¿Estás pensando en mejorar la gestión de los turnos de trabajo en la empresa? ¿Te gustaría implementar un nuevo sistema, posiblemente digitalizado y automatizado que te permita saber cómo crear turnos de trabajo online?
En este estudio en profundidad, te guiaremos en la elección del mejor sistema para crear y administrar turnos de trabajo.
Examinaremos las diversas herramientas que podrías utilizar, analizando sus pros y contras de cada una, y profundizaremos en todas las ventajas que ofrece el uso de un software de RRHH para la organización y gestión de turnos de trabajo en la empresa.
Tabla de contenidos
¿Qué es el trabajo por turnos?
Primero veamos qué se entiende por trabajo por turnos en base a las indicaciones dadas en la Ley Federal del Trabajo que establece que la jornada laboral es el tiempo durante el cual la persona trabajadora se encuentra a disposición del patrón para prestar su trabajo.
La ley especifica tres jornadas de trabajo y fija un límite para cada una de ellas. Estas son:
- Jornada diurna: El comprendido entre las seis y las veinte horas. (Ocho horas)
- Jornada nocturna: El comprendido entre las veinte y las seis horas. (Siete horas)
- Jornada mixta: Comprende periodos de tiempo de las jornadas diurna y nocturna, siempre que el periodo nocturno sea menor de tres horas y media, ya que, si comprende tres y media o más horas, se reputará jornada nocturna. (Siete horas y media)
De igual forma, la persona trabajadora y el patrón, determinarán la duración de la jornada de trabajo, sin que pueda exceder los máximos legales especificados de las lista anterior.
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Cómo crear turnos de trabajo
Pero, ¿cómo crear turnos de trabajo ? Esta es una tarea más compleja de lo que uno podría pensar. Como empleador, tienes la delicada tarea de organizar la fuerza laboral teniendo en cuenta varios aspectos:
- Reglamento de trabajo por turnos
- Necesidades de producción
- Necesidades de los trabajadores
Tener en cuenta estos tres puntos le permite planificar su trabajo de manera eficiente, evitando muchos problemas que podrían resultar muy difíciles de gestionar, como sanciones por exceder las horas extraordinarias anuales, falta o exceso de personal , clima de empresa tenso y descontento.
Es por eso que crear turnos de trabajo no se trata solo de completar cuadrículas. Pero, ¿cómo se pueden crear turnos de trabajo efectivos?
Formar equipos de trabajo heterogéneos
El primer paso es asegurarse de que cada turno de trabajo esté cubierto no solo por un número suficiente de trabajadores, sino también que todos los involucrados tengan las habilidades necesarias para garantizar un servicio eficiente y de calidad.
Luego, formar los turnos teniendo en cuenta:
- Capacidad
- Habilidades
- Ubicación de la compañía
Analizar cargas de trabajo
Dependiendo de las horas de trabajo, las cargas pueden ser más o menos intensas. Tenga esto en cuenta cuando cree turnos de trabajo, trate de asignar más recursos a los turnos en los que espera que haya más clientes para atender , más pedidos para cumplir, etc.
Una vez más, el objetivo es distribuir correctamente las cargas de trabajo y evitar sobrecargar a las cuadrillas de trabajadores.
Lleve un registro de la asistencia y los tiempos
El tercer aspecto se refiere a la necesidad de contar con las herramientas adecuadas para el registro de asistencia y el cálculo de las horas de trabajo ordinarias y extraordinarias.
El uso de programas de programación de listas en línea especialmente diseñados para automatizar todo el proceso puede ayudarlo a planificar mejor la lista, aumentar la transparencia, comunicarse rápidamente y facilitar cualquier cambio.
Compartir turnos de trabajo por adelantado
Una atención final es informar a los trabajadores con antelación. Lo ideal es repartir turnos con al menos un mes de antelación, para que todos puedan organizarse de la mejor manera posible.
Esta atención es ciertamente apreciada, ayuda a los trabajadores a lograr un equilibrio entre la vida laboral y personal y reduce la posibilidad de que un empleado, debido a imprevistos, no se presente a trabajar.
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Herramientas para crear turnos de trabajo
Para crear turnos de trabajo de manera eficiente, puede considerar el uso de diferentes herramientas.
Nuestro consejo es evitar la planificación de turnos utilizando formularios en papel poco prácticos y obsoletos. Son inconvenientes, deben actualizarse constantemente de forma manual, pueden perderse y son difíciles de navegar. Por el contrario, puedes aprovechar las oportunidades que ofrece la tecnología, que puede ayudarte a automatizar y digitalizar muchos procesos. Así que veamos qué herramientas puedes usar:
- Hojas de cálculo: hojas de cálculo proporcionadas por programas como Microsoft Excel o Google Sheets. Pueden ser una buena opción para organizar turnos de trabajo. Con un poco de experiencia, también puede ingresar fórmulas especiales que lo ayudarán a calcular los días y las horas trabajadas por empleados individuales y equipos de trabajo.
- Aplicaciones y programas específicos: Encontrarás numerosos programas para smartphones y software para PC que te ayudarán a gestionar los turnos de trabajo. La ventaja de estas herramientas es que están diseñadas específicamente para la planificación de turnos, permitiéndote gestionarlo todo de forma sencilla e intuitiva.
- Software de recursos humanos todo en uno: son las mejores herramientas para crear listas de trabajo. Estas aplicaciones no solo digitalizan completamente el proceso, sino que también le permiten administrar todos los demás procesos de recursos humanos desde una única plataforma. Puede registrar fácilmente la asistencia, organizar turnos de trabajo, realizar cambios, monitorear el desempeño, administrar gastos y mucho más.
Las ventajas de un software de RRHH para crear turnos de trabajo
Como vimos en el párrafo anterior, la mejor solución hoy en día para crear y optimizar la gestión de turnos de trabajo en la empresa es implementar un completo software de RRHH que permita gestionar los turnos y muchos otros aspectos relacionados con la organización de la empresa y la vida de los empleados en el lugar de trabajo.
Los mejores software de recursos humanos también son fáciles de instalar y usar, tienen costos asequibles y garantizan un ahorro significativo en tiempo y costos. Echemos un vistazo más de cerca a todos los beneficios:
Automatización de procesos
Confiar en el software de recursos humanos para crear turnos de trabajo significa automatizar todo el proceso. Esto significa minimizar las actividades manuales, por ejemplo, crear turnos de trabajo y asignar trabajadores a franjas horarias específicas, todo en segundos usando su teléfono inteligente o PC.
Eliminación del error humano
Un error humano en la planificación de los turnos de trabajo puede generar diversos inconvenientes en la empresa. Podría terminar con menos o más trabajadores de los necesarios , o cometer errores al calcular la asistencia y las horas trabajadas.
Confiar los cálculos a un software de RRHH reduce significativamente el error humano, ya que la aplicación utilizada se encarga de todos los cálculos.
Potenciación de talentos
Como se mencionó anteriormente, el software de recursos humanos tiene muchas características adicionales más allá de la automatización de turnos de trabajo.
Esto significa que los datos recopilados por el software se pueden analizar y utilizar para obtener información crucial.
Por ejemplo, puede identificar fácilmente a los empleados más productivos y amigables con los turnos y, en consecuencia, recompensarlos, valorarlos e intentar mantenerlos el mayor tiempo posible en la empresa.
Comunicación en tiempo real
Por muy cuidadosamente que uno pueda planificar los turnos de trabajo, a menudo es necesario hacer cambios, a veces en el último momento.
Por ejemplo, un trabajador puede necesitar unas horas libres o enfermarse.
En estos casos, es importante contar con un sistema de reordenación de turnos de trabajo que además permita avisar puntualmente a los trabajadores de los últimos cambios realizados en el calendario.
La posibilidad de comunicarse en tiempo real es otra de las ventajas que garantiza el software de RRHH, que permite evitar encontrarse realizando la actividad sin el número suficiente de trabajadores.
Gestión de turnos, vacaciones y permisos
Un software de recursos humanos no solo le permite crear turnos de trabajo en línea, sino que también simplifica la gestión de vacaciones y permisos.
Esto tiene varias ventajas. Los trabajadores pueden verificar fácilmente los días de vacaciones acumulados y restantes en cualquier momento, así como enviar solicitudes de vacaciones y licencias sin tener que completar formularios.
Por otro lado, los responsables de RRHH pueden reorganizar fácilmente el plan de turnos, aprobar solicitudes y gestionar todo a través de una única aplicación, evitando errores y ahorrando tiempo.
Funcionalidad de informes
Finalmente, otra ventaja está dada por la posibilidad de utilizar los datos adquiridos por el software de recursos humanos para generar informes útiles.
Esto le permite administrar aún mejor los turnos de trabajo, gracias a los gráficos especiales generados sobre la asistencia y la calidad del trabajo realizado por los equipos.
En otras palabras, los gráficos brindan indicaciones útiles para optimizar la asignación de recursos, aumentar la productividad y la eficiencia general de la organización.
Cómo crear turnos de trabajo con Factorial
Si te preguntas qué software te permite organizar turnos de trabajo, la respuesta es Factorial . Factorial es un software todo en uno diseñado para digitalizar todos los procesos de negocio en el ámbito de los recursos humanos.
Puede usarlo para automatizar la gestión de turnos de trabajo de manera fácil y eficiente. Simplemente acceda a la pestaña dedicada para asignar turnos de trabajo, y esto le permite:
- Programar turnos semanales y mensuales
- Enviar notificaciones
- Planifica los turnos en función de tus necesidades y las de los trabajadores
- Detectar superposiciones entre turnos
Las múltiples funciones de Factorial te permiten tener un control total sobre los turnos. Puede eliminar o editar turnos fácilmente en tiempo real, filtrar turnos por empleado o equipo, ver quién está en la empresa, quién está trabajando fuera del sitio y quién está de vacaciones o de licencia.
Todo el proceso también se puede gestionar cómodamente a través de la aplicación . Solo ábrelo y:
- Seleccione “Aplicación de gestión de turnos”
- Haga clic en “Configuración”
- Haga clic en “Gestión de turnos”
Desde aquí puede crear plantillas personalizadas, agregar o eliminar nuevos turnos de trabajo y mucho más. Además, como hemos comentado anteriormente, con Factorial también puedes automatizar y digitalizar muchos otros procesos dentro de RRHH. Todas estas características que ofrece le permitirán eliminar muchas operaciones manuales y repetitivas que actualmente pueden causar ralentizaciones y errores en la empresa.
Crear turnos de trabajo online: las conclusiones
En este estudio hemos visto lo importante que es organizar mejor los turnos de trabajo .
Hoy en día, utilizar un software específico de RRHH representa la mejor solución para mejorar la organización de la plantilla, asignándola correctamente, teniendo en cuenta tanto las necesidades productivas de la empresa como las necesidades de los trabajadores.
Además, automatizar y digitalizar el proceso te permite ahorrar tiempo, adquirir datos importantes para reportar en informes prácticos, mejorar la transparencia y, en definitiva, beneficiarte de todas las ventajas que garantiza la transformación digital.
