Gestión del tiempo en las empresas: Guía completa

En un mundo tan dinámico y cambiante, la gestión del tiempo en las empresas y la coordinación efectiva de equipos de trabajo son pilares fundamentales para el éxito y crecimiento de cualquier organización. Una estrategia gerencial óptima se enfoca en crear un entorno en el que los empleados, en conjunto con sus líderes, sientan que sus esfuerzos diarios contribuyen significativamente al progreso de la empresa.

La clave para lograr este equilibrio radica en el uso de herramientas y técnicas que optimicen el tiempo disponible. Estas herramientas no solo permiten a los colaboradores enfocarse en las tareas más cruciales, sino que también ayudan a direccionar sus esfuerzos hacia metas específicas y alcanzables.

Un gerente eficiente, al liderar la gestión óptima del tiempo de su equipo, no solo aumenta la productividad, sino que también fomenta un ambiente de trabajo motivador y estimulante.

En esta guía completa sobre gestión del tiempo en las empresas, exploraremos la importancia de este aspecto, sus beneficios y las estrategias clave para lograr una gestión del tiempo efectiva en el entorno empresarial. ¡Comencemos a desentrañar los secretos de la eficiencia en el mundo laboral!

¿Qué es la administración del tiempo y cuál es su importancia?

En líneas generales, todas las empresas cuentan con la misma cantidad de horas diarias para ejecutar sus labores. Entonces, ¿por qué algunas compañías parecen lograr más y mejores resultados con su tiempo que otras? La respuesta es simple: todo se debe a una adecuada administración del tiempo.

Este es el proceso de organizar y planificar el tiempo de trabajo y controlar que este se destine a las actividades adecuadas. El objetivo es trabajar de manera más inteligente, no más difícil. Esto es lo que le permite a las organizaciones hacer más en menos tiempo.

Así, cuando hablamos de administración del tiempo nos referimos al proceso de planificar y controlar conscientemente las horas de trabajo dedicadas a tareas específicas para aumentar la eficiencia y, así, minimizar el desperdicio de tiempo. En el caso de la gestión de personal, la administración del tiempo es el proceso de organizar y hacer más eficiente la jornada laboral de los empleados, con el objetivo de incrementar y optimizar la productividad.

Entonces, la importancia de la administración del tiempo radica en que los proyectos que no se terminan nunca, procesos demasiado extensos que podrían reducirse, incumplimiento de plazos, reuniones improductivas, insatisfacción laboral y conflictos en los equipos, son solo algunas consecuencias de una mala gestión del tiempo en las empresas.

Estos problemas pueden afectar gravemente la eficiencia y la moral en el entorno laboral, así como la capacidad de una empresa para alcanzar sus objetivos de manera efectiva. Por lo tanto, comprender y aplicar principios de gestión del tiempo se vuelve esencial para cualquier organización que aspire al éxito y al crecimiento sostenible.

👉 Lee aquí sobre la importancia de la gestión de equipos de trabajo y administración efectiva del tiempo

Impacto de una mala gestión del tiempo

Si tus empleados se retrasan en sus tareas o se les asigna más trabajo del que pueden manejar en el tiempo disponible, el trabajo puede retrasarse. El impacto de una gestión deficiente del tiempo en los costos de la empresa y en el personal es significativo. Veamos cómo afecta cada uno de estos aspectos:

En los costos de la empresa

📉 Baja productividad: En un entorno con una gestión del tiempo deficiente, es probable que veas una caída en la productividad. Los empleados pueden pasar largas horas trabajando en tareas que podrían haberse completado en menos tiempo, lo que conlleva a un desperdicio de recursos y, por ende, a un incremento en los costos operativos.

Además, se trata también de darle la atención adecuada a las actividades necesarias para el funcionamiento eficiente de la empresa y llevar seguimiento de que nuestros colaboradores estén aprovechando su tiempo laboral y desempeñando correctamente sus tareas en los plazos destinados.

💸 Pérdidas económicas por falta de control horario: Si no se tiene un control de horario preciso de los tiempos que los empleados pasan en cada tarea, es posible que se estén pagando horas extra innecesarias. Además, es probable que no se esté facturando todo el tiempo que los empleados pasan en tareas facturables, lo que representa una pérdida económica directa para la empresa.

En el personal

😔 Estrés y agotamiento: Los trabajadores pueden sentir que siempre están corriendo para alcanzar los plazos, lo que puede llevar a un deterioro de la salud física y mental. El estrés y el agotamiento afectan negativamente el bienestar de los empleados, lo que puede resultar en días de trabajo perdidos debido a enfermedades relacionadas con el estrés y una disminución general en la moral del equipo, incluso puede llevar a la procrastinación.

Por otro lado, un control horario deficiente también puede llevar a la desmotivación del personal. Si los empleados sienten que su tiempo no se valora o que se espera que trabajen largas horas sin compensación, es probable que su rendimiento disminuya.

Esto puede contribuir a una mayor rotación de personal debido al abandono del trabajo, lo cual tiene costos asociados en términos de contratación y formación de nuevos empleados.

Te puede interesar 👉 Informes de tiempo: cómo usarlos y analizar la productividad de tu equipo

Estrategias para la gestión del tiempo

Te sorprendería saber que, en promedio, más del 50% de la jornada laboral de un empleado se dedica a tareas que aportan poco o nada de valor. Este desperdicio de tiempo se debe en gran parte a la falta de planificación.

Si cada trabajador dedicara unos minutos al inicio de su día para planificar sus actividades, podría ahorrar al menos 2 horas de su tiempo y ejercer un control más efectivo sobre su carga de trabajo.

Es evidente que en el entorno empresarial, las estrategias para administrar el tiempo se vuelven esenciales. La gestión eficaz del tiempo no solo incrementa la productividad individual, sino que también desempeña un papel crucial en el éxito y crecimiento de la organización.

Exploremos algunas estrategias óptimas que permiten a las empresas maximizar su uso del tiempo y recursos para obtener resultados más eficientes.

1- Auditoría e informes de tiempo

Una estrategia esencial para mejorar la gestión del tiempo en las empresas es auditar cómo se emplea actualmente el tiempo, esto se puede analizar desde los informes de tiempo para observar la productividad. Esto implica revisar el cumplimiento de objetivos, la carga de trabajo, los plazos de proyectos, los horarios laborales y la percepción de la productividad de los empleados.

Las herramientas de seguimiento del tiempo, como el software de control horario, pueden ser de gran ayuda para esta auditoría. Los resultados pueden revelar oportunidades para ajustar horarios y ofrecer flexibilidad para aumentar la productividad.

2- Conexión entre el trabajo diario y los objetivos

La gestión efectiva del tiempo no significa trabajar más, sino trabajar mejor y de manera más eficiente. Esto se logra al alinear el trabajo diario con los objetivos de la empresa. Identificar las tareas más importantes y enfocarse en ellas ayuda a evitar desviaciones y pérdida de tiempo en tareas de poco valor. Esta alineación contribuye a que el equipo avance hacia sus metas de manera constante.

3- Crear un plan diario

Crear un plan diario al comienzo de la jornada laboral ahorra tiempo y ayuda a enfocarse en las tareas prioritarias desde el principio. Al planificar de antemano, se reduce la necesidad de revisar correos electrónicos o listas de tareas anteriores para determinar las actividades pendientes. Este enfoque temprano permite identificar momentos para tareas menos urgentes pero igualmente importantes.

4- Asignación de actividades prioritarias

Identificar las tareas prioritarias en la lista de actividades diarias es fundamental. Todos los miembros del equipo deben conocer sus tareas prioritarias, lo que brinda orden y motiva a cumplir las metas diarias. La matriz de Eisenhower es una técnica útil para organizar y priorizar las tareas según su urgencia e importancia, lo que ayuda a enfocarse en lo realmente importante.

5- Automatización de tareas

La automatización de tareas mediante herramientas tecnológicas es una estrategia efectiva para aprovechar al máximo el tiempo laboral. Las tareas administrativas y operativas que se repiten constantemente pueden ser automatizadas, liberando tiempo valioso para actividades más relevantes. Los sistemas de Recursos Humanos, por ejemplo, automatizan procesos como:

• El control horario
• La gestión de nóminas
• La aprobación de solicitudes de ausencia o vacaciones
• Reclutamiento
• Control de gastos en general

6- Evaluar reducción de jornada laboral

Trabajar en exceso puede provocar agotamiento y estrés, una realidad que afecta a aproximadamente el 75% de la población trabajadora en México. Por esta razón, los expertos consideran que mantener jornadas laborales prolongadas de forma frecuente representa un factor de riesgo psicosocial significativo.

En este contexto, la reducción de la jornada laboral se plantea como una solución para mejorar la calidad de vida de los empleados y contribuir a su bienestar.

7- Flexibilidad horaria

Ofrecer un horario laboral flexible implica proporcionar a los empleados la capacidad de ajustar sus jornadas de trabajo de acuerdo a sus necesidades personales. Esta flexibilidad laboral permite establecer diversas franjas horarias en las cuales los trabajadores pueden iniciar y finalizar su día laboral de manera más conveniente. Esta práctica se ha vuelto cada vez más común en las empresas, especialmente con la creciente implementación del teletrabajo.

Inclusive, aporta a la gestión de la conciliación laboral y familiar, es decir, el balance que dedicamos al trabajo y la vida personal/familiar.

Estas estrategias son esenciales para optimizar la gestión del tiempo en las empresas y aumentar la productividad de manera significativa. Además, la automatización de tareas puede ser especialmente beneficiosa para liberar tiempo y recursos valiosos que pueden destinarse a iniciativas estratégicas y de mayor valor.

¿Cómo llevar el control de horario de trabajo?

La gestión de las horas de trabajo se ha convertido en un desafío para muchas empresas en el entorno laboral actual. En este contexto, la gestión eficiente del tiempo se vuelve fundamental para el éxito de cualquier organización.

Un control preciso de las horas laboradas no solo asegura la exactitud en el cálculo de las nóminas, sino que también desempeña un papel crucial en la mejora de la productividad y el cumplimiento de las regulaciones laborales.

Existen al menos tres metodologías que pueden utilizarse para llevar a cabo el registro de entradas y salidas, también conocido como fichaje:

1. Reconocimiento con huella digital: Esta metodología ha sido la principal alternativa al sistema tradicional de fichaje con tarjetas durante algún tiempo. Sin embargo, en la actualidad, se encuentra en desuso debido a los elevados costos de instalación y mantenimiento.
2. Hojas de cálculo (físicas o digitalizadas): Algunas empresas aún utilizan hojas de cálculo, ya sea en formato físico o digital, para registrar las horas de trabajo de los empleados. Sin embargo, esta metodología puede ser propensa a errores humanos y puede resultar ineficiente en la gestión de grandes volúmenes de datos.
3. Aplicaciones móviles y software de checador de asistencua: La utilización de aplicaciones móviles y software de control horario se ha vuelto cada vez más popular. Estas herramientas ofrecen una forma eficaz y conveniente de llevar un registro preciso de las horas de trabajo de los empleados, además de brindar funciones adicionales, como la automatización de cálculos y la generación de informes.

A continuación exploraremos cómo llevar a cabo un control horario adecuado, comparando el enfoque manual utilizando herramientas como Excel con la solución digitalizada. Además, ofrecemos una plantilla de control horario gratuita que puedes utilizar a continuación.

Reloj checador o checador de asistencia: ¿Qué es y qué pueden hacer?

Un reloj checador o checador de horario es una herramienta que los propietarios de negocios emplean para llevar un registro preciso de las horas que sus empleados dedican a tareas relacionadas con el trabajo.

En el pasado, los registros de tiempo se llevaban en hojas de papel, pero en la actualidad es más común utilizar versiones en línea que ofrecen funcionalidades en tiempo real. Estas hojas de registro de tiempo se utilizan para rastrear las horas de trabajo y los registros de tiempo de los empleados, así como para calcular las nóminas basadas en las horas trabajadas.

Entre muchos aspectos, esta herramienta es caracterizada por ahorrar tiempo y automatizar el registro de aspectos como:

• Cómo se reparten las horas a lo largo de la jornada laboral.
• Si hay retrasos al momento del ingreso al trabajo.
• Cuando hay ausencias dentro del equipo y gestión de ausencias o vacaciones.
• O si los trabajadores laboran más horas de las que les corresponde por jornada laboral.

👉Conoce aquí todos los tipos de checador de asistencia que existen

Reloj checador vs contador manual en Excel

Llevar un registro manual del tiempo de trabajo de tus empleados puede resultar todo un desafío. A pesar de que el contador de horas de trabajo en Excel ha sido un recurso valioso para los profesionales de recursos humanos durante mucho tiempo, no podemos pasar por alto sus limitaciones cuando se trata de manejar grandes volúmenes de datos y realizar cálculos de manera eficiente.

Cuando se recurre a métodos manuales, los equipos de recursos humanos a menudo se ven atrapados en la entrada de datos, la realización de fórmulas complicadas y la corrección de errores. Por lo tanto, es fundamental comprender las ventajas de utilizar un contador de horas de trabajo en línea para simplificar y acelerar la gestión del tiempo; así como las características de un contador de horas manual.

1- Reloj checador:

• Precisión y automatización: Los relojes checadores son dispositivos diseñados para registrar las entradas y salidas de los empleados de manera precisa y automatizada. Esto elimina la posibilidad de errores humanos en los registros.
• Eficiencia: Los relojes checadores modernos suelen ofrecer funcionalidades en tiempo real y almacenamiento digital de datos, lo que facilita la gestión y el seguimiento de las horas de trabajo.
• Seguridad: Algunos relojes checadores utilizan métodos de autenticación, como huellas dactilares o tarjetas de identificación, para garantizar la precisión y la seguridad de los registros.
• Costo inicial: La adquisición e instalación de un reloj checador puede requerir una inversión inicial, pero a largo plazo puede resultar en ahorros de tiempo y recursos.

2-Contador manual en Excel:

• Flexibilidad: El uso de una hoja de cálculo en Excel permite una mayor flexibilidad en términos de personalización y adaptación a las necesidades específicas de la empresa.
• Costo inicial bajo: No se requiere una inversión significativa en hardware o software, ya que Excel es una herramienta ampliamente disponible.
• Aprendizaje y uso sencillo: Muchos profesionales de recursos humanos están familiarizados con Excel, lo que facilita la implementación de un contador manual.
• Limitaciones de tamaño y errores: El uso de Excel puede ser eficaz para empresas pequeñas, pero puede volverse complicado y propenso a errores en organizaciones con grandes volúmenes de datos y empleados.

📥 A continuación, puedes descargar aquí una plantilla de control horario en Excel. 

Beneficios de utilizar un sistema de control horario 

Los sistemas de control horario y asistencia, que abarcan desde relojes checadores electrónicos hasta registros de tiempo en línea, aplicaciones móviles y almacenamiento en la nube, ofrecen una serie de ventajas significativas para las empresas:

1. Agilización del control horario:

• Los sistemas en línea automatizan el registro de horas trabajadas, liberando a los profesionales de recursos humanos de tareas administrativas y cálculos manuales.
• Solo se requiere la validación de datos y la aprobación, mientras que el software se encarga del resto, lo que acelera el proceso.

2. Cálculos Precisos:

• Estos sistemas permiten un registro detallado del tiempo de trabajo de cada empleado, lo que posibilita cálculos más precisos para la nómina.
• Se puede determinar con exactitud las horas laboradas en períodos específicos, ya sea mensual, quincenal o semanal.

3. Aumento de la Productividad:

• Facilitan el seguimiento del tiempo trabajado por los empleados, lo que ayuda a identificar la disponibilidad de personal y cómo se utiliza su tiempo.
• Esto contribuye a optimizar la gestión de recursos y a mejorar la productividad en la empresa.

4. Planificación Eficiente de Flujos de Trabajo:

• La automatización de la contabilización de horas permite una planificación más estratégica de los flujos de trabajo en función de la disponibilidad de personal en distintos momentos operativos de la empresa.

5. Transparencia y Confianza:

• Estos sistemas aumentan la confianza y la transparencia en la organización, particularmente en lo que respecta a la remuneración de los empleados.
• Garantizan un pago preciso y justo, lo que mejora la percepción de equidad entre el personal.

Registro de asistencia con código QR

En la actualidad, las empresas están aprovechando cada vez más los recursos tecnológicos para adaptarse a las demandas del mercado y mejorar la eficiencia de sus operaciones. La automatización desempeña un papel fundamental en este proceso, y una de las soluciones más populares es el registro de entradas y salidas de los empleados mediante el registro de asistencia con código QR.

¿Cómo funciona la integración entre el reloj checador y el código QR? Para ilustrarlo, tomemos como ejemplo el software de Recursos Humanos de Factorial. La gestión es sorprendentemente sencilla:

1. Debes disponer de un dispositivo que exhiba un código QR que tus empleados deberán escanear al llegar al lugar de trabajo.
2. Este código QR debería estar ubicado en la entrada del centro de trabajo para facilitar el proceso.
3. Cuando un empleado llega y escanea el código con su cámara, se registra su entrada y el conteo de su tiempo de trabajo comienza automáticamente.

Pero, ¿qué sucede con los trabajadores que teletrabajan? En este caso, los empleados pueden descargar la aplicación de Factorial y fichar desde su hogar o cualquier lugar donde se encuentren.

De esta manera, es posible mantener un control horario preciso incluso a distancia. Esto se logra gracias al uso de la geolocalización, otra de las tecnologías que se incorporan en Factorial.

Gestionar las vacaciones de los colaboradores

En el pasado, la gestión de las vacaciones de los empleados se realizaba mediante métodos manuales, como hojas de cálculo de Excel, lo que tenía limitaciones notables.

La evolución tecnológica ha introducido soluciones más avanzadas y eficientes y ha dejado las alternativas manuales. Es así que, el uso de software especializado para gestionar las vacaciones de los empleados conlleva varias ventajas:

• Seguimiento preciso y en tiempo real: Las soluciones automatizadas permiten un seguimiento preciso y en tiempo real de las solicitudes de vacaciones, eliminando errores humanos y ofreciendo acceso conveniente para empleados y gerentes.
• Planificación intuitiva: Los empleados pueden verificar saldos de días libres disponibles y solicitar vacaciones de manera rápida y sencilla. Los gerentes pueden aprobar o rechazar solicitudes eficientemente y mantener una visión general de las ausencias en el equipo.
• Comunicación y transparencia: La automatización facilita la comunicación al enviar notificaciones automáticas sobre el estado de las solicitudes. Los gerentes pueden mantenerse al tanto de las vacaciones aprobadas y pendientes sin revisar manualmente hojas de cálculo o correos electrónicos.

Explora a continuación algunos enfoques y herramientas para administrar con éxito las vacaciones, manteniendo un equilibrio entre las necesidades del personal y los objetivos empresariales.

Vacaciones dignas y días de vacaciones por año

En México las vacaciones son un derecho de todos los trabajadores. Por ello hay ciertas reglas y parámetros a tener en cuenta. Para entender los días de vacaciones por año, debemos revisar la Ley Federal del Trabajo. En el artículo 76 explica:

Los trabajadores que tengan más de un año de servicios disfrutarán de un período anual de vacaciones pagadas, que en ningún caso podrá ser inferior a doce días laborables, y que aumentará en dos días laborables, hasta llegar a veinte, por cada año subsecuente de servicios. Después del sexto año, el período de vacaciones aumentará en dos días por cada cinco de servicios.

En esta tabla de vacaciones en México puedes observar los días de vacaciones que les corresponden a los trabajadores según su antigüedad en la empresa. Cuantos más años trabajados les corresponden más días de vacaciones. En el país esta cifra crece progresivamente.

Además, a partir del sexto año se sumarán 2 días de vacaciones por cada 5 años trabajados:

Disfrutar de periodos vacacionales ayuda a estar más motivados en el trabajo. Lo cual fomenta los ascensos y las promociones laborales. Esto es lo que plantea un estudio reciente de Harvard Business Review.

👉 Conoce más acerca de la reforma de vacaciones dignas en México

Formato de vacaciones pagadas

Si deseas crear tu propia plantilla de Excel para gestionar las vacaciones pagadas de tus empleados en 2023, aquí tienes los pasos a seguir:

1. Instala Microsoft Excel o utiliza Google Spreadsheets: Primero, asegúrate de tener instalado Microsoft Excel o un programa similar. Ten en cuenta que Excel es un software de pago, a menos que tu empresa proporcione una licencia. Como alternativa, puedes utilizar Google Spreadsheets, que es gratuito y basado en la nube.
2. Crea un nuevo archivo de Excel: Abre un nuevo archivo de Excel y dale un nombre que sea fácil de recordar, como “Control de Ausencias [NombreDeLaEmpresa] 2023”.
3. Inmoviliza 4 columnas: Inmoviliza las primeras 4 columnas en el lado izquierdo de la pantalla para mantener la información clave siempre visible.
4. Añade el año en la primera fila: Combina las celdas de la primera fila para escribir el año en curso (2023).
5. Divide los meses en la segunda fila: En la segunda fila, divide las celdas para representar los días de cada mes. Por ejemplo, puedes dividir las celdas para enero, febrero, marzo, y así sucesivamente hasta diciembre.
6. Autoincrementa los días en la tercera fila: En la tercera fila, puedes crear una fórmula que sume el número anterior más 1 para que aparezca automáticamente el día en formato numérico.
7. Información de empleados: Vuelve a la parte izquierda de la pantalla, donde inmovilizaste las primeras columnas, y agrega la información correspondiente. Esto incluye detalles como el nombre del empleado, el equipo al que pertenece, el total de días de vacaciones disponibles y los días restantes.

Esta plantilla de Excel inicial te ayudará a realizar un seguimiento de las vacaciones de tus empleados. Si tienes conocimientos más avanzados en Excel, puedes agregar funciones y fórmulas adicionales para personalizarla y perfeccionarla según tus necesidades específicas.

📥 Descargar el formato de Excel gratis para el control de las vacaciones pagadas de empleados

Cómo gestionar las vacaciones de los empleados con un software

Utilizar un software de recursos humanos como el proporcionado por Factorial es una excelente manera de ahorrar tiempo y, en última instancia, dinero para la empresa. Esta solución brinda a todos los colaboradores una plataforma accesible que está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y se puede acceder a ella desde cualquier dispositivo y ubicación.

Gestionar las vacaciones de tus colaboradores con un software tiene múltiples ventajas:

• Ahorra tiempo al tener toda la información de días disponibles y días usados a la mano.
• Las solicitudes de días por parte de tus colaboradores son automatizadas, te llegará una notificación y sólo tendrás que aprobarlas con un click.
• Puedes crear y asignar políticas de vacaciones personalizadas.
• Puedes visualizar en un calendario quiénes están ausentes en tu equipo.
• Puedes crear reportes sobre las ausencias en tu empresa.

Estas son solo algunas de las cosas que puedes hacer automáticamente, o con un par de clics, literalmente. Conoce esta herramienta de Factorial y solicita una prueba gratuita.

Gestión de las ausencias y las incapacidades

Gestionar las ausencias, vacaciones e incapacidades puede representar un desafío significativo para la productividad de cualquier organización. Se ha demostrado que el absentismo laboral genera pérdidas económicas en las empresas, y es una problemática común en muchas de ellas.

En este contexto, es esencial conocer las formas de llevar un control de las ausencias del personal, tanto mediante métodos manuales como a través de software de asistencia automatizado. Además, es importante comprender cómo se gestionan los pagos de incapacidades y familiarizarse con los diferentes tipos de incapacidades que existen.

La correcta gestión de asistencia permite:

• Seguimiento y registro del tiempo laborado
• Planificación y asignación de recursos
• Cumplimiento de normativas laborales

Control de ausencias manual vs con un software automatizado

La administración o gestión de las ausencias de los empleados puede realizarse de dos maneras principales: de manera manual o utilizando un software automatizado. A continuación, se comparan ambas metodologías:

Control de ausencias manual:

• Proceso laborioso: La gestión manual de las ausencias implica un proceso laborioso que requiere la recopilación y el registro manual de datos sobre las ausencias de los empleados.
• Mayor probabilidad de errores: Al depender de entradas manuales, existe una mayor probabilidad de errores en el seguimiento de las ausencias, lo que puede afectar negativamente a la precisión de los registros.
• Tiempo consumido: Requiere una inversión significativa de tiempo por parte del personal de recursos humanos, ya que deben realizar un seguimiento constante y actualizaciones manuales.
• Menos accesible: Puede ser menos accesible para los empleados, ya que es más difícil para ellos ingresar y actualizar sus propias ausencias.
• Menos eficiencia: En general, es menos eficiente debido a la carga de trabajo manual involucrada.

Control de ausencias con un software automatizado:

• Automatización: Los sistemas de software automatizados permiten la automatización de procesos, lo que agiliza la gestión de ausencias al registrar automáticamente las entradas y salidas de los empleados.
• Precisión: Minimiza la probabilidad de errores al eliminar la entrada manual de datos, lo que garantiza la precisión de los registros.
• Ahorro de tiempo: Requiere menos tiempo y esfuerzo del personal de recursos humanos, ya que gran parte del proceso se realiza automáticamente.
• Mayor accesibilidad: Los empleados pueden acceder y actualizar sus propias ausencias a través de la plataforma, lo que aumenta la accesibilidad y la transparencia.
• Mayor eficiencia: En general, es más eficiente, ya que simplifica y acelera el seguimiento de ausencias, lo que contribuye a una gestión más efectiva.

En resumen, la utilización de un software automatizado para el control de ausencias ofrece numerosas ventajas sobre los métodos manuales, incluida una mayor precisión, eficiencia y accesibilidad tanto para el personal de recursos humanos como para los propios empleados.

Cómo se pagan las incapacidades

En relación al pago de incapacidades laborales, es fundamental comprender que, de acuerdo a la Ley Federal del Trabajo (LFT) en México, las incapacidades debidas a riesgos de trabajo generan indemnizaciones que deben ser asumidas directamente por el empleador y pagadas al trabajador afectado.

Cuando un empleado se incapacita a causa de un riesgo de trabajo, durante su período de inhabilitación para laborar, debe recibir el 100% de su salario, correspondiente al momento en que ocurrió el incidente. Esta remuneración se mantendrá hasta que se declare la incapacidad permanente parcial o total o hasta que el empleado esté en condiciones de regresar a sus funciones habituales.

Por esta razón, es esencial comprender cómo calcular la nómina, incluyendo las incapacidades, para garantizar un tratamiento adecuado en cuanto a las remuneraciones de los trabajadores.

Sin embargo, es importante destacar que una vez que se declara una incapacidad permanente total o parcial, el empleador también tiene la obligación de pagar la indemnización correspondiente. ¿Siempre se debe efectuar este pago? La respuesta es no, ya que esto solo es requerido cuando el empleador no ha cumplido con la obligación de asegurar a su personal contra riesgos de trabajo.

En el artículo 56 de la Ley de Seguro Social se establece que:

El patrón es responsable de los daños y perjuicios que se causaren al asegurado, a sus familiares derechohabientes o al Instituto, cuando por incumplimiento de la obligación de inscribirlo o de avisar los salarios efectivos o los cambios de éstos, no pudieran otorgarse las prestaciones en especie y en dinero del seguro de enfermedades y maternidad. O bien, cuando el subsidio a que tuvieran derecho se viera disminuido en su cuantía

En resumen, el empleador asume la responsabilidad de las indemnizaciones cuando no ha proporcionado el seguro adecuado contra riesgos laborales. Entonces, si tus trabajadores están asegurados por riesgos laborales, no debes asumir estas indemnizaciones.  Caso contrario, tienes que abonarlas y registrarlas en la nómina.

👉 Descubre cuáles son las indemnizaciones laborales en México y cómo gestionarlas.

Tipos de incapacidades

De acuerdo con la clasificación del IMSS las incapacidades se dividen en:

• Riesgo de Trabajo.  Estas son las incapacidades que se producen a partir de accidentes  o enfermedades de trabajo.
• Enfermedad general.  En este caso, se trata de un accidente o enfermedad causada por una situación ajena a lo laboral.
• Maternidad.  Esta incapacidad por maternidad es el periodo de descanso que se le otorga a las mujeres trabajadoras por motivo de embarazo.

Por otro lado, según el artículo 477 de la Ley Federal del Trabajo (LFT), la clasificación de incapacidades laborales en México es la siguiente: incapacidad temporal, incapacidad permanente parcial e incapacidad permanente total.

👉 Conoce más detalles sobre este tema aquí: ¿Cómo se pagan las incapacidades?: Agiliza esta gestión

¿Qué es y cómo evitar el absentismo laboral?

El absentismo laboral es aquello que ocurre cuando el empleado se ausenta de algún acto o función en la empresa. Es decir, indica ausencias y/o retrasos, sean estos justificados o no.

Sin embargo, el absentismo no solo está relacionado con las ausencias injustificadas y los retrasos; también hace referencia a las ausencias justificadas, es decir, cuando el empleado se comunica con la empresa y disculpa su retraso o ausencia.

Usualmente, cuando el número de absentismo es alto, no solo la empresa puede estar perjudicada a nivel de ingresos, sino que todo el equipo de trabajo puede verse afectado por la dinámica y distribución de trabajo. Por eso existen tipos de absentismo laboral como:

Absentismo justificado por:

• Problemas de salud y citas médicas
• Fallecimiento
• Baja por maternidad o paternidad

Absentismo injustificado por casos como:

• Problemas personales
• Falta de motivación
• Mala gestión y altos niveles de estrés
• Falta de claridad en los objetivos

✅ ¿Quieres saber cómo evitar el absentismo laboral? Te invitamos a leer: Absentismo laboral: qué es, causas y cómo evitarlo

Gestionar permisos en las empresas

Permiso por fallecimiento de un familiar

En la actualidad, no existe un registro específico sobre el permiso por fallecimiento de un familiar en la legislación laboral mexicana. A pesar de esto, se han evaluado propuestas para su regulación.

En abril de 2021, el Senado de México inició la revisión de una propuesta de reforma a la Ley Federal del Trabajo que busca establecer el derecho de los trabajadores a tomar días de luto de manera legal. Esto implicaría la creación de un permiso por fallecimiento, que sería obligatorio para los empleadores y un derecho laboral para los trabajadores. Sin embargo, hasta el momento, esta iniciativa no ha sido aprobada, a pesar de haber sido presentada hace dos años.

En dichos proyectos de ley, se contemplaba la modificación del artículo 132 de la Ley Federal del Trabajo para incorporar un nuevo numeral (XXIX). Este numeral establecería que los trabajadores tienen derecho a un permiso de cinco días laborales con salario completo en caso de fallecimiento, accidente grave, enfermedades graves, hospitalización o intervención quirúrgica sin hospitalización de abuelos, padres, hijos, hermanos, cónyuge o nietos. Estos días serían irrenunciables y se otorgarían de manera inmediata al conocerse el evento.

Es importante destacar que actualmente la decisión de otorgar este tipo de permiso por fallecimiento queda a discreción de cada empresa, ya que no está regulado de manera obligatoria por la ley laboral mexicana.

Permiso por matrimonio

Actualmente, en México no existe una regulación específica que otorgue un permiso por matrimonio a los trabajadores. En caso de que existiera, esta regulación debería estar incorporada en la Ley Federal del Trabajo (LFT), específicamente en el artículo 132, que aborda las obligaciones de los empleadores.

Dentro de este artículo, se mencionan otras licencias y permisos, como el permiso de paternidad, y se establece la obligación de los empleadores de brindar facilidades a los trabajadores con respecto a las licencias otorgadas por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). Sin embargo, hasta la fecha, la Ley Federal del Trabajo no contempla un permiso específico por matrimonio para los empleados.

Periodo de lactancia

La Ley Federal del Trabajo de México, en su artículo 170, establece el derecho de las mujeres trabajadoras a dos pausas extraordinarias de treinta minutos cada una durante su jornada laboral, con el propósito de amamantar a sus hijos durante el periodo de lactancia.

En situaciones donde resulte difícil cumplir con esta disposición, los 60 minutos diarios destinados a descanso pueden ser reducidos de la jornada laboral, siempre y cuando exista un acuerdo previo con el empleador. Este derecho es de carácter obligatorio, según lo establecido en el Artículo 170 de la LFT.

Esta normativa establece que estas interrupciones deben llevarse a cabo en un lugar apropiado y sanitario designado por la empresa, y, actualmente, tiene una duración de seis meses a partir del nacimiento del bebé. Sin embargo, está en marcha una propuesta para ampliar este periodo de tiempo.

Justificante laboral

Para poder respaldar los motivos que dan lugar al absentismo hay varios tipos de justificantes laborales que pueden considerarse válidos en el trabajo.

• Justificante médico
• Justificante por motivos personales
• Justificante por luto
• Justificante para citas médicas programadas

Si quieres tener un ejemplo de justificante laboral para que puedas crear tu propia plantilla y así compartirla con tus empleados, puedes conocerla en nuestro artículo Justificante laboral: tipos, ejemplos y gestión desde RR.HH.

Faltas injustificadas

Las faltas injustificadas son aquellas en las que el trabajador no puede demostrar que tuvo una causa válida para ausentarse de su empleo. Estas suelen ocurrir cuando el talento:

• Falta sin avisar previamente o solicitar un permiso de ausencia.
• Se ausenta del trabajo y no tiene ningún documento que pueda presentar como justificante laboral para avalar el motivo de su falta. Es decir, no cuenta con un certificado, baja médica o similar que lo pueda respaldar.

de acuerdo con la normatividad laboral mexicana, los trabajadores pueden tener un máximo de 3 faltas injustificadas. Y en este punto hay que prestar mucha atención a la ley. Ya que en esta se indica con claridad que el despido por faltas injustificadas sin indemnización procede cuando el trabajador tiene más de 3 ausencias en un periodo de 30 días.

✈️ ¿Conoces de la Tendencia workation? Aquí te lo contamos: Workation: la moda de trabajar y estar de vacaciones a la vez

Gestión de turnos de trabajo

Guía rápida de gestión de turnos de trabajo

La correcta gestión de los turnos de los empleados ofrece numerosos beneficios a los empleadores, pero requiere planificación y consideración cuidadosa. Algunos aspectos clave para una gestión exitosa incluyen:

1. Coherencia en los horarios: Mantener horarios consistentes para los empleados ayuda a crear predictibilidad en su rutina laboral y facilita la planificación de sus vidas fuera del trabajo.
2. Registro de entrada y salida: Implementar un sistema de registro preciso de las horas de entrada y salida asegura que se cumplan los horarios y se paguen las horas trabajadas de manera justa.
3. Plan de respuesta para ausencias inesperadas: Tener un plan establecido para cubrir las ausencias inesperadas garantiza que la operación continúe sin problemas cuando un empleado no puede trabajar.
4. Evitar turnos rotativos: Evitar programar turnos rotativos siempre que sea posible ayuda a mantener la estabilidad en los horarios de los empleados y a reducir la fatiga relacionada con el trabajo por turnos.
5. Herramientas visuales de gestión de turnos: Utilizar herramientas visuales, como calendarios, facilita la programación y permite una mejor comunicación entre empleadores y empleados.
6. Identificar tendencias y planificar para el futuro: Analizar los datos de turnos pasados ayuda a identificar patrones y tendencias que pueden usarse para una planificación más efectiva en el futuro.

Una gestión de turnos eficaz contribuye a la satisfacción de los empleados y a la optimización de los recursos de la empresa.

Descárgate nuestro cuadrante de turnos de trabajo con nuestra plantilla gratis.

Obtén ahora mismo y sin costo, un modelo personalizable a la medida de tus necesidades. Para generar el cuadrante de turnos en tu empresa, de una forma que te puede ayudar a que sea más fácil de darle seguimiento.

Cómo crear turnos de trabajo por industria

Gestión de turnos en el Sector Salud: Planillas de Excel vs. Sistemas Automatizados

La gestión de turnos en el sector de la salud, con su necesidad de programar guardias las 24 horas del día, presenta un desafío complejo. Una de las opciones tradicionales para organizar los horarios es el uso de planillas de Excel. Estas planillas implican crear un documento que lista los empleados, sus puestos y los días del mes, asignando los turnos correspondientes.

Las ventajas de este sistema son su simplicidad y facilidad de creación y edición. Sin embargo, tiene limitaciones en términos de precisión y puede llevar a errores humanos, como solapamientos de turnos o falta de cobertura.

Por otro lado, los sistemas de gestión de turnos médicos o programa de turnos médicos automatizado son herramientas en línea que ofrecen acceso desde cualquier ubicación. Estos sistemas centralizan la información de los empleados, permitiendo una vista clara de la disponibilidad y considerando faltas, ausencias y vacaciones al programar los turnos. Esto mejora la eficiencia en la organización de horarios en el sector de la salud.

Mientras que las planillas de Excel son simples pero propensas a errores, los sistemas automatizados ofrecen una gestión más precisa y accesible, especialmente en el ámbito de la salud con su necesidad de guardias las 24 horas.

Sistema de turnos para restaurantes

La gestión de turnos en restaurantes puede ser especialmente desafiante debido a su operación continua, a menudo 24/7. La demanda fluctuante y los ajustes frecuentes en los turnos requieren una atención constante por parte de Recursos Humanos para equilibrar factores como la carga de trabajo y la disponibilidad de empleados.

El riesgo de no comunicar con suficiente antelación los turnos o cambios programados es un desafío adicional en la gestión de turnos en restaurantes. Para abordar estos desafíos, se necesitan sistemas de gestión de turnos eficientes que agilicen la planificación y ayuden a RR.HH. a tomar decisiones más informadas al programar horarios de trabajo.

Los sistemas automatizados de gestión de turnos minimizan la intervención humana, lo que significa que el personal de RR.HH. todavía juega un papel en la programación de horarios, pero de manera más eficiente. Estas herramientas automatizan la parte operativa y tediosa del proceso, eliminando la necesidad de ingresar manualmente nombres, fechas y horas en una planilla, ya que se pueden seleccionar desde un listado previamente cargado con solo un clic.

Horario de trabajo semanal en hoteles y restaurantes

Una herramienta automatizada en hoteles y restaurantes puede ayudar en diversos aspectos de la gestión laboral, entre los cuales se incluyen:

1. Cumplimiento con las leyes de horas de trabajo y ausencias en México.
2. Supervisión de las horas laboradas.
3. Sincronización de las horas trabajadas con los informes mensuales.
4. Seguimiento de días libres, ausencias y bajas por enfermedad.
5. Gestión de recibos de sueldo.
6. Administración de turnos de trabajo para evitar errores y superposiciones.
7. Visualización de la presencia de los empleados en tiempo real.
8. Disponibilidad del horario de trabajo semanal y los turnos de un empleado para su supervisor.

Herramienta para la gestión del tiempo todo en uno

Ahora que sabes todo sobre la importancia, herramientas y métodos de la administración del tiempo, podrías optar por probar una alternativa que te permita hacer la gestión del tiempo precisa.

Por eso, te presentamos Factorial, un completo software de Recursos Humanos que ofrece una amplia gama de funcionalidades para mejorar la administración del tiempo y las tareas de RR.HH. Algunas de sus destacadas características en esta área son:

1. Control horario: Permite un seguimiento preciso de la asistencia y el tiempo de trabajo de los empleados. Facilita la generación de informes mensuales de horas trabajadas, gestión de horas extras, aprobación rápida de solicitudes de vacaciones y ausencias, eficiente gestión de turnos de trabajo y una visualización clara del calendario con las horas trabajadas y las ausencias del equipo.
2. Gestor documental: Ofrece una solución integral para almacenar y acceder fácilmente a toda la documentación relevante. Esto mejora la productividad al permitir un acceso rápido a la información necesaria para las tareas diarias.
3. Comunicación interna: Facilita la comunicación interna en la empresa, proporcionando un medio para mantener a los empleados informados sobre objetivos, procesos internos y actividades del equipo. Esto contribuye a una mayor productividad al mantener a todos al tanto de lo importante.
4. Workflows automáticos: Automatiza los procesos de RR.HH. en la empresa mediante la creación de flujos de trabajo automáticos que se basan en los datos almacenados en Factorial. Esta característica mejora la eficiencia en la gestión de recursos humanos.

✅ ¡Pide una asesoría y comienza a disfrutar de todas las ventajas que ofrece el mejor software todo en uno!