¿Sabes cuáles son las debilidades y fortalezas de tu equipo? ¿Conoces las habilidades y competencias que necesita adquirir tu fuerza laboral para rendir al máximo en tu empresa? Está claro que la Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) es el primer paso para entender qué requiere el talento de tu compañía para cumplir sus objetivos.
Por eso, en este artículo vamos a explicar qué es el DNC, porqué es importante aplicar este proceso en las organizaciones, cómo llevarlo a cabo y las pautas para diseñar un plan de capacitación en tu empresa.
Tabla de contenidos
¿Qué es el DNC?
La Detección de Necesidades de Capacitación, también conocido por sus siglas DNC, es un proceso mediante el cual las empresas pueden identificar las áreas de oportunidad de conocimiento y desarrollo de habilidades que tiene su equipo.
El DNC permite evaluar necesidades formativas de los colaboradores al identificar el nivel actual de competencia o conocimiento que tienen y compararlo con el estándar de capacidad requerida en sus puestos dentro de la organización.
Es decir que lo que intenta descifrar el DNC es la diferencia entre las competencias actuales y las solicitadas en cada rol y, de esta forma, ayudar a las compañías a determinar las necesidades de capacitación de su personal. A partir de ello, las organizaciones pueden construir planes de formación personalizados para su fuerza laboral.
El objetivo del DNC es mejorar el desempeño de los empleados a través de la capacitación adecuada. Aquella que realmente se ajuste a las funciones, responsabilidades de cada puesto y las brechas existentes en la actualidad.
Así, en lugar de asumir que todos los trabajadores necesitan capacitación o formación en las mismas habilidades y conocimientos, la gerencia puede identificar qué necesidades específicas de capacitación tiene cada uno de sus colaboradores y tomar decisiones informadas sobre las mejores formas de abordar las brechas de competencias en el equipo.
La brecha de habilidades gana terreno
¿Cuál es la importancia del DNC en tu empresa? ¿Por qué hoy es más relevante que nunca? Primero debes saber que la demanda de habilidades en las empresas se ha transformado vertiginosamente en los últimos años.
El problema está en que muchas de las competencias más buscadas en la actualidad no se encuentran en la fuerza laboral. De hecho, según McKinsey & Company el 87% de las compañías en todo el mundo son conscientes de que tienen una brecha de habilidades. Esta es la distancia entre las habilidades que las empresas necesitan de sus empleados y las que realmente tienen.
En México, este fenómeno se ve claramente al analizar qué carreras eligen estudiar los jóvenes universitarios del país. Según el Instituto Mexicano para la Competitividad (Imco) los estudiantes mexicanos prefieren carreras más tradicionales y menos tecnológicas. Por lo que se suelen concentrar en unos pocos programas educativos tales como: administración de empresas, contabilidad, derecho o docencia.
Pero las empresas hoy están en búsqueda de perfiles profesionales que estén relacionados con la ciencia, tecnología, ingeniería y matemáticas (STEM por sus siglas en inglés). Esto genera la famosa brecha de habilidades que, de no tratarse a tiempo, puede repercutir severamente en la competitividad de las organizaciones.
Frente a ello, el camino es la capacitación laboral continua de los empleados desde el momento en que ingresan a trabajar en la empresa. El 64% de las compañías asegura que volver a capacitar a la fuerza laboral para llenar los vacíos de habilidades es una prioridad en estos momentos.
En este contexto, el DNC es clave porque ayuda a las compañías a detectar las necesidades de capacitación, lo que las orienta a achicar esta brecha al crear planes de formación realmente efectivos para sus equipos.
Importancia del DNC en tu empresa
Si bien antes mencionamos la importancia del DNC en tu empresa para reducir la brecha de habilidades actual y futura, lo cierto es que ese es tan solo uno de sus beneficios. Además, este proceso es fundamental cuando se presentan otras situaciones que exigen la adaptación del talento a un nuevo escenario, por ejemplo:
- Expansión de la compañía y contratación de nuevos empleados.
- Cambio en los métodos y procesos de trabajo.
- Reclutamiento interno para sustituciones y movimiento de personal.
- Modernización de los equipos de trabajo, nuevas tecnologías y herramientas.
- Producción y comercialización de nuevos productos o servicios.
Por otro lado, el DNC también puede servir para encaminar mejor los esfuerzos de la empresa para resolver diferentes problemas. Entre ellos: baja productividad del capital humano, comunicaciones deficientes, un elevado número de accidentes laborales y enfermedades de trabajo o exceso de errores en la ejecución de las tareas.
Sumado a todo esto, también podemos distinguir otras ventajas en la incorporación de un proceso de Detección de Necesidades de Capacitación:
Capacitación a la medida de tu equipo
Aprender cómo hacer un DNC es clave para crear programas de capacitación 100% personalizados para tu equipo. Debido a que las acciones formativas nacen de las características particulares del talento y la organización, están alineadas con los aprendizajes requeridos por la fuerza laboral de tu compañía.
A su vez, esto permite que la capacitación sea más eficaz y que se incorpore al desempeño de los colaboradores de manera natural.
Involucra al talento en el proceso de capacitación
Un aspecto clave para entender la importancia del DNC en tu empresa es la forma en que se ejecuta este proceso. Porque la detección de las necesidades de formación se realiza con la participación activa del talento.
Ejemplos de DNC pueden ser las entrevistas con el personal o las encuestas. Es decir, que se generan conversaciones directas con los trabajadores para indagar sobre la percepción que estos tienen acerca de lo que necesitan para desempeñarse mejor en la empresa.
Cuando estas necesidades salen a la luz de boca de los propios colaboradores, puedes diseñar un plan de capacitación realmente acorde a las expectativas y aspiraciones de tu personal. Lo que ayuda a que sean más participativos en estos programas y estén más motivados a incorporar nuevas habilidades y conocimientos.
Mejora la experiencia de aprendizaje de los trabajadores
Indagar en los propios empleados acerca de las áreas en las que se sienten más inseguros sobre su desempeño y sus preferencias de formación profesional, permite crear, como dijimos antes, planes de capacitación a la medida que conducen a una mejor experiencia de aprendizaje para los trabajadores.
Además, esto ayuda a que los colaboradores se sientan escuchados y entiendan que sus aportes son valorados. Gracias a ello pueden desarrollar el sentido de pertenencia tan necesario para lograr la cohesión del equipo.
Permite evaluar la capacitación de forma precisa
Uno de los aspectos más valiosos de la implementación del DNC es toda la información que brinda el proceso. Esto ayuda a que, una vez esté en marcha el programa de capacitación, puedas evaluar de manera precisa los resultados del plan que hayas diseñado.
En otras palabras, facilita la medición, dado que tienes indicios más claros de lo que debes revisar. Es decir, si se logró cubrir la necesidad de capacitación detectada gracias al DNC.
Aumenta el compromiso y la retención del talento
Sin dudas, este es uno de los beneficios más importantes de la implementación del DNC en las empresas. Porque cuando los trabajadores detectan que la capacitación que les ofrece la compañía remedia sus necesidades y les ayuda a adquirir las capacidades y conocimientos necesarios para desarrollarse como profesionales, aumenta su compromiso con la organización, lo que también ayuda a mejorar la tasa de retención de personal en la empresa.
¿Cómo hacer un DNC?
Ahora que ya conoces la importancia de este proceso, es momento de pasar a la acción ¿cómo hacer un DNC? Por lo general, esta tarea la desarrolla el área de Recursos Humanos y consiste en los siguientes pasos:
1- Identificar las necesidades de la empresa
RR.HH. como área responsable de hacer el DNC debe conocer cuáles son los objetivos de la organización y sus prioridades generales. De manera que se puedan evaluar adecuadamente las opciones de capacitación que podría llevar adelante la compañía, es decir, aquellas que sean acordes a sus posibilidades e identificar qué oportunidades de formación contribuirán más a la mejora del desempeño de los empleados y el negocio.
Básicamente, esto implica preguntarse ¿cuál es el resultado final que el empleado, gerente o equipo directivo está tratando de lograr? y ¿cómo puede contribuir la capacitación a alcanzar ese logro? Consideramos que este es un paso esencial y, por ello, debe hacerse al inicio. Ya que en ocasiones el entrenamiento o formación no es la respuesta.
Puede ser que la compañía esté lidiando con otras dificultades que se podrían abordar mejor a través de otros métodos. Por ejemplo, quizás la baja productividad de los empleados es resultado de la desmotivación que sienten por un ambiente laboral demasiado conflictivo que afecta su bienestar y su rendimiento.
En este caso, invertir en la creación de un plan de capacitación no solucionaría el problema de base. Por ello, es fundamental comenzar por investigar la situación de la empresa y las necesidades reales que tiene en la actualidad.
2- Hacer un análisis de las brechas existentes
Lo que sigue es analizar el estado actual del desempeño de un empleado, equipo o departamento y las habilidades existentes en este y compararlo con el nivel deseado para el mismo rol o área. La diferencia entre el estado actual y el estado deseado es la brecha presente en tu empresa.
En este paso hay tres etapas:
- Determinar la situación ideal. Se deben establecer las funciones a realizar en cada rol, de acuerdo a la descripción de puestos de trabajo y la situación ideal de cada uno de ellos en cuanto a conocimientos y habilidades.
- Identificar la situación real. Investigar lo que hace y lo que logra cada trabajador en su puesto actualmente y detallar qué habilidades y conocimientos tienen en el presente.
- Comparar ambas situaciones. Confrontar la situación ideal con la real para detectar las habilidades y conocimientos que se necesita desarrollar en cada colaborador.
Para poder recabar estos datos, algunas herramientas que puede usar RR.HH. son:
- Registros propios del área. Estos pueden incluir descripciones de puestos, competencias laborales, informes de accidentes de trabajo, evaluaciones de desempeño, encuestas de salida, entre otros.
- Entrevistas individuales. Recabar información a través de conversaciones directas con los empleados y sus jefes inmediatos o subordinados, en caso de que el trabajador que se esté evaluando ocupe un cargo de liderazgo.
- Encuestas. Esta herramienta es muy útil cuando se trata de reunir un gran volumen de información de forma ágil. Además, el hecho de que se pueda realizar de forma asincrónica ayuda a acelerar aún más el proceso.
- Observaciones. Consiste en observar la conducta del trabajador en su rol asignado para comparar con el modelo que figura, por ejemplo, en la descripción del puesto.
3- Evaluar las posibilidades de capacitación de la empresa
Los resultados que se obtienen del análisis de las brechas existentes deben contrastarse con los objetivos específicos de la empresa y, en función de ello, definir las necesidades de capacitación del equipo. A continuación, se pueden establecer los próximos cursos de acción, es decir, qué alternativas de formación puede brindar la compañía.
Para ello, algunas cuestiones que debes tener en cuenta son:
- Realizar un inventario de las habilidades y herramientas de capacitación existentes en la empresa.
- Definir un presupuesto para destinar a las capacitaciones de los empleados.
- Determinar si alguna de las necesidades de capacitación detectadas se deben cubrir de forma obligatoria. La Ley Federal del Trabajo establece que la capacitación y adiestramiento debe impartirse de forma regular para elevar el nivel de vida del talento, así como su competencia laboral y su productividad. Esto conforme a los planes y programas formulados, de común acuerdo, por el empleador y el sindicato o la mayoría de sus trabajadores.
- Tener en cuenta el tiempo requerido para desarrollar los conocimientos y capacidades necesarios en el equipo.
- Identificar cuáles son las necesidades de formación que son prioritarias para la compañía.
4- Dar a conocer las necesidades de capacitación y orientar sobre los planes a seguir
El cuarto y último paso para entender cómo hacer un DNC consiste en informar a la gerencia los resultados de la Detección de Necesidades de Capacitación y hacer recomendaciones para diseñar un plan de capacitación a corto y largo plazo.
En este informe se debe incluir un resumen de cómo se completó la evaluación, es decir, qué fuentes y métodos se utilizaron para recabar datos y quiénes fueron las personas que participaron del proceso. Sumado, por supuesto, a las recomendaciones de capacitación y un cronograma general.
Algunos puntos a incluir que no pueden faltar en el informe son:
- La lista de las capacitaciones que ya se están ofreciendo y que se deberían continuar brindando al personal.
- Otra lista con las herramientas de formación profesional que pueden ser esenciales para apoyar la capacitación.
- La clasificación de las necesidades formativas para establecer cuáles son las más importantes y, por lo tanto, tienen prioridad.
- Determinar si la capacitación se llevará a cabo de forma interna, es decir que será gestionada completamente por la propia empresa o si se contratará a personal externo para que se ocupe de la tarea.
Aprende a diseñar un plan de capacitación en tu empresa
Lo interesante del DNC es que te allana el camino para diseñar un plan de capacitación en tu empresa. Por lo general, los primeros pasos de este plan son diagnosticar, establecer prioridades y objetivos en relación a las necesidades de formación dentro de tu equipo y eso queda resuelto con el DNC. Entonces, ¿cómo sigue esta planificación?
Crea el programa de capacitación
Este es el diseño del plan de capacitación propiamente dicho. Por eso incluye la estructura que tendrá la formación para tus empleados, así como el contenido, las estrategias de enseñanza y las formas de evaluar lo aprendido o las habilidades adquiridas. De este modo, el programa debe detallar:
- Contenido. Las temáticas que serán desarrollados durante las actividades formativas y las correspondientes habilidades vinculadas a estas.
- Técnicas de capacitación. Método y estrategias de enseñanza, sumado a los mecanismos de evaluación.
- Calendario. Cronograma de las actividades de capacitación con fecha, horario y lugar definido, en caso de que sea presencial.
- Público. Empleados, equipos o áreas a las que se destinan las actividades de formación.
- Recursos. Presupuesto y materiales necesarios para realizar cada actividad, incluyendo la contratación de instructores, si es requerido.
Comunica el programa de capacitación
Por lo general, las capacitaciones suelen ser muy valoradas por el talento, sin embargo, para garantizar el compromiso esperado en estas actividades es necesario comunicar adecuadamente el plan de formación de la empresa con todas sus características. Esto ayuda a que el personal pueda estar mejor preparado para los contenidos y retos que va a afrontar en este proceso.
Ejecuta el plan
Después de definir el contenido y las características que tendrá tu programa de capacitación es momento de poner en marcha las actividades formativas planificadas. En esta instancia debes llevar a la práctica el programa y observar a los participantes durante todo el proceso.
Esto te ayudará a identificar los problemas o contratiempos que pueden surgir en el desarrollo de cada formación y los ajustes necesarios a tener en cuenta para las capacitaciones que brindes en el futuro.
Evalúa los resultados
Para crear un plan de capacitaciones que puedas mejorar de forma continua es clave hacer evaluaciones que te permitan medir los resultados obtenidos. Para ello, debes valerte de instrumentos que te ayuden a identificar el nivel de progreso de cada colaborador en las actividades de formación y las habilidades y competencias adquiridas gracias a estas.
También la instancia de evaluación puede servirte para conocer la opinión de los colaboradores acerca de las capacitaciones y las metodologías empleadas. Sobre todo, teniendo en cuenta que gran parte del éxito de un programa de formación reside en que el talento tenga una experiencia satisfactoria en este proceso.
Utiliza la tecnología de Factorial para darle seguimiento a las capacitaciones en tu empresa
A lo largo del artículo ha quedado claro una cosa: el DNC es clave para el diseño de un plan de capacitación a la medida de tu equipo. Por ello, es importante incorporar este proceso dentro de las gestiones regulares de Recursos Humanos.
Sin embargo, en Factorial somos conscientes de que esto implica sumar una tarea más al enorme volumen del trabajo que realizan los profesionales del área. Para resolver este reto nuestro software de recursos humanos te ayuda a gestionar la formación de tus empleados, haciendo el seguimiento de las capacitaciones, competencias y evaluaciones, con una herramienta visual y sencilla.
Entre otras cosas, nuestro sistema te permite:
- Visualizar quién ha completado la capacitación, quién la tiene pendiente y en qué instancia se encuentran.
- Tener control sobre el costo de cada formación mediante informes personalizados.
- Evaluar los conocimientos adquiridos tras cada formación con encuestas.
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