Optimiza el control de asistencia en tu empresa

Pocos aspectos de la gestión humana tienen repercusiones tan importantes que puedan impactar sobre múltiples áreas dentro de una organización. Esto es justamente lo que sucede con el control de asistencia laboral en compañías de todo tipo, tamaño e insertas en diferentes industrias a lo largo del país. Desde los inconvenientes legales que puedan surgir hasta el impacto en el bienestar laboral y la productividad. Son muchas las aristas que son alcanzadas por la gestión del tiempo.

Por eso en esta ocasión compartiremos las ideas más importantes por las cuáles deben empezar a optimizar la asistencia de tu plantilla.

Tabla de contenidos

Qué es el control de asistencia laboral

Cada día de trabajo comienza a la misma hora. Vamos a la oficina o nos conectamos a nuestro espacio de trabajo. Y entramos en contacto con los diferentes miembros de nuestro equipo y organización.

Sin embargo, no todas las jornadas laborales son iguales. Algunas personas ingresan unos minutos antes. O después, se enferman, se ausentan sin motivos o deben retirarse algunas horas antes. O por el contrario, permanecer después del cierre realizando horas extras para completar sus labores.

Todas estas eventualidades deben ser registradas y monitoreadas. Y es a esto a lo que definimos como control de asistencia laboral. Sobre todo, cuando entendemos que la definición de asistencia. Es nada más ni nada menos que la acción o estado de estar presente en un lugar de trabajo. De acuerdo con las políticas de la empresa. Lo opuesto a la asistencia, es por supuesto, el absentismo laboral.

Pero no es tan simple como eso. En la mayoría de las empresas, un empleado debe estar presente dentro de un período específico durante un cierto número de horas. Para que se considere que está presente.

Vayamos a un ejemplo práctico. Mientras que el horario habitual de un trabajador en una fábrica. Puede ser a partir de las 03hs de la madrugada. Una persona que se desempeñe en atención al cliente en un centro comercial, jamás tendría esa estructura de trabajo.

Esto se debe a que cada compañía tendrá horarios diferentes para cada equipo. O grupo de empleados según una serie de parámetros:

Legislación vigente.
Convenio colectivo de trabajo.
Industria o nicho.
Calendario laboral del país o región.
Tipo de rol.
Acuerdos convenidos por contrato laboral.

Registro entrada y salida de personal, cómo hacerlo

Saber exactamente en qué momento tus trabajadores dieron inicio a su jornada. Cuando se tomaron un break de descanso. Y finalmente, cuando se retiraron de su puesto, es de enorme importancia.

Principalmente y, retomando el apartado anterior, para poder tener un registro horario apropiado y acorde a lo que establece la ley. Pero, por otra parte, esto ayuda a fortalecer la disciplina y ética laboral de la plantilla y a que de esta manera mejoren su desempeño laboral.

Metodologías para el registro de entradas y salidas

Hay al menos tres metodologías que podemos emplear para realizar el registro de entradas y salidas, mejor conocido como fichaje:

Reconocimiento con huella digital.
Hojas de cálculo (físicas o digitalizadas).
Aplicaciones móviles y software.

El primer sistema ha sido durante un tiempo la principal solución al sistema tradicional de fichaje con tarjetas. Pero hoy en día se encuentra prácticamente en desuso. Esto no solo se debe a los altos costos de instalación y mantenimiento. Sino a que su utilización es poco amigable con las restricciones. Ya convertidas en nuevos usos y costumbres, que impuso el COVID-19.

En ocasiones y, sobre todo en PyMEs o empresas familiares. Es usual contar con una hoja de cálculo que deba ser completada con los datos de las personas cuando entran o salen de su puesto.

Ya sea en papel o digital. Lo cierto es que a menudo este tipo de métodos se prestan no solo al error humano. Sino que además y lamentablemente, facilitan la adulteración de la información recopilada. A demás, en la actualidad y teniendo en cuenta la enorme incidencia del teletrabajo y el trabajo híbrido, puede que fichar volcando información en un Excel no sea el método más práctico ya que en esta modalidad, el uso intensivo del móvil es la que impera.

Es por este motivo que una herramienta ideal es contar con una app. Un software que esté desarrollado especialmente para registrar el ingreso y egreso de trabajadores. Así como el control de tiempo dedicado no solo según la jornada. Sino el tipo de proyecto que se está ejecutando. Un sistema de fichaje móvil. Además trae consigo la enorme ventaja de brindar la posibilidad del reconocimiento facial. Aportando comodidad al usuario, facilidad de uso y un sustancial ahorro de tiempo en esta gestión.

Por qué es importante llevar un control de asistencia horaria

Una de las principales razones por la cual es de suma importancia llevar un control de asistencia laboral, es por controles legales. Ya que esto se encuentra detallado en la Ley Federal del Trabaja. Pero más allá del control legal que debamos tener, estas son algunas de las razones por las que es importante su implementación:

Reducción y análisis de faltas. Al llevar un control de la asistencia podemos identificar si existen patrones de ausencias en nuestros colaboradores. Al identificar este tipo de comportamientos, es importante evaluar y entender cual es la razón de ellos. Pueden ser problemas personales, clima laboral, falta de motivación, entre otro.
Mejor control de auditorías. Como hemos mencionado, el control de asistencia está incluido dentro de la Ley Federal del Trabajo. Y contar con un sistema que te permita dar un seguimiento al porcentaje de ausencias de tus colaboradores, te facilitará el cumplimiento de la ley.
Mejorar la productividad e implementar incentivos. Conocer el comportamiento de tus colaboradores te ayudará a crear procesos en los cuales el porcentaje de error se reduzcan al entender cómo funciona tu plantilla. Saber con el personal disponible y contar con ellos en todo momento. Así también, poder implementar incentivos a aquellos colaboradores que su número de ausencias sea el menor.

Plantilla de Excel para el control de asistencia laboral

Si todavía no cuentas con una herramienta para realizar el control horario dentro de tu organización. A continuación, listamos una serie de archivos que creamos especialmente para que puedan ser utilizados desde Excel como Google Sheets. Al mismo tiempo, podrás personalizarlos según las necesidades de tu compañía.

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Software de control asistencia laboral, porqué lo necesitas

Como ya hemos establecido, la tecnología es el principal aliado. Cuando hablamos de optimizar la forma en la cual ejecutamos nuestro rol dentro del área de recursos humanos. Y al mismo tiempo, el empleo de herramientas digitales es una de las grandes tendencias en RRHH para este y los años que vendrán.

Sin embargo, si todavía no lo tienes del todo claro. Te damos cinco grandes razones por las cuales debes comenzar a pensar seriamente en innovar este aspecto de tu organización:

Monitoreo de horas extras

Muchas organizaciones, como hospitales, comercios minoristas, empresas de logística y fábricas, operan en varios turnos rotativos. Y aun de esta manera, es habitual que la alta demanda de producción requiera que las personas trabajen horas extraordinarias. Un sistema de control de asistencia laboral permite el registro de horas extras. Mejorando el employee experience de los trabajadores y facilitando las gestiones de los managers de RRHH.

Gestión de nóminas

Aunque nuestra cultura de empresa y retribución flexible sean óptimas, nada tiene un mayor impacto en la vida de los trabajadores como su compensación salarial. Las entradas de asistencia son cruciales para calcular con precisión los salarios de los empleados. Y, así, evitar inconvenientes de todo tipo. Los salarios se pagan por los días trabajados y esta información se obtiene a partir de los datos de asistencia. Además de esto, los datos de asistencia también se utilizan para calcular las asignaciones por turno. Y la bonificación por asistencia, entre otras cosas.

Productividad

Conocer los motivos por los cuales se ausentan los empleados es de vital importancia para la toma de decisiones. Las bajas médicas así como las ausencias sin justificación pueden ocultar graves problemas. Uno de ellos y, lamentablemente el más habitual, es el estrés laboral. Conocer aquellos que se esconde detrás del malestar físico o psíquico de un trabajador. Puede ser la llave para dar con equipos que no funcionan bien. Corregir la distribución de tareas o descubrir un liderazgo tóxico dentro de la organización.

Beneficios del control de asistencia laboral

Controlar la asistencia, ingresos y salidas del puesto de trabajo en la oficina o modalidad remota reporta grandes ventajas. La principal es, naturalmente, la de evitar problemas legales.

Las demandas laborales por discrepancias y pagos de nóminas o incumplimientos de contrato son por demás habituales. Al mismo tiempo, frente a una inspección laboral es no solo necesario. Sino obligatorio contar con estos registros para evitar importantes sanciones.

Pero como si esto fuera poco. Existen además otros beneficios que puedas ganar si tan solo optimizas la manera en la que realizas el control de asistencia en tu compañía.

Ahorra tiempo y dinero

Ni siquiera con un click, como mencionamos antes. Una app de control de asistencia cuenta con fichaje de reconocimiento facial que toma milésimas de segundo. Así tus trabajadores podrán aprovechar mejor su tiempo. Además, terminarás con los errores humanos en este tipo de gestión que pueden tener un enorme impacto negativo en tu gestión de gastos.

Termina con el absentismo laboral

Es de los problemas más habituales en las empresas. Pero para saber si de hecho las inasistencias de tus trabajadores constituyen un inconveniente. Lo principal es poder detectar exactamente qué está sucediendo en tu plantilla. ¿Qué equipos o áreas concentran la mayor cantidad de faltas? ¿Hay algún empleado que se ausente más a menudo que otros? ¿En qué época del año se da la mayor incidencia?

Todo esto puedes descubrirlo y, en todo caso, corregirlo, con la ayuda de un software de control de asistencia laboral.

👉Si quieres saber más sobre absentismo laboral, en este artículo te lo contamos todo

Centraliza la información

Olvídate de navegar en un océano de papeles. De pasar minutos, horas o días buscando entre archivos sepultados en un desván. Los datos registrados en un software de asistencia permanecen por tiempo indefinido para el libre acceso de trabajadores y managers. Tendrás toda la documentación que requieras en un mismo lugar y accesible 24/7 desde donde sea que te encuentres. Esto debido a que un software óptimo de RRHH para la gestión del tiempo, cuenta además con innovadores sistema de gestión documental.

Resguarda datos en forma segura

La enorme mayoría de las gestiones que se realizan desde el área de RRHH. Incluyen algún tipo de información personal altamente sensible. Desde que recibimos un cv durante un proceso de selección, hasta los datos en las nóminas y las altas o bajas médicas. Es responsabilidad de la empresa garantizar la máxima responsabilidad. Al momento de tener que lidiar administrativamente con documentación de la plantilla. Y esto también incluye el control de asistencia laboral. Por eso trabajar con un software dedicado para este fin. Reporta el enorme beneficio de poder trabajar con la máxima confidencialidad. Sin riesgo de pérdida de datos y encriptando información en servidores especiales para tal fin.

Software de control horario Vs. control de asistencia en Excel

Las dos maneras más comunes para realizar el control horario de los trabajadores es mediante una plantilla que nosotros mismos podemos crear, por ejemplo, en Excel o en un spreedsheet de Google Drive, o bien optar por un software de control horario como el de Factorial.

Podemos hacer el ejercicio de pensar en nuestro método de fichaje, ¿qué fallos tiene? ¿Cómo me gustaría que fuera? Muchas empresas optan por la digitalización y modifican toda la gestión horaria con un software de RH que les facilite el día a día.

Aquí te damos algunos motivos para dar el paso y despedirte de las hojas de cálculo manuales:

Ofreces transparencia, tanto a tus empleados como ante una posible inspección de trabajo.
Logras mayor eficiencia que con una tabla de Excel, ya que se calcula que el departamento de Recursos Humanos puede ahorrar hasta un 70% el tiempo que dedica en revisar un control horario manual.
Evitas errores humanos, no es de extrañar que un Excel que pase por muchas manos se pueda desconfigurar, con un software para el control horario de empleados tendrías el control total.
Te aseguras de cumplir con la Ley.

Automatiza el control de asistencia con Factorial

Optimizar el control de asistencia laboral es, a estas alturas, una iniciativa que ninguna persona que tenga personas a su cargo de una organización debería pasar por alto. Su correcta implementación significa mejorar ostensiblemente varios aspectos. Que en definitiva repercuten en la mejora constante. Sostenida y el crecimiento exponencial de una compañía mediante el refuerzo de su capital humano.