departamento para validar que los procedimientos reflejen la operación actual.
- Recopilación de feedback: escucha al personal. Sus dudas o confusiones pueden revelar aspectos que necesitan ajustes.
- Actualización del contenido: modifica o elimina información desactualizada y añade nuevas políticas o procesos implementados.
- Validación y aprobación: antes de publicarlo, asegúrate de que el manual sea revisado por el área legal o dirección general.
- Comunicación interna: informa al equipo sobre los cambios realizados y facilita el acceso a la versión más reciente.
Consejos para crear el manual de Recursos Humanos de tu empresa
El manual de Recursos Humanos debe ser mucho más que una lista de las políticas del departamento o las disposiciones legales con las que se rige. Por eso, el primer consejo a tener en cuenta para elaborar este documento consiste en brindar un panorama completo sobre el quehacer del área y sus alcances. Además, no olvides personalizarlo.
Te damos las cuatro recomendaciones finales para crear este documento:
-
Transmite los valores de tu empresa
El departamento de RR. HH. de una empresa es uno de los principales transmisores de los valores de la organización. Por ello, aprovecha el manual de Recursos Humanos para dar a conocer cuáles son los valores de la compañía y así también sentar las bases de la cultura organizacional.
Claro que lo ideal sería no hacer una simple enumeración de estas características, sino dar ejemplos bien descriptivos y aprovechar para personalizar al máximo este tipo de comunicación.
-
Usa la voz de tu marca
Alineado con el punto anterior, la voz de marca es aquella que construyen las empresas para personalizar sus mensajes. Es la forma de hablar que tiene una organización en particular. Al crear el manual de Recursos Humanos no pierdas de vista este punto.
Aunque a nivel interno todos sepan cómo habla tu marca y entiendan que este documento lo ha creado la empresa, es una excelente oportunidad para seguir transmitiendo la esencia de la empresa y así seguir fomentando el sentido de pertenencia de todo el equipo. En este sentido, usar la voz de marca puede servir como un código compartido.
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Crea un documento digital
Sabemos que todavía hay empresas que manejan un volumen de sus documentos de forma física o en papel. Nuestra recomendación es elaborar el manual de Recursos Humanos en formato 100% digital.
Crear este documento en formato digital facilita el acceso a este por parte de todo el equipo. Puedes enviarlo a través de la mensajería interna o correo y todos podrán consultarlo cada vez que lo necesiten, sin importar desde dónde se conecten. Pero también te permite obtener otros beneficios:
- Hacer actualizaciones cuando sea necesario. Teniendo en cuenta lo dinámico que puede ser este departamento, quizás el manual sufra varias modificaciones. Por eso, este punto es importante tenerlo en cuenta.
- Puedes incluir elementos interactivos que faciliten la experiencia de lectura e incluso la hagan más atractiva. Por ejemplo, infografías o videos.
- Proporcionar fácil acceso al equipo interno y otras personas en caso de que se necesite.
- Agregar enlaces a cualquier recurso adicional que quieras sumar.
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Ofrece acceso a recursos adicionales
Aunque los manuales de Recursos Humanos pueden ser tan extensos como se requiera, es poco probable que todo el equipo lea un documento de 100 o 200 páginas. Al mismo tiempo, condensar toda la información relacionada con el área en unas pocas páginas puede ser difícil y se corre el riesgo de dejar muchos datos relevantes afuera.
Para evitar todo esto, tienes la posibilidad de ofrecer acceso a recursos adicionales mediante enlaces a ese material.
Por ejemplo, imaginemos que tienes que explicar un proceso de RR. HH. que es complejo y que requiere una explicación y desarrollo extendido en el manual, lo que podría ser tedioso de leer. En ese caso, puedes colocar un link que lleve a un video explicativo de unos pocos minutos sobre ese proceso.
El marco legal es otro ejemplo claro donde puedes colocar un enlace hacia las normativas completas. Así, quien tenga interés en indagar un poco más en las leyes que rigen lo vinculado al capital humano puede acceder fácilmente a estas.
Gestiona tus Recursos Humanos con Factorial
Atrás quedaron los días en que el manual de Recursos Humanos era solo para entregar, aunque nadie los leyera. Si creas un manual dinámico que represente quién es tu empresa y cómo gestiona a las personas dentro de ella, el equipo se sentirá satisfecho de ser parte.
Armarlo requiere mucha información del quehacer cotidiano del área y varias herramientas que simplifican la tarea. ¿Sabías que un software de Recursos Humanos puede agilizar esta labor y ofrece todas las funcionalidades que necesitas?
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