Conocer cómo es el proceso de nómina es esencial para cualquier empresa, sin importar su tamaño. Esta es una tarea que suele estar asociada al departamento de Recursos Humanos. En tanto, involucra aspectos legales y administrativos del vínculo laboral entre los empleados y la compañía.
El proceso de nómina es tan importante en las organizaciones que puede incidir en:
- La experiencia de los trabajadores. Esto debido a que entregar las nóminas a tu equipo en tiempo y forma influye en la percepción que estos tienen sobre el empleador y sus condiciones laborales.
- El cumplimiento. Ya que la adecuada elaboración de nóminas evita revisiones y auditorías por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT), así como sanciones y multas. Con ello facilita los procesos legales vinculados al personal.
- Los procesos administrativos. El proceso de nómina en Recursos Humanos suele ser uno de los que más tiempo lleva. Si se hacen cálculos incorrectos o se cometen errores su elaboración implica una dedicación mayor. Lo que repercute en la productividad del área de talento.
Por todo ello, entender cómo es el proceso de nómina en una empresa es fundamental.
Hoy te compartimos todos los detalles para que conozcas los aspectos legales de este documento y algunos consejos para hacer más eficiente el proceso de nómina en tu organización.
Tabla de contenidos
¿Qué es la nómina?
Comencemos por lo más básico, definir qué es la nómina. En palabras sencillas, es un documento que recoge el salario que recibe el trabajador, junto con el detalle de las deducciones que se destinan al cumplimiento de las obligaciones fiscales y ante la seguridad social correspondientes al trabajador.
Este documento tiene validez legal y por ello es tan importante la adecuada elaboración de nóminas. Ya que cualquier error puede ocasionar sanciones o multas por parte del SAT o la Secretaria de Trabajo y Previsión Social (STPS) y otras autoridades.
Más allá de reflejar el sueldo del trabajador y las deducciones correspondientes, la nómina es un documento que detalla las condiciones legales de la relación laboral entre los colaboradores y la empresa. Esto debido a toda la información que incorpora.
Así, la nómina es un documento esencial que sirve tanto para el control interno, como para la fiscalización del vínculo laboral.
De esta manera, el proceso de nómina conlleva un alto nivel de conocimiento sobre la legislación vinculada a la gestión. Lo que incluye a la Ley Federal del Trabajo (LFT), la Ley del Seguro Social (LSS), el Código Fiscal de la Federación (CFF), la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR).
Veamos algunas de las obligaciones que incluyen estas normas para los patrones:
Ley Federal del Trabajo – Artículo 804
La ley laboral establece que el patrón tiene la obligación de conservar y exhibir en juicio los siguientes documentos:
- Contratos individuales de trabajo. Esto cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable.
- Listas de raya, nómina de personal o recibos de pagos de salarios.
- Controles de asistencia.
- Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas laborales y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social.
Estos documentos deberán conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después de que se extinga el vínculo.
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Ley del Seguro Social – Artículo 15
Otra de las leyes que incluyen obligaciones para los empleadores en relación a la nómina es la Ley del Seguro Social. En este caso, los patrones están obligados a:
- Registrarse e inscribir a sus trabajadores en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), comunicar sus altas y bajas, las modificaciones de su salario y demás datos, dentro de plazos no mayores a 5 días hábiles.
- Llevar registros tales como nóminas, en donde se asiente el número de días trabajados y los salarios percibidos por sus trabajadores, además de otros datos. Sumado a ello es obligatorio conservar estos registros durante los 5 años siguientes al de su fecha de creación.
- Determinar las cuotas obrero patronales a su cargo y comunicar su importe al Instituto.
- Proporcionar al IMSS los elementos necesarios para precisar la existencia, naturaleza y cuantía de las obligaciones.
Tipos de nómina
Otro de los aspectos importantes para entender el proceso de nómina en una empresa implica conocer qué tipos hay. Ya que al momento de elaborar este documento es necesario tener en cuenta de qué clase de nómina se trata y eso depende de dos factores principales: el tiempo y el puesto de trabajo o cargo de cada empleado.
Las nóminas por tiempo dependen precisamente de la periodicidad con la que se entregue el pago. Así, podemos encontrar 4 tipos de nómina diferentes:
- Semanal: esta clase de nómina se entrega cuando el personal recibe su salario cada semana o cada 7 días
- Catorcenal: en este caso, los trabajadores reciben su remuneración cada 14 días.
- Quincenal: este tipo de nómina se entrega al pagar el salario cada 15 días.
- Mensual: finalmente, en esta clase de nómina se abona el salario de los trabajadores cada 30 días. Claro que pueden existir variaciones, por ejemplo, entregar la nómina y el salario cada 28, 29 o 31 días. Lo importante es que se entrega una vez al mes.
En México lo más común es que las empresas utilicen las nóminas de tipo quincenal o mensual.
Por su parte, las nóminas por puesto de trabajo se diferencian entre sí de acuerdo a la jerarquía del trabajador en el organigrama de la empresa.
Así, encontramos 2 principales tipos de nóminas: la general y la que se destina a personal ejecutivo. Esta última se suele entregar a los altos cargos de la organización. La principal diferencia entre ambos tipos de nóminas es la confidencialidad de la información.
Elementos de la nómina
Podríamos decir que la ley no establece qué elementos deben incorporarse en la elaboración de nóminas. Sin embargo, para poder incluir toda la información necesaria y cumplir con lo que dispone la ley, existen 3 elementos que no pueden faltar:
- Percepciones. Este es el conjunto de ingresos que se le entrega al trabajador a cambio de su trabajo personal subordinado. Así, se incluyen conceptos tales como el sueldo, las prestaciones sociales, las prestaciones laborales, horas extras, bonos, gratificaciones y cualquier otro tipo de pago.
- Deducciones. Estas son todas las retenciones que se realizan sobre las percepciones que recibe el trabajador. Para ello, las empresas deben tener en cuenta las cotizaciones obligatorias al IMSS y el Impuesto Sobre la Renta.
- Periodicidad de la nómina. Otro de los elementos que deben detallarse y que condicionan, de alguna u otra manera, la elaboración de nóminas es el periodo de pago. Por ello, debe detallarse si es semanal, catorcenal, quincenal o mensual.
Formato de la nómina
En el caso del formato hay un estándar para los recibos de pago de nómina. Esto se suele usar de guía para determinar los elementos que se deben incluir mínimamente para cumplir con los requerimientos del SAT y del IMSS. Entre ellos podemos encontrar:
-Información general
- Número de recibo.
- Lugar de expedición.
- Fecha.
-Datos de la empresa
- Logo.
- Nombre o razón social.
- Domicilio fiscal.
- Registro Patronal.
- Número telefónico.
-Datos del empleado
- Número de identificación del empleado.
- Clave Única de Registro de Población (CURP).
- Registro Federal de Contribuyentes.
- Puesto.
- Departamento.
- Régimen.
- Riesgo del puesto.
👉 Para profundizar: Descubre qué es y cuáles son los requisitos del Registro Federal de Contribuyentes.
-Información laboral
- Contrato.
- Jornada.
- Periodo.
- Antigüedad.
-Percepciones salariales
- Salario base.
- Horas extras.
- Trabajo en días festivos.
-Percepciones extrasalariales
- Vales de despensa.
- Transporte.
- Bonos de puntualidad.
- Gratificaciones.
-Deducciones
- Impuesto sobre la renta (ISR).
- Seguro Social (IMSS)
- Pago al sindicato.
- Fondo para el retiro (AFORE).
-Información del pago
- Fecha de inicio y de corte.
- Banco.
- CLABE.
- Forma de pago.
- Método de pago.
- Clave.
- Cantidad.
- Unidad.
- Descripción.
- Valor unitario.
- Importe:
- Percepciones.
- Deducciones.
- Total gravado
- Horas extras:
- Días, Tipo.
- Cantidad de horas.
- Descuento:
- Motivo del descuento
- Observaciones.
- Subtotal.
- Descuentos.
- ISR.
- TOTAL.
Además, el recibo de nómina debe incluir un apartado con la leyenda “Recibí de (nombre de la empresa) el total señalado y estoy de acuerdo con lo indicado en este recibo” y el espacio para la firma del empleado.
Este es un segmento que debe incluirse obligatoriamente, en tanto, tiene carácter probatorio ante demandas o conflictos legales con empleados. Al tiempo que es un resguardo para la empresa en caso de inspecciones por parte de las autoridades competentes.
¿Cómo es el proceso de nómina en una empresa?
Como vimos hasta aquí, son varias las tareas que involucran al proceso de nómina en una empresa. En este sentido, una herramienta que puede ser útil es el flujograma del proceso de nómina.
Se trata de un sistema más bien visual que muestra la secuencia de tareas a realizar al procesar tu nómina. Así, puedes saber de un simple vistazo cómo es el flujo de tareas y quién se encarga de cada una de ellas.
Dicho esto, ahora sí vamos a detallarte el paso a paso para que puedas implementar de manera adecuada el proceso de nómina en tu organización:
Paso 1: Definir las políticas salariales de tu empresa
La política salarial es el conjunto de principios y metodologías para retribuir de forma equitativa y justa al personal. En esta se incluyen los lineamientos para determinar equilibradamente todos los salarios de la fuerza laboral en la organización.
En otras palabras, es un documento donde se estructura con claridad cómo se define el pago que recibe cada empleado según su función y responsabilidades asignadas dentro de la empresa.
Por ello, generalmente definir la política salarial de la compañía implica:
- Revisar el organigrama para entender cuáles son las actividades y responsabilidades de cada puesto.
- Investigar el rango salarial que manejan las empresas de la competencia para las mismas posiciones.
- Determinar con base en el presupuesto y los datos anteriores el rango salarial para tu empresa.
- Crear un documento donde se refleje con claridad cómo se determina cada compensación en relación a cada cargo, así como los conceptos que se incluyen en el pago que recibe el trabajador y las deducciones que por ley deben aplicarse.
- Comunicar la política salarial a todo el personal.
De alguna manera, esta política sirve como un instructivo para que los empleados entiendan la información que luego se verá reflejada en su nómina.
Paso 2: Determinar el salario y las prestaciones para los trabajadores
Aunque en la política se indica la forma en que se compensa a los trabajadores de acuerdo a su jerarquía, lo cierto es que no se incluye en detalle qué salario y prestaciones recibe cada trabajador. Este es un paso posterior.
Si ya conoces el lugar que ocupa cada trabajador en el organigrama, puedes saber qué rango salarial se aplica sobre cada puesto y, por tanto, definir el sueldo a abonar en cada caso, sumado a las prestaciones mínimas legales.
También, en este paso, debes detallar qué prestaciones o beneficios adicionales vas a entregarle a tu personal.
Paso 3: Establecer un calendario de pago
Como ya vimos, la periodicidad del pago incide mucho en el tipo de nómina que vas a crear. Por ello, otro de los pasos dentro del proceso de nómina consiste en crear un calendario para determinar los pagos del personal.
De hecho, este es un punto clave dentro de la planificación anual, no es algo que se improvisa mes a mes. Evaluando el presupuesto, la liquidez y otras cuestiones financieras de la organización se define cada un periodo específico para el pago de salarios. Esto evita retrasos y conflictos en el esquema de pagos.
Paso 4: Determinar deducciones y descuentos
Como ya dijimos, junto con las percepciones, el otro elemento clave en la elaboración de nóminas son las deducciones.
En principio, las establecidas por la Ley del Seguro Social son las aportaciones del trabajador al IMSS. El empleador debe no solo definir la cuantía correspondiente a deducir de la nómina del personal, sino además, detallarla en el recibo para que los empleados puedan saber qué se le está deduciendo de su salario.
A esto también debemos añadir el Impuesto sobre la Renta y puede ocurrir que además de las deducciones por ley, se descuente de la nómina el pago de préstamos que el trabajador recibió de la empresa, adelantos de sueldo, retrasos y faltas, entre otros.
Paso 5: Identificar las incidencias laborales del período
Las incidencias laborales son todas las contingencias que ocurren en relación al talento y que afectan sus tareas y funciones. Por supuesto, estas influyen en su remuneración, lo que lleva a aplicar cambios en la nómina.
Uno de los ejemplos típicos de incidencias laborales pueden ser las faltas de los trabajadores. Cuando se produce una inasistencia y no tiene justificación, la empresa puede penalizar al empleado con el descuento de esa jornada en el salario. Por lo tanto, esto generaría un cambio en la nómina.
Pero también son incidencias las horas extra, vacaciones o incapacidades laborales. Por ello, siempre es importante tomar en cuenta las eventualidades, ya que además de influir en la remuneración mensual del talento, afectan los factores de integración IMSS y, con ello, el Salario Base de Cotización para el cálculo de deducciones.
Uno de los consejos para hacer más eficiente el proceso de nómina y gestionar mejor las incidencias consiste en incorporar un software para el control de vacaciones, asistencias y faltas.
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Paso 6: calcular la nómina
Con toda la información que ya has reunido es el momento de sumar y restar. Calcular la nómina implica saber el salario de cada colaborador, la cantidad de días y horas que asistió a la empresa, las deducciones que corresponden y las incidencias registradas.
Además, en caso de que tu empresa entregue incentivos, bonos o gratificaciones, también se deben sumar en este paso. El objetivo de esta instancia es arribar al importe final que debe recibir el talento como retribución por sus servicios.
Paso 7: Efectuar los pagos
Finalmente, el proceso se cierra con el pago a los trabajadores y la entrega del recibo de nómina correspondiente. Este pago se puede realizar por transferencia bancaria, en cheque o incluso efectivo, aunque el método más ágil suele ser el primero, porque se puede hacer de forma masiva.
Por otro lado, no olvides que es importante que los trabajadores firmen el recibo de nómina para respaldar la legalidad de este documento.
En este punto, otro de los consejos para hacer más eficiente el proceso de nómina consiste en sumar un software de gestión documental que te permita centralizar en un mismo lugar todos los documentos vinculados al talento de tu empresa, como son las nóminas, enviarlos fácilmente e incluso solicitar la firma electrónica en cada caso.
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Agiliza el proceso de nómina en tu empresa con un software de RR.HH.
Como puedes ver el proceso de nómina implica varios pasos, involucra múltiples tareas y requiere de una gran precisión. Hay mucho en juego en la elaboración de nóminas, por ello, no puedes dejar esta actividad expuesta a errores humanos.
Un software de recursos humanos ofrece múltiples funcionalidades para agilizar el proceso de nómina. En tanto, permite reunir la documentación necesaria, registrar las incidencias y compartir los recibos con los colaboradores de manera rápida y sencilla.
Pero eso no es todo, esta clase de sistema cuenta con otras características que se complementan y permiten optimizar al máximo las tareas del área de talento.
