Para hablar del insourcing y, más precisamente, de esta modalidad de contratación en México, debemos partir de un hecho fundamental: no existe una definición formal al respecto.
Conceptualizar qué es insourcing puede resultar complejo. Pero aun así, es importante establecer algunos lineamientos claros para entender cómo se puede aplicar esta figura laboral dentro de las empresas mexicanas. ¿Acaso es posible?
En este artículo vamos a contarte sobre las diferencias entre insourcing y outsourcing, cuáles son las ventajas y desventajas del insourcing y cuáles son las estrategias para su aplicación en las empresas.
Tabla de contenidos
¿Qué es insourcing?
Por lo general, para definir qué es insourcing se lo suele colocar como contrapunto del outsourcing. Mientras el primero busca internalizar ciertas funciones de la compañía, el segundo las pretende externalizar.
De esta manera, el insourcing es el proceso de contratación que consiste en internalizar determinadas tareas que usualmente se solían tercerizar. Básicamente, es una estrategia para mantener todos los procesos de una empresa operando internamente, sin la contratación de proveedores externos para realizar tales servicios.
No obstante, esta no es una definición oficial, porque, como ya dijimos, no existe una como tal. En otros casos, el concepto de insourcing hace referencia a la recuperación de determinadas funciones que son consideradas claves o estratégicas para la compañía y que se vuelven a desempeñar por personal interno de la misma. Este es el supuesto en el que el insourcing se entiende como una oposición al outsourcing.
También se puede definir al insourcing como el proceso de insertar en la empresa un equipo de trabajo externo que se ocupa de una función que, por lo general, es ajena al negocio principal de la compañía.
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¿Cómo funcionaba el insourcing en México antes de la reforma laboral?
El mecanismo que se solía utilizar en México para implementar el insourcing era el siguiente:
- Una empresa invertía en la creación de una nueva compañía para que se encargue de proveer personal a la primera.
- El talento de la segunda organización era contratado para hacer trabajos en la primera empresa con un salario más bajo y con menores prestaciones.
- La segunda empresa solía asumirse como outsourcing, pero con un único cliente que era la empresa principal. En otros casos, eran compañías pertenecientes al mismo grupo empresarial.
De cualquier forma, bajo este esquema de contratación los trabajadores quedaban expuestos a la vulneración de sus derechos laborales. Por ello, la reforma en materia de subcontratación vino a ponerle punto final a muchas de las irregularidades que se cometían en las empresas mexicanas y que fomentaban la informalidad.
Asimismo, entre las diferencias entre insourcing y outsourcing se destacaba que estas últimas eran empresas independientes dedicadas a la contratación de personal para diferentes empresas. Mientras que el insourcing eran compañías creadas por una organización más grande para proveer personal a la primera. Así, estas simulaban efectuar una modalidad de contratación externa y se eximían de las obligaciones patronales.
¿Qué dice la normativa laboral sobre el insourcing?
En septiembre de 2021 el gobierno mexicano introdujo grandes cambios en la Ley Federal del Trabajo (LFT), lo que se conoce como la reforma del outsourcing. Estas modificaciones terminaron con los esquemas de subcontratación que ponían en riesgo los derechos de la fuerza laboral.
El artículo 12 de la LFT establece que “queda prohibida la subcontratación de personal, entendiéndose esta cuando una persona física o moral proporciona o pone a disposición trabajadores propios en beneficio de otra”.
Por otro lado, en el artículo 13 se determina que está permitida la subcontratación de servicios especializados o de ejecución de obras especializadas, que no formen parte del objeto social, ni de la actividad económica preponderante de la beneficiaria de estos. Para ello, el contratista debe estar registrado en el Registro de Prestadores de Servicios Especializados (REPSE).
Además, en el mismo artículo se detalla: “Los servicios u obras complementarias o compartidas prestadas entre empresas de un mismo grupo empresarial, también serán considerados como especializados, siempre y cuando no formen parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de la empresa que los reciba”.
Precisamente esta última es la única referencia que hace la ley laboral al concepto de insourcing en los términos en los que se lo conocía en México. Es decir, la tercerización interna, a través de empresas filiales.
Esto quedó prohibido con la reforma, sin embargo, se permite seguir compartiendo servicios u obras complementarias entre compañías de un mismo grupo empresarial, cuando estas no formen parte de la actividad principal de la organización que se beneficia de tales servicios.
Diferencias entre insourcing y outsourcing
Después de todo lo que hemos visto hasta aquí, lo que está claro es que el concepto de insourcing se transformó en los últimos años, a partir de la reforma laboral de 2021. Ahora podemos decir que la definición más cercana al ideal refiere que insourcing es internalizar ciertas tareas o funciones para operar todos los procesos de una empresa sin la intervención de proveedores externos.
Aquí encontramos la primera diferencia con el outsourcing, puesto que este consiste en la contratación de proveedores externos para realizar ciertas tareas o funciones en la empresa. Si nos regimos por la ley, estos servicios deberían ser especializados, es decir, distintos al objeto social o actividad principal de la organización.
Otra de las diferencias entre insourcing y outsourcing es que el primero es un modelo de contratación que bien puede realizarse sin intermediarios. La propia empresa puede crear un nuevo departamento o roles para cubrir las funciones que desee ejecutar.
Por su parte, en el caso de la externalización se requiere sí o sí de un intermediario, este es el contratista que pone trabajadores a disposición de la empresa beneficiaria de los servicios especializados que se contraten.
Finalmente, está claro que el insourcing como opuesto al outsourcing plantea la posibilidad de tener un absoluto control sobre los roles, procesos y funciones que realiza el personal. Mientras que el outsourcing limita el control que pueden ejercer las empresas sobre la labor de los proveedores externos.
Ventajas del insourcing
Para poder implementar cualquier cambio en las modalidades de contratación de tu empresa es clave conocer qué puedes obtener a cambio. Por eso, te compartimos las principales ventajas del insourcing:
- Oportunidades para el talento interno. El insourcing muchas veces se asemeja al reclutamiento interno, ya que permite la movilidad entre los talentos que forman parte de la empresa. Esto significa darle oportunidades a tus empleados para probarse en otras áreas o roles, desarrollarse y crecer.
- Acceso a talento especializado. Si aplicas el insourcing compartiendo talento especializado entre filiales de la misma organización, se puede acceder a apoyo para ejecutar procesos especializados y así optimizarlos.
- Ahorro de costos. Hay diversas formas de ahorrar costos con este esquema de contratación. Una de ellas implica aprovechar al personal con el que ya cuentas para realizar las nuevas tareas o funciones que necesitas que se ejecuten. Por lo tanto, no tendrás que asumir costos de reclutamiento y contratación. En caso de que utilices los servicios u obras complementarias de otras filiales de la compañía, puedes acceder a talento especializado para realizar estas funciones, sin necesidad de invertir en formación.
- Mayor control. Como ya señalamos algunos párrafos atrás, el insourcing te permite vigilar el cumplimiento de las responsabilidades del talento desde adentro. Esto te da mayor control sobre tu desempeño, pero también sobre los resultados. Siempre y cuando des feedback de forma adecuada, para que el personal pueda mejorar su labor.
- Involucrar al personal. Si llevas a cabo el insourcing con tu fuerza laboral actual, puedes tener un impacto positivo en tu equipo. Dado que los trabajadores se sentirán más involucrados con sus nuevas funciones y, aunque los desafíe a salir de su zona de confort, será una muestra de confianza muy valiosa para ellos.
Desventajas del insourcing
Ahora bien, no todo lo que reluce es oro. Por supuesto que esta modalidad de contratación también tiene sus complicaciones. En este sentido, las principales desventajas del insourcing son:
- Requiere más tiempo. Si vas a crear un nuevo departamento o área para que realice procesos que antes eran externos, necesitarás mucho más tiempo que si lo subcontratas con proveedores especializados. La implementación exitosa del insourcing puede requerir mucha más dedicación por parte de la empresa.
- Puede representar más inversión. En caso de crear un área desde cero, tal vez necesites invertir en infraestructura o tecnología y, con ello, asumir mayores costos, en comparación a delegar esta gestión en proveedores externos que ya cuentan con sus propios sistemas y herramientas.
- Es posible que debas capacitar al personal. Dependiendo de las funciones que se vayan a realizar, puede que necesites capacitar a tu personal. Sobre todo, si estas tareas son totalmente nuevas para tu equipo. En ese caso tendrás que invertir tiempo y recursos extra para cumplir este objetivo.
Frente a todas estas desventajas hay una solución. Gracias a la tecnología y, más precisamente, a los sistemas de Recursos Humanos en la nube, puedes dejar muchas tareas en manos de herramientas digitales y sin necesidad de invertir una fortuna en ello.
Estos sistemas suelen funcionar por suscripción, se pueden personalizar sus funcionalidades y prestaciones y contratar una serie de servicios a medida de las necesidades de tu empresa. Gracias a ello, podrás sumar infraestructura y tecnología a tu compañías sin asumir un costo elevado.
Asimismo, el software de RR.HH. se caracteriza por brindar herramientas que ayudan a mejorar el flujo de tareas y la eficiencia y, con ello, agilizar la labor de todas las personas de la compañía.
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Estrategias para aplicar el insourcing en las empresas
Sin estrategias para su aplicación en las empresas el insourcing puede resultar inviable. Por ello, es importante contar con un plan de acción y buenas tácticas para llevar a cabo esta transición, del esquema de contratación externo al interno.
Analizar qué actividades deben o pueden ser internalizadas
Seguramente no todo debe cambiar en el interior de tu empresa. En este punto es importante hacer un análisis de fortalezas y debilidades, así como identificar las oportunidades de mejora.
Por ejemplo, puede que, en un principio, ciertas labores las lleve a cabo un equipo de proveedores especializados, esto es, en outsourcing. Pero, poco a poco tus colaboradores van dando claras señales de que pueden asumir esos roles o de que tienen interés en hacerlo. Esta puede ser la puerta de entrada a la transición. Para ello, es fundamental escuchar activamente a tu personal.
Claro que también debes tener en cuenta que no todas las actividades outsourcing pueden o deberían pasar a ser insourcing. Por eso es clave poder indagar sobre qué servicios son los más estratégicos para trabajarlos nuevamente de forma interna.
Considerar todos los factores asociados con la transición
Internalizar tareas, funciones o áreas que se ejecutaban por completo por fuera de la empresa no es una tarea sencilla. Como ya dijimos, puede llevar tiempo y dinero. Por eso, antes de tomar una decisión es importante considerar todos los factores que estén implicados en esta transición.
En este sentido, nos referimos tanto a los factores económicos y financieros, como aquellos más vinculados al equilibrio de tareas en tu equipo interno, la carga de trabajo, la preparación con la que cuentan e incluso el deseo o la resistencia de la fuerza laboral de tu empresa de modificar la dinámica o dejarla como está. Debes poner todo ello en la balanza para poder decidir con claridad cuál es el mejor camino para la compañía y las personas que la integran.
Redefinir la estructura organizacional
Si ya has tomado la decisión de apostar por el insourcing e internalizar funciones que antes eran externas, una de las principales estrategias para su aplicación consiste en redefinir la estructura organizacional de la compañía.
Esto es vital para respaldar el nuevo funcionamiento interno. Para lo cual, tendrán que realizar un cambio estructural que incluya, principalmente, la redefinición de la descripción de los puestos de trabajo involucrados, la posición jerárquica de estos, la relación con otras áreas y la capacitación o preparación necesaria para cada rol.
Involucrar al equipo
Ya sea que decidas sumar nuevo personal o que avances con tus trabajadores actuales, en cualquier caso, sin el apoyo de tu equipo concretar una transición semejante puede ser difícil. Por ello, hay muchas iniciativas que puedes tomar para hacer partícipes a los empleados de la decisión que se tome respecto a la forma de gestionar el insourcing.
Debes comunicarle a los trabajadores que se está analizando esta transición o que se llevará a cabo. Si ocurre lo segundo, es importante mantener la transparencia e informar sobre los próximos cambios que se efectuarán en la compañía. El objetivo es brindarles tranquilidad, para que puedan seguir laborando de manera óptima a lo largo de todo el proceso de transición.
También puedes hacer una convocatoria interna para cubrir las nuevas funciones o roles, en caso de que sea ese el camino que decidas tomar.
Capacitar al personal para los próximos desafíos
Este es, sin duda, el aspecto más importante al momento de integrar un modelo laboral basado en el insourcing. Se trata de capacitar a tus empleados nuevos o los que ya tienes, en caso de que decidas avanzar en esta dirección.
Con la formación puedes gestionar el temor que se puede generar respecto de las nuevas responsabilidades que tendrán que asumir los empleados o incluso, cómo esto puede afectar su empleo.
Además, es una instancia clave para motivar a los trabajadores a ampliar los alcances de su labor, a asumir más desafíos, realizar nuevas tareas, desempeñar nuevos roles y con ello, crecer de forma continua dentro de la empresa.
Al mismo tiempo, es fundamental que puedas brindarle a tu personal las herramientas necesarias para que alcancen estos objetivos:
- Facilitar nuevos recursos tecnológicos.
- Establecer programas de capacitación acordes a los nuevos recorridos de los colaboradores en la empresa.
- Contratar nuevo talento para equilibrar mejor la carga de trabajo.
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En cualquier modalidad de contratación que decidas implementar en tu empresa habrá una constante: siempre tendrás que llevar adelante la gestión de personas. En el caso del insourcing es claro que esa tarea puede llegar a ser más ardua, porque implica traer una actividad que hasta ese momento no se hacía en la empresa y asignar recursos humanos para ese fin.
En ciertas circunstancias esto implica gestionar proveedores especializados o contratar nuevos personal. Pero también puede requerir la movilidad de tus trabajadores dentro de la empresa, con el desafío que esto conlleva.
Para poder acompañar a tu personal de manera efectiva en esta transición es clave que puedas tener el tiempo suficiente para hacerlo. En este punto Factorial puede ser de gran ayuda. Nuestro software de RR.HH. es un sistema todo en uno que reúne en un solo lugar todas las herramientas necesarias para hacer más eficiente la gestión de personas.
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