Cuando hablamos del cierre de año empresarial en las empresas la mirada suele centrarse en los aspectos contables. Es decir, la revisión de resultados del negocio, comparación con los objetivos previstos para ese ejercicio fiscal y creación de nuevas metas de cara al próximo periodo.
Ahora bien, ¿cómo se realiza el cierre de año empresarial desde Recursos Humanos? ¿Qué procesos debes tener en cuenta dentro de esta revisión y qué herramientas no te pueden faltar? En esta guía te damos todos los detalles.
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Tabla de contenidos
¿Qué es el cierre de año empresarial?
En líneas generales, el último trimestre del año es un periodo de cierre para las empresas. Comúnmente, se dedica tiempo y recursos al cierre contable y al cierre fiscal:
- Cierre contable. Este se refiere a los movimientos económicos (ingresos y egresos) realizados durante el año en una empresa.
- Cierre fiscal. Este se centra en evaluar el cumplimiento de las obligaciones tributarias vinculadas a esos ingresos y gastos que tuvo la compañía.
Sin embargo, hoy vinimos a hablar de un cierre de año empresarial igual de necesario, pero del que se habla muy poco: el cierre de año en Recursos Humanos. Este se refiere a la revisión detallada de toda la actividad que ha tenido este departamento a lo largo del año.
Del mismo modo, este proceso se centra en evaluar qué actividades deben concluirse y qué información debe completarse para cumplir con las normas laborales en México.
¿Para qué sirve el cierre de año empresarial en Recursos Humanos?
Contar con un proceso estructurado de cierre de año empresarial en RR.HH. te permite ahorrar tiempo. Ten en cuenta que el último trimestre del año es uno de los más intensos para las empresas. Esto se relaciona al aumento de las ventas y la demanda de clientes, sumado a todas las actividades de revisión a las que hay que darle lugar.
El departamento de Recursos Humanos debe concluir con los procesos y actividades pendientes, además de: preparar el aguinaldo, organizar las compensaciones, bonos y reconocimientos al personal por lo trabajado a lo largo del año y planificar los objetivos y la estrategia para el próximo periodo.
Así, el cierre de fin de año en RH es clave para:
- Revisar qué objetivos se han alcanzado y qué metas quedaron pendientes.
- Evaluar cuáles son los desafíos y resultados proyectados de cara al próximo año.
- Planificar la actividad del año que entra con base en nuevos objetivos.
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¿Qué procesos tener en cuenta para el cierre de año en RR.HH.?
Todos o casi todos los procesos de RR.HH. se deben revisar regularmente. Pero es cierto que el final del año es un momento clave para que los profesionales del área realicen tareas de seguimiento y cierre. Sumado a ello también se llevan a cabo tareas de planificación.
A continuación, te compartimos el listado completo de las actividades de revisión y planificación que debes contemplar al cierre de año en Recursos Humanos.
Cumplimiento tributario
Como ya sabes, en México hay al menos dos impuestos clave que se relacionan al hecho de tener empleados a cargo: Impuesto Sobre la Nómina (ISN) e Impuesto sobre la Renta (ISR).
En el proceso de cálculo y liquidación de nómina ambos impuestos se deben contemplar mes a mes o cada vez que se le paga a los empleados. Pero en el cierre de año empresarial se debe revisar que estas cargas hayan sido correctamente aplicadas y abonadas a los entes recaudadores.
Sumado a ello, es importante actualizar la tasa de cada impuesto en función de lo que haya dictaminado cada Estado, en el caso del ISN y el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en el caso del ISR.
Así, a finales de año los departamentos de RR.HH. deben renovar las tasas aplicables para que impacten en los cálculos de nómina del próximo ejercicio fiscal.
Vacaciones y tiempo libre remunerado
Otro proceso a revisar desde RR.HH. al cerrar el año en las empresas es el de vacaciones de empleados. Se debe evaluar si todos los trabajadores han utilizado los días de descanso remunerado que les corresponden según la ley.
Recordemos que en México el artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo establece:
Las personas trabajadoras que tengan más de un año de servicios disfrutarán de un periodo anual de vacaciones pagadas, que en ningún caso podrá ser inferior a 12 días laborables, y que aumentará en 2 días laborables, hasta llegar a 20, por cada año subsecuente de servicios
Sin embargo, la ley contempla que este periodo, a pedido de la persona trabajadora, podrá ser distribuido en la forma y tiempo que lo requiera. De manera que puede darse que un colaborador decida tomarse algunos días en un momento del año y los restantes en otro periodo.
Es necesario controlar esto desde el área de talento y cotejar que todo el personal haya disfrutado de su descanso remunerado. Si hay colaboradores con vacaciones pendientes, lo ideal es notificarlos para que puedan tomarse esos días libres en lo que queda del año.
Asimismo, la ley establece que los empleadores deben entregar anualmente a sus trabajadores una constancia con su antigüedad y el período de vacaciones que les corresponda, sumado a la fecha en que deberán disfrutarlo. Lo mejor es entregar esto en el primer trimestre anual.
Por lo tanto, los últimos meses del año también se pueden aprovechar para crear el calendario del próximo periodo y organizar las vacaciones de todos los trabajadores.
👉 Tabla de vacaciones en México 2023: ¿Cuántos días tocan por año?
Evaluaciones de desempeño
Otro de los procesos que se deben revisar desde RR.HH. al final del año son las evaluaciones de desempeño. Muchas veces se aprovecha este periodo para completar las evaluaciones que hayan quedado pendientes y dar un feedback de cierre de año a los empleados.
Asimismo, en esta instancia se pueden revisar los objetivos que se hayan planteado para el equipo y todos los indicadores clave que puedan arrojar datos precisos sobre el rendimiento del talento a lo largo del año. Esto es esencial para analizar de cara al futuro:
- Las metas de cada equipo y empleado.
- Planes de capacitación.
- Sistemas de reconocimiento e incentivos.
Al mismo tiempo conocer el desempeño del talento al cierre del año es fundamental en aquellas empresas que cuentan, dentro de su política de compensación, con bonos de productividad o bonos por objetivos y rendimiento.
Actualización de datos de empleados
Otra tarea de cierre de año empresarial en Recursos Humanos es la actualización de datos de empleados. Por lo general, en el último trimestre se les solicita a los trabajadores que revisen y renueven cualquier información personal o de tipo administrativa que esté desactualizada en la base de datos de la empresa.
Usualmente, las organizaciones cuentan con un sistema para organizar todos los datos y documentos de las personas que trabajan en ellas. Pero puede que a lo largo del año los trabajadores cambien de domicilio, de teléfono, modifiquen su situación conyugal o familiar y otras variables que no estén reflejadas en el gestor documental.
Por ello es importante que antes de terminar el año el personal actualice toda su información, para empezar un nuevo ciclo con los datos correctos.
Revisión de leyes laborales aplicables a la empresa
En los últimos años en Factorial dimos cuenta de varias reformas a la Ley Federal del Trabajo. La principal norma laboral mexicana ha sido revisada y modificada varias veces. De hecho, la propuesta de vacaciones dignas comenzó a regir este 2023 y actualmente ya se está analizando la reducción de la jornada laboral.
Esto no quiere decir que necesariamente la norma comience a aplicarse en 2024, pero lo que sí podemos asegurar es que buena parte de la tarea del cierre de año en RR.HH. implica revisar las nuevas disposiciones normativas y actualizar las políticas de la empresa para cumplir con ellas.
En esta instancia, los profesionales de Recursos Humanos pueden asesorarse con especialistas en derecho laboral para conocer sobre las nuevas medidas que sean aplicables a la compañía y renovar sus procesos en función de ello.
👉 No olvides revisar esta guía para saber si cumples con la Ley Federal del Trabajo
Política de compensación
Otro punto a revisar para poder planificar de manera adecuada el próximo año es la política de compensación. Recientemente hablamos de la importancia de evaluar y actualizar las remuneraciones en las organizaciones, con el fin de asegurar la igualdad salarial entre hombres y mujeres.
Sumado a ello, año a año se deben actualizar las escalas salariales teniendo en cuenta:
- El salario mínimo.
- La inflación y el costo de vida.
- Las negociaciones colectivas de cada sector.
- Los límites fijados para cada rol en los distintos segmentos del mercado laboral.
- Las demandas propias de los trabajadores.
- El presupuesto de la organización.
Nuevas contrataciones y planes de sucesión
La planificación de la fuerza laboral es otra tarea común de Recursos Humanos en el cierre de año empresarial. Esto implica pronosticar las necesidades de personal para el siguiente periodo. Para lo cual RR.HH. debe interactuar con líderes y gerentes de cada área para identificar:
- Cuellos de botella en los procesos diarios de trabajo.
- Brechas de habilidades.
- Talentos sobresalientes.
- Objetivos previstos.
Con base en toda esta información Recursos Humanos puede proyectar mejor las nuevas contrataciones y crear planes de sucesión para brindar oportunidades de desarrollo y carrera al personal actual.
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¿Cómo hacer un cierre de año empresarial desde RR.HH.? Consejos finales
Ya vimos que se deben reevaluar distintas cuestiones desde Recursos Humanos y todo ello lleva tiempo. Si a eso le sumamos el cansancio típico del último trimestre, el cierre de año empresarial puede ser todo un desafío para los profesionales del área. Por ello, te dejamos los 5 consejos finales que pueden facilitar la gestión:
- Anticípate. Dejar todo para el último momento no es una opción. Esto solo hará que el trabajo se amontone y que el equipo de talento deba correr para cumplir con él. Puedes comenzar antes de lo previsto, incluso durante períodos intermedios del año y darle seguimiento mensual a todos los procesos de RR.HH. Así será más sencillo cuando tengas que reunir toda la información al concluir el año.
- Ten un cronograma. Seguir un calendario con fechas de finalización o supervisión para cada tarea de revisión te ayudará a organizar mejor el trabajo y priorizar las actividades según su importancia.
- Escúchalos a todos. Es importante darle valor a toda la información y esto implica tomarte el tiempo para escuchar a cada persona del equipo que pueda brindar información relevante en cada proceso que estés revisando.
- Guíate por los datos. Los datos son muy útiles para la toma de decisiones, por eso es importante utilizar herramientas que te ayuden a recabar información precisa, que luego puedas analizar para sacar conclusiones y planificar futuras acciones.
- Utiliza la tecnología de RR.HH. como aliada. Para terminar, es fundamental que puedas apoyarte en la tecnología adecuada. Un software de Recursos Humanos como Factorial te brinda múltiples funcionalidades para agilizar las gestiones de cierre de año, reunir información precisa y tomar mejores decisiones de cara al próximo periodo.
