Todo sobre los factores de integración IMSS

Desde el 1 de enero está vigente la nueva reforma a la Ley Federal del Trabajo. Esto modifica la cantidad de días de vacaciones legales en México. Debido a ello, los departamentos de Recursos Humanos se preguntan cómo incide este cambio en los factores de integración IMSS. Precisamente, hoy vamos a profundizar en este concepto y todas sus implicancias para las empresas. 

Una de las grandes dudas es sobre cómo queda el nuevo factor de integración IMSS por año. Para ello, te compartiremos la tabla factor de integración IMSS para que tengas una referencia de cuál aplicar en relación a la antigüedad de tus empleados.

Pero antes de avanzar en todas estas cuestiones, más bien técnicas, comencemos por lo más básico: ¿qué son los factores de integración? y ¿Qué es el Salario Base Cotización (SBC)? 

¿Qué son los factores de integración?

Los factores de integración IMSS son el resultado que se obtiene al calcular el beneficio al que tienen derecho los trabajadores en una relación laboral formal. 

Para poner en contexto lo anterior, debemos tener en cuenta que cuando se da de alta a un empleado en una empresa y comienza a prestar su servicio personal subordinado a un empleador, por ley tiene derecho a unas prestaciones laborales mínimas. Estas son:

• Aguinaldo. En este caso, corresponde a un pago de 15 días de salario al año. 
• Vacaciones. Con la reforma de los artículos 76 y 78 de la Ley Federal del Trabajo en 2023 los trabajadores tienen derecho a 12 días al cumplir un año de antigüedad.
• Prima vacacional. Este es dinero adicional que el patrón concede al empleado como suplemento para los días de vacaciones. Corresponde al 25% sobre los salarios que devengue el trabajador durante su periodo de descanso anual. 

Las diferentes normativas que inciden sobre las relaciones laborales establecen la obligación de definir el importe proporcional de las prestaciones que recibe el empleado. Precisamente, para dar con estos proporcionales se utilizan los factores de integración IMSS.

Estos factores, como su nombre lo indica, son esenciales para determinar el cálculo de cotizaciones ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Esto debido a que al incluir los factores de integración para el cálculo proporcional de las prestaciones se puede calcular el Salario Base de Cotización (SBC) del trabajador.

Es con base en este salario que se hacen los cálculos de las cuotas obrero patronales al IMSS. 

En resumen, los factores de integración IMSS son utilizados para determinar el SBC, realizar el cálculo de los beneficios proporcionales a los que tienen derecho los trabajadores y calcular también cotizaciones ante dicho Instituto. 

¿Qué es el Salario Base Cotización (SBC)?

Como dijimos al inicio de este artículo otro de los conceptos clave asociado a los factores de integración IMSS es el Salario Base de Cotización. Pero ¿qué es el SBC? Se trata de la base sobre la que se calculan las prestaciones que se otorgan al personal y representa un promedio de lo que un trabajador gana diariamente. 

En el artículo 27 de la Ley del Seguro Social se determina de la siguiente manera: “El salario base de cotización se integra con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, alimentación, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquiera otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador derivada de su relación laboral”.

De esta forma, el SBC actúa como cimiento para determinar el monto de las aportaciones que deben realizar el patrón y trabajador para conformar un patrimonio para su retiro, cesantía y vejez, así como para garantizar la seguridad social y atención médica.

Sobre este Salario Base de Cotización se aplican los porcentajes correspondientes a cada seguro fijado dentro de la ley. Esto es el seguro de riesgos de trabajo, de enfermedades y maternidad, de invalidez y vida, de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez y de guarderías y prestaciones sociales.

Así, el empleador puede saber el monto de dinero específico correspondiente a cada cotización a realizar. De ahí la importancia de los factores de integración IMSS, ya que determinan el SBC que condiciona todo lo demás. 

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Salario Base de Cotización y Salario Diario Integrado ¿son lo mismo?

Aclaremos una de las grandes dudas al momento de afrontar la elaboración de las nóminas y liquidaciones de los trabajadores. Por lo general, hay quienes usan de manera indistinta los términos Salario Base de Cotización y Salario Diario Integrado (SDI), pero este es un error. 

El artículo 27 de la Ley del Seguro Social reglamenta el SBC, lo determina como la base para el cálculo de las aportaciones al IMSS y define los pagos con que se integra.

El SDI o Salario Diario Integrado, se fundamenta en el artículo 89 de la Ley Federal del Trabajo. Allí se indica: “Para determinar el monto de las indemnizaciones que deban pagarse a los trabajadores se tomará como base el salario correspondiente al día en que nazca el derecho a la indemnización, incluyendo en él la cuota diaria y la parte proporcional de las prestaciones mencionadas en el artículo 84”.

¿Qué prestaciones se establecen en el artículo 84? “Los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquiera otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo”. Es decir las mismas que se incluyen en el Salario Base de Cotización. 

Por lo tanto, ambos salarios se integran por los mismos conceptos, pero se utilizan para distintos fines. Mientras el SBC es la base del cálculo de las cotizaciones al IMSS, el SDI es la base del cálculo de la indemnización laboral y la liquidación final al terminar una relación laboral. 

Ambos salarios se calculan utilizando el factor de integración por año, según la antigüedad del trabajador. 

Nuevo factor de integración IMSS por año 

Como anunciamos antes, debido a que se produjo la reforma de la Ley Federal del Trabajo en materia de vacaciones, el factor de integración IMSS por año se modificó. Así, a partir de 2023 el factor mínimo es de 1,0493. 

Esto ocurre porque al aumentar a 12 los días de vacaciones del primer año laborado, se reemplaza la base de días que se utilizaba para multiplicar por la prima vacacional. Es decir 6, que daba como resultado un factor de integración de 1,0452.

Así, se conforma una nueva tabla factor de integración IMSS:

Pero ¿cómo se llega a estos números? O, en otras palabras, ¿cómo se calcula el factor de integración IMSS? 

¿Cómo se calcula el factor de integración IMSS?

En principio, debemos tener en cuenta que los factores de integración IMSS se deben actualizar cada vez que exista alguna modificación en las prestaciones laborales del empleado. Por ejemplo, en este caso, se modificó porque cambió la cantidad de días de vacaciones por año laborado.

Teniendo en cuenta esto, no todas las empresas utilizan el mismo factor de integración. Esto se debe a que algunas organizaciones aumentan las prestaciones que brindan a sus trabajadores. 

Así, por ejemplo, puede haber patrones que en lugar de dar un 25% por prima vacacional, otorguen un 30%. Entonces, esto modifica por completo el monto del factor de integración. Lo que siempre queda de la misma manera es la fórmula para calcular este factor. 

La fórmula para calcular el factor de integración IMSS es: 1 + proporcional diario de aguinaldo + proporcional diaria de prima vacacional.

¿Cómo se obtienen estos valores?

• Aguinaldo: días de aguinaldo anual/365 días.
• Prima vacacional: días de vacaciones por año x porcentaje de prima vacacional/365 días.

Ejemplo de cálculo de factor de integración IMSS

Vamos a suponer que tenemos un trabajador que cobra un salario mensual de $15.000 pesos. Este empleado cumplió el año de servicio el 10 de enero de 2023 por lo que le corresponden 12 días de vacaciones y 15 días de aguinaldo. Así, ya tenemos todos los datos para saber cómo se calcula el factor de integración IMSS.

En principio, es necesario calcular el salario diario del trabajador. Para ello dividimos el sueldo mensual entre 30 días:

• $15.000 / 30 = $500 es el monto del salario diario. 

Por otro lado, vamos a calcular el proporcional diario de aguinaldo. Dividimos los 15 correspondientes a este pago, entre 365 días del año, ya que es un pago anual. 

• 15 / 365 = 0,0411.

En tercer lugar, debemos calcular el proporcional de la prima vacacional. Multiplicamos los 12 días de vacaciones anuales que le corresponden al trabajador, por el 25% de la prima vacacional. Luego, dividimos el resultado anterior entre 365. 

• 12 x 0,25 = 3 / 365 = 0,0082.

Para conocer el factor de integración sumamos 1, más el proporcional de aguinaldo y el proporcional de prima vacacional.

• 1 + 0,0411 + 0,0082 = 1,0493.

Así, obtenemos la misma cifra que figura en la tabla factor de integración IMSS que compartimos antes. 

Para terminar, multiplicamos el salario diario por el factor de integración y obtendremos el Salario Base de Cotización:

• 1,0493 x 500 = $524,65.

Este será el monto a utilizar como base del cálculo de las aportaciones al IMSS. 

¿Qué pasa cuando el trabajador recibe otras prestaciones adicionales?

Como los factores de integración IMSS se utilizan para determinar el SBC, revisemos qué dice la Ley del Seguro Social sobre esto.

Como dijimos, según esta norma el Salario Base de Cotización está integrado por pagos en efectivo correspondientes a:

• Cuota diaria.  
• Gratificaciones.
• Percepciones. 
• Alimentación. 
• Habitación.
• Primas.
• Comisiones.
• Prestaciones en especie y cualquier que se entregue al empleado por su trabajo.

Esto quiere decir que la ley contempla otros pagos más allá de las prestaciones básicas. Dichos desembolsos también se incluyen en el cálculo, sin embargo, en ningún caso se afecta la fórmula que vimos antes. 

Todo esto se fundamenta en el artículo 30 de la Ley del Seguro Social:

• Cuando además de los elementos fijos del salario, el trabajador percibe regularmente otras retribuciones periódicas, cuya cuantía sea conocida previamente, estas se sumarán a los elementos fijos.
• Si el salario integra elementos variables que no pueden ser previamente conocidos, se sumarán los ingresos totales percibidos durante los 2 meses inmediatos anteriores y se dividirán entre el número de días de salario devengado en ese período. 
• En los casos en que el salario de un trabajador se integre con elementos fijos y variables, se considerará de carácter mixto.
  Por lo tanto, para los efectos de cotización, se sumará a los elementos fijos el promedio obtenido de los variables. 

Así, en caso de que en nuestro ejemplo la persona además de recibir su salario y prestaciones básicas, cobre una comisión fija de $30, entonces esto se sumaría al SBC que obtuvimos antes. 

• $524,65 + $30 = $554,65. 

De esta forma, el SBC quedaría en $554,65 y sobre esa base se calcularán las aportaciones al IMSS. 

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¿Cuándo se debe cambiar el factor de integración de un empleado?

Recientemente, el cambio en los días de vacaciones generó una mayor notoriedad del factor de integración en las empresas.

Esto nos indica que ante cualquier cambio en las prestaciones que recibe un empleado se deben modificar también los factores de integración. Cambios en el porcentaje de la prima vacacional o en los días de aguinaldo requieren actualizar el factor de integración. 

Y mencionamos estas prestaciones porque, como ya vimos, constituyen la base del cálculo para dar con el factor de integración. Por esta razón el cálculo del factor no está establecido con criterios fijos en la Ley del Seguro Social.

Por ello es importante contemplar los cambios en las prestaciones y en la antigüedad de tus empleados cada año. Así, podrás presupuestar mejor el costo salarial que supone cada trabajador en tu nómina de personal.

Los cambios a nivel salarial debes informarlos al IMSS en un plazo máximo de 5 días a través del IDSE. El servicio para que los empleadores realicen trámites electrónicos vinculados a los movimientos de afiliaciones de sus trabajadores.

De esta manera, podrás notificar toda modificación que se produzca en relación al salario de tus trabajadores. 

👉 Aprende cómo funciona y cuáles son los requisitos del IDSE. 

Utiliza un software de Recursos Humanos y agiliza la gestión de nóminas en tu empresa

Ahora que conoces qué son los factores de integración IMSS y cómo calcularlos puedes aplicar las fórmulas de acuerdo a las variables que manejes en tu empresa. Como dijimos, hay compañías que aumentan las proporciones de las prestaciones básicas y, por tanto, el factor difiere. 

Saber calcular las aportaciones al IMSS te permite cumplir la ley laboral, la Ley del Seguro Social y tus obligaciones. A su vez, esto te ayuda a evitar cualquier tipo de conflicto  con tus trabajadores por incumplimientos. Sumado a prevenir multas y sanciones por parte de las autoridades. 

Sin embargo, está claro que cumplir con todo puede ser una ardua tarea. Nos referimos a  cumplir con las exigencias legales, administrativas y sumarle a ello la satisfacción de los trabajadores. ¿Cómo lograrlo si haces cientos de cálculos mensualmente, elaboras cada nómina y  la entregas a cada colaborador para que firme? Esto puede llevar horas interminables de tu día a día. 

La buena noticia es que las tareas administrativas de Recursos Humanos vinculadas a la nómina de los trabajadores se pueden automatizar en gran medida. Para ello, solo necesitas un software de recursos humanos que incluya entre sus funcionalidades un sistema para la gestión de las nóminas de tu equipo. El software de Recursos Humanos de Factorial ofrece esta solución.

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