Si te preguntas cuándo es el periodo vacacional de tus trabajadores y cómo calcularlo, has llegado al lugar correcto. En esta guía vamos a repasar todas las reglas que rigen la gestión de vacaciones de empleados en México y las formas más sencillas de calcular el descanso anual remunerado de tu personal.
Tabla de contenidos
¿Cuál es el periodo vacacional de los trabajadores?
El periodo vacacional de los trabajadores es el momento del año en el que cada empleado puede gozar de su descanso anual remunerado. Ese lapso de días va a depender de la política de vacaciones de cada empresa, así como de lo acordado entre el empleador y cada uno de sus colaboradores.
Más allá de esto, la Ley Federal del Trabajo (LFT) en el artículo 76 establece que para gozar del periodo vacacional las personas trabajadoras deben tener más de un año de servicios en la organización. Entonces, será a partir de ese tiempo que los empleados podrán acceder a este derecho.
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¿Cómo se calculan los periodos de vacaciones de empleados? Primeros pasos
Para calcular el periodo vacacional de los empleados el primer paso es conocer en detalle la normativa vigente. Recordemos que desde enero de 2023 rigen nuevas reglas sobre las vacaciones laborales en México.
Así, el artículo 76 establece que “las personas trabajadoras que tengan más de un año de servicios disfrutarán de un periodo anual de vacaciones pagadas, que en ningún caso podrá ser inferior a 12 días laborables y que aumentará en 2 días laborables, hasta llegar a 20, por cada año subsiguiente de servicios”.
Además, la ley aclara que a partir del sexto año el periodo de vacaciones aumentará en 2 días cada 5 años de servicios.
Es decir que para calcular el periodo vacacional de cada colaborador debes conocer su antigüedad. Así, queda claro que el cálculo del periodo vacacional va a ser diferente para cada trabajador.
Por ejemplo, mientras un empleado que lleva tan solo un año en la empresa gozará de 12 días de descanso remunerado, un colaborador con más de 3 años de antigüedad podrá acceder a más días de vacaciones.
Calcular el periodo vacacional para trabajadores con contrato indefinido
Más allá de la antigüedad del trabajador, otro elemento clave para calcular el periodo vacacional es el tipo de contrato vigente del empleado. En México existen al menos 6 tipos de contratos laborales. Pero el que predomina en la mayoría de acuerdos de trabajo es el contrato por tiempo indefinido.
Para el cálculo de vacaciones bajo este tipo de contratación las reglas a aplicar son las que vimos antes, en el artículo 76 de la LFT. Es decir que cuando el colaborador cumple un año de servicios tiene derecho a un mínimo de 12 días de vacaciones y este número va creciendo a medida que también lo hace la antigüedad del empleado.
Para tener más claridad sobre la cantidad de días de descanso anual remunerado que corresponden según los años laborados en la empresa, te puedes guiar por la tabla de vacaciones.
Ejemplo de cálculo del periodo vacacional con contrato indefinido
El contrato indefinido es aquel que no tiene duración determinada. Es de los tipos de contratos más usados en México. Por eso es importante conocer cómo hacer el cálculo de vacaciones cuando el contrato de trabajo individual pertenece a esta categoría.
Para ello vamos a guiarnos con un ejemplo. Supongamos que el trabajador lleva 3 años de servicio en la empresa ¿cuántos días de vacaciones le corresponden? De acuerdo con lo que dice la ley el mínimo por año de antigüedad es 12 días y este valor aumenta en 2 días cada año hasta llegar a 20 o hasta completar 5 años en la compañía.
Por lo tanto, el cálculo sería:
- 1 año de servicio 12 días (cifra que sirve de base).
- 2 años de servicio 14 días (suma 2 días a la cifra de base).
- 3 años de servicio 16 días (suma 4 días a la cifra de base.
Calcular el periodo vacacional para trabajadores con contrato por tiempo determinado
Para un empleado con contrato por tiempo determinado se aplican otros criterios. El artículo 77 de la ley establece que “los trabajadores que presten servicios discontinuos y los de temporada tendrán derecho a un período anual de vacaciones”.
Sin embargo, ese periodo vacacional será en proporción al número de días de trabajo en el año. Por lo tanto, aquí no podemos aplicar la tabla de vacaciones que determina los días que corresponden según la antigüedad del trabajador. Sino que hay que utilizar una fórmula específica para obtener ese número.
La fórmula para calcular el proporcional de vacaciones es: (Días de vacaciones / 365 días del año) x Cantidad de días laborados = Total de días de vacaciones.
Ejemplo de cálculo del periodo vacacional con contrato por tiempo determinado
El contrato por tiempo determinado es aquel mediante el cual trabajador y empleador acuerdan que el vínculo laboral tendrá un plazo de tiempo específico. Por lo general, se usa para trabajos discontinuos, por temporada o por obra.
Como ya vimos, los trabajadores bajo esta modalidad de contratación tienen derecho a un periodo vacacional en proporción al número de días trabajados durante el año. Para hacer su cálculo vamos a ver un ejemplo.
Supongamos que el empleado comenzó a trabajar en la empresa el 1 de mayo de 2024 y terminó sus labores el 1 de agosto de 2024. Basándonos en esto el cálculo sería el siguiente:
- Dividir los días de vacaciones entre la cantidad de días que tiene el año para obtener la parte proporcional por día. 12 / 365= 0,0329.
- Contabilizar los días trabajados en el año. 61 días
- Determinar los días de vacaciones proporcionales. Para ello, se multiplican los días trabajados por el colaborador por la parte proporcional por día. 61 x 0,0329 = 2,0069. Es decir que al empleado le corresponden 2 días de vacaciones proporcionales.
¿Cuándo es el periodo vacacional del personal?
Asimismo, al momento de gestionar el período de vacaciones de tus colaboradores debes tener en cuenta cuántos de ellos están en condiciones legales de disfrutar de este descanso remunerado.
En este sentido, la regla que aplica es la que establece el artículo 81 de la Ley Federal del Trabajo. Allí se explica que los empleadores están en obligación de conceder vacaciones a los trabajadores dentro de los 6 meses siguientes al cumplimiento del año de servicio.
Este es un punto importante para el departamento de Recursos Humanos y los managers o líderes de equipo encargados de gestionar las solicitudes de vacaciones de los empleados. Ya que puede presentarse el caso de que un colaborador solicite días correspondientes a su periodo vacacional, pero aún no haya cumplido el año de servicios en la empresa.
En este caso, RR.HH. puede rechazar la solicitud del trabajador, alegando que todavía por ley no le corresponde acceder a sus vacaciones.
En el artículo 81 también se establece que los patrones deben entregar anualmente al personal una constancia con su antigüedad y, de acuerdo con ella, el período de vacaciones que les corresponda y la fecha a partir de la cual deberán disfrutarlo.
Esto es clave para el cumplimiento legal y la transparencia de la gestión, pero también para llevar claridad a los trabajadores sobre cuándo podrán solicitar sus días de vacaciones. Así, tienen mayor control sobre su periodo vacacional y se descomprime el trabajo de HR, haciendo de la solicitud y aprobación de vacaciones una actividad más colaborativa y eficiente.
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¿Por qué es importante calcular el periodo vacacional de los trabajadores?
Tener una comprensión clara del periodo de vacaciones de cada trabajador es fundamental para una adecuada gestión de tiempos de trabajo y ausencias en la empresa. Pero hay además otras razones fundamentales por las que RR.HH. debe llevar este control de forma precisa.
Porque la ley lo exige
Como vimos antes, la Ley Federal del Trabajo establece con claridad que los colaboradores tienen derecho a un descanso anual remunerado. Es decir, que en las empresas se le debe dar cumplimiento a este derecho laboral o, de lo contrario, se podría incurrir en incumplimientos que ocasionen demandas, sanciones o multas.
Por otro lado, la normativa también determina que los empleadores deben entregar una constancia anual con el detalle de la antigüedad de cada trabajador y el período de vacaciones que les corresponda, sumado a la fecha en la que deben disfrutarlo. Para poder garantizar todo esto es clave hacer un cálculo de vacaciones por año efectivo.
Porque permite planificar mejor el tiempo, los permisos y las ausencias
Calcular el periodo vacacional de los empleados también es vital para organizar mejor el tiempo y el trabajo en la empresa. Al planificar adecuadamente las vacaciones del personal se pueden diagramar mejor las ausencias y asegurarse de tener una cobertura óptima a lo largo de todo el año.
El objetivo es garantizar que todos puedan aprovechar su descanso anual remunerado y, al mismo tiempo, evitar que la ausencia de los trabajadores comprometa la operatividad de la empresa.
Porque ayuda a ahorrar costos
Al planificar las vacaciones anuales y la cobertura de esas ausencias se pueden reducir las interrupciones, lo que garantiza que no haya una caída en la productividad y que la organización pueda seguir cumpliendo con sus obligaciones y plazos y, por consiguiente, que no haya una caída de los ingresos.
Por otro lado, cuando los tiempos de los trabajadores no se administran de forma correcta y las vacaciones se solapen, puede suceder que esas ausencias se tengan que cubrir con trabajadores temporales que pueden llegar a costar mucho más que el personal regular.
Otra situación que puede darse es que los empleados actuales tengan que hacer horas extra para cubrir a quienes están de vacaciones. Estos costos adicionales se pueden evitar con un correcto cálculo y gestión del periodo vacacional en la empresa.
¿Qué herramientas utilizar para calcular el periodo vacacional de tus trabajadores?
En la actualidad, hay diversas herramientas que puedes usar para calcular el periodo vacacional de los trabajadores. Por ejemplo, el uso de calculadoras online puede ser una solución. Sin embargo, la dificultad de estas alternativas es que no contemplan la situación específica de cada colaborador.
Ahora ya sabes que el cálculo de vacaciones depende del tipo de contrato, la antigüedad e incluso la cantidad de días de descanso que ya se haya tomado el colaborador en el año.
Porque recordemos que cada empleado puede acordar la distribución de su periodo vacacional como prefiera. Tal es así que algunos deciden fraccionarlo y tomarse algunos días en un determinado momento del año y dejar los restantes para otro.
Entonces ¿con qué herramientas hacer estos cálculos tan precisos? Hay dos opciones que pueden servir:
Calcular vacaciones con Excel
Uno de los métodos más utilizados para el cálculo de vacaciones en las empresas es el uso de modelos o formatos en Excel. Estas plantillas permiten realizar un seguimiento del periodo vacacional y las ausencias del personal de forma organizada y sencilla.
Con la configuración de fórmulas dentro de estos formatos, se pueden calcular automáticamente los días de vacaciones de cada empleado y así evitar errores de cálculo.
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Calcular vacaciones con un software de Recursos Humanos
Aunque el uso de plantillas puede resultar útil, lo cierto es que lo es para quienes siempre han utilizado estas herramientas. Sin embargo, aquellos profesionales de RR.HH. que no están familiarizados con ellas pueden cometer errores y perder mucho tiempo en actualizar estos documentos.
Es por ello que hoy muchas empresas buscan herramientas que les permitan automatizar al máximo estas gestiones, donde la precisión y la agilidad son fundamentales para lograr los mejores resultados.
Si buscas digitalizar la gestión del periodo vacacional y las ausencias en tu empresa un software de RR.HH. como Factorial puede ser clave para calcular los días y horas de vacaciones y simplificar enormemente la tarea de los profesionales del área.
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