El IDSE es uno de los tantos instrumentos con los que cuentan las empresas para gestionar la información de sus trabajadores. Pero, ¿cómo es su funcionamiento? y ¿por qué es clave aprender a utilizarlo?
Debemos empezar respondiendo a una de las dudas frecuentes en torno a este tema: en esencia, ¿qué significa IDSE? Básicamente se trata de lo que se conoce como IMSS Desde Su Empresa, de ahí las siglas IDSE.
El IMSS es el Instituto Mexicano del Seguro Social. Organismo que se encarga de otorgar y gestionar todos los servicios vinculados a la seguridad social que la población trabajadora obtiene al momento de ser afiliada a la entidad. ¿Quiénes deben afiliar a los trabajadores y trabajadoras? Precisamente, los empleadores o patrones.
Por ello, si tienes una empresa y cuentas con una nómina de colaboradores a tu cargo es fundamental saber qué es IDSE y cómo utilizarlo. Hoy te damos todos los detalles.
Tabla de contenidos
¿Qué es el IDSE o IMSS Desde Su Empresa?
De acuerdo con el sitio web del IMSS, IDSE desde su empresa es un servicio que pone a disposición el Instituto para que los empleadores puedan realizar trámites electrónicos vinculados a los movimientos afiliatorios de sus trabajadores.
Con este servicio las empresas pueden presentar movimientos afiliatorios, descargar la emisión y presentación de la determinación de la prima de riesgos de trabajo, solicitar certificados digitales y su renovación, entre otros.
Es decir que el IDSE IMSS es una plataforma que ofrece una serie de servicios en línea y permite realizar todos los movimientos que la Ley del Seguro Social (LSS) exige a los patrones.
Estos movimientos IDSE pueden ser monitoreados desde la misma plataforma y generan una respuesta y un acuse de recibo. Así, se produce un histórico de todas las acciones que realizan las empresas en relación a la afiliación de sus trabajadores. Lo que a su vez ayuda a evitar que se pierda la información.
En resumen, para definir qué es IDSE podemos decir que se trata de una plataforma donde se pueden llevar a cabo todo tipo de trámites relacionados con la seguridad social de los trabajadores.
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¿Para qué sirve el IDSE?
IDSE empresa como servicio en línea supone, ante todo, la ventaja de que los patrones tengan un medio de comunicación directo con el IMSS. Así, pueden cumplir con sus obligaciones a través de una única herramienta. Lo que simplifica el proceso para las organizaciones.
IDSE digital es también una apuesta por el uso de las nuevas tecnologías para acelerar trámites y procesos que antes llevaban mucho más tiempo. El objetivo es automatizar muchas de las gestiones vinculadas a los movimientos afiliatorios de los trabajadores.
Asimismo, el programa IDSE permite que todos los trámites se puedan gestionar a distancia. Al funcionar 100% online, los empleadores ya no tienen la necesidad de acercarse a las dependencias del Instituto.
Ahora bien, más allá de estas ventajas ¿para qué sirve el IDSE? Esto es todo lo que puedes hacer con la herramienta:
- Enviar documentos afiliatorios para poder dar de alta a un trabajador ante el IMSS.
- Notificar al Instituto la rescisión del contrato laboral con los empleados correspondientes.
- Informar sobre los colaboradores que se reincorporan a la empresa.
- Notificar toda modificación que se produzca en relación al salario de las y los trabajadores. Dado que esto influye en la cotización de la seguridad social y, por ende, en las cuotas obrero patronales.
- Solicitar certificados digitales, así como su renovación cuando sea necesario.
- Determinar cuál es la prima de riesgos de trabajo.
- Ver y descargar la Emisión Mensual Anticipada (EMA) y la Emisión Bimestral Anticipada (EBA).
- Revisar y gestionar el estado de cumplimiento de las obligaciones fiscales en materia de Seguridad Social.
- Dar aviso de la existencia de huelgas en la empresa.
- Notificar la baja o cierre de una compañía, es decir, cancelar el Registro Patronal Único (RPU) en IMSS.
¿Cuáles son los requisitos para acceder al IDSE?
Antes de contarte cómo funciona este servicio en línea es clave saber los requisitos IDSE. Podemos dividirlos en dos:
- Por un lado, los requisitos IDSE del tipo administrativos, los cuales le permiten a la empresa acceder a este sistema.
- En segundo lugar, los requisitos IDSE de carácter técnico. Estos se refieren a las herramientas necesarias para poder operar esta plataforma.
Requisitos IDSE administrativos
Con respecto a los requisitos administrativos la empresa debe tener un Certificado Digital y un Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE). Todo lo que conforma la Firma Digital, un método de autentificación para el intercambio de información de manera segura.
El Certificado Digital es un comprobante que genera la plataforma al momento de registrarse por primera vez. El mismo sirve para poder acceder al sistema.
Para obtener el Certificado Digital, es necesario seguir una serie de pasos:
- Ingresar a la página de solicitud del Certificado Digital del IDSE.
- Seleccionar la opción “Generar solicitud”.
- A continuación se abrirá una página en la que aparecerán 3 formularios.
- En el primero hay que ingresar los datos del empleador. A continuación, en el segundo, se debe introducir la información del representante legal y seleccionar su función en la empresa. En el tercero, hay que ingresar los datos del domicilio fiscal de la compañía y hacer clic en “Continuar”.
- Luego, definir un usuario y contraseña.
- Guardar su archivo con extensión *.key (llave privada) generado por el sistema al término de la captura.
Una vez concluido este proceso, el empleador, sujeto obligado o representante legal, cuenta con un plazo de 10 días hábiles máximo para concluir el trámite ante la Subdelegación correspondiente. Es importante aclarar que en caso de no concluir el trámite en el plazo establecido el sistema lo cancelará automáticamente. Por lo tanto, se deberá iniciar nuevamente.
Una vez que se entregue la documentación completa en la ventanilla de la Subdelegación, se recibirá el Certificado Digital expedido por el IMSS.
Por su parte, el NPIE es una serie única de caracteres asociada a un registro patronal y al Certificado Digital vigente. Con lo cual, una vez obtenido el certificado, ya lo tendrás asociado a este como llave privada.
Requisitos IDSE operativos
Si quieres saber cómo usar el IDSE, debes saber que, por razones de seguridad, para acceder y administrar información se debe cumplir con requisitos operativos mínimos:
- Ordenador con sistema operativo Windows Vista o superior.
- Navegador Internet Explorer 10 en adelante.
- Tener instalada la versión actualizada de JAVA.
- Haber descargado, así como ejecutado correctamente, el programa JavaPolicy.exe con los permisos del administrador.
- Tener instalado en el ordenador Adobe Reader.
¿Cómo funciona el IDSE?
Para poder entender cómo funciona el IMSS desde su empresa, primero es fundamental saber cómo usarlo. Por lo tanto, tenemos que partir del acceso a la plataforma.
- Una vez que tengas tu certificado digital dirígete a la página web oficial del IDSE.
- Desplázate hasta la opción “Accede a IDSE aquí”.
- En la siguiente página selecciona tu Certificado Digital y llave privada. Asimismo, tendrás que ingresar tu nombre de usuario y contraseña.
- Por último, haz clic en el botón “Iniciar Sesión”.
Con ello, ya estás dentro. A partir de aquí contarás con total acceso a las funciones y beneficios que brinda el IDSE empresa.
¿Qué encontrarás al acceder a este portal? En la pantalla principal del IDSE podrás ver los distintos servicios de la plataforma. Los principales son:
- Movimientos afiliatorios.
- Emisión.
- Confronta.
- DAPSUA.
- SATIC.
Veamos qué representa cada apartado para entender las acciones que como empleador puedes realizar.
Movimientos afiliatorios
Sin dudas, esta es la función más importante del IDSE en lo concerniente a las obligaciones patronales. Como es sabido, la Ley del Seguro Social establece que los empleadores deben registrar e inscribir a sus trabajadores en el IMSS. El objetivo de esta medida es que las empresas comuniquen todos los movimientos afiliatorios y se pueda llevar un registro de los mismos.
Entonces, ¿qué entendemos por movimientos afiliatorios? Estos son todos los avisos o notificaciones que realizan las empresas en relación a los registros de su personal afiliado al régimen del Seguro Social. Dichos movimientos pueden ser: alta, baja, reingreso o modificación de salario.
Es importante aclarar que la obligación de las organizaciones es comunicar todos estos movimientos dentro de un plazo no mayor a 5 días hábiles.
Emisión
En este servicio las empresas pueden consultar y descargar la Emisión Mensual Anticipada (EMA) y la Emisión Bimestral Anticipada (EBA). Pero, ¿sabes qué son?
Se trata de documentos, también llamados “cédulas”, que se descargan desde el portal IDSE. Estos documentos son emitidos para realizar el pago de las cuotas obrero patronales al IMSS.
En el caso de la EMA, esta es mensual, por lo que contiene los datos y los cálculos correspondientes a un mes. Los pagos se refieren a enfermedad e incapacidad por maternidad, riesgos de trabajo, invalidez y vida, guardería y prestaciones sociales.
En el caso de la EBA, como su nombre lo indica, contiene los datos y cálculos correspondientes a dos meses. Se refiere a los pagos de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez e Infonavit.
Confronta
Otro de los servicios que cumplen una función clave para los empleadores es la llamada Confronta. Este apartado permite comparar la información que tiene la empresa y la información que recibe el IMSS para, de esta forma, evitar incongruencias. Así, se reduce el riesgo de que falte información o esté incorrecta. Lo que podría generar penalizaciones o multas para las empresas.
La finalidad de esta herramienta es descubrir errores, de ahí su nombre. Puesto que confronta información en busca de fallas. Esto con el objetivo de poder corregir con anticipación y evitar futuras sanciones a las empresas.
Lo siguiente es lo que se compara a través de este servicio:
- Empleados registrados en el Sistema Único de Autodeterminación (SUA) y aquellos que no están en IMSS. Trabajadores y trabajadoras que están en el IMSS y que no están en el SUA.
- Movimientos que figuran en el SUA y que no están en IMSS. Asimismo, los movimientos que están en IMSS y que no están en SUA.
- Diferencias en importes de salarios que tiene el SUA en contraposición a los que figuran en la emisión. También las diferencias en importe de salarios que tiene la emisión, en contraste a los que tiene el SUA.
- Discrepancias en la fecha de movimientos que están en SUA, contra los que aparecen en la emisión. De igual forma, las diferencias en la fecha de movimientos que están en la emisión versus los que aparecen en el SUA.
- Un resumen de diferencias en importes de manera general.
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DAPSUA
A principio de cada año las empresas deben realizar el trámite de la Determinación de la Prima en el Seguro de Riesgos de Trabajo. Esta obligación persigue el objetivo de que las empresas registradas en el IMSS revisen su nivel de siniestralidad para establecer si su prima aumentó, disminuyó o permanece igual.
Precisamente, para poder gestionar esta responsabilidad los empleadores deben ingresar al servicio DAPSUA presente en el programa IDSE.
SATIC
Este es un servicio especial porque está orientado a un tipo de empleador en particular. Se trata de uno de los módulos del IDSE y está destinado al registro de toda obra o construcción y sus trabajadores en el Sistema de Afiliación de Trabajadores de la Industria de la Construcción (SATIC) ante el IMSS.
Con este recurso, esta clase de empresas pueden acceder a un medio de información directa para notificar al Instituto todos los detalles relacionados con los trabajadores y la obra en construcción.
¿Por qué registrar a tus trabajadores ante el IMSS?
Hasta aquí está más que claro que la finalidad del IDSE es mejorar el sistema de afiliación de trabajadores a la Seguridad Social. Poco a poco se van introduciendo cambios en cuanto a la tecnología empleada y la simplificación de procesos, para que cada vez más empresas registren a su personal. El objetivo final es que en México crezca el empleo formal.
En relación a esto, recientemente el IMSS reportó la creación de 173.493 empleos. Una cifra ligeramente inferior a la registrada en septiembre de 2021, pero superior a los 157.432 puestos de trabajo creados en agosto pasado.
Así, México lleva 4 meses de crecimiento en términos de empleo formal. En lo que va del 2022 alcanzó 789.210 puestos de trabajo registrados en el IMSS. Con ello, se acumula un total aproximado de 21.500.000 millones de empleos formales.
Sin dudas, se trata de cifras positivas para la fuerza laboral mexicana, pero todavía hay mucho por hacer. Casi 32 millones de personas aún trabajan en la informalidad. Con ello, la deuda con una gran porción de la población trabajadora sigue siendo muy grande.
De ahí el impacto que tiene que cada empresa cumpla con sus obligaciones ante el IMSS. Sin importar el tamaño de cada compañía, tener trabajadores a cargo implica velar por su seguridad en todo sentido. Y eso es algo que se logra comenzando por su afiliación a la Seguridad Social.
Pero, además, las empresas tienen otros motivos más que suficientes por los cuales responder ante el IMSS.
¿Qué sanciones deben asumir las empresas que no registran a sus trabajadores?
Los empleadores que no cumplen con sus obligaciones ante el IMSS, básicamente registrar a su personal y abonar las cuotas obrero patronales, pueden ser acreedoras de sanciones o multas.
De acuerdo a la LSS y a lo establecido en el Reglamento para la imposición de multas por infracción a las disposiciones de dicha ley y sus reglamentos, las sanciones pueden ir desde 20 a 350 salarios mínimos. Esto siempre dependerá de la obligación que se esté incumpliendo como patrón ante el Instituto.
Asimismo, en el artículo 308 de la LSS se establece que las empresas que incumplan con la norma tendrán que abonar lo que no se haya liquidado con cada trabajador. La pena más grave es la prisión de 2 a 5 años en función del monto correspondiente al delito de defraudación a los regímenes de la Seguridad Social.
Está claro que ninguna organización quiere afrontar esta clase de sanciones. Las mismas no solo impactan en las finanzas de cada negocio, sino también en la imagen de la compañía. Así, puede verse afectada la reputación de la empresa y con ello perjudicar su employer branding.
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Ahora que ya sabes todo sobre el funcionamiento del IDSE puedes seguir los pasos adecuados para registrar a tu empresa ante el IMSS y cumplir con tus obligaciones patronales. Lo que resta es encontrar una herramienta que te ayude a hacer aún más eficiente este proceso.
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