Muchos años antes de que Marie Kondo se convirtiera en la gurú japonesa del orden, la metodología de las 5S se había convertido en una de las mayores filosofías de la organización provenientes de Japón.
Con la premisa de “orden y limpieza” el enfoque de las 5S sigue ganando adeptos en las empresas de todo el mundo, pero ¿qué representa este sistema? ¿Qué significan y para qué sirven las 5S? ¿Cuáles son sus principales ventajas en el mundo de RR.HH.? ¡Descubre todo eso en este artículo!
Tabla de contenidos
¿Qué es la metodología de las 5S?
La metodología de las 5S es una de las primeras herramientas que puede aplicar una empresa para iniciar el camino hacia una cultura de mejora continua. Se trata de un método que se encuadra bajo el enfoque Lean y que busca eliminar el desperdicio en las compañías para crear ambientes de trabajo limpios y organizados.
Los pilares de las 5S proporcionan un método para limpiar, organizar, desarrollar y mantener un entorno de trabajo productivo. Esto teniendo en cuenta que en lo cotidiano una empresa necesita crear rutinas que mantengan la organización y el orden, para garantizar así un flujo de trabajo ágil y eficiente en sus actividades.
La implementación del sistema de las 5S ayuda a definir las reglas de base para eliminar el desperdicio y mantener un ambiente de trabajo limpio, eficiente y seguro. Pero ¿por qué hablamos de desperdicio?
Como dijimos, el método de las 5S pertenece al enfoque Lean, centrado en la gestión de proyectos. Para esta metodología, los desperdicios son excesos o defectos que pueden corromper o reducir el valor de un proyecto.
Así, lo que se busca en una gestión Lean es reducir esos excesos y, por consiguiente, mantener más saludables los procesos, agregando valor en cada fase de un proyecto.
En el contexto de las organizaciones, la implementación del sistema 5S puede dar lugar a formas más eficientes de hacer el trabajo. Por ello, es importante conocer cómo funciona para poder implementar sus principios y mejorar los procesos de tu compañía.
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¿Qué son las 5S y para qué sirve cada una?
Antes de avanzar es importante dejar en claro algo: las 5S se trata de una metodología cíclica. ¿Por qué se da de esta manera? Porque esto es lo que garantiza que el método promueva una mejora continua en las organizaciones.
Así, para poder aplicarla a las empresas es importante conocer en detalle qué comprende cada una de las etapas de las cinco S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. Te contamos de qué se tratan y cuáles son las 5S en español.
1. Clasificar (Seiri)
El primer paso de la metodología de 5S se centra en eliminar los elementos innecesarios de los centros de trabajo. Para ello, se deben evaluar todos los recursos con los que cuenta la empresa, desde las herramientas y suministros, hasta los equipos e incluso las tareas o el número de actividades que se realizan en cada proceso.
El objetivo es distinguir entre elementos esenciales y no esenciales y proceder a su clasificación. Por ello, esta etapa es clave para identificar cualquier exceso o desperdicio que se esté produciendo en las actividades cotidianas de la compañía.
Por ejemplo, una empresa puede aplicar esto para evaluar los procesos de Recursos Humanos. Al hacerlo, se identifica que los profesionales de este departamento pierden mucho tiempo en tareas administrativas rutinarias, como cargar datos de forma manual en documentos.
Detectar esto puede ser clave para tomar conciencia de ese desperdicio de tiempo y poder revertirlo con las herramientas adecuadas. Básicamente, implica evaluar qué tan necesario es cada elemento, tarea o incluso persona en un área determinada de trabajo y tratarlo adecuadamente.
2. Poner en orden (Seiton)
Una vez clasificados los elementos, herramientas y recursos de la compañía el siguiente paso consiste en poner todo esto en orden. Por ello, esta etapa se centra en crear métodos de organización eficientes, de manera que todos los recursos sean fáciles de usar, de encontrar y de almacenar.
Por eso este punto está 100% centrado en la organización del espacio de trabajo. La búsqueda así es conseguir la armonía de todas las áreas de la empresa, mediante el orden. Pero recuerda que esto solo se puede hacer cuando hayas eliminado los elementos innecesarios.
Esto garantiza que en tu compañía se puedan aprovechar de manera eficiente los espacios de trabajo, maximizando la seguridad y la productividad de las personas de tu equipo.
3. Brillar (Seiso)
Una vez ordenados los elementos y el espacio de trabajo, hay que hacerlos brillar. El objetivo de esta tercera etapa es tener un entorno laboral limpio, enfocado en la higiene y la salud.
Trabajar en un lugar limpio y ordenado les permite a los colaboradores identificar con mayor facilidad las fallas en los equipos, desajustes en el ambiente o problemas de higiene y salubridad.
Una forma de llevar adelante esta etapa es siguiendo 3 sencillos pasos:
- Identificar la fuente de desorden, suciedad o desajustes.
- Eliminar o minimizar la fuente de los problemas.
- Crear estándares de limpieza, mantenimiento de las herramientas y equipos.
Este proceso va más allá de la limpieza, ya que también se enfoca en trabajos periódicos de mantenimiento para evitar situaciones que puedan provocar más problemas, como accidentes, contaminación del ambiente de trabajo o exponer a mayores riesgos laborales a los empleados.
4. Estandarizar (Seiketsu)
¿Cómo hacer que cada uno de los pasos que compartimos hasta aquí se vuelvan la norma en tu organización? Mediante la estandarización de estas conductas. Esto quiere decir que las prácticas se deben convertir en comportamientos habituales en la empresa.
Estandarizar permite crear un enfoque consistente, con el cual las tareas y procedimientos de las tres primeras etapas, se vuelven parte del ciclo natural de actividades que se realizan en la organización.
Así, mientras en los tres pasos de esta metodología el enfoque estuvo en asignar responsabilidades a los empleados (clasificar, poner en orden y brillar), en el cuarto paso el objetivo es que estas responsabilidades se conviertan en tareas laborales habituales, las cuales además se deben evaluar de forma periódica para verificar su cumplimiento.
5. Sostener (Shitsuke)
El objetivo de esta etapa es hacer que todo lo que se logró en las demás fases se pueda sostener a través del tiempo. Es decir, una vez estandarizadas las nuevas conductas de orden y organización, estas deben pasar a formar parte de la cultura organizacional.
Sin duda, se trata de la instancia más desafiante, ya que cambiar comportamientos arraigados puede resultar difícil en las empresas. La tendencia suele ser mantenerse en la zona de confort que da la antigua forma de hacer las cosas.
Por eso, en la etapa de sostener el objetivo es definir un nuevo estándar de organización para los elementos, espacios y procesos de trabajo. Esto se puede lograr mediante la repetición de los procedimientos de manera regular y la participación activa de todas las personas de la compañía.
En este punto es importante decir que cuanto más se repita este proceso (recordemos que es cíclico) más se seguirá mejorando continuamente.
Principales ventajas de la metodología de las 5S
Hasta aquí podemos ver que este enfoque puede ser muy útil en cualquier tipo de organización, pero analicemos con más detalle cuáles son las ventajas de la metodología de las 5S.
1- Productividad mejorada
En esencia, cuando hablamos de productividad nos referimos a la velocidad con la que se desarrollan los productos o se completan las tareas y procesos en la empresa.
Precisamente, una de las ventajas de la metodología de las 5S es que permite aumentar la velocidad con la que se desarrollan las actividades en la compañía, gracias a reducir o eliminar todos los elementos innecesarios que, por lo general, ocasionan cuellos de botella e inconvenientes que producen una pérdida de tiempo notable.
Ten en cuenta además que este enfoque promueve la adopción de sistemas de trabajo más adecuados en las empresas, lo que les permite a las personas ahorrar tiempo para centrarse en las actividades más valiosas para el negocio.
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2- Mayor eficiencia
Uno de los aspectos básicos del método de las 5S es evitar el derroche de recursos. Es decir, promueve que se utilice solo lo esencialmente necesario para el desarrollo de las actividades de la empresa.
Entonces, una vez que las organizaciones se deshacen de todos los excesos o desperdicios, sus procesos y componentes más relevantes puedan operar a su máxima capacidad. Lo que lleva inevitablemente a una mayor eficiencia.
3- Operaciones más seguras
Contar con un espacio de trabajo ordenado y bien organizado reduce el riesgo de exposición a materiales o sistemas con averías que puedan desencadenar accidentes laborales e incluso exponer a los trabajadores a enfermedades de trabajo.
Así, la metodología de las 5S ayuda a mantener sistemas de trabajo más confiables, lo que contribuye a preservar la salud de los colaboradores y, con ello, también aumenta la productividad, dado que el talento puede ejecutar sus tareas sin mayores preocupaciones.
4- Espacios de trabajo más acogedores
Bajo la premisa del orden y la limpieza, los espacios de trabajo se vuelven más seguros y confortables para los empleados. Teniendo en cuenta cómo el entorno laboral impacta en el ánimo de los colaboradores, podemos afirmar que esta es una ventaja significativa a tener en cuenta.
Sucede que los trabajadores necesitan de un ambiente de trabajo saludable para sentirse seguros, cómodos y ser capaces de realizar bien sus funciones. Gracias a ello, estos se convierten en ambientes donde el personal puede realizar sus tareas sin complicaciones, lo que mejora su experiencia y su nivel de compromiso con la empresa.
5- Mejora continua
Finalmente, el enfoque de las 5S promueve un ciclo de mejora continua en las empresas, convirtiéndose en una ventaja muy valiosa de esta metodología. Ten en cuenta que esto representa la posibilidad de tener resultados favorables a largo plazo en los procesos de trabajo.
En otras palabras, es la posibilidad de comenzar a construir un sistema más eficiente y optimizado para tu organización, con el enfoque puesto en mejorar las operaciones generales de la empresa y la calidad de la experiencia de las personas que trabajan en ella.
¿Cómo puede ayudarte un software de RR.HH. en este proceso de mejora continua?
Un software de Recursos Humanos como Factorial reúne múltiples funcionalidades que contribuyen a reducir las tareas repetitivas y rutinarias, al automatizar muchas de ellas y agilizar así los procesos de trabajo del área de talento.
Con una herramienta de esta metodología puedes desde simplificar tareas administrativas, mejorar la gestión de la documentación y facilitar la comunicación, hasta hacer el seguimiento del desempeño de tu equipo. Esto permite a las organizaciones llevar a cabo un proceso de mejora continua de manera más efectiva y eficiente.
Es así que se convierte en una herramienta clave para ordenar y organizar las tareas de RR.HH., mejorar la productividad y eficiencia de los profesionales del área y ayudarles a ahorrar tiempo para destinarlo al recurso más importante de toda empresa: las personas.
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