Si necesitas saber cómo calcular las vacaciones de tus empleados en México en 2026, cuántos días les corresponden por ley y cómo gestionar correctamente el periodo vacacional, aquí encontrarás la guía más completa y actualizada conforme a la Ley Federal del Trabajo.
¿Cuál es el periodo vacacional de los trabajadores?
El periodo vacacional de los trabajadores es el momento del año en el que cada empleado puede gozar de su descanso anual remunerado. Ese lapso de días va a depender de la política de vacaciones de cada empresa, así como de lo acordado entre el empleador y cada uno de sus colaboradores.
Más allá de esto, la Ley Federal del Trabajo (LFT), en el artículo 76, establece que para gozar del periodo vacacional, las personas trabajadoras deben tener un año de servicios en la organización. Entonces, será a partir de ese tiempo que los empleados podrán acceder a este derecho.
¿Cómo hacer el cálculo de vacaciones de empleados? Primeros pasos
Desde la reforma laboral de 2023, vigente en 2026, el esquema de vacaciones en México cambió de forma significativa, duplicando los días mínimos y modificando la forma en que las empresas deben calcular, registrar y otorgar el descanso anual remunerado.
Días de vacaciones según antigüedad (LFT 2026):
- 1 año: 12 días
- 2 años: 14 días
- 3 años: 16 días
- 4 años: 18 días
- 5 años: 20 días
A partir del 6º: +2 días cada 5 años
Es decir, que para calcular el periodo vacacional de cada colaborador debes conocer su antigüedad. Así, queda claro que el cálculo del periodo vacacional va a ser diferente para cada trabajador.
Por ejemplo, mientras un empleado que lleva tan solo un año en la empresa gozará de 12 días de descanso remunerado, un colaborador con más de 3 años de antigüedad podrá acceder a más días de vacaciones.
Calcular el periodo vacacional para trabajadores con contrato indefinido
Además de la antigüedad del trabajador, otro elemento clave para calcular el periodo vacacional es el tipo de contrato vigente del empleado. En México existen al menos 6 tipos de contratos laborales.
En México, el tipo de contrato laboral más común es el contrato por tiempo indefinido. Entonces, veamos un cálculo de vacaciones para este tipo de contrato.
Ejemplo de cálculo del periodo vacacional con contrato indefinido
El contrato indefinido es aquel que no tiene duración determinada. Ahora, supongamos que el trabajador lleva 3 años de servicio en la empresa, ¿cuántos días de vacaciones le corresponden? De acuerdo con lo que dice la ley, el mínimo por año de antigüedad es 12 días y este valor aumenta en 2 días cada año hasta llegar a 20 o hasta completar 5 años en la compañía.
Por lo tanto, el cálculo sería:
- 1 año de servicio 12 días (cifra que sirve de base).
- 2 años de servicio 14 días (suma 2 días a la cifra de base).
- 3 años de servicio 16 días (suma 4 días a la cifra de base).
Cálculo de vacaciones por tipo de contrato
Contrato por tiempo determinado (temporal)
En los contratos con fecha de inicio y fin (por proyecto, obra o temporada), las vacaciones no se asignan por tabla directa, sino de forma proporcional al tiempo trabajado.
La fórmula es:
(Días de vacaciones anuales / 365) × días trabajados = vacaciones proporcionales
Ejemplo:
Trabajador con contrato de 4 meses (120 días trabajados)
12 / 365 × 120 = 3.94 días → se redondea según política interna (generalmente a 4 días)
Contrato por temporada o trabajos discontinuos
Aplica para actividades que solo se realizan en ciertas épocas del año (por ejemplo, turismo, agricultura, comercio estacional).
Aquí también se usa el cálculo proporcional, considerando únicamente los días efectivamente laborados en el año.
Ejemplo:
Trabajador de temporada que labora 90 días al año:
12 / 365 × 90 = 2.95 días de vacaciones
Contrato por obra determinada
Cuando el contrato dura lo que dure una obra específica, el trabajador tiene derecho a vacaciones proporcionales al tiempo que prestó sus servicios.
La lógica es la misma que en contratos temporales:
Vacaciones proporcionales = (días de vacaciones / 365) × días trabajados
Contrato de capacitación inicial o periodo de prueba
Durante estos contratos, el trabajador sí genera derecho a vacaciones, pero solo de forma proporcional al tiempo laborado si la relación termina antes del año.
Si supera el año y se formaliza la relación laboral, entonces ya aplica la tabla completa del artículo 76.
Contrato de medio tiempo o jornada reducida
En este tipo de contrato los días de vacaciones no se reducen por trabajar medio tiempo. Lo que cambia es el monto a pagar, ya que se calcula con base en el salario diario real del trabajador.
Es decir, si le corresponden 12 días, son 12 días completos de descanso, aunque su jornada sea parcial.
¿Cuándo es el periodo vacacional del personal?
Asimismo, al momento de gestionar el período de vacaciones se debe tener claro cuántos cumplen los requisitos legales.
En este sentido, la regla que aplica es la que establece el artículo 81 de la Ley Federal del Trabajo. Allí se explica que los empleadores están en obligación de conceder vacaciones a los trabajadores dentro de los 6 meses siguientes al cumplimiento del año de servicio.
Este es un punto importante para los encargados de gestionar las solicitudes de vacaciones de los empleados. Ya que un colaborador puede solicitar días libres, sin haber cumplido el año de servicio en la empresa.
En este caso, RR.HH. puede rechazar la solicitud del trabajador. Alegando que todavía, por ley, no le corresponde acceder a sus vacaciones.
El artículo 81 de la LFT obliga al patrón a otorgar las vacaciones dentro de los 6 meses posteriores al aniversario laboral y a entregar una constancia anual de antigüedad y periodo vacacional. No cumplir con esto puede derivar en sanciones durante inspecciones laborales.
Esto es clave para el cumplimiento legal y la transparencia de la gestión, pero también para llevar claridad a los trabajadores sobre cuándo podrán solicitar sus días de vacaciones. Así, tienen mayor control sobre su periodo vacacional. Y el proceso se vuelve más eficiente en cuanto a solicitud y aprobación.
¿Por qué es importante calcular el periodo vacacional de los trabajadores?
Tener una comprensión clara del periodo de vacaciones de cada trabajador es fundamental para una adecuada gestión de tiempos de trabajo y ausencias en la empresa. Pero hay además otras razones fundamentales por las que RR. HH. debe llevar este control de forma precisa.
Porque la ley lo exige
La LFT establece que los colaboradores tienen derecho a un descanso anual remunerado. Es decir, que en las empresas se le debe dar cumplimiento a este derecho laboral o, de lo contrario, se podría incurrir en incumplimientos que ocasionen demandas, sanciones o multas.
Por otro lado, la normativa también determina que se debe entregar una constancia anual. Esta debe contener el periodo de vacaciones que le corresponde a cada trabajador y cuando se debe hacer efectivo. Para poder garantizar todo esto es clave hacer un cálculo de vacaciones por año efectivo.
Porque permite planificar mejor el tiempo, los permisos y las ausencias
Calcular el periodo vacacional de los empleados también es vital para organizar mejor el tiempo y el trabajo en la empresa. Al planificar adecuadamente las vacaciones del personal se pueden diagramar mejor las ausencias y asegurarse de tener una cobertura óptima a lo largo de todo el año.
El objetivo es garantizar que todos puedan aprovechar su descanso anual remunerado. Y, al mismo tiempo, evitar que la ausencia de los trabajadores comprometa la operatividad de la empresa.
Porque ayuda a ahorrar costos
Al planificar las vacaciones anuales y la cobertura de esas ausencias se pueden reducir las interrupciones, lo que garantiza que no haya una caída en la productividad y que la organización pueda seguir cumpliendo con sus obligaciones y plazos y, por consiguiente, que no haya una caída de los ingresos.
Por otro lado, cuando los tiempos de los trabajadores no se administran de forma correcta y las vacaciones se solapan. Esto puede provocar que esas ausencias se tengan que cubrir con trabajadores temporales, lo cual incrementa los costos.
Otra situación que puede darse es que los empleados actuales tengan que hacer horas extra. Con el objetivo de cubrir a quienes están de vacaciones. Estos costos adicionales se pueden evitar con un correcto cálculo y gestión del periodo vacacional en la empresa.
Errores comunes al hacer el cálculo de vacaciones
Suele pensarse que realizar el cálculo de vacaciones es una tarea sencilla, sin embargo, en la práctica es muy normal cometer errores que afecten, tanto la gestión de Recursos Humanos, como la experiencia del trabajador.
Al identificar estas fallas a tiempo puedes evitar inconsistencias legales y mejorar la organización interna. Por eso, aquí te compartimos los errores más comunes al realizar el cálculo de vacaciones:
- Ignorar la antigüedad exacta del trabajador. Muchas veces se redondea el tiempo trabajado y esto puede provocar un cálculo erróneo de los días que realmente corresponden.
- No aplicar los cambios de ley. Desde la reforma de 2023, los días mínimos de vacaciones aumentaron. Usar parámetros antiguos puede generar incumplimientos legales.
- No considerar los días proporcionales. En contratos por tiempo determinado o al finalizar una relación laboral, el cálculo debe ser proporcional. Saltarse esta fórmula causa imprecisiones.
- Confundir días naturales con días laborables. El periodo vacacional se calcula con base en días laborables, no naturales. Esta confusión puede reducir injustamente el descanso del empleado.
- Omitir días ya tomados. Si el colaborador fracciona sus vacaciones, es importante registrar con precisión cuántos días ya ha usado para evitar duplicaciones.
- No dejar constancia oficial. La ley exige entregar una constancia anual del periodo vacacional. No hacerlo puede derivar en problemas legales o reclamos internos.
¿Qué herramientas utilizar para el cálculo de vacaciones de tus trabajadores?
En la actualidad, hay diversas herramientas que puedes usar para calcular el periodo vacacional de los trabajadores. Por ejemplo, el uso de calculadoras online puede ser una solución. Sin embargo, la dificultad de estas alternativas es que no contemplan la situación específica de cada colaborador.
El cálculo de vacaciones depende del tipo de contrato, la antigüedad y la cantidad de días de descanso que haya utilizado el colaborador en el año.
Porque recordemos que cada empleado puede acordar la distribución de su periodo vacacional como prefiera. Tan es así que algunos deciden fraccionarlo. Es decir, tomarse algunos días en un determinado momento del año y dejar los restantes para otro.
Entonces, ¿con qué herramientas hacer estos cálculos tan precisos? Hay dos opciones que pueden servir:
Calcular vacaciones con Excel
Uno de los métodos más utilizados para el cálculo de vacaciones en las empresas son formatos en Excel. Estas plantillas permiten realizar un seguimiento del periodo vacacional y las ausencias del personal de forma organizada y sencilla.
Con la configuración de fórmulas dentro de estos formatos, se pueden calcular automáticamente los días de vacaciones. Reduciendo al mínimo los errores de cálculo.
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Es por eso que hoy muchas empresas buscan herramientas que les permitan automatizar al máximo estas gestiones. De esta forma, la precisión y la agilidad son fundamentales para lograr los mejores resultados.
Automatizar el cálculo de vacaciones ya no es solo una ventaja operativa, es una necesidad para empresas que buscan cumplimiento legal, eficiencia y buena experiencia del empleado.
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